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1、集團(tuán)公司文件發(fā)與立卷歸檔管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 第一節(jié) 總則一、為適應(yīng)公司規(guī)范化、科學(xué)化管理需要，做好公司文件管理工作，特制定本制度。二、公司文件是傳達(dá)方針政策，發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認(rèn)真做好文件管理，有效為公司發(fā)展服務(wù)。三、綜合部是公司公文處理工作的管理部門，負(fù)責(zé)公司公文的收發(fā)、分辦、傳遞、審核、催辦、印刷、用印、立卷、歸檔、銷毀等工作，對(duì)各部門的公文處理進(jìn)行檢查指導(dǎo)和監(jiān)督管理。四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全，嚴(yán)格按2、照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。第二節(jié) 文件分類一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，用“規(guī)定”。二、決定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng)，用“決議”。三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用“通知”。四、通報(bào)。表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息，用“通報(bào)”。五、請(qǐng)示、報(bào)告。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用“請(qǐng)示”。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用“報(bào)告”。六、批復(fù)。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。七、函。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等，用“函”。八、會(huì)議紀(jì)要。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求3、與會(huì)者共同遵守的，用“會(huì)議紀(jì)要”。 第三節(jié) 文件格式一、公文一般由密級(jí)、緊急程度、標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報(bào)（送）單位（部門）、印發(fā)部門和時(shí)間等部份組成。二、密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。三、緊急程度分為“特急”、“急件”。四、公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡要概括文件的主要內(nèi)容。五、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。六、公司發(fā)文代號(hào)為“*”。內(nèi)發(fā)文件對(duì)全公司具有效力，對(duì)外發(fā)文應(yīng)表公司的整體意志。七、上報(bào)公文應(yīng)在首頁注明簽發(fā)人姓名。八、公文內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。九、發(fā)文單位必須注明全稱。十、多頁文件應(yīng)標(biāo)明頁碼。4、十一、文件須經(jīng)蓋章或簽字方為有效。十二、發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告，日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。發(fā)文由綜合部統(tǒng)一編號(hào)。第四節(jié) 收文一、所有外單位來文均由綜合部專人收辦，并統(tǒng)一拆封、編號(hào)、登記，及時(shí)報(bào)領(lǐng)導(dǎo)簽批并送相關(guān)部門處理。二、收文辦理程序：綜合部登記、分發(fā)領(lǐng)導(dǎo)簽批各部門承辦綜合部催辦立卷歸檔銷毀。第五節(jié) 發(fā)文一、發(fā)文辦理程序： （一）董事會(huì)發(fā)文：董事會(huì)辦公室擬稿董事長核準(zhǔn)董事會(huì)辦公室統(tǒng)一編號(hào)打印蓋董事會(huì)章發(fā)文備案（二）公司內(nèi)部發(fā)文:經(jīng)辦人擬稿部門經(jīng)理審核主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)綜合部統(tǒng)一編號(hào)打印蓋章發(fā)文備案（三）公司對(duì)外發(fā)文:經(jīng)辦人擬稿部門經(jīng)理審核主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)總經(jīng)理審批并簽發(fā)綜合部統(tǒng)一編號(hào)打印蓋章發(fā)文備案二、發(fā)文需按以下分類詳細(xì)填寫文件審批箋：董事會(huì)發(fā)文：董事會(huì)文件審批箋；公司發(fā)文：文件審批箋；一份審批箋只對(duì)應(yīng)一份草擬公文。第七節(jié) 其它一、時(shí)限要求：特急：限個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。急件：限個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。二、文件立卷歸檔按照檔案管理制度執(zhí)行。