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1、鋁業(yè)公司體系文件編寫管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的為統(tǒng)一公司有關管理體系文件的編寫格式、編號和表述規(guī)則，確保管理體系文件編制的規(guī)范化，制定本導則。2 范圍適用于公司質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系、實驗室認可管理體系，以及管理體系以外的文件編制（行政公文除外）。 3 職責3.1 計劃經(jīng)營部是本文件的歸口管理部門，總體負責文件的編制、評審、更新和審批的管理。3.2 總經(jīng)理辦公室是質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系文件管理部門，具體負責體系文件的編制、評審、更新和審批的組織實施和監(jiān)督管理2、。3.3 總經(jīng)理辦公室、生產(chǎn)運行部、安全環(huán)境部協(xié)助計劃經(jīng)營部，做好本文件的編制、評審、修訂、更新?lián)Q版工作。4 工作程序4.1 文件的構成 管理體系包含的過程、要素及其相互作用的復雜程度決定了管理體系各層次文件的數(shù)量和建立深度。 任何一特定管理體系的文件一般由四個層次組成，即管理手冊、程序文件、作業(yè)文件（包括管理類文件、技術標準類文件、工作程序類文件和崗位作業(yè)類文件 ）和記錄。a) 管理手冊是綜合描述管理體系的綱領性文件。b) 程序文件是進行某項活動或過程所規(guī)定途徑的文件。c) 作業(yè)文件是對具體活動、任務如何實施和記錄的詳細描述。d) 記錄是闡明取得的結果或提供所完成活動的證據(jù)的文件。4.2 質(zhì)3、量、職業(yè)健康安全和環(huán)境、實驗室認可的管理體系文件編號規(guī)則管理手冊編號規(guī)則發(fā)布年號JWL/X X（或XXX） 200X管理手冊代碼公司代碼注：管理手冊代碼：QM:質(zhì)量管理體系、HSE：職業(yè)健康安全和環(huán)境管理體系、TL:實驗室認證管理體系。 程序文件編號規(guī)則.1 程序文件的編號從屬管理手冊，QHSE為質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康安全管理體系、環(huán)境管理體系共用的程序文件代碼；HSE為職業(yè)健康安全管理體系與環(huán)境管理體系共用的程序文件代碼；QM為質(zhì)量管理體系程序文件代碼；HSM為職業(yè)健康安全管理體系程序文件代碼；EM為環(huán)境管理體系程序文件代碼；TL為實驗室認證管理體系程序文件代碼。.2 質(zhì)量管理體系、職業(yè)健康4、安全管理體系、環(huán)境管理體系的共用程序文件優(yōu)先排序，其順序號為01、02、03、04，兩體系共用及其他體系單獨使用的程序文件分別按照標準序號順序排列在三標共用程序之后從05、06，按自然順序排號。.3 程序文件編號JWL /X X（或XXX、XXXX） P X X 200X程序文件代碼及順序號發(fā)布年號從屬管理手冊代碼（見.1）公司代碼 作業(yè)文件編號規(guī)則.1作業(yè)文件的編號按照從屬關系進行編號。從屬程序文件的作業(yè)文件在其編號中有4.2.2.3條款規(guī)定的“P X X ” ；從屬管理體系不從屬程序文件的作業(yè)文件在其編號中無4.2.2.3條款規(guī)定的“P X X”。.2 作業(yè)文件分類及代碼類別管理（制度、辦5、法）類文件技術標準類文件工作程序類文件崗位作業(yè)類文件代碼ABCD.3公司各部門代碼各單位代碼各單位代碼各單位代碼董事會辦公室01供應部10電一分廠19總經(jīng)理辦公室02招標辦11電二分廠20人力資源部03信息部12電三分廠21財務部04項目部13碳素分廠22計劃經(jīng)營部05黨群工作部14熔鑄分廠23生產(chǎn)運行部06質(zhì)量檢驗中心15動力分廠24安全環(huán)保部07物流配送中心16檢修分廠25裝備能源部08技術研發(fā)中心17陽極組裝分廠26銷售部09后勤保障中心18運輸分廠27.4作業(yè)文件編號 a) 從屬程序文件的作業(yè)文件：Q / JWL XX（或XXX、XXXX） PXX A(或B、C、D)X X 200X從6、屬程序文件代碼及順序號發(fā)布年號從屬管理手冊代碼（見.1）公司代碼企業(yè)標準代碼作業(yè)文件代碼及順序號b) 從屬管理體系不從屬程序文件的作業(yè)文件Q / JWL X X（或XXX、XXXX） XXA(或B、C、D)XX 200X發(fā)布年號從屬管理手冊代碼（見.1）公司代碼企業(yè)標準代碼部門代碼和作業(yè)文件代碼及順序號 4.2.4 記錄編號規(guī)則.1記錄可分為從屬程序文件的作業(yè)文件記錄和從屬管理體系不從屬程序文件的作業(yè)文件記錄。從屬程序文件的記錄在其編號中有4.2.3.3條款規(guī)定的“X X（或XXX、XXXX） P XX ” ；從屬管理體系不從屬程序文件的作業(yè)文件記錄在其編號中無4.2.2.3條款規(guī)定的“P X7、X”。4.2.4.2 記錄編號 a) 從屬程序文件的記錄從屬程序文件代碼及順序號記錄代碼及順序號發(fā)布年號公司代碼從屬管理手冊代碼JWL/ XX（或XXX、XXXX） PXX JLXX 200Xb) 從屬管理體系不從屬程序文件的作業(yè)文件記錄發(fā)布年號JWL/ X X（或XXX、XXXX） XXA(或B、C、D)XX JLXX 200X公司代碼部門代碼和作業(yè)文件代碼及順序號記錄代碼及順序號從屬管理手冊代碼4.3 質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境、實驗室認可外的管理體系文件綜合類文件編號規(guī)則 綜合類文件是指公司范圍內(nèi)通用的或質(zhì)量、職業(yè)健康安全和環(huán)境、實驗室認可管理體系外的文件。 a）公司范圍內(nèi)通用的文件：指可8、被質(zhì)量管理、職業(yè)健康安全管理、環(huán)境管理及實驗室認可管理等體系引用，但卻不歸任一體系文件所獨有的文件。b）管理體系外的文件：指質(zhì)量管理、職業(yè)健康安全管理、環(huán)境管理體系及實驗室認可管理等體系文件覆蓋范圍以外的文件。 綜合類文件分類執(zhí)行4.2.3.2規(guī)定，各單位代碼執(zhí)行 .3規(guī)定。綜合類文件代碼為“ZH”。4.3.3 綜合類文件編號規(guī)則Q / JWL ZH XXA(或B、C、D)XX 200X發(fā)布年號公司代碼企業(yè)標準代碼部門代號和作業(yè)文件代碼及順序號綜合類文件代碼 綜合類記錄編號規(guī)則Q / JWL ZH XXA(或B、C、D)XX JLXX 200X公司代碼企業(yè)標準代碼部門代碼和作業(yè)文件代碼及順序號9、記錄代碼及順序號發(fā)布年號綜合類文件代碼4.4管理手冊編寫指南4.4.1 封面與標題封面與標題是明確*鋁業(yè)股份有限公司使用的管理手冊。4.4.2 頒布令 總經(jīng)理對各管理手冊的頒布令，須明確對公司全體員工實施管理手冊的要求和實施日期。4.4.3管理者代表任命書 總經(jīng)理任命各管理體系的管理者代表，須明確其職責和權限。4.4.4 公司簡介介紹公司和與管理體系有關的基本概況，包括公司名稱、地點及通訊方式，介紹諸如公司的產(chǎn)品、活動、經(jīng)營和服務情況，主要歷史背景、發(fā)展歷程、生產(chǎn)規(guī)模和業(yè)績等。4.4.5 目錄目錄是列出管理手冊每個部分的序號、標題及其位置。4.4.6 管理方針、目標 闡明公司建立管理體系的方針10、理念等，明確公司建立、實施和保持管理體系的承諾和為實現(xiàn)承諾制定的管理目標。4.4.7 管理體系覆蓋范圍、公司組織機構 描述公司管理體系的覆蓋范圍和組織機構。4.4.8 管理手冊的管理 明確管理手冊的編制、審核、批準的職責，發(fā)放范圍、更改、修訂和作廢的管理。4.4.9 管理體系的描述 管理手冊應當對管理體系及其實施進行描述，還應當包括對過程或要素及其相互作用的描述。管理手冊應按過程或要素的順序、所采用標準的結構，分章節(jié)進行描述，章節(jié)劃分要合理，能體現(xiàn)良好的適宜性、充分性和協(xié)調(diào)性。對過程或要素的描述應滿足相應管理體系標準的要求。管理手冊應反映公司為實現(xiàn)管理方針和目標所采用的方法。4.4.10 附11、錄 管理手冊包含的其支持性信息的附錄（包括管理手冊修改一覽表）。4.5 程序文件的編寫指南4.5.1 每個程序文件編寫前要先編寫本程序的工作流程圖，便于理清整個程序的各環(huán)節(jié)間的相互關系及接口，以利于編制程序文件。每個程序文件應編制相應的封面、文件修改一覽表。4.5.2 程序文件內(nèi)容編寫要求4.5.2.1 目的 概述該程序的目的或意圖，即說明為什么要開展這一活動，以及要達到的期望目標。4.5.2.2 范圍 描述程序涉及的范圍，包括適用與不適用的情況。4.5.2.3 術語/定義 說明該程序中所用主要術語或?qū)I(yè)術語的含義或名詞、符號解釋。4.5.2.4 職責 明確該程序涉及的有關部門和人員的管理職責12、和權限。4.5.2.5 工作程序 它是程序的主體，應按工作流程圖的順序引出展開此項活動的描述，明確做什么、由誰或哪個部門做、為什么做、何時、何地以及如何做。詳細程度的變化，可以取決于活動的復雜性、使用的方法、人員為完成活動所必需的技能和培訓程度。4.5.2.6 支持性文件 指出程序引用的支持性信息，給出查詢支持性信息的文件名及文件編號。4.5.2.7 記錄 程序文件應當規(guī)定所涉及活動的記錄，明確記錄名稱、格式、編號和保存部門及期限。記錄應當被引用或附在管理手冊、程序文件和（或）作業(yè)文件中。4.5.2.8 附錄程序文件可以包括附錄，包括一些支持性的信息，如圖表、流程圖和表格式記錄表樣。流程圖樣如13、下：決策圖框起始、終止圖框過程圖框流向4.6作業(yè)文件編寫指南4.6.1 對沒有作業(yè)文件就會產(chǎn)生不利影響的所有活動，應編制并保持作業(yè)文件對其實施進行描述。4.6.2 作業(yè)文件的結構、格式以及詳略程度應適合公司人員使用需要，并取決于活動的復雜程度、使用方法、實施的培訓以及人員的技能和資格。4.6.3 作業(yè)文件可以單獨存在或在其他管理體系文件中被引用。4.6.4 編制和表述作業(yè)文件可以有多種形式，結構可不同于程序文件，但頁面格式應符合以下要求：所有正文的字體一律用宋體小四號字，行距22磅，頁邊距為：上2.5cm，下2.5cm，裝訂側2.5cm，另一側2cm，裝訂線0.5cm，頁眉2cm，頁腳2cm，14、文件編寫一律采用WORD文檔格式，A4縱向紙型。文件頁碼采用word軟件插入頁碼方法，設置為“位置：頁面底端（頁腳），對齊方式：右側，首頁顯示頁碼”，自動生成。作業(yè)文件可采用程序文件的封面樣本，也可以不設置封面。不設置封面的作業(yè)文件必須在第一頁的第一行有下列標識：XXX管理制度（或辦法、導則等）編號：版次：實施日期：200X年X月X日4.7 記錄編寫指南4.7.1 記錄編制要求4.7.1.1 總經(jīng)理辦公室負責匯總記錄總目錄（清單）及表格式記錄表樣。4.7.1.2 各部門、分廠/中心負責匯總本單位記錄目錄（清單）。a）在匯總本單位記錄目錄（清單）中，要注明使用及保存地點，保存期限。b）記錄應按照15、本導則要求統(tǒng)一編號。4.7.2 記錄應盡可能全面反映過程控制和結果，在編寫記錄時，確保全面、有效地記錄活動實施信息。4.7.3 記錄應便于統(tǒng)計和分析。4.7.4 在確定每項記錄內(nèi)容時，應考慮記錄內(nèi)容的實用性，對那些不能為活動提供依據(jù)的信息，不應體現(xiàn)在記錄中。4.7.5 在確定記錄的格式和內(nèi)容時，應考慮填寫的方便性，并保證在現(xiàn)有條件下能準確地獲得所需的活動信息。4.7.6 不論使用何種載體記錄活動的信息，都應易于儲存、查詢、分析和控制。4.8 文件修訂4.8.1 必要時，文件歸口管理部門負責按文件控制程序要求，組織相應文件評審、修訂和重新審批。4.8.2 當文件需要修改時，應及時記錄修改信息。416、.9 版次、版本號和修訂次數(shù)版本號和修訂次數(shù)的標識方法：版次：X/X ,其含義為： 阿拉伯數(shù)字：0、1、2、英文字母大寫：A、B、C、X / X例如：A/0A表示第一版，即A版，依次B表示B版，即第二版；0表示未修訂過的版本，依次1表示第一次修訂，2表示第二次修訂。版本次號應在管理手冊、程序文件的封面的右上方（參見“管理手冊封面樣本”、“程序文件封面樣本” ），作業(yè)文件的版次號的位置參見，以下示例：公司文件編寫導則編號：版次：A/0實施日期：200X年X月X日4.10 引用文件的要求4.10.1 適當時，為了限制管理體系文件的規(guī)模，可在文件中引用管理體系標準或公司內(nèi)部正式頒布的文件、外部法規(guī)和17、其他要求文件、上級主管部門下發(fā)的正式文件等，但必須標識出引用文件的文件名。4.10.2 當引用文件時，應規(guī)避引用文件的修訂狀態(tài)，以避免因引用文件的修訂而使引用失效。管理手冊封面樣本版次：A/0管理手冊過程內(nèi)容描述的編寫樣本XXX手冊名稱（三號黑體，加粗）編號:（小四號宋體，加粗）實施日期：1 總則（小4號加粗）1.1 1.2 2 職責（小4號加粗）2.1 2.23 控制要求（小4號加粗）3.13.24 相關文件（小4號加粗）4.14.2正文的字體一律用宋體小四號字，行距22磅，頁邊距為：上2.5cm，下2.5cm，裝訂側2.5cm，另一側2cm，裝訂線0.5cm，頁眉2cm，頁腳2cm，文件編18、寫一律采用WORD文檔格式，A4縱向紙型。文件頁碼采用word軟件插入頁碼方法，設置為“位置：頁面底端（頁腳），對齊方式：右側，首頁顯示頁碼”，自動生成。程序文件封面樣本程序文件內(nèi)容編寫樣本XX程序文件名稱（三號黑體，加粗）編號：實施日期：1 目的（小4號加粗）1.1 2 范圍（小4號加粗）2.1 3 術語和定義（小4號加粗）（如沒有需要說明的術語和定義，保留此空項）3.14 職責和權限（小4號加粗）4.15 工作程序（小4號加粗）5.1 XX控制流程圖，見附錄1。6 相關文件（小4號加粗）6.17 記錄（小4號加粗）8 附錄（小4號加粗）所有正文的字體一律用宋體小四號字，行距22磅，頁邊距為：上2.5cm，下2.5cm，裝訂側2.5cm，另一側2cm，裝訂線0.5cm，頁眉2cm，頁腳2cm，文件編寫一律采用WORD文檔格式，A4縱向紙型。文件頁碼采用word軟件插入頁碼方法，設置為“位置：頁面底端（頁腳），對齊方式：右側，首頁顯示頁碼”，自動生成。