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1、公司檔案管理制度及工作基本要求編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度1、目的：為認真貫徹中華人民共和國檔案法，執行上級檔案行政管理部門關于公司檔案管理工作的有關規定，加強公司的檔案管理，使檔案更好地為企業的生產、技術、經營管理，以及提高企業效益服務。 2、適用范圍：僅適用于本公司檔案管理工作，子公司參照實行。3、檔案管理工作基本要求3.1公司檔案工作堅持統一領導，分級管理的原則；建立以公司綜合檔案室為中心，以各車間部門為基礎的檔案管理網絡，建立健全檔案工作制度；保證檔案完整、準確、系統、安全和有效利用。3.22、檔案工作列入公司的發展規劃和年度工作計劃、列入領導的議事日程，貫穿于公司的生產、技術、經營管理等各項工作，對檔案管理工作程序，文件材料的形成、積累、整理歸檔要求列入各部門/車間和有關人員的崗位職責和經濟責任制。3.3檔案室必須做好“八防”工作和保管工作，每年全面檢查一次，對破損變質要及時修補。3.4定期召開檔案鑒定會議，由各有關部門/車間負責人參加，對失去保存價值的檔案進行鑒定，對經鑒定要銷毀的檔案須造清冊；經主管領導審核，總經理批準，報上級主管部門備案后銷毀，銷毀時要指定二人以上為鑒銷人。4 檔案管理機構與職責4.1總經辦是整個公司檔案管理工作的歸口管理部門，設專職檔案員一名，兼職檔案員若干3、名；專職檔案員負責全公司檔案的日常管理工作，各部門/車間應積極配合，提供檔案原始資料。4.2檔案員職責認真貫徹執行國家有關檔案工作的方針、政策；建立與健全各項規章制度。做到有布置、有落實、有檢查、有針對性的開展工作。檔案室作為儲備檔案資料的基地和信息中心，負責全公司各類檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用和編研工作。對各部門/車間文件材料的形成，積累和歸檔工作按照檔案法進行有效的監督、控制和檢查。參加生產、技術等主要的專業會議、參加工程竣工驗收、重要設備儀器開箱等企業管理的各項活動，并切實履行其職能。負責檔案網絡的日常業務聯系、活動組織和安排，做到制度化、經常化。必要時按上級規定向上級檔案4、館移交檔案。做好各種資料、圖書（科技和管理方面的圖書）的收集、訂購、整理、保管和借閱工作。并負責做好檔案登記和檔案利用效果記錄工作。4.3建立、健全公司檔案管理網絡體系。各部門應配備兼職檔案員。5.歸檔管理5.1文件材料歸檔的范圍和責任人黨群類檔案的歸檔范圍和責任人.1黨務工作主要包括黨支部的年度方針目標、工作總結、本公司召開的黨員會議、會議記錄、報告、決議、總結、領導人講話、簡報等。上級機關來文，本單位需要貫徹執行的政策性文件等，由黨支部負責提供。.2組織工作主要包括：組織機構、黨組織統計年報、名冊、組織關系介紹及存根、個人或集體獲任命或表彰、榮譽稱號的決定、通報、光榮榜及事跡材料、黨費管理5、黨組織和黨員民主評議材料等由黨支部提供。.3工會工作主要包括：年度工作計劃、總結、會員名冊、機構設置、勞動競賽、勞動福利、女工工作、文化藝術、體育活動、后勤福利工作（職工生活福利、職工食堂、職工住房等資料）等由工會主席提供。.4共青團工作主要包括組織建設、團員大會、團員管理，團費管理等，由團支部書記提供。.5協會工作主要包括：各協會工作活動的資料，由協會負責人及參加人員提供。行政管理類檔案的歸檔范圍和責任人.1行政工作包括企業綜合性事務工作、董事會文件、總經理辦公會議文件、文秘工作、年鑒、大事記、外事接待、出國考察、培訓、企業管理工作（如企業普查、企業整頓、經濟責任制管理、管理現代化等工作）6、檔案和信息工作（如企業檔案工作、各類數據管理、電子計算機管理、圖書資料）機要保密工作，由總經辦負責提供。.2人事管理工作包括工人招聘、錄用、提職、考核、辭退、調動等資料，教育培訓工作如培訓計劃、教育經營管理文件等資料由人力資源部門負責提供。.3后勤福利工作包括勞保用品計劃、管理辦法、發放標準和范圍，宿舍安排方案及管理辦法，醫務室工作管理制度由綜合部負責；職業病申報，防治調查分析資料和病例檔案由人力資源部負責提供。.4審計工作包括審計工作計劃、總結，審計各項制度、審計報告、匯報材料由審計部負責提供。經營管理類檔案的歸檔范圍和責任人.1經營決策包括公司企業改革、重大經營戰略性決策、企業發展規劃、7、方針目標管 理等文件資料；計劃工作如企業中長期計劃、年（季度）計劃、計劃管理工作等資料由總經辦負責提供。.2公司產權包括營業執照、房產證、土地證、國稅、地稅稅務登記證、法人代碼、統計登記證、開戶許可證、社保登記證書以及年度檢驗證的報告書、批復等材料，注冊資本驗收報告、企業資產變動及土地房屋普查中形成的文件，合資、參股、股權轉讓的合同、協議書、出資證明、調查報告、評估報告等材料由總經辦負責提供；申請上市的申報材料、批復、規劃、計劃、進度安排，證券操作文件，分紅、配股材料由證券辦負責提供。.3企業管理包括公司章程、合同，企業升級、創文明單位等活動形成的材料，企業管理模式設置方案、建議等材料，公司頒8、發的廠規廠紀、管理制度、工作職責、崗位責任制、經濟責任制、經濟責任考核條例、細則等文件材料由總經辦負責提供。.4統計工作包括公司生產、經營、科研技術、管理工作中形成的各種年報、臺帳、統計資源匯編，統計工作、生產情況的簡報及經濟指標統計分析，一次性調查及工業普查形成的文件材料由人力資源部負責提供。.5財務管理包括各類保險、合同、協議，財務預決算，各種財務分析報告，固定資產購置、報廢、處理及臺帳材料由財務部負責提供。.6產品銷售工作包括市場分析、用戶調查、產品銷售、廣告宣傳、售后服務資料，關于進出口權的有關文件、批復，辦理進出口企業資格證書、進出口合同中的糾紛處理材料由銷售部門提供。生產技術類檔案9、歸檔范圍和責任人.1生產技術類管理包括生產調度、質量、管理、產品質量檢測、質量控制、計量檢測、設備管理、能源環保管理資料由生產部門提供。.2安全、消防、保衛工作、安全生產管理、應急預案管理、工傷事故處理由安保部負責提供。.3勞動管理包括勞動定額、定點、調配、工資、勞動保護、職工安全教育等資料由人力資源部門提供。基建類檔案的歸檔范圍和責任人.1可行性研究和任務書、如項目建議書及批復、可行性研究報告、項目評估、環境調查報告、設計任務書和計劃任務書等資料；設計基礎材料，工程管理文件如土地征用批準文件及紅線圖、拆遷、補償協議等，由總經辦提供。.2設計文件如初步設計、技術設計、施工圖設計、技術秘密材料、10、專利文件、設計計算書、關鍵技術試驗、總體規劃設計、設計評價、鑒定及審批資料由設計單位提供。.3土建施工文件包括地質勘察、土巖層試驗報告、水文、地震等資料；開工報告、工程技術要求，技術交底、圖紙會審紀要；施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術措施、施工安全措施、施工工藝；原材料出廠證明、質量鑒定、建筑材料、試驗報告；設計變更、工程更改洽商單、材料代表核定審批；施工定位測量、基礎處理、基礎工程施工圖；施工記錄、日記、大事記；隱蔽工程驗收部分，分項、分部、單位工程質量檢查評審；交工驗收記錄證明；施工總結、技術總結、竣工報告、竣工驗收報告由綜合部提供。.4設備及管線安裝施工文件、電器、儀表安裝施工11、文件由施工部門提供。.5竣工文件由施工單位負責提供，具體包括：項目竣工驗收報告、全部竣工圖、項目質量評審材料；工程現場聲像材料，竣工驗收會議決議文件。設備檔案的歸檔范圍和責任人設備檔案包括設備在其購置、安裝、調試、運行、維護修理和全員設備管理等全過程的設備檔案資料，由車間部門設備主任提供。產品檔案的歸檔范圍和責任人產品檔案包括會計檔案包括各種會計憑證、各種財務帳簿、各種報表等由財務部提供。干部、職工類檔案包括干部檔案、職工檔案、退休職工檔案、死亡職工檔案由人力資源部門提供。特種載體類檔案包括照片、錦旗、獎狀、光盤、磁盤等實物，由總經辦提供。5.2歸檔時間規定黨群工作類在下一年第一季度歸檔；行政12、管理類在下一年第一季度歸檔；經營管理類在下一年第一季度歸檔；生產技術類在下一年第一季度歸檔；基建檔案應在基本建設項目竣工驗收以后的一個月內歸檔。設備檔案在設備開箱后應及時歸檔。待檔案員登記后再辦理借用手續，進行安裝調試。會計檔案為上一年度的會計核算資料要在次年6月底之前歸檔。人事檔案隨時歸檔。特種載體檔案應以實物與文字說明完整后歸檔。5.3歸檔要求 凡是應歸檔的文件材料必須按時移交檔案員，任何人和部門不得據為已有。堅持部門立卷制。即以哪個部門產生的歸檔文件材料、則由哪個部門負責收集、整理和歸檔的原則。具體由各部門負責人或兼職檔案員完成。 歸檔內容必須準確地反映企業各項活動的真實內容和歷史過程。13、凡屬歸檔范圍的文件材料，必須收集完整齊全、并按要求歸檔。歸檔材料必須按照檔案分類的基本要求系統整理，按件整理、排列有序，編制件號、目錄，填好備考表。 歸檔文件應對其形成的程序和內在的質量符合要求，字跡清楚、紙質良好，規格統一，采用碳素墨水、墨汁或蘭黑墨水，禁用鉛筆、圓珠筆、紅墨水書寫。檔案移交應編制好移交目錄一式二份，按目錄清點，然后雙方在移交目錄上簽字，各存一份。6 檔案整理6.1嚴格遵循文件材料整理步驟，采用年度機構（或問題）進行分類保持文件之間的密切聯系，排列系統條理，成為一個有機整體。6.2文書檔案按件整理：一文一事為一件；請示批復為一件；轉發文與被轉發文為一件；復印件與原件為一件；報14、表圖冊為一件。6.3基建、設備、產品檔案按卷整理，分別按其結構、型號、階段分別組卷。6.4拆除金屬物，紙張殘破文件要修補齊整，受壓字跡文件要加邊，對字跡擴散的應復制與原件一起裝訂，大開文件應以風琴式折疊，并右上角編件號。6.5原件材料可采用三孔一線法裝訂，但應視為一件整理編目。6.6按件盒要求，填寫盒脊相關內容做到清楚、規范。6.7按規定填好備考表。7 檔案管理7.1檔案保管工作程序：收集、整理、鑒定、保管、統計、利用。7.2對收集歸檔的文件材料要嚴格檢查，把好質量關，及時入庫。7.3進行系統整理，將其內容與成份揭示出來便于安全保管，保密和利用。7.4對入庫的檔案進行統一的分類、編號、并保持相15、對的穩定性。便于整理和迅速的查找。7.5根據需要編制歸檔文件目錄、專題目錄、科技檔案分類目錄、特種載體檔案目錄、底圖目錄等不同形式的檢索工具，并且進行電腦錄入工作。8 檔案庫房管理8.1公司設置專門的檔案庫房。庫房要保持清潔衛生、具有防盜、防光、防火、防潮、防塵、防高溫、防有害生物和有害氣體的措施。8.2存放檔案必須有專門的檔案柜，做到分類存放，排列科學。8.3存放照片、膠片、磁盤需專用的柜盒.8.4對庫房管理情況進行全面檢查。庫存檔案清理核對，做到帳物相符，對破損或變質的檔案及時修補和復制，發現問題及時解決。8.5庫房溫度控制在14-24,相對濕度控制在45-60%。8.6防止檔案破損、被盜16、涂改和泄密事件發生。8.7未經檔案人員允許，任何人不得擅自進入庫房，進出庫房隨手關門。8.8禁止火種入庫房，并備有防火設施，庫房內不得存入與工作無關的雜物，庫房周圍不準堆積易燃易爆物品。8.9檔案工作用房做到庫房、辦公室、閱覽室三分開。9 檔案鑒定9.1確定保管期限的原則為企業有長遠利用價值的檔案應永久保存；對企業在一定時期內有利用價值的檔案分別為長期和短期保存；凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。9.2編制檔案保管期限表，保管期限分為永久、長期、短期三種。9.3制定保密制度，檔案密級分為絕密、機密、秘密三種。9.4檔案的鑒定工作由公司負責人，專業人員、檔案人員組成檔案鑒定小17、組、定期審查保管期限和密級，剔除失去保存價值的檔案，鑒定中發現檔案不準確、不完整應及時責成有關部門和人員負責修改補充。9.5經鑒定，對失去利用和保存價值的檔案，需要銷毀的，由鑒定小組提出意見，編造銷毀清冊，經主管領導審批，董事長批準，報上級檔案部門備案后方可銷毀。9.6銷毀檔案必須慎重其事，凡超過保管期限、失去利用價值的案卷應剔除，待保管一段時間確無保存價值時，填寫銷毀清單，經主管領導審核，董事長批準后，由兩名檔案人員監督銷毀并簽字。10 檔案統計10.1檔案的接收、移交、借閱、銷毀、利用效果都要按規定分別進行登記。10.2對永久、長期、短期保存的檔案分別進行數量統計，并對重要科技檔案實施重點18、保護，嚴防泄密。10.3建立檔案的利用效率、借閱人次和調卷數量統計。10.4按時完成檔案統計報表的填報任務。10.5檔案統計必須書寫明了，字跡清晰，記載齊全、數字正確。11電子文件歸檔與管理11.1電子文件是指在數字設備和環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通訊網絡上傳送文件。歸檔電子文件是指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件。11.2歸檔電子文件應明確規定歸檔的時間、范圍、技術條件、相關軟件、版本、數據類型、格式等要求，保證歸檔電子文件的質量。12 檔案的開發利用檔案信息開發利用是檔案工作的目的，要重點服務于改善企業經營管理，提高19、質量，降低原材料消耗和增加經濟效益等方面。12.1檔案實行信息化管理后，逐步實行局域網，對密級不高的檔案資料可進行信 息共享。12.2熟悉庫藏，了解需求，開展檔案復印服務。12.3各類檔案檢索工具要齊全、完整、便于利用。12.4提供檔案咨詢服務。12.5開展檔案資料編研，加強檔案的研究整理。12.6檔案的開發利用，必須嚴格執行保密制度。13 檔案的保密與借閱制度13.1檔案是歷史的真跡，是寶貴財富，每個職工都有利用和保護的權利和義務。13.2本公司工作人員查閱業務范圍的檔案，只要辦理登記手續，便可查閱。如查閱非業務范圍的檔案，須經主管領導批準。13.3非本公司人員查閱本公司檔案時，須持有單位介20、紹信，證明利用者的身份和利用檔案的目的與范圍，并經主管領導同意后方可查閱。13.4檔案原則不外借，確因工作需要，嚴格履行借閱手續，交接清楚，并負責管理、定期歸還。絕密檔案不外借，機密檔案不得向外單位提供復制件，特殊需要經總裁批準。13.5借閱期限為一周，特殊情況兩周為限，如需續借必須重新辦理借閱手續。過期不還，檔案人員應及時追回。13.6利用者需復印檔案，需經檔案員同意，復制的檔案只限與利用目的有關部分，屬于機密檔案，一般不予復制，若因特殊需要，必須復制的應經分管領導同意，復制件應于用后作保密紙銷毀。13.7借閱人對案卷應妥善保管，保持其完整、清潔、不得在檔案文件上勾劃、圈點、涂改隨意拆散及抽頁、剪貼、倒賣牟利。違者根據情節輕重給予行政處罰，甚至追究法律責任。13.8收回檔案時應詳細檢查，當面點清；如損毀、丟失、破壞檔案的行為，應認真查處。13.9檔案利用必須嚴格執行借閱制度和保密制度。14 考核與獎懲14.1對檔案工作中成績顯著或作為突出貢獻的部門和個人、應按國家有關規定予以表彰和獎勵。14.2對檔案造成損失，影響檔案工作的開展，對個別阻撓檔案工作正常進行，故意推諉、轉移、分散、藏匿及毀壞檔案的人或部門應按其造成損失的輕重予以處理。附加說明本標準由總經辦提出本標準由總經辦起草并負責解釋本標準會簽人總經辦主任、總經理助理本標準審批人總經理本標準首次發布 年5月18日