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公司檔案保管及查閱制度附借閱審批單登記表
公司檔案保管及查閱制度附借閱審批單登記表.doc
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檔案管理
上傳人:職z****i 編號:1104540 2024-09-07 8頁 76.50KB

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1、公司檔案保管及查閱制度附借閱審批單、登記表編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 檔案保管及查閱制度第一條 為了檔案的完整性、及時性,更好的利用檔案,特制定本制度。第二條 本制度適用于公司所有相關檔案管理工作。第三條 本制度規范性引用文件為中華人民共和國檔案法第四條 檔案室及各部門檔案管理相關工作人員職責1、確保文件材料的齊全、完整、準確和規范;2、督促、指導、協助各部門做好立卷的保管工作;3、加強歸檔工作的宣傳和檔案的科學管理;4、嚴格執行檔案查閱制度;5、為公司在管理、運行經營中提供良好的服務。第五條 檔案保管要求1、2、上級機關印發的有關文件及集團公司產生的各種文件,由辦公室負責積累、整理、保管。2、公司在運行經營中形成的各種文件材料,由各部門檔案員按保管要求做好日常文件材料的收集、整理、保管。3、保管的文件材料必須準確反映公司各項活動的真實內容,保持成套性和完整性。4、文件材料一律用鋼筆書寫。嚴禁用圓珠筆、鉛筆、復寫紙草擬和簽發。用紙要規范,破損要裱糊,對于不合要求的檔案,必須修修復后存檔,及時編制錄入檔案文件目錄(附表一)。 第六條 歸檔范圍1、黨群工作類:黨務、工、青、女、協會等群團工作方面的文件材料。2、行政工作類:行政管理、人事勞資管理、外聯工作、安全保衛以及法律法規、規章制度、章程等文件材料,經濟3、實體設立、變更、經營決策、計劃統計、出資證明、驗資證明、股權證明等材料,納稅記錄、獲得縣級以上政府表彰、媒體報道、客戶往來記載等,商標注冊、專利、商業秘密以及縣級以上科研項目立項、審批、成果鑒定等方面文件材料,及在各項活動中形成的錄音、錄像、光盤、照片等實物。3、基本建設類:土地、房屋證明、基本建設規劃、工程勘探、測繪、設計、施工、竣工驗收等形成的文件材料、圖紙等。設備儀器類:購進設備儀器的全套隨機文件、安裝、調試、運行、檢查維修、驗收過程記錄、設備臺帳等。4、財務管理類:財務報告、帳簿、憑證、報表、審計等。第七條 保管辦法1、各部門的檔案由本部門檔案員整理立卷,按歸檔時間及時向行政辦公室檔案4、室移交,由行政辦公室檔案室集中統一管理。2、各種臨時機構產生的檔案資料,應于該機構撤銷時,由檔案員整理立卷,按規定移交檔案室。 3、各部門將檔案材料整理好移交行政辦公室檔案室,檔案員核對后,如果發現卷內材料不全的,須通知經辦人補齊,雙方再辦理交接手續。4、接收檔案必須履行移交手續,填寫移交清冊,一式兩份,財會檔案一式三份,寫明案卷標題、卷內文件頁數、案卷數量、移交時間,交接雙方均應簽字。第八條 檔案借閱辦法檔案借閱將根據借閱者的需要和保密制度的要求,視具體情況,提供檔案的原件或復印件、檔案內容的綜合性參考資料或摘抄;就地閱檔或外借,不論提供哪種服務,必須嚴格履行相關的手續。第九條 檔案借閱的審5、批手續1、各部門利用檔案,需經有關領導審批。一般文件由部門主管簽字,重要的文件由主管、副總經理簽字同意。2、查閱密級高的檔案及孤本檔案,須分管領導、常務副總經理、總經理批準,只限在指定的地點查閱,不得抄錄,并要有監閱人在場。此類檔案,一律不得帶出指定地點。第十條 檔案借閱的相關要求1、檔案的利用者,必須負責檔案的完整和安全,未經批準,不得擅自影印、翻印、復制、撕頁、涂改、調換,不準轉借他人,不準攜帶出差。如有丟失、泄密等情況,將按有關規定予以處理。2、因特殊情況,檔案需要短期外借,必須經主管副總經理批準和登記,時間不得超過三天,超過三天以上的,除主管副總經理簽字同意的具體意見外,還須經由總經理6、批準;外單位原則上一律不予外借,特殊情況,必須由公司分管副總經理、常務副總經理或總經理簽字同意。借閱工具書、標準文本等可適當放寬借閱期。3、對借出的檔案,檔案工作人員要定期催還,需續借者應重新辦理借閱手續。對逾期不還,造成檔案缺失,甚至給公司造成一定損失的,必須追究相關人員責任。4、借閱者不得擅自公布檔案中的細節和內容,確因工作需要,必須經公司主管領導批準。否則,以泄密查處,若因此造成公司一定經濟利益損失的依法追究法律責任。5、對借閱和利用的檔案,必須填寫檔案借閱審批單(附表二)、審批批準后方可登記查閱利用(附表三)。第十一條 本制度由行政辦公室負責解釋。第十二條 本制度經公司職工大會通過并經總經理辦公會議批準,自公布之日起執行。附件1、檔案文件目錄2、檔案借閱審批單3、檔案資料借閱登記表 年八月 附件1檔案文件目錄序號文號文 件 題日期頁數備注檔案類別: 附件2檔案借閱審批單借閱日期: 年 月 日 擬歸還日期: 年 月 日部 門借閱人檔案名稱借閱事由借閱方式借閱地點領導批示-附件3檔案資料借閱登記借出時間資料名稱編號份數借閱人借閱原因收回時間借閱人 簽字檔案保管員 簽字
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