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1、公司辦公室事務(wù)、文件檔案及5S管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 一、目的1、為加強辦公室管理，明確公司內(nèi)部管理職責(zé)，使內(nèi)務(wù)管理工作更加標(biāo)準(zhǔn)化、制度化和規(guī)范化，結(jié)合實際情況，特制訂本制度。2、為提高公司內(nèi)部工作的效率效果，根據(jù)不同工作內(nèi)容編寫相應(yīng)的規(guī)范化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務(wù)有效開展。二、適用范圍 本制度適用于公司所有成員并嚴(yán)格遵守各項規(guī)定。三、職責(zé)范圍1、人事行政部全權(quán)負(fù)責(zé)主持開展辦公室各項管理工作。2、負(fù)責(zé)辦公室相關(guān)規(guī)章制度的起草編寫、一般性文書的整理匯編、資料信2、息收集編撰等文字工作。3、負(fù)責(zé)公司文書管理、辦公用品管理、會議管理、5S管理等工作，保證各項事務(wù)有序開展。4、協(xié)調(diào)各部門之間的行政關(guān)系，為各部門工作開展提供支持與服務(wù)。5、收集各部門反饋信息和外部資訊，及時做出整理，上傳下達(dá)各項指令，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供建議和支持。6、協(xié)助其他部門工作，完成上級領(lǐng)導(dǎo)交代的其他工作。四、辦公室工作規(guī)范1、辦公室工作規(guī)范包括儀容儀表規(guī)范、禮儀規(guī)范、言語規(guī)范、行為規(guī)范，相關(guān)規(guī)定按照員工手冊細(xì)則執(zhí)行。2、辦公室管理人員嚴(yán)格按照本制度中的要求規(guī)范開展工作。五、辦公室事務(wù)管理（一）文件管理制度定義：文件是文書的重要組成部分，文件是各部門根據(jù)自己的職責(zé)范圍所制定頒發(fā)的具有執(zhí)行效力3、的并設(shè)有特定版頭的文書。本制度中，文件特指公司內(nèi)外部發(fā)文文件；而文書特指內(nèi)部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎(chǔ)上形成的，檔案是文書的延續(xù)。現(xiàn)把文件、文書、檔案統(tǒng)歸于文書管理，并對文書管理制度做以下規(guī)定。第一條 管理要點1、 促使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高發(fā)文效率和質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用。2、 文件管理的范圍包括：上級下發(fā)文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導(dǎo)類文件、各類合同文件等。3、 制度類文件按照公司文檔統(tǒng)一格式進(jìn)行編寫，統(tǒng)一頁眉、頁腳，寫明公司全稱；正文部分寫明題目、時間、發(fā)文部門、內(nèi)容等信息；措辭規(guī)范，表達(dá)無歧義。4、 根據(jù)文件屬性、類別，對所有文件4、進(jìn)行編號，根據(jù)編號定期歸檔，做好相應(yīng)的文字記錄，以備查閱。第二條 制度規(guī)范1、 文件的起草、收發(fā)、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由人事行政部人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。2、 公司上報下發(fā)制度文件的職權(quán)主要集中在人事行政部，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送制度文件。3、 公司對內(nèi)公開文件由人事行政部負(fù)責(zé)起草和審核，總董事長簽發(fā)生效。4、 凡寄至公司的文件、傳真等，由人事行政部簽收并做好記錄。5、 機(jī)密文件由業(yè)務(wù)相對應(yīng)的各中心總監(jiān)保管，工作人員對一般性文件進(jìn)行分類管理，定期整理并制作相關(guān)報表提交給部門主管。6、 各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，對有密級程度的文件，需人事行政總監(jiān)批準(zhǔn)后方可借閱。5、7、 文件管理人員對文件借閱情況進(jìn)行登記，做好借閱記錄并限期清退。8、 按時間、主題、部門、名稱等內(nèi)容分門別類進(jìn)行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。9、 根據(jù)存檔時間及存檔的必要性對文件進(jìn)行銷毀，需上報人事行政總監(jiān)簽字批準(zhǔn)。10、管理要點和制度規(guī)范按照文件控制程序執(zhí)行。第三條 文件管理流程設(shè)計1、 內(nèi)部文件管理流程：起草文件審查編號審批、簽發(fā)打印文件下發(fā)文件文件存檔2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存檔清退文件存檔文件銷毀3、 借閱流程：提出申請辦理手續(xù)批準(zhǔn)借閱清退文件存檔文件銷毀（二）文書管理制度第一條 管理要點1、 為確保文書制發(fā)、處理、管理6、工作順利進(jìn)行，保證公司內(nèi)部資料的安全性、完整性，促進(jìn)與提高組織管理工作的效率，充分發(fā)揮文書在各項工作中的指導(dǎo)作用。2、 文書管理范圍包括：一般性文書（通知、公告、建議意見、會議紀(jì)要、總結(jié)匯編）、人事行政部發(fā)文文書（學(xué)習(xí)資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應(yīng)存檔的圖表、其他有關(guān)公司的重大事項文書資料。3、 除通知、公告外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標(biāo)有頁眉頁腳，文本內(nèi)容可根據(jù)文書具體內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。4、 根據(jù)文書性質(zhì)進(jìn)行編號整理，定期對文書進(jìn)行歸檔整理，保持紙質(zhì)文檔與電子文檔的同步更新。第二條 制度規(guī)范1、 根據(jù)公司實際需要及上級安排，起草編寫內(nèi)部公開文書，張貼公示學(xué)習(xí)。2、 按照文書管理范圍，7、人事行政部的發(fā)文需要填寫發(fā)文記錄表，所有文書原稿均由人事行政部分類存檔備查。3、 按時間、內(nèi)容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結(jié)合，對照編號列出整理清單。4、 根據(jù)文書的時效性和保存的價值性，對文書進(jìn)行整理銷毀；須上級審批同意，方可銷毀。5、 檔案管理員為第一責(zé)任人，若發(fā)現(xiàn)文書丟失，人事行政部必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由檔案管理員負(fù)責(zé)承擔(dān)。6、 違反以上規(guī)定者按照相關(guān)規(guī)定予以懲處。第三條 流程設(shè)計起草文書填寫發(fā)文記錄表(需要時)張貼存檔更新目錄(紙質(zhì)檔與電子檔)借閱清退審批銷毀（三） 檔案管理制度第一條 管理要點1、 為維護(hù)檔案的真實性和可查閱性，使檔案管8、理更科學(xué)、更專業(yè)，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質(zhì)量與效率。2、 檔案管理范圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應(yīng)存檔的信息資料。3、 根據(jù)文書整理和文件整理編號，對相關(guān)資料進(jìn)行相應(yīng)的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件柜保管。第二條 制度規(guī)范1、 應(yīng)歸檔的文件、材料由檔案管理人員負(fù)責(zé)收集，份數(shù)齊全，包括附件、批復(fù)、定稿等。2、 所有歸檔文書材料經(jīng)過初步整理，根據(jù)時間先后順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上標(biāo)簽。3、 堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結(jié)合，對照編目，列出清單。4、 各部門需借閱相關(guān)檔案，須由人事行政總監(jiān)簽字，審核通過后方可借閱，不得抄錄9、復(fù)制或借出。5、 檔案管理人員必須遵守保密規(guī)定，履行保密手續(xù)，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。6、 檔案接收、移交，必須根據(jù)檔案管理制度嚴(yán)格做好記錄。第三條 流程設(shè)計根據(jù)文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案排序整理編制編目存檔借閱清退六、 辦公用品管理制度第一條 管理要點1、 為加強辦公用品管理，規(guī)范辦公用品管理各項程序，節(jié)約辦公經(jīng)費，提高利用效率。2、 人事行政部負(fù)責(zé)辦公用品的處理和管理工作，權(quán)責(zé)一致，嚴(yán)格要求，無私自挪用現(xiàn)象。3、 辦公用品保管實行“日清月結(jié)，出入庫等量、年終盤點統(tǒng)計”原則。4、 辦公用品的采購，應(yīng)進(jìn)行多方比較，保證性價比和質(zhì)量，擇優(yōu)選用，合10、理開支。第二條 制度規(guī)范1、 公司辦公用品的采購、保管、發(fā)放和辦公設(shè)備的入庫登記由人事行政部全權(quán)負(fù)責(zé)。2、 辦公用品購置應(yīng)遵循以下程序：每月8號之前各部門將所需辦公用品報至行政前臺，人事行政部根據(jù)各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，董事長簽字后方可采購。對急用品的采購，可根據(jù)具體實際進(jìn)行靈活處理，但必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、 根據(jù)物品所屬類別，對辦公用品進(jìn)行及時出入庫登記，注明名稱、數(shù)量、規(guī)格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。4、 各部門申領(lǐng)的辦公用品需及時發(fā)放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領(lǐng)用未填表登記，事后須及時補填。5、 任何人未經(jīng)11、允許不得進(jìn)入辦公用品倉庫，不得私自挪用辦公用品。6、 辦公用品管理人員負(fù)責(zé)收發(fā)入、離職人員的辦公用品。7、 人事行政部建立公司固定資產(chǎn)總賬，每年進(jìn)行一次匯總普查。8、 倉庫管理員定期對辦公用品進(jìn)行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。第三條 管理流程設(shè)計編制辦公用品采購清單審批采購入庫登記發(fā)放出庫登記月末清算匯總七、 會議管理制度第一條 管理要點1、 提高會議質(zhì)量，促進(jìn)有效溝通，提高行動能力，進(jìn)而規(guī)范會議管理。2、 根據(jù)公司實際及具體的情況，確定會議召開的必要性。3、 清楚會議召開目的，合理安排時間，做到少而精，講究高效原則。4、 會議負(fù)責(zé)人有效的控制會議，明確會議召開與否的界限；提高會議主持人控制12、會議進(jìn)程的能力與水平，保證會議實效。5、 按照制度規(guī)定，嚴(yán)格會議管理，參會人員準(zhǔn)時參加會議，并遵守會議紀(jì)律。6、 會議組織者審時度勢，明確會議要點，做好一切準(zhǔn)備工作。第二條 制度規(guī)范1、 收集會議議題，根據(jù)選定的議題收集會上所需資料，擬定會議時間、地點等做好會議通知工作。2、 會議主持人負(fù)責(zé)會議的召開并負(fù)責(zé)現(xiàn)場秩序的維護(hù)，指派專人做好相應(yīng)的會議記錄。3、 會議記錄根據(jù)參會人員的發(fā)言狀況及相關(guān)事項，及時整理好會議記要或者會議決議，存檔或以郵件方式發(fā)送相關(guān)人員。4、 按照時間排列，將所有會議記錄文字資料和電子資料同步整理并歸檔。5、 會議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄。如需查閱應(yīng)嚴(yán)格按13、照文書管理制度規(guī)定執(zhí)行。第三條 管理流程設(shè)計會前：確定議題會上所需資料準(zhǔn)備通知申請會議室；會中：積極參與做好會議記錄；會后：清理會議室整理會議記錄發(fā)送相關(guān)人員歸檔整理八、 5S管理制度第一條 管理要點1、 為營造干凈整潔的辦公場所，合理配置、使用各種資源，減少浪費，降低辦公成本。3、 提升員工工作熱情，提升全員素質(zhì)，塑造良好的企業(yè)形象，打造企業(yè)品牌，提升企業(yè)核心競爭力。第二條 制度規(guī)范整理1、 每月對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不必要（無效過期）的，不要的全部銷毀。必要文件整理歸檔。2、 對所轄區(qū)域的物品、設(shè)備、空間盤點，并區(qū)分其“要”和“不要”；分類如下：1） 設(shè)備：14、電腦、打印機(jī)、文具、書籍等；2） 空間：柜架、桌椅、儲物箱等；3） 物品：個人物品、裝飾品等；3、“不要”物品經(jīng)部門負(fù)責(zé)人判定后，集中報廢，集中指定存放。4、“必要品”的使用頻率和常用程度基準(zhǔn)表常用程度使用頻率處理方法低過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用丟棄中在過去半年里只使用過一次的物品集中存放（歸到一個檔案柜）一個月使用一次的物品集中存放（歸檔存放）高每周或每天都使用的物品保存在辦公桌或隨身攜帶整頓1、 辦公室及崗位區(qū)整頓1）辦公桌：桌面除當(dāng)前正在使用文件、文件框或文件盤、電腦、口杯、電話、，不允許放其他與工作無關(guān)的物品；（備注：電腦主機(jī)要放置在放主機(jī)的位置，鍵盤放置在鍵盤架上，下班15、后即時關(guān)閉電源）2）一般常用辦公用品：未用的筆、直尺、訂書機(jī)、涂改液、固體膠、剪刀、即時貼、便條紙、橡皮、計算器等集中放置在辦公桌抽屜的一定區(qū)域內(nèi)；3）電腦線、網(wǎng)線、電話線束好有序放置；4）人離開十分鐘以上應(yīng)將桌面收拾干凈，電腦、電話機(jī)要保持干凈衛(wèi)生，關(guān)閉顯示器電源；5）文件框內(nèi)的文件夾明確標(biāo)識，整齊放置；6）辦公桌抽屜標(biāo)準(zhǔn)：第一層，整齊地放置常用的辦公用品；第二層，整齊地放置文件、筆記本、書籍、單據(jù)等；第三層，整齊放置私人常用物品；直角辦公桌左邊空格可放置臨時性物品（如空白稿紙、即時性的文件卷宗等）；7）文件柜：透明層分類整齊放置文件夾、資料冊、參考資料、文件卷宗等，非透明層放置歸檔的記錄、16、空白表單等；柜頂不得放置其他物品；8）座椅：靠背座椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調(diào)正，離開10分鐘以上，椅子應(yīng)放回桌洞內(nèi)；桌洞下不得堆積雜物；9）垃圾簍：內(nèi)罩塑料袋，置寫字臺下不外露顯眼的地方；10）外衣、手袋、雨具掛放在規(guī)定位置，嚴(yán)禁隨意放在辦公桌上；2、文件、資料整頓1）檔案管理依照檔案管理制度執(zhí)行；2）將日常文件按照待處理、處理中、已處理分類放置，此外還有機(jī)密類文件。根據(jù)應(yīng)用情況分為每日必用、常用、和不常用3種，不常用的文件要盡快處置；3）文件標(biāo)識要與實際相一致；4）電腦里的電子文檔、資料分類必須條理清晰。電子文件需要永久長期保存的，應(yīng)形成紙質(zhì)和電子等雙套介質(zhì)材料備份保存；清掃1）將17、現(xiàn)場不要的東西清除掉，保持工作現(xiàn)場無垃圾、無污穢狀態(tài)。消除“臟污”保持職場干凈、明亮；2）清掃的主要對象是個人辦公區(qū)域，如桌面、桌洞、辦公設(shè)備（電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、電話機(jī)），公用設(shè)備或其他清掃對象安排值日或保潔人員清掃；清掃基準(zhǔn)如下表：清潔1）將前“3S”做到制度化、規(guī)范化、維持其成果。2）利用宣傳布置和活動，保持新鮮活躍的活動氣氛。3）人事行政部人員經(jīng)常巡視檢查。4）保持5S意識。素養(yǎng)1）培養(yǎng)文明禮貌習(xí)慣，自覺遵守公司規(guī)章制度，養(yǎng)成良好工作作風(fēng)。2）不斷提高自身素質(zhì)修養(yǎng)，成為他人學(xué)習(xí)的榜樣。2）素養(yǎng)巡查：人事行政部進(jìn)行不定期檢查。第三條 流程設(shè)計發(fā)布5S管理制度執(zhí)行5S人事行政部監(jiān)18、督檢查發(fā)現(xiàn)問題執(zhí)行處理九、 日常事務(wù)管理（一） 接待管理第一條 來客接待是行政事務(wù)的重要組成部分，為使接待工作規(guī)范有序，維護(hù)公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。第二條 以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應(yīng)落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴(yán)格要求自己，做到言行、禮儀規(guī)范。第三條 接待人員問清客人來意，引領(lǐng)其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的后續(xù)工作。第四條 流程設(shè)計：接待來訪人員詢問來意需要找的人通知被訪者引領(lǐng)會見奉上茶水送客整理會客場地（二） 文化宣傳管理第一條 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文化活動的宣傳和落實工作，同時負(fù)責(zé)公司外部的宣傳維護(hù)工作。第二條 根據(jù)需要，及時收集信息、整理信息，做好信息傳遞工作。第三條 關(guān)注國家政策法規(guī)，及時記錄政策動向，制作簡報以供學(xué)習(xí)。第四條 收集與工作有關(guān)的學(xué)習(xí)資料，豐富大家的知識面，組織實施部門內(nèi)部和公司全員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。第五條 流程設(shè)計：獲取信息來源編輯整理張貼學(xué)習(xí)存檔十、 附則第一條 本制度由人事行政部制定，解釋權(quán)歸人事行政部。第二條本辦法由董事長核準(zhǔn)后實施，修改時亦同。