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1、公司檔案歸檔、整理與銷毀管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一、為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。>>精彩專題推薦：公司管理制度大全三、公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。四、檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。五、資料的收集與整理1.公司的歸檔2、資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。3.凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。4.各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。5.檔案管理員根據(jù)公司的文書(shū)立卷歸檔管理制度實(shí)施檔案歸檔整理。六、資料的分類與歸檔1.公司檔案資料的分類依據(jù)文書(shū)立卷歸檔管理制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。七、檔案的借閱1.總經(jīng)理、副總3、經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門經(jīng)理辦理借閱檔案申請(qǐng)表送總經(jīng)理辦公室主任核批。3.公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。總經(jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。4.檔案借閱者必須做到：愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。八、檔案的銷毀1.公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。2.當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫公司檔案資料銷毀審批表交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀；一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。4.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。