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1、 公司文件檔案收發(fā)及歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 公司文件檔案管理制度第一章 總則第一條 為做好文檔的收發(fā)、立卷、保管、借閱、銷毀等工作，保證公司文件的完整性，便于查找與利用，特制定本制度。第二條 本制度適用于公司全部文件、記錄、檔案資料的管理。第二章 文檔的定義與范圍第三條 本制度所稱“文件檔案”（以下簡稱“文檔”）是指公司各部門在經(jīng)營過程中產(chǎn)生的行政管理、人力資源管理、購銷管理、財務(wù)管理、工藝文件、生產(chǎn)記錄等方面直接形成的對公司有保存價值并且應(yīng)納入檔案管理的文件資料。第四條 文檔的表現(xiàn)形式包括紙質(zhì)2、或電子文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等。第五條 文檔的范圍包括但不限于公司章程、規(guī)章制度、會議文件、請示批復(fù)、工作計劃和總結(jié)、專業(yè)資料、統(tǒng)計報表、財務(wù)審計材料、年鑒、合同協(xié)議等公司在工作中形成或使用的具有查考價值的文件資料。第六條 綜合辦 是公司檔案管理部門，設(shè)全職或兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)公司文檔的收發(fā)、分辦、立卷歸檔、保管使用。各部門負(fù)責(zé)人要保證部門檔案資料及時歸檔，并對其部門檔案的完整性和正確性負(fù)責(zé)。各部門應(yīng)當(dāng)按自身的工作職責(zé)范圍，建立本部門的檔案資料管理系統(tǒng)。第三章 文檔的收發(fā)第七條 文檔一般由密級、緊急程度、標(biāo)題、發(fā)文字號、簽發(fā)人、正文、附件、發(fā)文時間、印章、主題詞、3、主送單位（部門）、報（送）單位（部門）、印發(fā)部門和時間等部分組成。 密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”。 緊急程度分為“特急”、“急件”。 第八條 公司 綜合辦 統(tǒng)一負(fù)責(zé)收發(fā)文件并分別建立登記簿。每份文檔公司 綜合辦 都應(yīng)有發(fā)文卡或收文卡，在收文卡上要注明文件承辦結(jié)果。第九條 所有外來文件均應(yīng)先原件存檔，檔案管理員接收原件時必須和部門負(fù)責(zé)人辦理交接文件手續(xù)。 第十條 根據(jù)工作需要以公司名義報出、下發(fā)的文件由相關(guān)部門有關(guān)人員擬稿再按審批程序上報。 第十一條 簽發(fā)權(quán)限如下：董事會會議紀(jì)要、公司內(nèi)部高級管理人員任免文件等由董事會作出決議，由董事長簽發(fā)或由董事長授權(quán)副董事長簽發(fā)；公司日常經(jīng)營管理文件4、以公司名義對外發(fā)、報文件以及總經(jīng)理辦公會議紀(jì)要等由總經(jīng)理簽發(fā)；部門文件由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)。需要會簽的由 綜合辦 安排。 第十二條 凡以公司名義印發(fā)的正式文件須統(tǒng)一登記編號，發(fā)文辦理完畢后承辦人須把公文簽發(fā)稿正本及有關(guān)附件、資料及時交送收發(fā)管理員統(tǒng)一保管，年底轉(zhuǎn)交給公司檔案室立卷歸檔，不得私自保存。第四章 立卷歸檔第十三條 立卷應(yīng)根據(jù)文檔的相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。 第十四條 文檔根據(jù)內(nèi)容的重要性確定收藏時間，分為永久、長期和短期。第十五條 文檔按一定的特征進行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。不同價值、不5、同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨立卷。 第十六條 各部門形成的文件，自行立卷；收、發(fā)的專業(yè)性文檔由承辦單位立卷，非專業(yè)性文檔由公司 綜合辦 立卷。 第十七條 各部門于 3 月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔；人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理。第五章 文檔的保管第十八條 檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 第十九條 膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。 第二十條 涉密檔案存放要單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。第二十一條 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復(fù)制。 第二十二條 未經(jīng)6、許可，不得將文檔帶到公共場所。 第二十三條 文檔管理人員的姓名及其保管文件范圍將在公司內(nèi)網(wǎng)上公開，以便本部門及其他部門相關(guān)工作人員與其聯(lián)系。第二十四條 文檔管理人員因調(diào)離、辭職離開該崗位的，應(yīng)當(dāng)與接任人員辦理交接清點手續(xù)，在交接清楚后方可調(diào)離、辭職。第六章 文檔的查詢與借閱第二十五條 查閱和借閱文件，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意，在文檔管理人員處辦理查詢、借閱登記手續(xù)。第二十六條 凡需借閱、抄錄涉密文檔的，必須經(jīng)公司部門負(fù)責(zé)人書面同意。涉密等級較高的，須 總經(jīng)理 批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。第二十七條 總經(jīng)理 借閱文檔可通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)直接提檔。第二十八條 查閱應(yīng)在管理員在場的情況下進7、行，閱完后由管理員立即收回。第二十九條 借閱文檔必須當(dāng)面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的文檔要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，須如期歸還。 第三十條 借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。第三十一條 借出的檔案要注意保密，不得帶離公司，不得讓無關(guān)人員翻閱。確有需要帶出公司使用的，須經(jīng)部門負(fù)責(zé)人書面同意。第三十四條 歸還檔案時，由管理員當(dāng)面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。 第六章 文檔的銷毀作廢第三十五條 對多余、重復(fù)、超過保存期限或無失去保存價值的文件材料，經(jīng) 部門負(fù)責(zé)人并總經(jīng)理 批準(zhǔn)，登記造冊后加蓋“作廢”公章，定期銷毀。 第三十六條 經(jīng)審核同意銷毀的文件，由管理員用碎紙機銷毀。 第三十七條 銷毀涉密文檔，應(yīng)有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。 第七章 附則第三十八條 本制度自頒布之日起生效。