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1、公司檔案管理及保密制度附流程圖、表格編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司檔案管理及保密制度第一條：總則本制度的檔案指公司日常工作中發生的重要書面文件、銷售合同、音像資料。包括：國家政府部門重要公文、銷售合同、工程技術檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他檔案（人事檔案由人事部自行管理）。公司對檔案實行集中管理。第二條：檔案管理架構公司檔案管理由辦公室主管，并設有檔案室檔案室由辦公室檔案管理員負責管理。檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各部門由兼職檔案保管員負責檔案的收集、整理和移交工作。第三條：檔案分類文2、書類檔案政府部門各類文件公司對外、對內各類正式發文法律公文項目文件工程技術類工程檔案銷售檔案開發檔案財務類檔案公司各類證照第四條：歸檔工作流程一、檔案工作分為七個環節：收集、整理、鑒定、保管、 編目、檢索、統計。各部門以工程項目為單位，按檔案分類要求，在第一時間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司檔案室歸檔。二、各部門按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經部門負責人審簽后，及時交送公司檔案室備查，并依據要求將檔案原件移交公司檔案室。如部門確需留存原件的，應與公司檔案室辦理借閱手續。第五條、歸檔要求一、歸檔文件必須完整齊全。歸檔文件必須按規定分類整理、編目。檔案編目 文書類檔案：年度+（項目）部3、門+案卷號二、文件如有皺褶、破損、參差不齊等情形，就先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。第六條、檔案借閱、移交一、檔案借閱者必須做到：1. 愛護檔案、保持整潔、嚴禁涂改。2. 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。二、內部借閱程序1. 各部門經辦人根據業務需要借閱檔案時，就填寫檔案申請借閱單，經其部門主管、辦公室主任、副總核準后向主管檔案人員借閱。2. 檔案管理人員接到檔案申請借閱單，經核查后取出該項檔案，并于檔案申請借閱單上注明其借閱時間，將檔案交于借閱人員，檔案申請借閱單由按歸還日期先后整理以備催還。3. 在檔案室當場借閱者，免填檔案申請借閱單。4. 檔案歸還時，經檔案管理人員核查無4、誤后，檔案歸入檔案夾。檔案申請借閱單由檔案管理人員留存備查。5. 檔案申請借閱單以一案一號為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情況就延長借閱期限時，應按借閱程序重新辦理。6. 借閱人員對于所借檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管理檔案人員負責處理。7. 借閱人員借閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員借閱同一檔案時，應變更借閱登記，不得私自接受。8. 借閱檔案限與經辦業務有關，如借閱與經辦業務無關之案件，應經相關部門主管同意。9. 各部門只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經各主管部門負責人批準。三、外部借閱程序1. 公司檔案室檔案原則上不得外借其他單位，如確需外借5、，需經公司主管總經理批準。借閱檔案、證照一律辦理借閱手續，檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。四、移交公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時，由辦公室主作負責監督辦理檔案交接工作，將檔案移交表填寫清楚。第七條、保管和保密制度1. 存放檔案的檔案柜排放整齊：采用統一檔案盒，且要求標識明確。檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。2. 檔案的保密嚴格執行檔案保密制度，采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監督，防止泄密。3. 節假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。4. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案原則上禁止借閱。5. 檔案保管期限，分為長期，指15年以上6、，較長期，指10年，分為短期，指3年以上。6. 經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對將批準的公司檔案資料銷毀審批表和將要銷毀的檔案資料做好登記，并歸檔，登記表要永久保存。7. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經理或副總或辦公室主任指定專人監督銷毀。第八條、附件 公司檔案資料銷毀審批表，公司檔案資料銷毀登記表， 公司檔案資料歸檔登記表，檔案借閱申請表。附件一：檔案資料借閱流程圖外單位人員借閱檔案應持單位介紹信寫借記表檢查是否完好，資料歸檔做好借閱登記，方可借閱借閱期限內，按時歸還本公司借閱人員應填寫借閱登記表主管領導簽字批準附件二： 合同檔案資料歸檔登記表日期合同編號合作單位簽約內容份數原件復印件轉交人簽字接收人簽字備注附件三：檔案借閱申請表部門借閱人時間借閱事由：預計歸還時間借閱部門負責人意見： 部門負責人（簽字）：辦公室領導意見： 簽字：檔案室負責人簽字檔案室經辦人簽字借出時間借出案卷檔號：利用效果及使用意見：簽字：年 月 日附件四：公司檔案資料銷毀審批表附件五：公司檔案資料銷毀登記表序號文件標題年度目錄號文號頁（件）數文件原期限銷毀原因備注