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1、公司辦公室檔案借閱移交與銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 一、總則1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負責(zé)本制度的修訂完善。二、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求（一）檔案劃分及管理部門1、檔案是指本公司過去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動中形成的對公司有保持價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，辦公室負責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理職責(zé)，檔案管理員2、必須嚴(yán)格履行職責(zé)。3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。（二） 各部門資料管理1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。三、檔案分類（一）檔案質(zhì)量1、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫3、紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。4、檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時間。（二）立檔1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。2、跨年度的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。3、檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前4、，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。（三）分類1、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。2、公司檔案大致分為以下幾類：（1）證照類：營業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊資料、年檢資料、公司章程等；（2）文件類：分外來文件和內(nèi)部文件；（3）制度類：管理制度匯編；（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。（5）計劃總結(jié)類：分年度計劃及總結(jié)等；（6）會議紀(jì)要類：辦公例會紀(jì)要等（五）檔案編號1、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制檔案登記目錄表，將所有分類各級名稱5、及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。2、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。3、公司檔案員負責(zé)對各部門文件材料的收集、整理，按照檔案登記目錄表條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。四、歸檔及保存年限（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫卷內(nèi)目錄。（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。1、永久保存6、：（1）公司章程、合同（2）股東名冊（3）組織規(guī)程及辦事細則（4）財務(wù)報表（5）政府機關(guān)核準(zhǔn)文件（6）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（7）工程設(shè)計圖（8）公司規(guī)章制度（9）其他經(jīng)核定須永久保存的文書2、10年保存：（1）預(yù)算、決算書類（2）會計憑證（3）事業(yè)計劃資料（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書3、1年至5年保存：（1）期滿或解除之合約（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書4、1年以下暫時保存：（1）結(jié)案后無長期保存必要者。（三）公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種7、文字形成的同一文件，均不得分開。 （五）按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。五、檔案日常管理（一）借閱1、借閱手續(xù)：（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負責(zé)人出示書面借閱條向辦公室借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。（2）辦公室接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。（3）檔案歸還時，經(jīng)辦公室核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3、借閱人確因工作原因8、需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負責(zé)人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由辦公室編制紙質(zhì)和電子的檔案銷毀清單，報公司負責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。檔案銷毀清單需注明：銷毀檔案目錄、公司負責(zé)人意見、檔案人簽字、監(jiān)銷人簽字、銷毀時間。2、銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人。檔案銷毀清單需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)項目、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨9、抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。（三）移交1、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報公司負責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。2、移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 （四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準(zhǔn)確10、，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。六、附則（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報行政部備案后，與本制度具有同等效力。（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。附 辦公室檔案管理職責(zé)1、負責(zé)收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時進行修補和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。6、每年進行一次檔案清理，編制，以便查找。