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1、管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的為提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規范化、科學化、制度化，結合公司實際工作情況，特制定本制度。2.范圍本制度適用于公司所有有效文件。3.職責3.1體系管理辦公室 負責建立健全公司文件管理制度，負責本制度的制定與修改。 負責公司文件的下發及管理。 負責本制度的實施。3.2 其它各部門 負責擬制與本部門工作職責相關的文件。 負責按本制度規定執行4程序內容 4.1公司文件的分類 公司文件進行以下分類：A層文件：手 冊B層文件：程序文件C層文件：三級文件（包括管理制度、2、作業指導書、操作規程、相關記錄、標準化表格、外來文件等）。外來文件（1）法律法規及相關政策要求；（2）技術標準。4.2公司文件的管理公司文件管理歸口于體系管理辦公室，體系管理辦公室負責所有公司文件的下發管理，負責建立健全公司文件管理制度，加強公司文件的統一協調與管理，保證公司文件處理工作高效運轉。公司各類發文在有效期內均實行受控管理。所謂受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在執行的指導和安排公司工作的文件。明確文件的有效性并通過受控的方式管理公司文件，是防止各部門出現執行無效文件的主要措施。對于公司以文本打印的形式下發的文件，只有蓋有受控章的文件在受控范圍內，簽收人不得復印，如因復印導致的執3、行非受控有效文件，造成的問題由執行人負責。4.3文件編制與審批文件格式要求（1）文件要有名稱、編號、版本、實施日期、擬制/審核/批準人等。（2）文件的內容包括：目的、適用范圍、職責、程序內容、相關記錄等。（3）文件應字跡清楚，標示明確。文件的編制與審批各部門適用的文件由各部門根據相關程序的要求編制，部門領導或主管領導審核，經管理者代表批準，體系管理辦發放，保存相關記錄。4.4文件編號公司文件按照如下規則編號：Q/LD-XX-XX-XX 文件順序號，按01、02等依次編號區分。 部門漢語拼音名稱縮寫。代表公司管理文件類型縮寫。代表公司內部文件。各部門漢語拼音名稱縮寫為：體系管理辦公室TG，行政綜4、合辦公室ZH，財務部CW，安全管理辦公室AG，質檢部ZJ，人力資源RL，市場部SC，設備部SB，電儀車間DY，甲醚分廠JM，DCB分廠DCB。公司管理文件類型縮寫：作業指導書ZD, 操作規程GC, 規范GF, 質量計劃JH, 標準BZ，管理制度GL。 4.5文件下發與簽收公司所有文件的下發，均需填寫文件發放回收記錄。4.5.2新文件的下發如涉及到原有文件的作廢，應在新文件下發后立即廢止，且廢止的舊文件須按廢止的相關程序予以保管或銷毀。 公司所有下發的文件，必須辦理簽收手續。由體系管理辦公室提供文件發放回收記錄，交相關收文人員簽收。4.6文件的保存文件的保存形式：文件可以以書面形式或電子版形式保5、存，以電子版形式保存時，應有備份。文件的原件由體系管理辦公室負責保存，副本由各部門負責保存。文件要分類保存，便于閱覽；查閱和借閱文件，需經文件管理部門同意并作好記錄，借閱文件的時間一般不得超過10天。當文件被毀壞、污染、脫色時，應重新領取新文件同時交還原文件；文件丟失時，向文件發放部門重新申請領取新文件。所有失效或作廢文件由相關部門及時從使用現場撤出，加蓋“作廢”印章，防止作廢文件的非預期使用；對于作廢文件因保留信息等需要不能銷毀而需保存的，須經管理者代表批準，加蓋“作廢留存”印章，并在文件、資料廢棄記錄表上加以注明。4.7文件的修改文件的修改包括換版、更改、補充，由體系管理辦負責。4.7.16、 文件的持有者在使用過程中發現內容不適用時，由持有者提供更改申請，并填寫文件更改申請表送交體系管理辦。 4.7.2 文件更改的審批，應由原審批人進行，當原審批人不在職時，可由接替其崗位的人員審批，但其應獲得審批所需要的有關背景資料。4.7.3 文件經過多次更改或需修改內容超過原文的三分之一時，應由公司組織專業人員修訂換版，由體系管理辦在原文件更改申請單上注明，報管理者代表審批。 4.7.5 有關工藝、技術、程序的重要文件，應經必要的驗證后由原批準者審批。 4.8文件的廢棄與銷毀廢棄文件時，記錄作廢原因，經過有關部門的審核，得到有關文件最終認可者的認可后，通報給體系管理辦，原文件發放部門在作廢文件上加蓋“作廢”印章并收回。文件被作廢后，文件控制部門在文件發放回收記錄上作有關文件編號的刪除標識，登記在文件、資料廢棄記錄表上，并整理文件目錄。文件被作廢后，因特殊需要留存的，應在原文件上加蓋“作廢留存”印章，并與現行文件分開保存。文件的銷毀由各部門提出申請，經管理者代表批準，體系管理辦實施。4.9 文件的復制任何部門未經許可不準私自復印、拷貝文件，需要復制文件時，應向管理部提出申請，經原文件批準人核準后方可復制。5相關記錄文件發放回收記錄文件借閱、復制記錄文件、資料廢棄記錄表文件更改申請單文件銷毀申請文件有效性檢查表