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1、實業公司員工檔案管理制度附借閱審批表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 為了規范公司員工檔案的收集、整理和管理工作，有效地保護和利用檔案，根據中華人民共和國檔案法和勞動部、國家檔案局企業職工檔案管理工作規定、中組部干部人事檔案材料收集歸檔規定（）、電力股份有限公司人事檔案材料收集、鑒別與歸檔規定（人字200892號），結合公司實際情況，制定本規定。第二條 員工檔案是公司人力資源部等部門在招用、調配、薪酬、培訓、考核、獎懲、選拔和聘用等工作中形成的有關員工從業經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現、2、能力特長以及工作變動等情況的文件資料，是員工全面的歷史記載。第三條 員工檔案管理的范圍：公司領導班子成員檔案正本由集團公司人力資源部負責管理，領導班子成員檔案副本和其他員工的檔案由公司人力資源部負責管理。第四條 公司員工檔案管理工作必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度。第二章 員工檔案管理機構和職責第五條 公司員工檔案由公司人力資源部設專人管理，并分別設立員工檔案存檔室和查閱室。第六條 檔案管理的職責：（一）保管公司員工檔案；（二）收集、鑒別和整理員工檔案材料；（三）辦理員工檔案的查閱、借閱和轉遞手續；（四）在人力資源信息系統中及時更新員工信息，消缺歸檔；（五）通過檔案熟悉員工，為有3、關部門提供情況；（六）做好員工檔案的安全、保密、保護工作；（七）辦理其他有關事項。第七條 員工死亡、失蹤、逃亡或出國不歸者，其檔案由公司或公司委托的部門保存。員工解除或終止勞動合同，其檔案轉至新調入單位或轉由當地勞動或人才服務機構管理。第八條 員工退休后，其檔案仍由公司或公司委托的部門保存。第九條 員工在受刑事處罰期間，其檔案由公司或公司委托的部門保存保管，刑滿釋放后重新安置的，其檔案轉至其從業單位。第三章 檔案的內容第十條 員工檔案的內容和分類：（一）履歷材料；（二）自傳材料；（三）鑒定、考核、考察材料；（四）評定崗位技能和學習材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批4、等材料）；（五）政審材料；（六）參加中國共產黨、共青團及民主黨派的材料；（七）獎勵材料；（八）處分材料；（九）招用、勞動合同、調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料；（十）其他可供組織參考的材料。第四章 材料的收集、鑒別、歸檔及銷毀第十一條 收集歸入員工檔案的材料范圍：（一）在人事工作中形成的履歷表和屬于履歷性質的登記表；自傳和屬于自傳性質的材料；報告個人有關事項的材料；領導干部個人有關事項發生變化的報告表等材料；（二）任免、調動、授銜、軍人轉業（復員）安置、退（離）休材料：干部任免審批表及相應考察（表現）材料；干部試用期滿審批表；公務員登記表，參照公務員法管理5、機關（單位）工作人員登記表；公務員調任審批（備案）表，干部調動審批表；援疆、援藏、掛職鍛煉登記（推薦）表；授予（晉升）軍（警）銜、海關關銜、法官和檢察官等級審批表；軍人轉業（復員）審批表；退（離）休審批表等材料。考察、考核、鑒定材料：考察材料，在重大政治事件、突發事件和重大任務中的表現材料；定期考核材料，年度考核登記表；援藏、援疆、掛職鍛煉等考核材料；工作調動、轉業等鑒定材料；后備干部登記表（提拔使用后歸檔）等材料；（三）職業（任職）材料和評聘專業技術職稱（職務）材料：職業資格考試合格人員登記表或職業（任職）資格證書復印件；教師資格認定申請表等材料；專業技術職務任職資格評審表、申（呈）報表、聘6、任專業技術職務審批表等材料；（四）反映科研學術水平的材料：創造發明、科研成果鑒定材料，國家科技獎（含國家發明獎、自然科學獎、科技進步獎）、著作、譯著和有重大影響的論文目錄。科研學術者的相關材料：當選為中國科學院院士、中國工程院院士的通知；遴選博士生導師簡況表；博士后工作期滿登記表；被縣處級以上黨政機關、人民團體等評選為專業拔尖人才的材料；科研工作及個人表現評定材料，業務考績材料；（五）學歷學位材料：高中畢業生登記表；中專畢業生登記表；普通高等教育、成人高等教育、自學考試、黨校、軍隊院校報考登記表，入學考試各科成績表，研究生推免生登記表，專家推薦表；學生（學員、學籍）登記表、學習成績表、畢業生登7、記表，授予學位的材料、畢業證書、學位證書復印件，黨校學歷證明；選撥留學生審查登記表等參加出國（境）學習和中外合作辦學學習的有關材料，國務院學位委員會、教育部授權單位出具的國內外學歷學位認證材料等。培訓材料：為期兩個月以上的學員培訓（學習、進修）登記表、考核登記表、結業登記（鑒定）表等材料；（六）政審工作中形成的材料：上級批復、審查（復查、甄別）結論、調查報告及主要依據與證明材料；本人對結論的意見、檢查交待或情況說明材料；撤銷原審查結論的材料；各類政審表，涉及干部個人的經濟責任審計結果報告；（七）辦理出國、出境人員審批工作中形成的有關材料：因公出國（境）審批表、在國（境）外表現情況或鑒定材料；外8、國永久居留證，港澳居民身份證等的復印件；（八）更改（認定）姓名、民族、籍貫、國籍、入黨入團時間、參加工作時間等材料：個人申請、組織審查報告及主要依據與證明材料、上級批復；計算連續工齡審批材料等；（九）黨團組織建設工作中形成的有關材料：中國共產黨入黨志愿書、入黨申請書、轉正申請書；整黨工作、黨員重新登記工作中民主評議黨員的組織意見、黨員登記表，黨支部不予登記或緩期登記的決定、上級組織意見；不合格黨員被勸退或除名的組織審批意見及主要依據材料；取消預備黨員資格的材料；退黨、自行脫黨材料；恢復組織生活（黨籍）的有關審批材料；中國共產主義青年團入團志愿書；加入或退出民主黨派的有關材料；（十）和黨工團有關9、的表彰獎勵材料：縣處級以上黨政機關、人民團體等予以表彰、嘉獎、記功和授予榮譽稱號的審批(呈報)表、先進人物登記（推薦、審批）表、先進事跡材料；撤銷獎勵的有關材料等；（十一）涉紀涉法材料：處分決定、免予處分的意見，上級批復、核實（調查、復查）報告及主要根據和證明材料，本人對處分決定的意見、檢查、交代及情況說明材料；解除（變更、撤銷）處分的材料；檢察院不起訴決定書；法院刑事判決書、裁定書；公安機關作出的行政拘留、限制人身自由、沒收違法所得、收繳非法財物、追繳違法所得等的行政處理決定等；（十二）工資、待遇材料：新增人員工資審批表、轉正定級審批表、工資變動（套改）表、提職晉級和獎勵工資審批表或工資變動10、登記表，工資停發（恢復）通知單；享受政府特殊津貼的材料；解決待遇問題的審批材料；（十三）招錄、聘用材料：錄（聘）用審批（備案）表；選調生登記表及審批材料，選聘到村任職高校畢業生登記表；應征入伍登記表，招工審批表；錄用體檢表、畢業生就業報到證；取消錄用、解聘材料。辭職、辭退、罷免材料：自愿辭職、引咎辭職的個人申請、同意辭職決定等材料、責令辭職的決定，對責令辭職決定不服的申述材料、復議決定；辭退公務員審批表、辭退決定材料；罷免材料。在參加（地）市級以上黨代會、人代會、政協會、工、青、婦等群眾團體代表會，以及民主黨派代表會議工作中形成的有關材料：委員當選通知或證明，委員簡歷；代表登記表等；（十四）反11、映嚴重慢性病、身體殘疾的體檢表；工傷致殘診斷書，確定致殘等級的材料；（十五）在職員工非正常死亡的調查報告等材料；退休員工生平、非正常死亡的調查報告等材料；（十六）其它可供組織參考具有保存價值的材料：員工檔案報送單；員工檔案有關情況的說明等材料；人事爭議仲裁裁決書（調解書），公務員申述處理決定書（再申訴處理決定書、復核決定），再生育子女申請審批表等材料。第十二條 歸檔材料的要求：（一）公司人力資源部對公司員工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整；（二）存入檔案的材料必須是辦理完畢的正式文件材料；（三）立卷歸檔的材料必須完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，12、并寫明承辦單位或個人署名，有形成材料時間；（四）手續必須完備。凡規定應由組織審查蓋章的，須有組織蓋章。組織鑒定、審查結論（復查結論）、處分決定、民主評議和組織考核形成的綜合材料等，須經本人見面簽字（本人見面后未簽字的由組織注明）。任免呈報表（包括上報的考察材料）必須注明批準的機關名稱、時間和文號。出國、出境審批表要注明出去和返回的時間及出去的目的；（五）檔案材料載體必須統一使用16開規格（長X寬）的辦公用紙，材料左邊必須留出2.5厘米裝訂邊。撰寫必須符合要求，文字必須是鉛印、膠印、油印 、計算機打印或藍黑墨水、黑色墨水、墨汁書寫；不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水或者純藍墨水以及復寫紙書寫；（六）13、歸檔材料的有關信息，由人力資源信息系統模塊業務人員負責按權限審核錄入人力資源信息系統，送交歸檔材料時，管檔人員檢查信息是否與歸檔材料相符后，履行簽收手續。第十三條 材料的收集方法：（一）人力資源部負責建立檔案材料收集網絡，各單位（部門）須明確一名聯絡員，負責材料的采集和報送，按要求填寫員工檔案材料收集歸檔登記表，并于每月第一個工作周內報送人力資源部；（二）公司人力資源部發現送交的歸檔材料不符合歸檔要求時，應及時通知形成檔案材料的單位（部門）補送材料或補辦手續，形成材料的單位（部門）要按規定認真辦理；（三）人力資源部應根據工作需要，每3至5年組織填寫員工履歷表，根據審核后的員工履歷表，填寫索取所14、缺員工檔案材料登記表，向有關單位（部門）索要所缺檔案材料。第十四條 凡歸檔的材料，人力資源部的檔案工作人員要認真鑒別，屬于員工檔案內容的，要審查材料的內容是否完整無缺，需要組織審查蓋章或本人簽字的，是否蓋章簽字，然后送人力資源部負責人復審，確認材料內容完整、手續完備，方能歸入員工檔案。第十五條 人力資源部每兩年對員工檔案正本里的零散材料重新集中整理與裝訂。第十六條 經鑒別不屬歸檔范圍的材料，要分情況予以處理。對偽造的材料要追究責任，嚴肅處理；對應銷毀的材料要詳細登記，經公司分管領導批準后銷毀；對轉出的材料要辦理轉遞登記手續。第五章 檔案的管理第十七條 根據安全保密、便于查找的要求，對于員工檔案15、應嚴密地進行保管。第十八條 嚴禁任何人私自保存他人檔案或利用檔案材料營私舞弊。對違反規定者，應視情節輕重嚴肅處理。對違反中華人民共和國檔案法、中華人民共和國保守秘密法的，要依法處理。第十九條 檔案庫房必須保持清潔，要經常檢查防高溫、防盜、防火、防潮、防蛀、防光的設施和安全措施。第二十條 對所保管的員工檔案按單位（部門）逐一進行編號、登記，在此基礎上，建立方便查找的檔案索引目錄。第二十一條 建立定期檢查制度，做好日常檢查；每季度檢查一次，查看檔案有無霉爛、蟲蛀、鼠咬等情況發生；每年底前，要對保管的員工檔案進行一次全面的核對檢查。第二十二條 檔案卷皮、目錄和檔案夾的樣式、規格，按中組部規定的標準執16、行。第六章 檔案的提供和利用第二十三條 因工作需要查閱和借用檔案，須遵守下列規定：（一）查閱檔案應憑蓋有黨政機關、人民團體、企事業單位公章的介紹信；（二）查閱、使用員工檔案的單位，應派可靠人員到檔案查閱室查閱；（三）檔案除特殊情況外一般不借出查閱。如必須借出查閱時，應事先提交報告，說明理由，經人力資源部負責人批準，嚴格履行登記手續，并按期歸還；（四）任何個人不得查閱或借閱本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟姐妹等）的檔案；（五）查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容。對違反者，應視情節輕重予以批評教育，直至紀律處分，或追究17、法律責任；（六）因工作需要從檔案中取證的，須請示人力資源部負責人批準后才能復制辦理。第二十四條 查閱員工檔案的范圍：（一）凡屬公司對員工進行考察、任免、調動、職稱評審、工資審定、辦理退（離）休手續等需要查閱員工本人檔案的；（二）凡因政治歷史、組織處理、入黨入團、表彰獎勵、出國審查、審定員工某一問題需要查閱員工檔案中的部分材料的；（三）與他人案件有密切聯系，而本人已經死亡或重病不能口述提供情況，以及其他原因必須從其檔案中取得旁證材料的。第二十五條 本公司查閱員工檔案，應辦理的手續：（一）統一填寫查（借）閱員工檔案審批表（附件1），并按公司及各部門的管理權限辦理審批手續；（二）查閱公司管理人員和生18、產技術骨干人員檔案，報告單應由查閱的部門經理或單位黨支部負責人簽署意見，并加蓋本單位印章，報公司人力資源部負責人審批后，送檔案室進行查閱；（三）查閱公司一般員工檔案，報告單應由查閱單位綜合管理部負責人簽署意見并加蓋公章，送人力資源部檔案室進行查閱；（四）不得查閱本單位負責人的檔案。如必須查閱，應報請上一級單位負責人或公司人力資源部負責人審批；（五）查閱“死亡”員工檔案，報告單由查閱單位領導簽署意見，加蓋公章，送人力資源部員工檔案室進行查閱；（六）員工檔案的查閱一般不對外，若情況特殊確需查閱，需經公司人力資源部負責人批準，但只能查閱有關材料。未經同意，不得摘錄、復制檔案材料。第七章 檔案的轉遞第19、二十六條 員工調動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，公司人力資源部應在十五個工作日內將其檔案轉交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門。第二十七條 檔案轉遞應遵守下列規定：（一）通過機要交通或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶；（二）對轉出的檔案，必須填寫轉遞員工檔案材料通知單（附件2），轉出的檔案加貼封條蓋密封章；（三）轉出的檔案材料必須完整、齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留或分批轉出；（四）在檔案發出一個月后，仍未收到檔案回執，要寫信催問，以防檔案材料的丟失；在收到檔案一周內，核對無誤后在檔案回執上簽名蓋章，及時退回寄發檔案的原單位。第八章 附 則第二十八條 本20、規定由公司人力資源部負責解釋。第二十九條 本規定自印發之日起執行。原實業有限公司員工檔案管理規定(三峽實業人字200638號) 同時廢止。附件：1查（借）閱員工檔案審批表2轉遞員工檔案材料通知單附件1查（借）閱員工檔案審批表 年 月 日查（借）閱 單 位查（借）閱人姓 名職務政治面貌職務政治面貌被查人姓名單位職務其它查（借）閱 理 由查（借）閱 內 容查借閱單位(部門)負責人簽字： （蓋公章） 年 月 日人力資源部負責人簽字： 年 月 日備注 附件2轉遞員工檔案材料通知單存根 第 號 已將 等 同志的檔案材料共 卷（袋）轉往 ，郵政編碼 。轉遞單位： 年 月 日 姓 名轉 遞 原 因正本副本檔案材料份袋數 寄發審批單因工作變動，請將 等 同志的檔案材料 卷（袋），轉往 ，郵政編碼為 。 批準人： 年 月 日 轉遞員工檔案材料通知單 第 號單位： 茲將 等 同志的檔案材料轉出，請按檔案目錄清點查收，并將回執及時退回，謝謝。 實業有限公司人力資源部 年 月 日 姓 名轉 遞 原 因正本副本檔案材料份袋數回執單位： 你處于 年 月 日轉來第 號檔案材料轉遞通知單中所列的 等 同志的檔案材料共 卷（袋）我處已于 年 月 日收到，經清點無誤，現將回執退回。收件人： 收件機關蓋章： 年 月 日單位：