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1、家具公司行政后勤及文件檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: (一) 總 則 一、 為加強公司行政后勤管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。 二、 本規定所指行政后勤管理包括行政事務管理、文件檔案管理、安全保衛管理、后勤服務管理等。 (二) 行政事務管理行政事務管理主要負責的工作包括：組織企業文化活動的開展、各項會議的準備工作及記錄、來賓接待及對外行政事務處理、各類刊物的訂購及管理、福利品的采購與發放、辦公用品的采購與發放等。一、 組織企業文化活動的開展1、 制訂公司年度2、的開展企業文化活動的計劃。2、 根據計劃對每項活動做詳細的安排，如活動開展時間、活動項目、具體組織程序、參加人員、活動地點、獎品安排。3、 活動的組織與實施，并將活動開展后的結果形成報告歸檔。二、 各項會議的準備工作及記錄1、 針對各項會議做會議安排，如參加人員、會議地點、會場設備布置、會議主持、會議時間等進行組織和通知。2、 會議的實施，參會人員的安排、會議的記錄等。3、 會議記錄的整理、打印、發放、存檔等三、 來賓接待及對外行政事務處理1、 接到客戶參觀通知后按類型準備相關的接待程序，確定接待時間及參觀地點。2、 通知相關部門做好接待準備工作如車間、道路、展廳衛生等。3、 根據需要準備接待3、用的物品如煙、茶葉、水果、水等。4、 確定主接待人員、陪同人員、攝像等相關事宜。5、 實施接待工作。6、 進行接待總結、記錄并歸檔。四、 各類刊物的訂購及管理1、 報刊管理人員每半年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關訂閱手續。 2、報刊管理人員每日負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，并分別送到有關部門。有關部門處理后，一周內交回辦公室由報刊管理人員統一保管、存檔備查。 3、任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經行政部主管批準。 五、 福利品的采購與發放1、制訂年度員工福利品的發放計劃。2、按規定的福利品額度采購。3、組織發放福利品。4、對發放的記錄歸檔。六、辦公用品的采4、購與發放1.每月月底前，各部、室負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交行政部； 2.行政部指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經主管副總經理審批后負責將辦公用品購回，根據實際工作需要有計劃的分發給各個部、室。由部室主任簽字領回； 3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經行政部批準方可領用； 4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作； 5.負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存合理、開支適當、用品保管好； 6.負責購發辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續。出庫一定要由領取人員5、簽字； 7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事。（三）文件檔案管理文件檔案管理包括：文件的分發與回收、文件的歸檔管理、印鑒的管理。一、文件的收發及存檔管理1、歸檔范圍： 公司的規劃、年度計劃、統計資料、科學技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知、各中心、部門的所有文件等具有參考價值的文件材料。 2、 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。 3、檔案的保存：所有的檔案必須分類保存，按其密級程度確定存放方式，對所有的檔案進行造冊登記，有明晰6、的素引目錄。4、 檔案的借閱與索取： 1）.總經理、副總經理、中心經理借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔； 2）.公司其他人員需借閱檔案時，要經主管中心經理批準，并辦理借閱手續； 3）.借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔案由中心經理及行政部主管批準方可摘錄和復制。 5、 檔案的銷毀： 1）.任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料； 2）.若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經中心經理批準后方可銷毀7、。 3）.經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。二、印鑒管理 1、公司印鑒由行政部負責保管。 2、 公司印鑒的使用一律由中心經理簽字許可后管理印鑒人方可蓋章，如違反此項規定造成的后果由直接責任人員負責。 3、公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應統一編號登記，以備查詢，存檔。 4、 公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經主管副總經理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用的必須交回。 5、 蓋章后出現的意外情況由批準人負責。（四）、安全保衛管理1、制訂安全保衛制度并8、實施。2、保證廠區的日常安全，維護正常的安全秩序。3、安排值班，保證公司財產物資的安全。4、進行員工出入管理、保證員工安全。5、進行消防管理、防止火災事故的發生。6、定期排查各項安全隱患并及時消除。7、制訂廠區的交通行為規范，并進行管理。（五）、后勤服務管理后勤服務管理包括公共設施修繕、公共區域保潔、綠化管理、宿舍管理、食堂管理、其它后勤服務管理等。一、廠區公共設施的修繕1、對所有的設施建立帳目。2、接到報修單后由主管分析造成維修原因及維修方案開具維修單進行修理，同時進行登記并上報上級主管。3、對維修過程及結果進行記錄并歸檔。二、公共區域的保潔1、按區域劃分責任區，安排專人進行清理。2、制訂出9、詳細的區域衛生要求標準，并注檢查執行情況。3、將垃圾按可回收利用及不可回收利用分開進行處理并做好標識。三、綠化管理1、規劃廠區的綠化方案，做年度綠化方案。2、按綠化方案進行樹、花、草坪的種植與管理。3、定期做防蟲、防旱、防火等日常養護。4、定期對花草樹木進行修剪。4、對各種農藥、化肥進行管理，對工具做好保養及維修。5、負責對辦公室及會議場所花草的布置與保養。四、宿舍管理1、制訂公司的宿舍管理制度，全面進行宿舍管理。2、制訂相應的宿舍分配制度和公物配置標準。3、宿舍的分配、調整、房號的登記工作。4、宿舍樓的安全保衛工作。5、宿舍樓的備用鑰匙、公共物品、水電供應管理。6、宿舍樓的水電使用登記及上報。7、宿舍樓的報修，配合維修工處理。8、宿舍樓內有關事務的協調及聯系工作。9、宿舍樓內的清潔衛生及檢查工作。五、食堂管理1、制訂食堂管理制度，對食堂進行全面的管理。2、對食堂的衛生情況及就餐秩序進行管理。3、對食堂的飯菜質量、價格進行監控和管理。4、收集員工對食堂的建議和意見，改進食堂質量。5、根據經營情況尋找食堂的承包商。六、其它后勤事務管理對公司的一些種植物、動物進行日常的養護及飼養工作。本規定解釋權歸行政部。 本規定從發布之日起生效。