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1、公司行政檔案及車輛管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 行政管理制度一、檔案管理 1、檔案工作是公司日常工作的重要組成部分，公司行政工作的基本任務是：（1）對本公司的行政文件、圖書資料等實行集中統一管理和保管。（2）積極搜集和積累各種檔案史料。（3）根據有關檔案工作條例的要求，接收、整理、裝訂、保管、統計本單位的全部檔案和資料。（4）編制必要適用的檔案分類，熱情、主動提供檔案利用，為公司各項工作服務。2、查閱、借閱檔案必須遵照下列要求：（1） 查閱檔案人員必須政治可靠，認真負責。凡外單位查閱本公司檔案資料者，2、須持該單位介紹信，經辦公室領導同意，方可查閱。（2） 借閱檔案必須業務對口，因工作需要超越規定范圍，需經領導批準，方可借用。（3） 凡借閱公司辦公會議記錄、項目、評審會議記錄的檔案材料時，須經公司領導批準，方能借用。（4） 檔案原則上不借出室外，如特殊情況需要外借時，借閱者需提出申請，經批準后方能外借，并限期歸還。（5） 需要摘抄檔案時，必須經單位領導同意，摘抄檔案材料以后，要經檔案員審查、核對。（6） 查閱檔案者，必須愛護案卷，不得擅自復印、拆散、損壞或涂改、勾劃、圈點等。3、檔案安全保密工作要求：（1） 認真做好防火、防盜、防潮、防曬、防蟲蛀、防鼠咬等工作。（2） 任何人不準攜帶檔案材料進3、入公共場所。（3） 未經批準，檔案資料不得摘抄、復印或公布。二、辦公用品管理1. 為使公司辦公物品管理工作規范化，特制定本規定。2. 公司各部門應本著節約的原則領取、使用辦公物品。3. 辦公物品的采購與管理由行政部統一負責。4. 本制度適用于公司全體員工。（一） 、 辦公物用品的申請與保管（1） 對于日常辦公用品申請，直接由申請部門填寫“辦公用品申請單”，經簽字確認后，到行政部登記領取。（2） 行政部預留一定金額現金作為采購備用金，用于行政采購。備用金由出納負責保管，行政采購由公司行政總監審批。（3）各部的申請書必須一式兩份，一份用于分發辦公用品，另一份用于分發領用用品登記。在申請書上要寫明所4、要物品、數量、規格等內容。（4） 為了統一限量、控制辦公物品規格以及節約經費開支，所有辦公用品的購買，都應由專人統一負責。（5） 在辦公用品庫存不多或者有關部門提出特殊需求的情況下，按照成本最小原則，選擇直接去商店購買或者訂購的方式。（6） 行政部在購買辦公物品時，必須貨比三家，選擇其中價格、質量最優者。月度辦公用品申請表 月份：月份申請部門申請人審批人申請日期： 年月日序號物 品 名 稱單 位數 量備 注123456（7） 所訂購辦公用品送到后，按送貨單進行驗收，核對品種、規格、數量與質量，確保沒有問題后，在送貨單上簽字確認，表示收到。（8） 行政部依據申請部門的申請單，在所需物品全部到庫后5、，物品保管員在進行核對后，把申請所要全部用品備齊，分發給各部門。（9） 辦公用品管理員應建立“辦公用品領用登記表”，領用時應由領用人簽字。辦公用品領用登記表 年 月 日序號物品名稱數量單位用途單價總價部門領用人領用人： 主管： 保管員：（10） 領用時由指定專人填寫“物品領用單”（本單一式三聯，一聯領用部門存根，一聯物資管理員留存，一聯報行政部）。物品領用單可以在文具店直接購買。（11） 各部門員工領用辦公用品后應妥善保管，凡一次性領用的辦公用品不再重復購買，員工離崗時歸還所領用的長期辦公用品，如丟失由領用人照價賠償。（12） 各部門要指定專人負責辦公物資的領用、內部發放及統計工作，需要時負責6、同行政部核對。（13） 凡純屬人為原因致使辦公用具、設備損壞的，如責任人清楚，視情況由責任人賠償修理費的70%-100%，造成報廢或丟失的視情況由責任人賠償原值的70%-100%。如責任人不清，由該部門負責人承擔賠償額的50%，保管人承擔另50%。（14） 對有意破壞者，除全額賠償外，并依據情況予以處罰。（15） 辦公物品每年清點兩次（三月與九月）。清點工作由辦公室主管副主任負責。清點工作要做到帳物一致，如果不一致，必須查找原因，調整登記表，使其一致。（16） 所有辦公物品非工作原因嚴禁帶出公司。（二） 、 辦公物品的報廢處理（1） 報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單，相關負責人員要認真審7、核，確認其不能再次利用，經領導簽字同意后，方可作報廢處理。報廢物品清單物品編號物品名稱數量單價出廠時間使用時間報廢類型報廢原因以上物品本部門申請報廢處理意見： 部門主管（簽字）行政部同意報廢處理 不同意報廢處理 行政部主管（簽字）：（2） 對決定報廢的辦公物品，要做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量級報廢處理的其他有關事項。（3） 報廢品不得隨意丟棄，應集中存放、集中處理。三、車 輛 管 理 制 度為了嚴格管理車輛，合理使用車輛，節約費用開支，最大限度地發揮車輛的使用效益，以適應公司公務用車的需要，特制定本制度。1、公司車輛由辦公室統一管理、調度。各部門公務用車，由用車人填寫派車單8、，經部門負責人簽字后向辦公室申請，辦公室根據需要統籌安排派車。 公司領導用車，不需填寫派車單，但出車駕駛員出車時，應報告辦公室主任，出車回來后應及時填寫行駛記錄表。 派 車 單 年 月 日用車部門使用車號駕駛人用車事由里程記錄行駛終里程數出車地點及路線 到達地點：出車時間車輛歸回時間及里程管理部門部門主管使用部門部門主管經辦人使用人備注 小車登記一覽表日期車號初始公里數里程數車況檢查使用人備注2、車輛使用按先上級、后下級；先急事、后一般事；先滿足工作任務、接待任務，后其他事的原則安排。3、外單位借車，需先向辦公室主任申請，并經公司總經理批準后方可安排。 4、車輛駕駛實行專人專車，專車專管。5、9、車輛在非辦公時間或節假日必須停放于城市風景小區車庫內，并采取必要的防盜措施。在工作時間內無派車任務的情況下，車輛必須停放于公司樓下 。6、車輛實行定點維修，需維修的項目由駕駛員列出清單以及維修估價后，由辦公室主任報總經理批準。 當實際維修價格高于清單估價10%，同時總維修價格高于1000元時，駕駛員應及時增補維修申請，并及時填寫車輛檢查表。附件1：車輛檢查表車牌號碼品牌型號購車時間購入價格用車單位駕駛人員檢查時間檢查地點（修理廠或自檢）檢查項目車輛四周刮傷有 無后視鏡有 無胎壓正常 不正常備胎及千斤頂有 無車底漏水有 無漏油有 無引擎狀況機油適量 補充冷卻水量適量 不足其它駕駛位座椅良好 不良10、喇叭良好 不良方向燈良好 不良雨刷良好 不良其它檢查時里程數距上次檢查行駛里程數 檢查人簽字車輛主管簽字附件2：車輛維修記錄序號日期車牌號碼品牌型號保養/維修項目所花費用保養前里程表數修理單位123456附件3：車輛臺帳卡車牌號碼品牌型號發動機號購車時間購車價格車架號行駛證所有人使用部門產權類別行駛證審驗日期：公司或個人車輛現有里程數行駛證姓名產權類別時間里程數時間里程數時間里程數時間里程數時間里程數時間里程數費用支出登記保險費修理保養費過橋費停車洗車費油費油費時間 金額時間金額時間金額時間金額時間金額時間金額保險公司名稱及所在地： 保險購買時間：車輛過戶情況登記過戶日期過戶前車主過戶后車主過11、戶前里程車輛使用變更情況登記變更日期變更前使用單位變更后使用單位變更前里程7、加油以現金形式，依加油票為據，需注明加油地點和事由，經駕駛員、隨車人員、公司辦公室主任簽字后據實報銷，否則財務不予報銷。8、每部車輛應設置車輛行駛記錄表，在使用前應核對車輛里程表與記錄表前一次用車的記載是否相符，在使用車輛后，應記載行使里程、時間、地點、用途等。辦公室每月對其抽查一次。9、當車輛需要辦理保險、養路費繳納等各項手續時，車輛駕駛員應及時向辦公室申請辦理。需要隨車輛攜帶的有關證件及資料由駕駛員妥善保管。10、駕駛員必須嚴格遵守中華人民共和國道路交通管理條例及有關交通安全管理的規章規則和相關操作規程，安全駕車。工作時必須衣著整潔，舉止大方，禮貌待人。出車時嚴格按規定的路線行車。11、違規責任承擔（1） 包括但不限于下列情況，違反車輛管理規定、違反交通規則或事故的經濟損失及責任由駕駛員承擔： （a） 無照駕駛（包括未年審）； （b） 未經許可私自用車或將車交給他人駕駛； （c） 違反交通規則引起交通肇事，并承擔主要責任或全部責任； （d） 違反交通規則車輛被罰款；（e） 違反車輛管理規定導致車輛或公司損失。（2）意外事故、不可抗拒原因造成的車輛事故由公司酌情研究處理。