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1、 公司文書檔案立卷歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 公司文檔立卷歸檔制度 第一條 為加強本公司文書立卷工作，科學(xué)、規(guī)范地保存公司信息資料，特制定本制度。 第二條 本制度適用于公司各部門對文檔立卷工作的管理。 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本公司內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料.都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清2、楚，不得擅自帶走或銷毀。 第四條 辦公室指定兼職檔案管理員一名，負(fù)責(zé)整個公司文書類與其他類檔案的管理。 各部門指定兼職檔案管理人員一名，負(fù)責(zé)本部門文書類與其他類檔案的管理。 第五條 各部門兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)文件資料的基礎(chǔ)處理工作。對準(zhǔn)備存檔的文件仔細(xì)檢查，其紙質(zhì)、字跡、折疊方式等是否規(guī)范，對本部門所轄范圍內(nèi)的文件進(jìn)行歸卷整理，注意查缺補漏，保證歸檔文檔的完整和案卷的質(zhì)量，負(fù)責(zé)建立本部門文件目錄，定期向公司辦公室檔案管理人員移交，保留移交記錄。 第六條 本公司的歸檔范圍有: (一)重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。 (二)與本公司有關(guān)3、的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。 (三)本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 (四)本公司主要活動的報告、總結(jié)。 (五)本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 (六)本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 (七)本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。 (八)本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 (九)本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。 第七條 凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 第八條4、 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。 第九條 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù).檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。 第十條 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予報會議費用。 第十一條 辦公室檔案管理人員定期對各部門的檔案工作進(jìn)行檢查并形成記錄;負(fù)責(zé)定期組織各部門檔案工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)以提高專業(yè)知識與技能。 第十二條 公司員工要有檔5、案收集分類意識，單獨事件處理完畢后主動將資料交給檔案人員歸檔。 對檔案資料管理不善、導(dǎo)致文件遺失，對部門經(jīng)理及經(jīng)辦人予以處理。 第十三條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。 第十四條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。 第十五條 關(guān)于立卷要求，具體如下: (一)為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。 (二)案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價6、值，便于保管和利用。 (三)歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 (四)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的證件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 (五)不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的，放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 (六)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)7、行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其他文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。 (七)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角打印頁號。 (八)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。 (九)有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。 (十)案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清8、晰。 第十六條案卷的裝訂時須注意:裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。 第十七條 案卷各部分的排列格式為；軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝人卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。 第十八條 嚴(yán)格執(zhí)行資料檔案的查閱制度及保密紀(jì)律。 公司各部門只能進(jìn)行與其有關(guān)的內(nèi)容查閱，若查閱其他無直接關(guān)系的資料、文件，則必須經(jīng)相關(guān)部門經(jīng)理審核、批準(zhǔn)后方可查閱。 外來單位來公司查閱資料，須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，方能查閱。 查閱時不得將資料、文件帶出辦公室，查閱時不得擅自抄錄、徐改、復(fù)印9、。 第十九條 公司各部門只能進(jìn)行與其有關(guān)的內(nèi)容借閱，嚴(yán)格按照借閱手續(xù)進(jìn)行登記，并約定歸還時間，按時歸還。因工作需要不能按時歸還，可辦理續(xù)借手續(xù)，逾期不還，將通報批評。 借閱后不得任意毀壞、修改、抄錄、公布所借閱資料檔案，借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人。 借閱重要文件原件(如:營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、開發(fā)項目等證)，必須經(jīng)總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，方可執(zhí)行。 借閱的資料原則上應(yīng)當(dāng)天歸還。 第二十條 一般情況下不允許員工領(lǐng)出原件，如需要領(lǐng)出，則需其本部門經(jīng)理簽字并由辦公室負(fù)責(zé)人簽字的審批單，方可領(lǐng)出。特別重要的文件及資料必須有分管辦公室工作的負(fù)責(zé)人簽字。 領(lǐng)用資料狀態(tài)為復(fù)印件，可僅由本部門負(fù)責(zé)人簽字。 外來單位來公司查閱資料，須持本公司介紹信，并經(jīng)我公司相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人簽字同意，方能查閱。 領(lǐng)出文件資料必須進(jìn)行嚴(yán)格的登記，并留下審批單以備案(審批單要求填寫完整)。 第二十一條 本制度未盡事宜參照公司其他相關(guān)制度。 第二十二條 本制度由公司負(fù)責(zé)解釋、修訂。 第二十三條 本制度從印發(fā)之日起施行。