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1、集團(tuán)企業(yè)文件類型、發(fā)放及借閱復(fù)制管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 文件管理制度1 目的對(duì)與組織文件管理體系有關(guān)的文件進(jìn)行控制，確保各相關(guān)場(chǎng)所使用檔為有效版本。2 范圍適用于與文件管理體系有關(guān)的文件控制。3 職責(zé)31 總部門經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布制度檔。32 生產(chǎn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核批準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程。33 各部門負(fù)責(zé)相關(guān)檔的編制、使用和保管。34 管理部負(fù)責(zé)組織對(duì)現(xiàn)有體系文件的定期評(píng)審。35 管理部資料員負(fù)責(zé)部門與文件體系有關(guān)的文件的收集、整理和歸檔等。4 程序4.1 內(nèi)容格式及要求 分為6個(gè)一級(jí)條款，“1 目的”描述本文件的2、目的，“2 適用范圍”描述本文件適用的控制范圍，“3 職責(zé)”描述本文件中各相關(guān)部門各自承擔(dān)的職責(zé)，“4 內(nèi)容”描述文件控制的要求，標(biāo)題“內(nèi)容”可根據(jù)文件主題更改為其他標(biāo)題，“5 相關(guān)文件”列出本文件編制過(guò)程中引用的文件名稱，“6 記錄”列出本文件所涉及的記錄表式。 二級(jí)條款，如一級(jí)條款有若干下一層次內(nèi)容，應(yīng)采用二級(jí)條款，如：4.2、4.3、； 三級(jí)條款，如二級(jí)條款有若干下一層次內(nèi)容，應(yīng)采用三級(jí)條款，如：、； 四級(jí)條款，如三級(jí)條款有若干下一層次內(nèi)容，應(yīng)采用四級(jí)條款，如：、，也可以a）、b）、表示；條款號(hào)最多為四位。 文件頭（含標(biāo)題、文件編號(hào)）可采用程序文件格式，也可采用本文件格式，采用本文件格式3、時(shí)，文件最后應(yīng)有“編制、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實(shí)施日期”。4.2. 文件封面的要求 文件封面應(yīng)統(tǒng)一，可采用現(xiàn)有體系文件封面格式； 文件封面應(yīng)有文件名稱、文件編號(hào)、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實(shí)施日期等信息； 文件封面應(yīng)有受控狀態(tài)標(biāo)識(shí)，發(fā)放時(shí)應(yīng)有發(fā)放編號(hào)； 文件封面應(yīng)有行政管理中心統(tǒng)一編制。4.3 文件類型 所有編寫的文件（含記錄表式）應(yīng)采用“WORD”或“EXCL”類型。 各部門在編寫文件時(shí)，文件格式應(yīng)符合要求，文件審批人在審批時(shí)，應(yīng)對(duì)文件格式進(jìn)行審查。4.4 文件發(fā)放 所有文件由行政管理中心統(tǒng)一發(fā)放，發(fā)放管理應(yīng)符合文件控制程序要求。 發(fā)放前，由行政管理中心（或與相關(guān)部門部門經(jīng)理）確定文4、件發(fā)放范圍，經(jīng)管理者代表確認(rèn)后，實(shí)施發(fā)放。 文件下發(fā)時(shí)，應(yīng)收回作廢文件，書面作廢文件銷毀，可保留電子作廢文件。 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件發(fā)放至中心級(jí)，相關(guān)作業(yè)文件發(fā)放至班組，文件封面應(yīng)標(biāo)明使用部門。4.5 現(xiàn)場(chǎng)文件管理 現(xiàn)場(chǎng)使用的質(zhì)量管理體系文件必須是現(xiàn)行有效版本，不得使用無(wú)效版本文件，以下情況之一可視為無(wú)效版本文件：a) 無(wú)批準(zhǔn)；b) 無(wú)文件編號(hào)；c) 無(wú)受控狀態(tài)；d) 無(wú)實(shí)施日期。 發(fā)放至生產(chǎn)技術(shù)部班組的文件，由生產(chǎn)技術(shù)部指定專人（文件管理員）統(tǒng)一控制，所有文件使用專用文件柜存放，存放地點(diǎn)暫設(shè)在生產(chǎn)技術(shù)部現(xiàn)場(chǎng)辦公室。 現(xiàn)場(chǎng)使用文件應(yīng)由中心主任、組長(zhǎng)領(lǐng)取，其他任何人不得代領(lǐng)。 上班時(shí)領(lǐng)回相應(yīng)的文件5、，下班時(shí)必須交回文件，文件的領(lǐng)取、收回由文件管理員負(fù)責(zé)登記。 文件管理員每天在發(fā)放文件時(shí)，應(yīng)確保領(lǐng)取部門與文件封面指定的部門相對(duì)應(yīng)，不得交叉。 文件領(lǐng)取人不得在非工作時(shí)間持有文件，不得將文件帶出公司外，不得復(fù)印，違反規(guī)定者將按本文件4.10條款要求進(jìn)行處罰。 文件領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管領(lǐng)用文件，因保管不善導(dǎo)致文件丟失，其責(zé)任由文件領(lǐng)取人負(fù)責(zé)，并按本文件4.10條款要求進(jìn)行處罰。 文件管理員每天下班時(shí)，應(yīng)對(duì)各中心、班組交回的文件進(jìn)行檢查，確保文件完好、不缺少，如有未交回的，文件管理員應(yīng)收回，如無(wú)法收回的，應(yīng)立即報(bào)部門經(jīng)理，并說(shuō)明原因，否則其責(zé)任由文件管理員負(fù)責(zé)，并按本文件4.10條款要求進(jìn)行處罰。 公6、司所有下發(fā)的文件，應(yīng)保持清晰，不得亂涂亂畫。4.6 文件評(píng)審 文件在執(zhí)行過(guò)程中或新文件發(fā)布前，如需進(jìn)行評(píng)審，由行政管理中心統(tǒng)一協(xié)調(diào)，組織相關(guān)部門、確定組織評(píng)審人員對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。 文件評(píng)審過(guò)程中，所有參加評(píng)審人員應(yīng)在“文件評(píng)審記錄表”中簽字，評(píng)審人員對(duì)評(píng)審后文件的充分性和適宜性負(fù)責(zé)，評(píng)審后應(yīng)對(duì)所評(píng)審文件存在的主要問(wèn)題及隨后應(yīng)采取的措施進(jìn)行記錄。 評(píng)審時(shí)，由原文件編制部門記錄評(píng)審意見(jiàn)，并執(zhí)行評(píng)審意見(jiàn)的更改，更改后，“文件評(píng)審記錄表”應(yīng)交行政管理中心統(tǒng)一保存。4.7 文件更改 文件在執(zhí)行過(guò)程中，如需更改，應(yīng)明確更改的文件名稱、編號(hào)、更改的條款及更改后條款內(nèi)容。 更改的內(nèi)容應(yīng)具體、規(guī)范，以便于行政管7、理中心執(zhí)行更改。 更改應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明更改理由，涉及工藝更改的，應(yīng)有更改后工藝驗(yàn)證的記錄。 文件更改時(shí)，應(yīng)由申請(qǐng)部門提出，填寫“申請(qǐng)單”。 文件更改審批人在審批更改前，應(yīng)對(duì)更改的文件是否為最新有效版本文件進(jìn)行審查，同時(shí)應(yīng)對(duì)更改后的文件是否符合要求（內(nèi)容完整性、措詞嚴(yán)密性等）進(jìn)行審查，審查無(wú)誤后方可簽字，報(bào)行政管理中心更改。 文件更改審批人應(yīng)對(duì)更改文件的正確性負(fù)責(zé)。 因工作需要，如需在原有文件基礎(chǔ)上增加內(nèi)容，審批人在審批時(shí)，應(yīng)指明增加到哪個(gè)文件及文件編號(hào)。 如要編制新文件，審批人應(yīng)指明由哪個(gè)部門來(lái)實(shí)施擬制，擬制完成后，方可簽字，隨“申請(qǐng)單”一并交行政管理中心，由行政管理中心確定文件編號(hào)，統(tǒng)一控制。 行8、政管理中心在對(duì)文件更改時(shí)，應(yīng)對(duì)文件修改狀態(tài)進(jìn)行更改。 如向行政管理中心提交的更改或增加文件申請(qǐng)，因信息不充分導(dǎo)致行政管理中心無(wú)法執(zhí)行的，由行政管理中心退回申請(qǐng)部門，視同未提交申請(qǐng)。4.8 文件執(zhí)行情況檢查 各部門部門經(jīng)理應(yīng)對(duì)本部門文件管理情況進(jìn)行檢查，確保文件管理符合本文件4.4條款要求。 文件在執(zhí)行過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件和操作不一致、且文件不合理情況，應(yīng)及時(shí)提出申請(qǐng)。 各中心主任、部門經(jīng)理應(yīng)對(duì)文件和實(shí)際操作的一致性進(jìn)行檢查。 如在內(nèi)審或QC小組專項(xiàng)檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件和實(shí)際操作不符合、又未提出申請(qǐng)的情況，則按4.11條款進(jìn)行處罰。4.9 記錄管理 記錄表式的編號(hào)按4.13執(zhí)行。 記錄的管理應(yīng)符合記9、錄控制程序。 記錄不得遺漏。 記錄表式的更改，應(yīng)由使用部門提出申請(qǐng)，填寫“申請(qǐng)單”，說(shuō)明理由，并設(shè)計(jì)新的記錄表式，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)，行政管理中心批準(zhǔn)后，由行政管理中心統(tǒng)一更改。 記錄表式更改時(shí)，如需繼續(xù)使用舊版記錄表式，應(yīng)明確舊版記錄表式的使用期限，以及新版記錄表式啟用的時(shí)間，不同版本的記錄表式不得混用。 如需刪減在用記錄表式時(shí)，應(yīng)由使用部門提出申請(qǐng)，填寫“申請(qǐng)單”，說(shuō)明理由，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)后報(bào)行政管理中心，由行政管理中心修改“記錄控制清單”。 如需增加記錄表式，應(yīng)由使用部門提出申請(qǐng)，填寫“申請(qǐng)單”，說(shuō)明其用途，并設(shè)計(jì)記錄表式，經(jīng)部門經(jīng)理確認(rèn)、行政管理中心批準(zhǔn)后，由行政管理中心統(tǒng)一確定記錄編號(hào)，10、納入“記錄控制清單”。4.10 電子文件管理 公司電子文件存放于服務(wù)器目錄中，通過(guò)服務(wù)器設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限加以控制，確保各部門均能得到與本部門工作相關(guān)的文件。 主要電子文件存放目錄.1 “公司文件”夾在服務(wù)器根目錄中，主要存放公司質(zhì)量管理體系文件原稿（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、第三層次文件、記錄表式、內(nèi)審資料、管理評(píng)審資料等）、作廢保留文件、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、通知決定、培訓(xùn)教材等文件。.2 “公共文件”夾在服務(wù)器根目錄中，主要存放公司下發(fā)的質(zhì)量管理體系電子文件。各部門文件夾在服務(wù)器根目錄中建立各部門的文件夾，存放各部門工作文件。 公司質(zhì)量管理體系電子文件由行政管理中心統(tǒng)一控制，行政管理中心指定的文件管11、理員對(duì)文件有“讀、寫”權(quán)限，其他部門人員對(duì)文件只有“只讀”權(quán)限。 下發(fā)的質(zhì)量管理體系電子文件均采用PDF格式，信息管理中心應(yīng)對(duì)各電腦終端安裝“Adobe Reader”軟件，以便文件使用部門閱讀PDF格式文件。 公司下發(fā)的質(zhì)量管理體系電子文件，各使用部門只能在服務(wù)器中閱讀，不得進(jìn)行任何形式的拷貝。 質(zhì)量管理體系電子文件變更（修改、增加、刪減）時(shí)，應(yīng)由行政管理中心指定的文件管理員統(tǒng)一實(shí)施，及時(shí)將最新版本文件上傳至服務(wù)器進(jìn)行更新，替換的電子文件統(tǒng)一放置“作廢保留文件”夾中，并在文件名上做好標(biāo)識(shí)。 行政管理中心編制下發(fā)的質(zhì)量管理體系電子文件檢索路徑，以便于使用部門快速查找所需文件。 各類電子文件的權(quán)12、限由行政管理中心確定，信息管理中心設(shè)置。4.11 文件分類及保管4.11.1作業(yè)規(guī)程，包括管理標(biāo)準(zhǔn)（部門管理制度）；工作標(biāo)準(zhǔn)（崗位責(zé)任制等）；技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)規(guī)范等）；部門質(zhì)量記錄文件等，由各相關(guān)部門自行保存并報(bào)行資料員處備案存檔。4.11.2 公司級(jí)管理性檔，如各種行政管理制度、部分外來(lái)的管理性檔，包括與文件管理體系有關(guān)的政策，法規(guī)文件等，由資料處保存。4.12 文件的編號(hào)4.11.1 為了確保檔標(biāo)識(shí)清晰且具有唯一性,各類文件按以下規(guī)則編號(hào):4.12.2 標(biāo)準(zhǔn)類文件編號(hào)的結(jié)構(gòu) / V .0 表示版次 發(fā)布年號(hào)及順序號(hào) 文件類型 部門類別 (若一個(gè)部門有13、多個(gè)分支部門可按此編號(hào)) 部門代號(hào) 公司代號(hào) 4.13 文件類型編號(hào)文件類型文件編碼文件類型文件編碼文件類型文件編碼會(huì)議文件HY報(bào)告文件BG員工手冊(cè)SZ通知文件TZ合 同HT介紹信JX行政制度檔ZD作業(yè)指導(dǎo)書ZS質(zhì)量技術(shù)文件ZS人事檔HR函/聯(lián)絡(luò)文FW4.14部門代號(hào) 公司編碼:JD部 門代號(hào)部 門代號(hào)總經(jīng)辦ZJB安全環(huán)保部AH管理部XZ供銷部GX財(cái)務(wù)部CW生產(chǎn)部SC品質(zhì)部PZ 生產(chǎn)還原部H工程部GC生產(chǎn)提純部T設(shè)備部SB生產(chǎn)動(dòng)力部D 例如:JD-SC/D-ZS-09001 V 1.0 表示晶大生產(chǎn)部動(dòng)力車間作業(yè)指導(dǎo)書09年1號(hào)檔,第一版次4.15 文件編寫格式及幅邊4.15.1 文件的副面一14、般采用A4規(guī)格的紙張，根據(jù)特殊需要也可以采用其它副面。4.15.2 A4應(yīng)采用以下的頁(yè)邊距邊距 頁(yè) 面上下左右備注A4(縱向)2.22.232.22129.7A4(橫向)2.21.51.51.529.7214.15.3 文件的字體和字號(hào)序號(hào)文字內(nèi)容字號(hào)字體1文件名二號(hào)黑體、加粗2文件編號(hào)五號(hào)黑體、加粗3文件正文小四號(hào)宋體4頁(yè)眉名稱五號(hào)宋體5頁(yè)腳頁(yè)碼小五號(hào)宋體4.15.4 縱向文件格式的裝訂線一律采用左側(cè)裝訂，橫向文件格式的裝訂線一律采用上側(cè)裝訂。4.15.5 檔審批欄置于正文最后一頁(yè)最下方，格式如下4.16文件的領(lǐng)用4.16.1 文件用戶應(yīng)填寫文件發(fā)放、回收記錄，經(jīng)相應(yīng)主管部門負(fù)責(zé)人審批方可領(lǐng)15、用。4.16.2 因破損而重新領(lǐng)用的新檔，分發(fā)號(hào)不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補(bǔ)發(fā)的檔，應(yīng)給予新的分發(fā)號(hào)，并注明已丟失的檔的分發(fā)號(hào)失效；發(fā)放部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。4.17 文件的保存、作廢與銷毀4.17.1文件的保存a）與文件體系相關(guān)的檔都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方；b)各部門檔由本部門保管。管理部每季度對(duì)各部門檔保管情況進(jìn)行檢查；c)各部門作業(yè)規(guī)程及制度由各相關(guān)部門自行保存并報(bào)管理部備案存檔。任何人不得在規(guī)程及制度檔上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保檔的清晰、易于識(shí)別和檢索。4.18.文件的作廢和銷毀4.18.1所有失效或作廢文件由相關(guān)部門數(shù)據(jù)員及時(shí)從所有發(fā)放或使用場(chǎng)所撤出，加蓋“16、作廢”印章，確保防止作廢檔的非預(yù)期使用；4.18.2為某種原因需保留的任何已作廢的檔，都應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)；4.18.3對(duì)要銷毀的作廢檔，由相關(guān)部門填寫文件銷毀申請(qǐng)，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，由管理部授權(quán)相關(guān)部門銷毀。4.19文件的借閱、復(fù)制借閱、復(fù)制與文件體系有關(guān)的文件，應(yīng)填寫文件借閱、復(fù)制記錄，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人按規(guī)定權(quán)限審批后向資料管理人借閱、復(fù)制。文件類型性“機(jī)密”借閱審批為總經(jīng)理；文件類型為“保密”審批為部門經(jīng)理。復(fù)制借閱的受控文件必須由資料管理人登記編號(hào)。4.20外來(lái)文件的控制4.20.1收到外來(lái)文件的部門，行政文員需識(shí)別其適用性，整理按來(lái)文部門分類，按文件的緊急情況呈報(bào)相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)批閱，17、如需傳閱應(yīng)填寫文件分發(fā)回收記錄并控制分發(fā)回收以確保其有效。2.20.2管理部負(fù)責(zé)收集相關(guān)國(guó)家、行業(yè)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的最新版本，統(tǒng)一編號(hào)、加蓋部門印章，分發(fā)到相關(guān)部門使用，并把舊標(biāo)準(zhǔn)收回。4.21 處罰 有下列情況之一，公司將對(duì)責(zé)任人予以開(kāi)除處分：a）私自將文件帶離公司；b）文件領(lǐng)取人將文件丟失。 有下列情況之一，公司將按員工手冊(cè)過(guò)失責(zé)任對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理：a) 現(xiàn)場(chǎng)文件管理員未及時(shí)將文件收回且未得到部門經(jīng)理批準(zhǔn)；b) 在內(nèi)審或QC小組專項(xiàng)檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)文件和實(shí)際操作不符合、且又未提出申請(qǐng)；c) 文件使用人私自復(fù)印文件。5 相關(guān)記錄51文件發(fā)放、回收記錄。52文件借閱、復(fù)制記錄。53文件傳閱表。5. 418、 通知格式。5. 5 工作聯(lián)絡(luò)單。文件分發(fā)及簽收表文 件名 稱文件編號(hào)版次頁(yè)數(shù)簽收記錄收回記錄單位簽收日期份數(shù)簽章收回日期份數(shù)簽章年月日年月日年月日 年月日年月日年月日年月日 年月日年月日年月日年月日 年月日年月日 年月日年月日 年月日年月日 年月日年月日 年月日年月日 年月日年月日 年月日 檔案資料查閱/借出/摘錄/復(fù)印登記表序號(hào)檔案資料名稱文件編號(hào)文件類別類型登記者審批登記日期歸還日期資料員備注1非機(jī)密 機(jī) 密 借 閱 復(fù)印 摘錄 2非機(jī)密 機(jī) 密 借 閱 復(fù)印 摘錄 3非機(jī)密 機(jī) 密 借 閱 復(fù)印 摘錄 4非機(jī)密 機(jī) 密 借 閱 復(fù)印 摘錄 5非機(jī)密 機(jī) 密 借 閱 復(fù)印 摘錄 6非機(jī)密19、 機(jī) 密 借 閱 復(fù)印 摘錄 7非機(jī)密 機(jī) 密 借 閱 復(fù)印 摘錄 8非機(jī)密 機(jī) 密 借 閱 復(fù)印 摘錄 9非機(jī)密 機(jī) 密 借 閱 復(fù)印 摘錄 10非機(jī)密 機(jī) 密 借 閱 復(fù)印 摘錄 11非機(jī)密 機(jī) 密 借 閱 復(fù)印 摘錄 文件傳閱記錄表文件名稱文 號(hào)發(fā)文機(jī)關(guān)收文人收文時(shí)間年 月 日 時(shí) 分傳閱人員姓 名簽 名閱 文 時(shí) 間意見(jiàn)及建議年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日批示 簽 名: 年 月 日例表1: Jd-xz-zd-10001關(guān)于XXXXXX的通知分發(fā)號(hào) 各部門:正江西晶大半導(dǎo)體材料有限公司 行政人事部 二0一0年六月六日 發(fā)：各部門(下屬部門)送：陶董 劉總(上級(jí)部門)報(bào)：生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部、供銷部(平級(jí)部門)印發(fā)份數(shù)：10份 其中存檔：1份 江西晶大半導(dǎo)體材料有限公司 Jiangxi jingda Semiconductor Co., Ltd 工作聯(lián)絡(luò)單發(fā)文編號(hào)制作日期發(fā)文部門完成日期發(fā)文人部門領(lǐng)導(dǎo)受文部門 技術(shù)部 生產(chǎn)部 工程部 采購(gòu)部 財(cái)務(wù)部 行政部 營(yíng)銷部文件類型急件 密件 請(qǐng)批示 請(qǐng)回復(fù) 請(qǐng)?zhí)幚?請(qǐng)傳閱審批級(jí)別 總經(jīng)理 副總、總監(jiān) 部門經(jīng)理 部門主管聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)受文人回復(fù)日期 部門主管回復(fù)編 制： 校 對(duì)： 審 核： 批 準(zhǔn)： 發(fā)布日期：實(shí)施日期：