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1、公司物資檔案管理制度附移交歸檔記錄表編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 物 資 資 料 管 理 制 度1目的： 規(guī)范工程項(xiàng)目各階段物資檔案管理，便于物資檔案及時(shí)整理、歸檔、移交。2物資檔案分類：物資檔案分為物資文件、物資記錄、物資財(cái)務(wù)收支存明細(xì)帳、財(cái)務(wù)憑證、歸檔資料等。3物資文件資料的管理內(nèi)容3.1 管材、型材、板材、焊材應(yīng)提供出廠材質(zhì)報(bào)告,合金材料應(yīng)有光譜分析的復(fù)試報(bào)告。3.2 水泥出廠合格證必須提供7天、28天抗壓、抗折強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告及復(fù)試報(bào)告。3.3 防水材料應(yīng)提供合格證及復(fù)試報(bào)告,內(nèi)容包括：品種、標(biāo)號(hào)、吸水性、不2、透水性、耐熱度、拉力、柔度和試驗(yàn)批量等內(nèi)容。3.4 膠結(jié)材料應(yīng)提供出廠合格證和試驗(yàn)報(bào)告，應(yīng)包括：針入度、軟化點(diǎn)、延伸度、出廠日期、生產(chǎn)廠、品種、牌號(hào)、數(shù)量等內(nèi)容。3.5 保溫材料質(zhì)證要求：工程主體結(jié)構(gòu)使用的保溫材料應(yīng)提供出廠合格證和國(guó)家技術(shù)檢測(cè)部門出具的性能測(cè)試報(bào)告。甲方或監(jiān)理有復(fù)檢要求時(shí)還應(yīng)提供復(fù)試報(bào)告。3.6 裝置性材料如電纜、閥門、管件、彈簧、補(bǔ)償器等應(yīng)提供產(chǎn)品合格證，需要時(shí)提供試驗(yàn)報(bào)告。3.7 各種表計(jì)、燈具、開關(guān)、插座和高、中、低壓開關(guān)柜（盤）、避雷器、變壓器、繼電器、電機(jī)、散熱器、風(fēng)機(jī)、水泵、特殊砌筑材料、鑄鐵管、硬聚乙烯管等材料(或產(chǎn)品)要有出廠合格證。3.8 提供抄件時(shí)應(yīng)注明抄3、件單位和抄件人及原件編號(hào)(原則上不允許抄件)。提供復(fù)印件時(shí)應(yīng)加蓋供貨單位公章。4 工程項(xiàng)目各階段物資檔案管理4.1 項(xiàng)目成立階段 在成立階段，物資資辦事處要建立、健全以下物資檔案、記錄（由公司物資部提供）：（1） 物資辦事處在該現(xiàn)場(chǎng)的受控文件清單（2） 合格分承包方名單（3） 程序文件（4） 物資管理制度（5） 物資標(biāo)準(zhǔn)及物資作業(yè)文件 根據(jù)工程承包特點(diǎn)，對(duì)于項(xiàng)目需用而未下發(fā)的文件，物資辦事處可提出申請(qǐng)清單，向公司物資部申請(qǐng)下發(fā)。4.2 項(xiàng)目實(shí)施階段 物資辦事處根據(jù)工程項(xiàng)目承包范圍，要建立、健全以下質(zhì)量記錄，并注明未涉及哪些質(zhì)量記錄：（1） 合格分承包方名單（物資辦事處提供調(diào)查表報(bào)公司，物資部審4、批后下發(fā)）（2） 接收文件登記表（3） 物資合同臺(tái)帳（4） 物資檔案登記表（5） 文件發(fā)放登記表（6） 整改通知單（7） 材料需用計(jì)劃表（8） 采購(gòu)計(jì)劃單（9） 檢驗(yàn)、測(cè)量和試驗(yàn)設(shè)備管理臺(tái)帳及檢定報(bào)告（10） 材料到貨記錄（11） 物資進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄（12） 物資器材盤點(diǎn)表（或盤點(diǎn)記錄）（13） 試驗(yàn)委托單（14） 物資輔助跟蹤記錄或可追溯性物資登記臺(tái)帳（15） 物資材質(zhì)臺(tái)帳（16） 不合格品評(píng)審表（17） 不合格品登記臺(tái)帳（18） 設(shè)備到貨記錄（19） 設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄（20） 設(shè)備入庫(kù)單（21） 設(shè)備出庫(kù)單（22） 設(shè)備維護(hù)記錄（23） 顧客提供產(chǎn)品不適用（丟失、損壞）報(bào)告單（24） 設(shè)備挪5、用審批單（25） 緊急放行申請(qǐng)表（26） 降級(jí)使用審批表（27） 物資運(yùn)輸記錄（28） 焊條庫(kù)溫濕度記錄（29） 設(shè)備資料移交記錄（30） 物資調(diào)撥單（統(tǒng)一管理，季度歸檔）（31） 廢舊物資處理憑證（統(tǒng)一管理，季度歸檔）（32） 物資收支存帳卡 （財(cái)務(wù)帳本）（33） 資金動(dòng)態(tài)統(tǒng)計(jì)表 (月報(bào))（34） 主要物資收支存報(bào)表（月報(bào)）（35） 機(jī)電設(shè)備統(tǒng)計(jì)報(bào)表（半年、年報(bào)）（36） 物資綜合指標(biāo)統(tǒng)計(jì)表（月報(bào)）（37） 比質(zhì)比價(jià)或招議標(biāo)情況統(tǒng)計(jì)表（季報(bào)）（38） 主要材料實(shí)際消耗統(tǒng)計(jì)分析表（平時(shí)編制、匯總）（39） 新增物資編碼記錄（電子版） （季報(bào)）（40） 該地區(qū)價(jià)格信息（地區(qū)中準(zhǔn)價(jià)信息） 辦事處應(yīng)6、將物資的“到貨情況、檢驗(yàn)情況、庫(kù)存情況”等有關(guān)記錄及時(shí)上網(wǎng)，做到信息與項(xiàng)目部共享，并將物資材質(zhì)證明原件及時(shí)移交給項(xiàng)目部資料室，以便統(tǒng)一借閱和移交。 公司物資部在工程各階段對(duì)各項(xiàng)目物資辦事處的檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查、指導(dǎo),確保物資檔案的編制、歸檔符合公司的要求。公司物資部負(fù)責(zé)更新、回收下發(fā)給物資辦事處的管理制度、程序文件、作業(yè)文件；指導(dǎo)、整理、歸檔各現(xiàn)場(chǎng)物資財(cái)務(wù)帳本。物資辦事處使用計(jì)算機(jī)倉(cāng)儲(chǔ)管理軟件的要定期備份倉(cāng)儲(chǔ)軟件收支存數(shù)據(jù)，年底財(cái)務(wù)過(guò)帳后將手工帳歸檔、微機(jī)數(shù)據(jù)備份，在工程結(jié)尾封帳前要使用磁帶、刻錄光盤備份所有財(cái)務(wù)和管理數(shù)據(jù)。項(xiàng)目結(jié)尾階段對(duì)下發(fā)文件、質(zhì)量記錄進(jìn)行歸檔，整理歸檔目錄，并編制7、以下質(zhì)量記錄：（1） 工程剩余設(shè)備、專用工具、備品備件移交清單（移交業(yè)主）（2） 業(yè)主提供剩余材料移交清單（3） 工程物資造價(jià)明細(xì)表（配合項(xiàng)目部）（4） 工程移交投產(chǎn)物資移交資料（按系統(tǒng)工程準(zhǔn)備材質(zhì)單）（5） 資料移交歸檔記錄：業(yè)主采購(gòu)的材料、構(gòu)件、部件、設(shè)備出廠證明及質(zhì)量檢定證明。4.3 項(xiàng)目工程移交階段：項(xiàng)目投產(chǎn)移交時(shí)，物資辦事處要按照檔案管理的要求對(duì)該工程的質(zhì)量記錄進(jìn)行歸檔、移交，并編制“主要材料實(shí)際消耗統(tǒng)計(jì)分析表”，以反映該項(xiàng)目工程各種材料的實(shí)際消耗情況。各物資辦事處通過(guò)物資部向公司檔案室移交以下資料（已移交項(xiàng)目部的用移交憑證代替）（1）重要物資供應(yīng)文件：招標(biāo)、投標(biāo)、合同、協(xié)議（2）工程材料實(shí)際消耗資料（3）統(tǒng)計(jì)、報(bào)表（4）裝箱單（5）設(shè)備開箱檢驗(yàn)記錄（6）物資收支存明細(xì)帳向物資部移交以下資料：（1）所有供應(yīng)物資的原材材質(zhì)、質(zhì)量證明復(fù)印件，所有物資調(diào)撥單、物資處理單據(jù)（或復(fù)印件）（2）所有材料收支存明細(xì)帳、微機(jī)數(shù)據(jù)備份盤（3）所有下發(fā)的文件，所有工程質(zhì)量記錄5流程：6 附表：資料移交歸檔記錄資料移交歸檔記錄序號(hào)編號(hào)資料名稱歸檔日期保存期限備注移交單位 :物資管理部接收單位:資料管理 移交人:接收人:移交日期：接收日期：