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1、眼部理療美容連鎖機構文件管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的為確保集團公司體系文件得到有效控制，并保持使用文件版本的正確性，以避免作廢文件的非預期使用，特制定本規(guī)定。2范圍本辦法適用于集團總部各職能部體系文件的控制。3術語3.1 受控文件：是指被使用為作業(yè)依據(jù)的書面文件，須隨時保持最新版次，具有分發(fā)控制、修訂版本時須重新分發(fā)以確保文件正確性；4職責文件類別制定、變更、廢止校 核審查會簽審核批準體系文件集團各職能部集團人事部各職能經(jīng)理集團副總經(jīng)理集團總經(jīng)理記錄表單集團各職能部集團人事部各職能經(jīng)理集團副總經(jīng)2、理集團總經(jīng)理5管理細則5.1文件版本、版次編訂原則 5.1.1初制訂為0版，版次為0，修訂時版次依19的順序遞增。5.2文件編制5.2.1各職能部門依業(yè)務與管理需求，按照體系文件標準模板（見附件1）格式要求草擬文件內容并報集團人力資源行政部人事經(jīng)理進行校核，集團人事經(jīng)理根據(jù)文件標準格式、規(guī)定等要求對文件進行編碼、規(guī)范格式、文字內容、編制邏輯進行校核后，交由集團人力行政總監(jiān)復核，復核后將意見反饋給文件起草部門進行相應修改，經(jīng)確認無誤后，文件編制負責人填寫體系文件評審表分別交由各職能經(jīng)理對文件進行評審，待評審無疑義交由副總經(jīng)理進行審核，后由總經(jīng)理批準后下發(fā)執(zhí)行。5.2.2在文件的會簽審核過程中相關3、部門或人員提出疑義時，應與制訂部門或人員溝通了解，必要時對文件內容進行適當修正，以符合公司管理體系運作的需要。5.3文件編號 5.3.1體系文件編號按公司規(guī)定編制，然后匯編成冊，其編號格式為：XXJT QC/ XX XXX XX 版本號順序號部門代號 公司代號體系文件代號注：圖中標記”/”符號表示選擇。（1）公司代號用XXJT表示；（2）體系文件代號用QC表示; （3）部門代號:集團總經(jīng)理 用XX表示；集團副總經(jīng)理 用XXFJL表示；集團人力資源行政部 用XXRLB表示；集團審計部 用XXSJB表示；集團財務部 用XXCWB表示；集團企劃營銷部 用XXQHB表示；集團采購供應部 用XXCGB表4、示；集團XX美眼事業(yè)部 用XXMYB表示；集團XX安杰瑪事業(yè)部 用XXAJB表示；集團熱度洗浴事業(yè)部 用XXXYB表示。（4）文件順序號按公司策劃的文件數(shù)依次往下編號碼。如公司體系文件XXJT-QC-ZHRLB-001-1 表示集團公司人力資源行政部第一號體系文件第一次修訂版。5.3.2與體系文件有關的質量記錄（表單）及流程一般用如下格式進行編號：XXXX XX XXX XX XX 版本號文件種類代號部門代號文件順序號表格/流程順序號（1）質量記錄（表單）或流程編號為五段。（2）該質量記錄（表單）或流程編號取三位數(shù)，如001-999。如某表單編號為XXRLB-QC-001-001-0表示集團人5、力資源行政部第一號文件中的第一個表單，版本為第一版。如某制度相關流程編號為：XXRLB-LC-001-001-0表示集團財務部第一號文件中的第1個流程。5.4單位/部門代號及分發(fā)編號規(guī)范序號分發(fā)單位/部門分發(fā)編號分發(fā)份數(shù)備注1集團總經(jīng)理XX-0012集團副總經(jīng)理XXFJL-0023集團人力資源行政部XXRLB-0034集團審計部XXSJB-0045集團財務部XXCWB-0056集團企劃營銷部XXQHB-0067集團采購供應部XXCGB-0078集團XX美眼事業(yè)部XXMYB-0089集團XX安杰瑪事業(yè)部XXAJB-00910集團熱度洗浴事業(yè)部XXXYB-010 5.5文件控制登記管理5.5.1集6、團人事經(jīng)理應編制體系文件清單，將所有文件記錄在表中管理，注明文件編碼、文件名稱、文件版次、頁數(shù)及發(fā)行日期等信息。5.5.2集團各部門持有的文件若發(fā)現(xiàn)為非受控版本或作廢文件未替換的，應立即告知集團人事經(jīng)理，要求更換新版適用文件。5.6文件發(fā)行5.6.1文件發(fā)行控制由集團人力行政總監(jiān)負責執(zhí)行。5.6.2經(jīng)核準頒布實施的受控文件，發(fā)放部門負責人視工作需要性，復印適當份數(shù)，于文件封面頁上注明分發(fā)部門及分發(fā)編號（無封面頁者免），并于每頁加蓋紅色受控文件章，記錄于文件發(fā)放/接收/回收記錄，由接收部門人員簽字分發(fā)。5.6.3修訂后的換版文件，由發(fā)放部門負責人重新分發(fā)修訂頁及文件封面頁，并登記于文件發(fā)放/接收7、/回收記錄，由接收部門人員簽領。5.6.4各單位接收文件后組織進行文件傳閱，并在體系文件閱覽記錄上簽字確認。5.7文件修訂5.7.1根據(jù)實際工作需要修訂文件時，由欲編制、修訂部門或人員商討進行。5.7.2修訂時將欲修訂部分草擬內容后，送集團人力資源行政部人事經(jīng)理處予以綜合分析，填寫文件修改申請表提交集團人力行政總監(jiān)處審批復審，再交由集團主管領導審批后方可進行修改。5.7.3集團人事經(jīng)理將經(jīng)批準修訂后的文稿再依版次編訂原則賦予新版次，或用新頁內容直接抽換原頁內容。同時按文件的編制、審核、批準程序進行會簽后重新發(fā)布控制。5.8文件廢止不適用的體系文件應予廢止，集團人力資源行政部提交文件廢止/銷毀申8、請記錄，經(jīng)集團人力行政總監(jiān)審核、總經(jīng)理批準后方可廢止。文件廢止后原文件編碼不得再重復使用,且發(fā)布公告通知停止使用該文件。5.9文件回收5.9.1文件經(jīng)修訂或廢止后，無效及作廢文件應由文件發(fā)放部門負責回收，并在文件發(fā)放/接收/回收記錄上予以記錄。5.9.2回收的舊版文件，由集團人事經(jīng)理畫直接予以銷毀。5.10質量記錄控制5.10.1 由體系文件生成的記錄表單未被記錄使用前應視為文件，但因作業(yè)上需復印使用，故表單分發(fā)時不須登記記錄控制。但必需保證現(xiàn)場使用表單與文件控制中表單內容格式一致。5.10.2表單若因適用性而修訂時，應由集團人事經(jīng)理以公告方式通知使用者全面改用新版表單格式，自公告日起舊版表單9、即正式作廢，不得再使用。5.10.3凡本公司管理體系運作相關活動所產生的記錄，均應由各相關活動參與人員或職能人員負責收集，并加以適當?shù)恼須w檔。5.10.4記錄的識別5.10.5記錄應有個別的記錄名稱（不同的記錄表單應有不同的記錄編號和名稱），如適用時，記錄應包含日期、編號、權責人員等必要的信息。5.10.6記錄保存于卷宗夾時，卷宗夾的書背應注明存放記錄的名稱。5.10.7任何作廢的記錄表單作廢面應畫識別，以免誤導記錄內容。5.11記錄的儲存與保護5.11.1記錄應以適當?shù)沫h(huán)境分類歸檔儲存，原則上記錄應保存于卷宗夾并置放于檔案柜中。5.11.2記錄如屬較不常使用或需長期保存者，得于相當數(shù)量后統(tǒng)10、一收存保護，儲存時應避免記錄受潮致使記錄毀損。5.11.3記錄存放于卷宗夾中，應以記錄發(fā)生日期、或記錄編號順序，依序排列符合邏輯方式整理，以免混亂致使記錄取用時找不到。5.11.4各部門記錄每月末前整理包裝標識好，經(jīng)部門領導審查后自行統(tǒng)一保存整理。5.12記錄的保存期限5.12.1記錄表單的保存期限依體系文件清單上注明的保存期限為主。5.13文件保存及銷毀5.13.1最新版本文件保存5.13.1.1文件原稿（電子檔）由集團人事經(jīng)理保存管理。5.13.1.2各部門人員領用的受控文件應妥善保存，若有遺失或破損無法辨識，應填寫文件補發(fā)申請單說明原因呈部門領導核準批準后，向人事經(jīng)理申請補發(fā)。5.13.11、2無效廢止文件保存5.13.2.1無效廢止文件原稿，由集團人事經(jīng)理加蓋作廢章后保存，以供新版文件修訂時參考使用。5.13.2.2復印分發(fā)的無效作廢文件，回收后不再保存，畫后直接銷毀。5.13.2.3各部門記錄負責人按規(guī)定的保管期限定期組織鑒定，對無保存價值的記錄將其列在文件廢止/銷毀申請記錄上，經(jīng)部門主管領導確認后給予銷毀。5.13.2.4銷毀時可用碎紙機或燒毀的方式進行。銷毀工作必須由二人以上進行。5.14其它規(guī)定5.14.1受控文件任何部門均不得擅自復印使用，以確保文件能得到有效控制和預期使用。5.14.2受控文件持有人不得在文件上書寫任何文字、符號，但若認為必要標注重點時，可于重點文字上12、畫線標識。5.14.3受控文件接收部門人員調任、離職時，應將保管的文件列入移交清單。文件移交時，若發(fā)現(xiàn)份數(shù)不足或毀損，應由原接收人員提出申請補發(fā)齊全后再移交。5.14.4 文件編寫完畢后，統(tǒng)一由人事經(jīng)理按文件類別樣稿內細則要求發(fā)行文件。5.14.5各部門接收文件應在文件發(fā)放/接收/回收記錄中登記存檔備查。5.14.6文件評審需在3個有效工作日內完成并給予意見反饋，經(jīng)審批通過的文件需在3個有效工作日內下發(fā)完成。5.15 流程圖示 詳見附件1.文件管理流程圖。5.16流程圖符號繪制說明詳見附件2.流程圖符號注釋。6.相關文件 無。 7.質量記錄7.1 體系文件清單 7.2 集團公司體系文件評審表 7.3 文件修改申請表 7.4 文件廢止/銷毀申請記錄 7.5 文件補發(fā)申請單 7.6 文件發(fā)放/接收/回收記錄 7.7 文件簽閱記錄7.8 體系文件清單匯總表 7.9 XX集團管理文件模版