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1、公司文秘檔案文件資料立卷歸檔超期銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 文秘檔案管理制度公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動(dòng)中不可缺少的要 素。為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案的管理，理順工作程序,明確工作職責(zé),杜 絕資料流失，保證公司機(jī)密不外泄，特制定本制度。2. 管理職責(zé)2.1行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門,負(fù)責(zé)文秘檔案管 理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查,加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng) 導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。2.2各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng) 執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。2.3文秘檔案室是公司對(duì)文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng) 導(dǎo)下，其管理的主要職2、責(zé)為：2 3.1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。協(xié)助行政管理部長對(duì)各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。2.3.4負(fù)責(zé)對(duì)永久性文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。2 3.5總結(jié)經(jīng)驗(yàn),改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使 公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。3. 歸檔資料的范圍、內(nèi)容3 .1計(jì)劃性文件資料包括公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì) 劃。3 .2批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo),如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等; 公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。3 .3法規(guī)性文件包括政府、行業(yè)、上級(jí)制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹3、和執(zhí)行的規(guī) 定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。3 .4公司的重大決議包括由公司股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)議及其他 重要的行政辦公會(huì)議所形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。35總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動(dòng)中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工 作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。36憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動(dòng)中形成的各類原始記錄、憑證、 臺(tái)賬等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄,以及材料能 源消耗、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。3 .7匯報(bào)性材料包括公司向各上級(jí)主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等; 公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文4、書資料等。3 .8勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調(diào)整、人事考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。3.9調(diào)研性資料包括市場調(diào)硏、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對(duì)手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商 資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。3 .10聲像制品資料包括經(jīng)營活動(dòng)中、文化活動(dòng)中,以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外 單位提供的以聲像形式記錄下來的對(duì)公司經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生作用的各 種資料。3.11證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、 出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽 車使用和房屋建筑等批文證照。3.12饋贈(zèng)性資料包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、名人友人協(xié)作單位提5、供和贈(zèng)送的題詞、書畫、 文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。4. 文件資料的立卷歸擋4 .1檔案的收集4.1. 1凡屬本制度第3條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管 理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會(huì) 計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后,由財(cái)務(wù)部門編造清冊,每兩年歸擋一次。銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類報(bào)表（應(yīng)收賬報(bào)表、銷售 報(bào)表等）報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后,即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯6、總到部門檔案管理員，員工因公外岀參觀學(xué)習(xí)考察和參加各種會(huì)議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。4 .2立卷歸檔的時(shí)間凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。對(duì)于某些專門文件,或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作,立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。4 .3立卷歸擋的要求各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢 的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份,雙方簽 字后各執(zhí)一份。歸擋的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,請(qǐng)示和批復(fù)、印 本和底稿、正文和附件必須歸在一起。立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的7、作者、標(biāo)題、日期等 項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題,把案卷內(nèi)容表達(dá)岀來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆,禁止用圓珠筆或 鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn),保持文件間的歷史聯(lián)系,適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷,把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件（除請(qǐng)示、批復(fù)外按保 管期限和文件年限分開立卷。立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原 則進(jìn)行插卷。4.3 .10文件組成案卷后z卷內(nèi)文件應(yīng)按照8、一定規(guī)律進(jìn)行排列,系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、 饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。5. 文秘檔案的借閱 5.1文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單 位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級(jí)檔案。5.2各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍的文秘檔 案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案,須經(jīng)公司領(lǐng) 導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可借閱。5.3文秘檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完好,不9、得私自影印、 復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注語,不得 轉(zhuǎn)借,如有違紀(jì),酌情處罰。5 .4對(duì)珍貴或易損的檔案,應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù) 印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì),與原稿 無誤后，注明檔案編號(hào),然后提供使用。如有必要,給復(fù)制件加蓋 公章,以示復(fù)制件不會(huì)有誤。5.5必要時(shí),檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明,證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載,而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對(duì)檔案資料作解釋或下結(jié)論。56文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期 外借,最多為十天，但必須經(jīng)10、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延 長借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。5 .7借閱文秘檔案須妥善保管z若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,責(zé)令其賠償一切損失。6. 文秘檔案保密要求6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員耍樹立高度的工作責(zé)任心, 加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。6.2檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、 秘密三級(jí)。6 3有密級(jí)檔案只許在檔案室翻閱,不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù) 制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。6.4有密級(jí)檔案只限歸檔人使用,其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或 副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。65對(duì)已到保密期限的檔11、案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定 解密,對(duì)解密檔案作一般檔案管理,及時(shí)提供利用。6.6夕卜來參觀人員統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和力理所需材料。6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄露檔案機(jī)密,應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重, 給予紀(jì)律處分,直到依法追究刑事責(zé)任。6 .8企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí),需按檔案室要求整理已形 成的文件材料,并退還所借檔案,檔案室審查無誤簽字后，才能 調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后, 方能調(diào)離。7. 超期檔案的銷毀7 .1對(duì)超過保存期限的檔案,由檔案管理員登記造冊,經(jīng)辦公室 主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定,報(bào)分管副總批準(zhǔn)后,按規(guī)定銷 毀。7 .2經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔12、案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí),再行銷毀,以免誤毀。7 .3銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行,并指派專人監(jiān)銷,嚴(yán)禁將銷 毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀 注冊上簽字。&附件附件文秘檔案管理基本程序圖附件二文件歸檔登記表附件三一一受控文件記錄單附件四文件更改通知單附件五一一文件修訂登記表附件一:文秘檔案管理基本程序封附件二:文件歸檔登記表文件名稱文件號(hào)制定部門K*01檔時(shí)間MIK備注附件三:受控文件記錄單No. 內(nèi)容槪要愛行都門修改變更記錄其 他附件四;文件更改通知單文件名稱文件號(hào)更改部門更改人更改吋間核準(zhǔn)人更改內(nèi)容（內(nèi)容缶可設(shè)附頁）文件更改通知記錄被通知部門負(fù)貴人簽字fl期被適知部門負(fù)資人簽字F1期附件五:文件修訂登記表文件名稱文件編號(hào)修訂日期修訂婁別修訂內(nèi)容簡要修訂者批準(zhǔn)人增加刪涂改動(dòng)