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1、電力檢修公司文件編碼管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 11. 維護項目資料、檔案管理制度11.1 維護項目部文件編碼規定11.1.1 目的規定維護項目部各部門、各專業隊質量體系文件編碼，防止文件的編碼重號和錯誤使用。 適用范圍適用于項目部除公文以外的所有文件的編碼11.1.3 引用文件ZH2F001-年度號 天津xx電力檢修有限公司文件編碼管理制度(年度號版)11.1.4 具體規定11.1.4.1 根據公司綜合管理部確定的單位碼為；11.1.4.2 根據分類碼的確定原則，項目部綜合管理的分類碼為1，質量管2、理的分類碼為2，安全和環境管理的分類碼為3，生產管理的分類碼為411.1.4.3 文類碼的確定1） 為簡便,使用六種分類碼：F規章類如管理文件、制度、辦法、規定、規程、規范、標準等重復性應用的文件Z作業文件類如針對專門事件、專門產品、專門的過程所制定的文件，與規章類的區別在于是一次性應用的文件，如年度號年培訓計劃,某某工程施工組織設計，某某工程作業指導書,某某事故的處理決定等；T推薦性、參考性文件資料如各種總結、匯報、指南(闡明推薦性的方法回建議的文件)、推薦的外來參考資料等；Y重要的日常應用文件如通知、信函、傳真等；B規范表格、臺帳(規定為完成的活動或達到的結果提供的客觀證據的文件)如：檢查3、記錄表、糾正措施表、文件發放登記表等；A其他文件或不區別分類碼時采用。2） 文件在F、Z、T間不好區分時，按F、Z、T順序采用前者或選用A11.1.4.4 序列碼以年為周期連續使用，同一單位分類同一文類的序列碼，當年不得重號。11.1.4.5 年號碼取文件發布日的年號四位數。11.1.4.6 發布文件的各單位負責對文件編碼，并按年建立文件編碼登記，以免文件重碼/錯碼。11.1.4.7 項目部已發布的有效文件，已有文件編碼的可延用原編碼，無編碼但需要的可按制度編碼。11.1.4.8 行政公文正文按公文編碼辦法編碼,隨文發布的附件，屬文件的應按本規定編碼。11.1.4.9 項目部各部門制度、規定編4、碼如下: 1）綜合管理部門編制的相關制度、規定：1F(001-999)-年度號2）質量管理部門編制的制度、規定：2F(001-999)-年度號3）安全和環境管理部門編制的制度、規定3F(001-999)-年度號4）生產管理部門編制的制度、規定:4F(001-999)-年度號11.1.4.10 項目部各專業作業指導書為（按專業分）：1） 4Z(001-999)-GL-年度號 （鍋爐專業）2） 4Z(001-999)-QJ-年度號 （汽機專業）3） 4Z(001-999)-RL-年度號 （燃料專業）4） 4Z(001-999)-DQ-年度號 （電氣專業）5） 4Z(001-999)-RK-年度號 5、（熱控專業）6） 4Z(001-999)-GD-年度號 (供電專業)11.1.4.11 項目部使用的表格為1） 綜合管理部門的表格為1B(001-999)-年度號2） 質量管理部門的表格為2B(001-999)-年度號3） 安全和環境的表格為3B（001-999）-年度號4） 生產管理的表格為4B(001-999)-年度號11.2 維護項目部基礎技術資料編碼規定為便于查找和管理各專業基礎技術資料，并且能與MIS系統鏈接迅速，實現維護項目系統管理運作模式，結合維護項目部生產管理中產生的部分基礎技術資料的類別和對設備基本情況的了解，做如下規定：11.2.1 各專業每臺設備四大標準的編碼原則為：-J6、B-（a-b-c-d） A(B；C；D)字段4 字段3 字段2 字段1 說明：字段1-代表維護項目部字段2-汽機專業標準 JB-汽機標準 DB-電氣標準 RB-熱控標準 LB-鍋爐標準 RB-燃料標準字段3-a專業（1汽機專業，2鍋爐專業，3燃料專業，4熱控專業，5電氣專業），b系統（類別），c主設備，d從屬設備字段4-四大標準（A：點檢標準 B：給油脂標準C：維修技術標準D：維修作業標準 ）11.2.2 各專業設備檔案編碼原則：均以專業代字區分（從汽機開始）-JSD-（a-b-c-d）（設備） 汽機專業設備檔案-DSD-（a-b-c-d）（設備） 電氣專業設備檔案-RSD-（a-b-c-d）7、（設備） 熱控專業設備檔案-LSD-（a-b-c-d）（設備） 鍋爐專業設備檔案-RSD-（a-b-c-d）（設備） 燃料專業設備檔案說明：SD-設備檔案簡稱11.2.3 各專業檢修檔案及檢修記錄編碼原則11 檢修檔案編碼原則（按專業分）-JJD-（a-b-c-d）：汽機專業檢修檔案-DJD-（a-b-c-d）：電氣專業檢修檔案-RJD-（a-b-c-d）：熱控專業檢修檔案-RJD-（a-b-c-d）：燃料專業檢修檔案-LJD-（a-b-c-d）：鍋爐專業檢修檔案說明：JD-檢修檔案簡寫11.2.3.2 檢修記錄編碼原則-JJJ-（a-b-c-d）-001：汽機專業檢修記錄-DJJ-（a-b-8、c-d）-001：電氣專業檢修記錄-RJJ-（a-b-c-d）-001：熱控專業檢修記錄-WJJ-（a-b-c-d）-001：燃料專業檢修記錄-LJJ-（a-b-c-d）-001： 鍋爐專業檢修記錄說明：JJ檢修記錄簡寫11.2.4 質量驗收單及三方確認單編碼原則11質量驗收單-JYS-（001-999）-年度號字段4 字段3 字段2 字段1字段說明：字段1-維護項目部單位碼字段2-汽機專業質量驗收單其他專業隨專業代字而改變代號：-DYS-（001-999）電氣專業質量驗收單-RYS-（001-999）熱控專業質量驗收單-LYS-（001-999）鍋爐專業質量驗收單-RYS-（001-999）9、燃料專業質量驗收單 YS-指質量驗收單簡寫字段3-設備流水號字段4-年序號11三方確認單-JSQ-（001-999）-年度號字段4 字段3 字段2 字段1說明：字段1：維護項目部字段2：汽機專業三方確認單-DSQ-（001-999）電氣專業三方確認單-RSQ-（001-999）熱控專業三方確認單-LSQ-（001-999）鍋爐專業三方確認單-WSQ-（001-999）外圍專業三方確認單SQ-指三方確認單簡寫字段3：該專業設備流水號字段4：年序號11.3 維護項目部文件、資料管理辦法11.3.1 目的為規范管理維護檢修過程中的相關文件、資料，以滿足生產的需要，確保資料的生成和流轉滿足公司及業主的10、相關要求。11.3.2 適用范圍適用于維護項目部內各專業隊及相關管理部門。11.3.3 職責11.3.3.1 資料室負責維護檢修過程中相關文件的搜集和管理、保證使用部門及時得到有效文件的版本，并對文件的規范建檔負責。11.3.3.2 項目部各專業隊負責基礎技術資料的生成和管理，負責外來文件的實施和管理。11.3.3.3 項目部質量管理部門負責對維護檢修過程中文件資料的監督管理、質量記錄的搜集和管理。11.3.3.4 項目部綜合管理部門負責對公文等相關的文件資料的管理。11.3.4 管理規定11.3.4.1 對圖紙及廠家資料的管理鑒于電廠維護工作的特殊性，由業主提供維護項目部資料室貯存的圖紙及廠11、家資料僅限一套，而且有些部分還不能完全滿足生產需要，需自行復印一部分，同時做好對顧客財產的保護，有利于追溯。這就要求維護項目在資料管理工作中嚴格執行圖紙、資料借閱規定：1） 借閱人必須在認真填寫好文件借閱記錄表并經資料主管簽字后方可借閱。借閱記錄表要規范填寫，表內應寫清借閱時間、借閱文件編號、借閱份數及借閱人的親筆簽名等。2） 圖紙及廠家資料由于其專業性比較強，最長借閱時間可為一個月，月滿后再借，應先歸還，再繼續填寫文件借閱記錄表，方可續借。3） 借閱人在查閱已借出圖紙及廠家資料的同時，應負責對借出資料的保管，保證按時、完整、齊全歸還到資料室。資料主管對歸還的資料進行實際核查無誤，方可填上歸還12、時間，以保證資料齊全歸檔。4） 為了便于查閱柜內圖紙及資料，資料主管應將圖紙及廠家資料分別建立目錄并分別放置，將目錄貼于柜門內側，而且每套圖紙外側都應用口取紙標識卷冊號便于查找。隨著資料的增加和變化，目錄也應隨著更新，更新的頻次一般為每月一次，圖紙變化量大時，應每半月更新一次，保證對圖紙及資料實行動態管理。5） 為了保證各專業能及時得到圖紙及廠家資料，各專業技術員應根據需求的緊急程度，編制出圖紙及廠家資料需求計劃，將其交到資料室，再由資料主管陸續去準備和搜集相關資料。6） 由業主方獲取的圖紙及廠家資料，先由資料主管進行分類、建檔，然后由質量主管在每天5點的項目部生產落實會上通知到圖清單，各專業13、專工負責傳達到技術員，以便領用和查閱。11.3.4.2 對維護檢修基礎技術資料的管理規定為規范維護檢修基礎技術資料的生成和最終的歸檔，實現資料的閉環管理。提出以下幾點規定：1） 相關資料生成的管理規定（a） 基礎技術資料生成的表格形式直接引用質量管理程序文件中對生產過程的管理的相關表格。表-1 _文件（記錄）借閱申請單 編號:次數文件名稱文件編號借閱時間借閱用途借閱申請部門/人歸還日期審批人檢驗人備注 表-2 _專業圖紙及廠家資料需求計劃 編號:-001序號圖紙及廠家資料名稱圖紙卷冊號設計單位/制造廠家計劃需要時間備注注：表示英文專業代碼，如電氣應為DQ。（b）表格的頁面設置要求：豎排時 左:14、 2.5cm 右: 1.5cm 上:3.5cm 頁眉:2.5cm 頁角:0 下:1.5cm;橫排時 左: 1.5cm 右: 2.5cm 上:3.5cm 頁眉:2.5cm 頁角:0 下:1.5cm,紙型為A4打印紙。（c）表格的填寫要清晰、規范，字號一般為四號字，一項內字數多時，可調整字的大小。（d）各專業生成的基礎技術資料，應隨同卷內目錄定期向資料室移交，資料室核查后負責保管。2）對作業指導書管理的有關規定（a）作業指導書范本直接引用維護檢修質量管理程序文件中的模板。（b）作業指導書的頁面格式為：左: 2.5cm 右: 1.5cm 上:2.5cm 頁眉:1.5cm 頁角:1.5cm；頁眉字體規15、定為小四號字隸書；頁角為小四號字宋體，格式為：第頁共頁。（c）作業指導書采用的紙型為A4打印紙。3）作業指導書的審批規定作業指導書編寫完后，統一交到資料室先進行登記，然后由資料主管負責送至業主檢修維護主管部門、安監部門負責人處審閱相關項，然后從最末一位審核人處取回，將作業指導書和修改意見一并返給編寫人進行修改，編寫人修改后，重新打出一份隨有修改意見的那份交到資料室，資料室核對無誤后，送到項目部總工處審批，審批通過后直接由資料室復印下發給使用部門及相關部門；不通過,繼續返回修改，修改后資料室再復印下發，同時填寫文件發放記錄。資料室保留作業指導書原件，并按專業分別建檔。附表：隱蔽工程簽證單設備清冊16、統計表設備檔案設備檢修記錄設備檢修檔案三方確認單缺陷統計表作業指導書編制計劃清單作業指導書格式范本檢修質量驗收單收文記錄文件發放登記表文件發放審批工程聯絡單表樣 隱蔽工程簽證單 編號：工程名稱項目名稱檢修單位檢查日期檢修內容：檢查結果：業主設備部或監理時 間年 月 日質量管理部門時 間年 月 日檢修部門 時 間年 月 日檢修負責人時 間年 月 日注：（1） 隱蔽工程簽證單由作業單位填寫。（2） 填寫一式三份，作業單位、質量管理部門、業主或監理各一份。 設 備 清 冊 統 計 表 編號:序號設備名稱型號及規格單位數量生產廠家備注#1機組#2機組 設 備 檔 案專業：編號：機 組 號設 備名稱設備17、編號型 號制 造 廠產成日期出廠編號安裝日期投產日期KKS編碼 系統分類安裝位置主要參數性能特點主要記錄備注 設 備 檢 修 記 錄專業： 編號：機組號設備名稱檢修日期KKS編碼檢修部位完成時間驗收時間任務單編號作業指導書編號檢修原因：檢修記錄:檢修部門記錄人檢修人員工作負責人專業隊負責人備注: 設 備 檢 修 檔 案專業： 編號：機組號設備名稱制造廠家設備型號出廠日期KKS編碼出廠編號投產日期序號檢修日期檢修記錄編號檢修部位填表人 三 方 確 認 單 編號：電 廠 名 稱檢修項目名稱檢 修負責人檢修起始時間檢修內容：檢修完成情況：維護檢修項目部 年 月 日業主設備部 年 月 日業主發電部 年18、 月 日備注：此表一式三份，簽字方各執一份。 _專 業 缺 陷 統 計 表 編號: 序號缺陷內容缺陷分類提出人提出日期驗收人驗收日期備注設計制造安裝其他 作業指導書編制計劃清單序號文件編號責任者文件材料題名編制日期審批權限專工部長總工說明：在審批權限欄相應格中打“”。作業指導書格式范本_維護檢修作業指導書 文件編號: 名 稱： 編制單位： 編 制： 審 核： 日 期： 批 準： 日 期： 版 次： 目 錄 1、目的 2、適用范圍3、編制依據4、作業前應具備的條件 5、作業危險因素和環境因素辨識及對策表 6、作業人員要求及職責分工 7、作業工器具及消耗材料 8、作業程序、技術要求及質量控制點 919、作業技術記錄表10、質量驗收簽證單 11、附錄（表格、記錄圖等） _質量驗收單 編號：名 稱工作負責人檢修部門 檢修類別工時消耗檢修時間年 月 日 時 分至 年 月 日 時 分檢修前存在問題及檢修中發現問題檢修內容及缺陷處理情 況遺留問題班組自檢評價： 簽字： 年 月 日專業隊驗收評價： 簽字： 年 月 日工程設備部評價： 簽字： 年 月 日說明：1、各專業隊必須認真填寫，甲方驗收需業主檢修維護主管部門專工評價并簽字 2、本表一式三份。11.3.4.3 外來文件的管理我們這里講的外來文件主要包括：1）工作中使用的國家標準、行業標準、地方標準和國際標準、國外標準以及需執行的上級組織或相關單位的20、文件；2）顧客提供的圖紙、技術要求等；3）供貨單位提供的使用維護說明書和圖紙等文件；4）作為工作依據的其他外來文件。以上4種文件均應按管理體系程序文件通用程序中文件控制程序控制和管理，我們主要針對第4種做一下補充規定：（a）作為工作依據的外來文件不管以何種渠道獲取的，首先應先送到資料室登記，由資料主管填寫收文記錄。資料室拿到文件后，請項目部總工審閱，根據總工的簽署意見確定分發部門，資料主管將原文件復印，有必要的情況下要對紙媒體的資料進行掃描，留下圖象資料，將復印件或電子掃描圖象下發到相關部門，同時填寫文件發放記錄，原文件由資料室裝盒保存，并建立盒內文件的目錄。（b）各專業隊編制的作業指導書及相21、關制度、規定等，在編寫前應首先到資料室備案，資料室根據專業的不同，依據維護項目部文件編碼規定，確定一個準確的文件編碼給編寫人，這樣保證了文件的編碼正確使用，避免和其他已生成文件的編號發生混淆。作業指導書的審批按規定執行；制度、規定在編寫完后，統一交到資料室，由資料室負責找項目部總工審批，總工審批后，再由資料室復印下發到相關部門，同時填寫文件發放記錄，原件由資料室按專業建檔保存。（c）編寫文件的頁面設置規定：左 2.5cm 右 1.5cm 上2.5cm 下 1.5cm ，字體為四號字，宋體，紙型為A4打印紙。11.3.4.4 維護檢修過程中，與外部聯絡用文件的管理各專業隊在生產準備及進行階段產生22、的與業主間的、相關部門間的聯絡單的控制與管理1） 在擬訂一個新單前，應先到資料室登記，由資料室給定一個流水號后再擬內容，提出部門擬好后交到資料室，由資料室找總工簽發，簽發后交由提出單位送業主或相關部門處理，返回的文件交到資料室，資料室將其分發給提出部門一份后，資料員在備案記錄上寫明已處理及處理日期，建檔保存原件。2） 工程聯絡單的表樣附后。3） 工程聯絡單頁面設置規定：左 2.5cm 右 1.5cm 上2.5cm 下 1.5cm ，頁眉 1cm，字體為四號字，宋體，紙型為A4打印紙。11.3.4.5 公文及相關資料的管理1） 項目部綜合管理部負責在行政管理過程中形成的具有法定效力和規范體式的文23、書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。2） 公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列行政和進行公務活動的重要工具。綜合管理部門配備專職人員負責公文處理工作。（a）公文的分發（a1）部門發文由綜合管理部文書負責編號，排版，擬稿人負責校對。（a2）部門發文由部門自行編號，排版、校對、分發。（a3）部門發文由綜合管理部文書負責通過MIS按照傳達范圍發放。（a4）一般知招性文件應通過MIS直發有關員工。（b）收文處理：收文一般包括簽收，登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催交、立卷、歸檔、銷毀等程序。（b1）署名項目部的信件，由綜合管理部文書拆封，登記、分發。（b2）署名項目部領導個人的信件24、，送請領導項目部個人親拆；領導有授權委托的，由委托人負責拆閱。（b3）項目部各部門和領導收到主送項目部的正式公文及上級部門和領導批示，送綜合部綜合主管辦理相關的手續。（b4）凡參加會議帶回的公文，會議材料，應交綜合管理部文書辦理登記手續。3）審核收到需要辦理的公文，綜合管理部文書應當進行審核，審核重點是：是否應由綜合管理部辦理；是否符合行文規則；內容是否符合國家法律、法規及其有關規定；文件使用、公文格式是否規范。4）分辦（a）項目部收文，由綜合管理部提出擬辦意見，內容重要的公文，按工作委托權限送項目部領導閱批；一般業務文件，按照分工送各部門閱辦。（b）各部門收到公司或領導批示的公文，都要先經綜25、合部部門長批，再轉承辦人辦理。（c）各部門承辦的公文應及時辦理，作到件件有結果，特急公文隨到隨辦，不得延誤，急件應在三天內辦完，一般公文則在十天內辦完。（d）需要批示的文件先由各部門提出擬辦意見，由領導決定；需要閱知的文件先傳領導閱知，在根據領導的批示轉相關部門閱知。5）催辦（a）重要公文、領導做出批示公文和有一定時限的公文，綜合管理部文書負責進行催辦，督促懲辦部門按照要求日期將辦理結果反饋給文件批示領導。（b）各部門相關領導應經常檢查本部門的公文承辦情況，對長期拖延未辦者，應督促辦理并列為項目部KPI年度考核的內容。6）公文立卷、銷毀、（a）辦理完畢的公文，應該根據有關規定，及時整理（立卷）26、歸檔。歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整、能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。（b）歸檔范圍內的公文應當確定保管期限，按照有關規定定期向檔案管理部門移交。（c）完畢無保留價值的公文，經有關部門領導審查后，集中送指定造紙廠監銷。 文 件 發 放 登 記 表 編號：序號文 件 名 稱文 件 編 號受控號領用部門/人領用日期發放人備注 收 文 記 錄序號文件名稱文件編號頁數收文時間份數收文人 _計 量 器 具 臺 帳 編號:序號計量器具名稱型號規格計量 編號出廠編號管理編號分類精度檢定 結論制造廠使用部門檢定 周期檢定部門檢定證書編號檢定日期需送檢 日期備注工程聯絡單主送： 編號：-WH-抄報： 日期： 年 月 日工程項目項目部位事 由內容：本表格只適用于與業主及兄弟單位聯系工作時使用,編號按規定編排。發送單位經辦簽發接收單位注：本表一式4份，提出單位、主送單位、抄報單位和資料室各一份。