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1、 公司檔案立卷、歸檔及整理管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一節 公司檔案管理制度 第一條為加強公司的檔案管理,建立檔案立卷、歸檔、整理、保管、利用、銷毀等程序,確保公司檔案準確、完整、系統,能有效進行檢索、保管、使用與持續補充,特制訂本制度。 第二條該制度適用于檔案管理環節所涉及的相關部門及個人。 第三條職責 1、公司檔案按統一領導、分級管理的辦法進行組織管理。辦公室負責公司總體檔案的管理。 2、公司財務檔案由財務中心保管。使用時由財務中心指定專人調檔,辦公室負責監督。 3、公司銷售檔案由銷售公司保管。使2、用時由銷售公司指定專人調檔,辦公室負責監督。 4、公司工程檔案已移交檔案室的由辦公室保管。使用時指定專人調檔,辦公室負責監督。 第四條檔案管理的流程分為:文件的收集、立卷歸檔、整理上架、保管、使用、銷毀。 一、文件的收集 凡是反映公司經營活動、具有查考利用價值的書面文件 材料均屬歸檔范圍。 (一)政府機關或職能部門的文書材料 1、職能部門召開的有關房地產工作的會議文件; 2、職能部門下發的涉及經營業務并要求貫徹執行的文件; 3、職能部門領導檢查工作、參觀或者參加公司活動中的指示、講話; 4、職能部門對公司各類請示事項的批復; 5、其它相關資料。 (二)公司證照 1、營業執照、稅務登記證、企業代3、碼證由財務中心統一保管。 2、證書、資信證書、質量體系認證書、建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、建設工程施工許可證、國有土地使用權證、商品房銷售許可證、投資許可證等證照,由辦公室統一保管。 以上證件各部門一般使用復印件。如確需借出原件,必須填寫檔案室資料借閱登記表,經總裁或董事長同意后方可借出,原則上,證照借出當日內歸還。 (二)公司文書材料 1、公司董事會形成的各種決議、決定等文件資料,公司下屬公司的董事會形成的各種文件資料; 2、公司工作例會會議記錄、紀要以及其它會議的文件材料; 3、公司印發的各種正式文件的簽發稿、打印稿; 4、公司給上級部門的情況匯報及請示等;公司各部門及所屬公司4、的請示與公司的批復文件; 5、公司各部門及下屬公司的工作計劃、工作總結、報告等; 6、公司各類調研工作形成的文件材料; 7、公司調查處理的違紀、違規事件材料; 8、公司匯總及下屬公司報送的資金計劃、財務、銷售、成本等各類數據資料; 10、公司各類合作合同、工程合同、供應商合同、原材料合格證、資質資料、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理文件、竣工圖紙等; 11、公司設備儀器出廠合格證書、出廠精度檢驗單、圖樣、技術手冊、使用維護手冊、說明書、校驗標準、隨機備件圖冊、軟件、硬件部分的文件材料;設備儀器使用記錄、設備儀器保養情況記錄、設備儀器檢查記錄及維修記錄等。 二、立卷歸檔: (一)流程5、: 1、各級資料員在每年年初,根據以往本部門文件運轉情況,預計當年可能形成的文件,擬制或修訂立卷類目,如辦公室可制定“人事行政發文”等,并將空白的文件清單置于該類目文件的最前面,同步編制電子文檔清單。 2、隨時將已發放完畢的文件按已編好的類目及時歸入卷內,并按文件收進順序隨時填寫文件清單,存檔文件通過掃描或影像進行電子文件存檔,同步更新電子文檔清單。 3、按月度、年度周期對手頭上的所有文件進行清理,對需要歸卷的文件材料進行歸檔,對不需歸卷的文件材料另備文件夾單獨存放。 (二)要求: 1、原則上每個季度末各部門將已歸檔的文件整理后移交檔案室存檔。 2、各部門向公司檔案室移交檔案時,均需附上移交文6、件清單一式兩份、電子文檔與清單一份。移交時,交接雙方進行清點簽收,并各自保存一份。 3、各部門向公司檔案室移交檔案時要做到種類齊全、份數完整,檔案室不接收未經系統整理的零散文件。 4、文件在各部門保存階段,要注意保持字跡清晰、份數完整,防止發生霉變等。復寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應重新復印存檔。 4、各部門可根據實際工作需要保存文件,但向公司檔案室移交檔案時,則應按規定的歸檔范圍進行。 5、檔案移交時須對檔案的密級和保存年限做出說明,方便后期的借閱和鑒定工作。 三、整理上架: (一)流程 : 1、鑒定:對各部門移交的檔案,公司檔案管理員要重新審查其價值性,并剔除無保存價值的文件材料。 2、7、組卷:通過鑒定的文件材料嚴格按規定排列、打號、裝訂、著錄并制作卷內目錄,組成案卷。 3、上架:案卷按檔號順序豎放在密集架上,一般小號在左,大號在右,自上而下。 4、造冊:制作全引目錄和案卷目錄,形成保管清冊。 (二)要求: 1、卷內文件的排列應條理系統。文書檔案按時間順序依次排列,具有密切聯系的文件應依一定的次序排列在一起,即批復在前、請示在后;正件在前、附件在后;工程檔 案的卷內排列順序為文前圖后。 2、不同保存價值的文件應分開組卷。 3、凡有文字部分的均應打上號碼(采用打號機,正面右上角,背面左上角)。 4、文件材料裝訂前應剔除金屬物。 5、一般圖紙采用手風琴式折疊法,規格為30cm21c8、m;裝訂邊應加墊紙以使左右平整并注意露出圖標。 四、保管: (一)檔案室管理: 1、嚴格執行檔案室管理制度。 2、除檔案員外,非檔案人員不得隨意出入檔案室。 3、檔案入庫前要進行嚴格的檢疫工作,特別注意檢查易于生蟲的部位;同時對檔案必須進行定期的防疫檢查,有計劃、分期分批地對檔案進行翻動。 4、檔案員離開檔案室時應隨手鎖門,并注意檢查檔案室門窗的緊閉性。 5、公司采用文件柜作為檔案裝具。檔案按部門存放,文件柜的編號及檔案的存放順序為從左自右,從上到下。 (二)流動中的安全防護: 1、檔案在檔案室外未被使用時,不允許長時間攤放在 桌子上,而應及時放入檔案室或專用的柜子中鎖好,更不準擅自帶離規定的9、使用場所; 2、未經許可,使用者不得將所借檔案轉借他人,以防泄密; 3、未經許可,使用者不得擅自拍照、抄錄、復印; 五、提供使用: (一)加強基礎工作: 1、編制必要的全引目錄和案卷目錄,為檔案用戶提供必要的檢索工具; 2、編制電子文檔清單,提高查檔效率; (二)開展查借服務: 1、借閱: (1)公司檔案的借閱,需經部門主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,公司機密文檔的借閱要由總裁或董事長簽字批準。 (2)公司內部人員借閱檔案的,須填寫檔案室資料借閱登記表,閱畢及時歸還;歸還時,管理人員必須當面清點檔案頁數,之后再入庫。 (3)非公司人員借閱檔案的,須持有關單位10、介紹信,并經總裁或董事長同意后方可借閱。 (4)借閱者必須愛護所查閱的檔案,不得在檔案上涂改、勾劃、圈點或做其他各種標記;不得撕去檔案內頁。 2、借出: (1)公司檔案的借出者都要填寫檔案室資料借閱登記表,報部門主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,公司機密文檔的借閱要由總裁或董事長簽字批準。 (2)檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總裁處理。 (3)必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追究責任。 (4)不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制11、案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。 (5)必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。 (6)不準轉借,必須專人專用。 (7)用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。 3、檔案室資料查詢時間:8:309:30 原則上其他時間不予以辦理。 六、銷毀: (一)流程: 1、各部門檔案室檔案員每兩年對已到保管期限的檔案資料進行復查,復查結果上報部門經理審批。 2、各部門檔案員將確認銷毀的檔案材料登記在檔案銷毀清冊并上繳辦公室,由辦公室統一組織銷毀。 (二)要求: 1、準備銷毀的檔案材料在未批準前應單獨保管。 2、批準銷毀的檔案用碎紙機銷12、毀,嚴禁作其他用途,更不允許出賣。 3、檔案銷毀時,須有兩人以上監銷,并在銷毀清冊上簽字以示負責。 第五條保存期限。文件保存期限除政府有關法令外,依下列規定辦理: 永久保存:(1)公司章程; (2)工程設計圖; (3)組織規程及辦事細則; (4)董事會會議紀錄; (5)財務報表; (6)政府機關核準文件; (7)不動產所有權證及其他債權憑證; (8)其他經核定須永久保存的文書。 10年保存:(1)預算、決算書類; (2)會計憑證; (3)事業計劃資料; (4)其他經核定須保存10年的文書。 5年保存:(1)期滿或解除的合約; (2)其他經核定保存5年的文書。 1年保存:結案后無長期保存必要者。 規章制度由規章管理部門永久保存,使用部門視其有效期予以保存。 第六條附則 1、本制度由辦公室編制并負責解釋。 2、本制度自發文之日起施行,同時原相關制度即行廢止。 集團辦公室 xx年八月二十五日