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1、商業(yè)銀行股份有限公司信貸檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): xx商業(yè)銀行信貸檔案管理制度156號(hào) （5月19日）第一章 總 則第一條 為了加強(qiáng)xx商業(yè)銀行股份有限公司（以下簡(jiǎn)稱“本行”）信貸檔案工作的科學(xué)管理，為信貸管理提供連續(xù)、動(dòng)態(tài)、有效的參考數(shù)據(jù)和分析資料，促進(jìn)各支行、營(yíng)業(yè)部（以下簡(jiǎn)稱“支行”）信貸資產(chǎn)管理規(guī)范化、制度化，有效防范信貸風(fēng)險(xiǎn)和保全信貸資產(chǎn)，根據(jù)銀監(jiān)會(huì)商業(yè)銀行授信工作盡職指引、省xx信用合作聯(lián)社信貸檔案管理規(guī)定和xx商業(yè)銀行股份有限公司貸款管理基本制度等規(guī)定，制定本制度。第二條 本制度所稱信2、貸檔案，是指支行提供、管理、收回各類授信業(yè)務(wù)全過程的真實(shí)記錄資料，包括借款人（客戶）和擔(dān)保人基礎(chǔ)資料、信貸流程資料、貸后管理資料和相關(guān)法律文件的紙質(zhì)和電子檔案，是信貸管理工作的重要組成部分。第三條 信貸檔案管理要遵循以下原則：一是集中統(tǒng)一管理原則；二是及時(shí)完整、真實(shí)有效原則；三是方便實(shí)用原則；四是保密性原則；五是規(guī)范管理原則。管理信貸檔案要做到原始資料賬冊(cè)化，資料內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化，檔案移交制度化。第四條 支行負(fù)責(zé)建立本單位管理和經(jīng)辦的各類授信業(yè)務(wù)的檔案，并指定專人（檔案管理員）管理。接受總行職能部門對(duì)貸款檔案管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第二章 信貸檔案管理機(jī)構(gòu)、人員和職責(zé)第五條 管理程序。支行客戶經(jīng)3、理在客戶申請(qǐng)、貸款調(diào)查、貸款審查、貸款審批、貸款發(fā)放、貸后檢查、貸款收回等操作過程中，按資料形成時(shí)間序時(shí)收集客戶資料，并及時(shí)移交檔案管理員集中管理，按要求整理、裝訂成冊(cè)。貸款發(fā)放后，客戶經(jīng)理即應(yīng)將客戶資料歸檔管理或移交給檔案管理員歸檔管理。第六條 職責(zé)分工（一）支行行長(zhǎng)。基本職責(zé)是：對(duì)本單位信貸檔案管理負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)、檢查、監(jiān)督的責(zé)任。（二）客戶經(jīng)理。基本職責(zé)是：按本制度規(guī)定內(nèi)容，搜集、整理所管理的貸款客戶從貸款申請(qǐng)、貸款使用到回收全程的檔案資料，對(duì)資料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。 （三）檔案管理員（未單設(shè)檔案管理員的由客戶經(jīng)理兼任）。其基本職責(zé)是：接受和審核客戶經(jīng)理應(yīng)當(dāng)移交管理的信貸檔案資料。負(fù)責(zé)信貸檔案的基礎(chǔ)4、管理工作。對(duì)貸款客戶檔案的完整性負(fù)責(zé)。對(duì)裝訂成冊(cè)的信貸檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、登記、歸檔。負(fù)責(zé)檔案調(diào)閱的管理，調(diào)閱時(shí)，調(diào)閱人應(yīng)在調(diào)閱登記簿上簽名；或在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。調(diào)閱后，及時(shí)歸檔。信貸檔案不得外借。第三章 信貸檔案的分類及內(nèi)容第七條信貸檔案主要分為客戶基礎(chǔ)資料、貸款流程資料、擔(dān)保資料、貸后檢查資料、企業(yè)（含擔(dān)保企業(yè)）財(cái)務(wù)報(bào)表、五級(jí)分類資料、其他（保全）資料（包括催收、訴訟等保全資料）、項(xiàng)目貸款資料。其中客戶提供的資料應(yīng)加蓋公章確認(rèn)。 一、客戶基礎(chǔ)資料（一）企事業(yè)客戶基礎(chǔ)資料1經(jīng)過年檢過的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（如有變更，應(yīng)附有工商變更通知）；2法定代表人及委托代理人的身份證復(fù)印件；3企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼5、證復(fù)印件；4企業(yè)稅務(wù)登記證復(fù)印件；5企業(yè)在銀行機(jī)構(gòu)的開戶證明復(fù)印件；6經(jīng)過年檢過的貸款卡復(fù)印件：7企業(yè)最新的驗(yàn)資證明復(fù)印件；8企業(yè)最新的章程復(fù)印件；9相關(guān)行業(yè)資質(zhì)資料復(fù)印件（如有）；10污染企業(yè)的環(huán)評(píng)資料復(fù)印件（如有）；11特種企業(yè)的特種經(jīng)營(yíng)許可證復(fù)印件（如有）；12關(guān)聯(lián)企業(yè)的基本資料復(fù)印件（如有）；13借款企業(yè)的征信報(bào)告及其查詢授權(quán)書。（二）自然人客戶基礎(chǔ)資料1借款人及配偶有效的身份證、結(jié)婚證復(fù)印件；2客戶經(jīng)濟(jì)檔案；3借款申請(qǐng)書4家庭財(cái)產(chǎn)權(quán)屬證明復(fù)印件；5借款人及配偶個(gè)人征信報(bào)告及其查詢授權(quán)書；6借款人收入證明或證明其還款能力的其他信息資料。二、 貸款流程資料（一）企事業(yè)客戶流動(dòng)資金貸款資料6、（小企業(yè)、微小企業(yè)以業(yè)主或?qū)嶋H經(jīng)營(yíng)者出據(jù)的大額自然人視同企事業(yè)客戶管理）1貸款企業(yè)申請(qǐng)表及股東會(huì)決議；2貸前調(diào)查報(bào)告；3會(huì)辦記錄、授信審批資料（審查審批表、授信審查委員會(huì)通知單）；4借款借據(jù)（客戶經(jīng)理留存聯(lián)）；5借款合同、擔(dān)保合同（保證、抵（質(zhì)）押合同）；6客戶提款申請(qǐng)書；7用信審查審批表；8購銷合同（加工、承建、承包、委托等合同、協(xié)議）；9放貸通知書；10貸款展期申請(qǐng)書；11展期貸款調(diào)查報(bào)告；12展期貸款審批資料；13展期貸款的借款借據(jù)、展期合同；14已還款的還款證明單；15其他資料。（二）企事業(yè)客戶項(xiàng)目（中、長(zhǎng)期）貸款資料（除按企事業(yè)流動(dòng)資金貸款日常管理要求收集企事業(yè)的貸款流程資料外，仍需7、收集以下資料）1項(xiàng)目建議書及批準(zhǔn)文件；2項(xiàng)目可行性研究報(bào)告；3項(xiàng)目評(píng)估（或調(diào)查）報(bào)告；4項(xiàng)目建設(shè)過程中的各種動(dòng)態(tài)資料；5開工報(bào)告及批復(fù)；6竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；7竣工決算及批復(fù)；8投資效果分析報(bào)告；9投產(chǎn)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)效益調(diào)查報(bào)告；10固定資產(chǎn)貸款發(fā)放與支付審核登記簿11項(xiàng)目及借款基本情況12財(cái)務(wù)指標(biāo)約束條款13貸后檢查、評(píng)價(jià)報(bào)告；14如屬于房地產(chǎn)企業(yè)須有“四證”復(fù)印件，“四證”分別為：建設(shè)用地規(guī)劃許可證、國(guó)有土地使用權(quán)證、建設(shè)工程規(guī)劃許可證、建設(shè)工程施工許可證，商品房已經(jīng)預(yù)（銷）售的，還應(yīng)提供商品房預(yù)售許可證或商品房銷售許可證；15其他需要收集的資料。（三）貼現(xiàn)業(yè)務(wù)資料1貼現(xiàn)憑證；2貼現(xiàn)申請(qǐng)；3貼現(xiàn)承諾；8、4商品交易合同復(fù)印件；5與原件核對(duì)一致的增值稅發(fā)票復(fù)印件，如確實(shí)因特殊情況無增值稅發(fā)票，應(yīng)提供其他能夠證實(shí)匯票具有真實(shí)商品或勞務(wù)背景的書面證明；6承兌匯票（查詢）查復(fù)書；7各崗審查、審批資料；8貼現(xiàn)協(xié)議；9貼現(xiàn)通知書；10其他需收集的資料。（四）銀行承兌匯票業(yè)務(wù)資料1承兌匯票承兌申請(qǐng)書；2商品交易合同；3承兌協(xié)議或承兌合同（含承兌清單）；4保證金入帳憑證；5保證合同、抵押合同等擔(dān)保合同；6風(fēng)險(xiǎn)敞口的相關(guān)資料參照貸款業(yè)務(wù)；7各崗審查、審批資料；8逾期兌付發(fā)生墊款的報(bào)批資料；9其他資料。（五）保函業(yè)務(wù)資料1企業(yè)基礎(chǔ)資料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、貸款卡等）；2招標(biāo)、中標(biāo)通知書或交易合同9、等與開立具體保函相關(guān)的基本資料；3客戶開立保函申請(qǐng)書；4保證金入帳憑證；5反擔(dān)保協(xié)議；6各崗審查審批資料；7保函合同；5保函副本；6申請(qǐng)人收到保函確認(rèn)書；7被收回注銷的保函正本；8其他需要提交的相關(guān)資料。（六）自然人貸款流程資料1自然人借款申請(qǐng)書；2貸前調(diào)查報(bào)告；3會(huì)辦記錄、授信審批資料（審查審批表、授信審查委員會(huì)通知單）；4借款借據(jù)（客戶經(jīng)理留存聯(lián)）、放貸通知書；5借款合同、擔(dān)保合同（保證、抵（質(zhì)）押合同）；6客戶提款申請(qǐng)書；7用信審查審批表；8購銷合同（加工、承建、承包、委托等合同、協(xié)議）、個(gè)人消費(fèi)合同等證明文件；9放貸通知書；10貸款展期申請(qǐng)書；11展期貸款調(diào)查報(bào)告；12展期貸款審批資料10、；13展期貸款的借款借據(jù)、展期合同；14已還款的還款證明單。三、擔(dān)保資料1擔(dān)保企業(yè)經(jīng)過年檢過的營(yíng)業(yè)執(zhí)照（如有變更，應(yīng)附有工商變更通知）；2擔(dān)保企業(yè)法定代表人及委托代理人的身份證復(fù)印件；3企業(yè)組織機(jī)構(gòu)代碼證4擔(dān)保企業(yè)企業(yè)稅務(wù)登記證復(fù)印件；5擔(dān)保企業(yè)在銀行機(jī)構(gòu)的開戶證明復(fù)印件；6擔(dān)保企業(yè)經(jīng)過年檢過的貸款卡復(fù)印件；7擔(dān)保企業(yè)企業(yè)最新的驗(yàn)資證明；8擔(dān)保企業(yè)最新的章程；9擔(dān)保人是自然人的，提供其身份證明和能反映擔(dān)保能力的證明文件（如工作單位收入證明、個(gè)私民營(yíng)企業(yè)業(yè)主可提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等）；10同意擔(dān)保的股東（董事）會(huì)決議；或符合其章程規(guī)定的有效法律文件；或有處分權(quán)人同意擔(dān)保的證明文件；11抵押登記資料11、；12抵質(zhì)押權(quán)證（號(hào)碼明晰）；13抵押物評(píng)估報(bào)告及價(jià)值確定的證明資料；14保險(xiǎn)單據(jù)。四、貸后檢查資料1貸后檢查記錄（貸后檢查登記簿或貸后檢查報(bào)告）；2貸款資金流向的檢查資料。五、企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)表（含擔(dān)保企業(yè)）1各種報(bào)表（近三年及當(dāng)期）：資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、納稅申報(bào)表等；成立不足三年的客戶，提交自成立以來年度的報(bào)表；2客戶年度財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告書（如有）。六、信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)分類資料1信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)分類認(rèn)定報(bào)告；2信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)分類認(rèn)定表；3信貸資產(chǎn)風(fēng)險(xiǎn)分類工作底稿。七、其他（保全）資料1貸款到期、逾期催收通知書回執(zhí)、還貸證明單、還款協(xié)議；2通過訴訟或非訴訟程序?qū)τ馄诳蛻舸哂懼行纬傻姆梢庖姇⑵鹪V書12、判決書、裁定書、和解協(xié)議、執(zhí)行裁定等；3對(duì)責(zé)任人的處理意見及執(zhí)行結(jié)果；4不良貸款清收處置報(bào)告。報(bào)告包括不良貸款形成原因、處置措施、責(zé)任落實(shí)、預(yù)計(jì)到位時(shí)間等；5資產(chǎn)處置委員會(huì)的處置意見及有權(quán)審批人的批準(zhǔn)文件；6資產(chǎn)抵債協(xié)議、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告書，資產(chǎn)權(quán)屬證明；7呆賬（損失）內(nèi)部確認(rèn)材料，包括申請(qǐng)書及申報(bào)表，資產(chǎn)處置委員會(huì)同意轉(zhuǎn)呆賬的批復(fù)；8核銷申請(qǐng)書及稅前扣除申報(bào)表，總行及稅務(wù)部門批復(fù)。9其他需要搜集的資料。第四章 信貸管理臺(tái)賬第八條 信貸管理臺(tái)賬（一）貸款合同登記簿。該登記簿以支行為單位建立，由客戶經(jīng)理或檔案管理員登記和管理，按時(shí)間順序編制貸款合同編號(hào)并登記。（二）大額貸款管理臺(tái)賬。該臺(tái)賬以支行為13、單位建立，管戶客戶經(jīng)理提供資料和數(shù)據(jù)，檔案管理員登記、管理。（三）不良貸款管理登記簿。該登記簿以客戶經(jīng)理為單位建立，記載登記各客戶經(jīng)理管理的不良貸款，序時(shí)記載清收變化情況。（四）崗位貸款管理臺(tái)賬。由總行職能部門和支行按支行和管戶客戶經(jīng)理雙線建立。（五）訴訟（執(zhí)行、仲裁）貸款管理臺(tái)賬。該臺(tái)賬以支行為單位建立，由客戶經(jīng)理或訴訟代理人提供資料和數(shù)據(jù)，檔案管理員登記、管理。（六）關(guān)停企業(yè)管理臺(tái)賬。該臺(tái)賬以支行為單位建立，由管戶客戶經(jīng)理提供資料和數(shù)據(jù)，檔案管理員登記、管理。（七）核銷貸款管理臺(tái)賬。該臺(tái)賬以支行為單位建立，由管戶客戶經(jīng)理提供資料和數(shù)據(jù)，檔案管理員登記、管理。（八）央行票據(jù)置換貸款管理臺(tái)賬。14、該臺(tái)賬以支行為單位建立，由管戶客戶經(jīng)理提供資料和數(shù)據(jù)，檔案管理員登記、管理。（九）政府資金收購不良資產(chǎn)管理臺(tái)賬。該臺(tái)賬以支行為單位建立，由管戶客戶經(jīng)理提供資料和數(shù)據(jù)，檔案管理員登記、管理。（十）抵債資產(chǎn)管理臺(tái)賬。該臺(tái)賬以支行為單位建立，由指定人員登記、管理。（十一）客戶經(jīng)理責(zé)任追究（預(yù)警、下崗、罰款）管理臺(tái)賬。該臺(tái)賬由總行職能部門登記、管理。支行也可以建立該臺(tái)賬，對(duì)本單位受到責(zé)任追究的人員進(jìn)行監(jiān)督管理。（十二）抵押、質(zhì)押貸款管理臺(tái)賬。該臺(tái)賬以支行為單位建立，由指定人員登記、管理。（十三）各類信貸報(bào)表。按照不同報(bào)表類型，指定專人專夾保管。年度終了按不同類別以時(shí)間順序整理、裝訂。以上臺(tái)賬應(yīng)序時(shí)記載15、的，按時(shí)間及時(shí)登記。第五章 檔案整理和歸檔第九條 客戶經(jīng)理應(yīng)按本制度規(guī)定，搜集從借款申請(qǐng)到貸款使用、貸后管理、回收全程的有關(guān)檔案資料，整理歸類，及時(shí)交檔案管理人員有序歸檔。歸檔的資料應(yīng)按資料形成時(shí)間順序和歸類要求整理立卷、建檔、裝訂成冊(cè)（裝訂成冊(cè)后應(yīng)加封、蓋印）保管。第十條 資料整理。一、公司客戶資料按歸檔的資料依序整理保管，年度結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)整理裝訂成冊(cè)，歸檔保管。仍延續(xù)使用的資料可不裝訂。二、自然人貸款資料按貸款發(fā)放的時(shí)間順序，將貸款發(fā)放時(shí)搜集的資料依序整理，信貸業(yè)務(wù)終了后訂成冊(cè)（業(yè)務(wù)量大的，可裝訂多冊(cè)，在封面上注明編號(hào)）。三、債權(quán)催收保全資料，按照催收保全資料取得或發(fā)生的時(shí)間順序，及時(shí)交16、由檔案管理員專夾保管，及時(shí)裝訂成冊(cè)備查，并作為保全債權(quán)的法律文件。第十一條 保管年限。信貸檔案的保管期限從貸款本息還清或信貸業(yè)務(wù)執(zhí)行完畢的第二年開始起算。1借款人（擔(dān)保人）基礎(chǔ)資料及相關(guān)法律文件的保管年限為5年；2信貸運(yùn)作檔案資料、貸后管理資料及相關(guān)法律文件的保管年限為貸款本息收回后10年；3債權(quán)保全手續(xù)的保管年限為債權(quán)清償后20年；4呆賬核銷資料永久保存；5各類登記簿、臺(tái)賬的保管年限為5年；6各類信貸報(bào)表的保管年限為5年；7已界定崗位或責(zé)任貸款統(tǒng)計(jì)表的保管年限為界定后10年；8其他檔案資料按有關(guān)檔案管理的要求保存。第十二條 信貸檔案的銷毀。對(duì)超過保存期、需要銷毀的貸款檔案要編制銷毀清冊(cè)，并經(jīng)17、過檔案管理員提出和慎重鑒定，支行申請(qǐng)，經(jīng)總行職能部門審查批準(zhǔn)后，指定監(jiān)銷人員監(jiān)督銷毀。檔案管理員、支行行長(zhǎng)和監(jiān)銷人員同時(shí)在留存銷毀清冊(cè)上簽字備查。第六章罰 則第十三條對(duì)損毀、遺失、擅自銷毀信貸業(yè)務(wù)檔案，擅自對(duì)外提供、透露信貸業(yè)務(wù)檔案，涂改、偽造信貸業(yè)務(wù)檔案，出賣信貸業(yè)務(wù)檔案及相關(guān)資料，以及檔案管理人員玩忽職守造成檔案損失的行為，視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任人給予處罰；造成損失的，責(zé)令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。第七章 附 則第十四條 客戶經(jīng)理或檔案管理員工作調(diào)動(dòng)，應(yīng)按本行客戶經(jīng)理崗位交接制度的規(guī)定辦理移交手續(xù)。第十五條 本制度實(shí)施前所發(fā)放的未還清的貸款，信貸檔案原則上要按本制度進(jìn)行補(bǔ)充、整理、完善和歸檔（歷史舊檔案，確無法完善的，以現(xiàn)有的裝訂歸檔管理）；對(duì)新發(fā)生貸款的信貸檔案要嚴(yán)格按本制度進(jìn)行管理。第十六條 本制度由總行解釋和修訂。第十七條 本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。