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1、房地產公司行政檔案管理體制、立卷制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度（試行）第一章 總則第一條 為加強公司檔案管理工作，充分發揮檔案作用，有效地保護及利用檔案，為公司發展服務，特制定本制度。第二條 本規定所稱的檔案是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。第三條 管理部門行政部是公司文書檔案的管理部門，其主要職責如下。（1）制定或參與制定檔案工作的規章制度。（2）對公司其他部門文件材料的歸檔工作進行指導和監督。（3）做好公司檔案的收集、整2、理、保管和利用工作。 （4）做好永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。（5）提高檔案管理的水平和技術，逐步實現檔案管理現代化、科學化。第四條 公司及各部門、員工有保護檔案的義務。第二章 公司檔案管理體制第一條 歸檔范圍公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。具體分類：（1）辦公文件：包括公司的各種請示和批復文件、各種申請文件（如：用印申請文件）、公司對外發文（公司發出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件）、注冊年檢資料、驗資文件、融資資料、法律事物、處理糾紛等具有保存價值的文件。（2）證件性文書資料：包括法人營業執照、土地許可證、開發3、資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書，證書、證明等。（3）法規性文件：包括上級頻發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。（4）公司的重大決議：包括由股東會議、董事會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料會議記錄等。（5）計劃性文件：包括公司總體計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃營銷計劃、財務計劃等。（6）總結性文件：包括公司年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單向性工作總結調查報告等。（7）批示性文件：包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等以及公司各類任命工作指示等。（8）憑證性文件：包括公司各部門上報的在日常活動中形成的4、原始記錄和憑證、如財產狀況房屋銷售、合同書、協議書、意向書等原始記錄和文本。（9）匯報性文字資料：包括公司上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言，匯報或發布的各類文書資料。（10）聲像制品資料：包括公司及下屬各部在其經營活動或政治，文件娛樂活動中，以及在外學習，考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料錄音資料，影片資料等。（11）題贈性資料：包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞書畫，工藝制作等。（12）工程檔案：立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設計文件，開工審批文件，招投標文件，工程質量監督手續，工程財務文件，工程竣工5、驗收文件，竣工圖等從立項到竣工的具有保存價值的全過程系統資料。（13）營銷類檔案：廣告推廣資料、市場調查資料、可行性報告及策劃方案、客戶資料，招商協議或合同資料等各類與營銷相關的資料。（14）圖書資料：各類圖書，圖書目錄，圖書管理登記表等與圖書相關的資料。（15）會計檔案：有關會計工作的方針、政策、制度、預算、計劃、總結、報告、合同以及往來文書都應歸檔。會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業材料可由會計部門自行歸檔。（16）人事檔案：人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。第二條 檔案分類及編號辦法（1） 檔案類別的設置： 根據職能活動和檔案形成的特點，劃分為8類一級類目，行政管理檔案（X）、6、經營管理檔案（J）、合同檔案（H）、財務檔案（C）、人事檔案（R）、工程檔案（G）、營銷設計檔案（Y）、設備儀器檔案（S）、特種載體（TZ）。根據職能活動和檔案形成的特點, 每個大類下設置若干個二級類目( 屬類 )。 錄音、錄像、照片、計算機軟盤( 磁盤 )和其它非紙質載體形式的檔案，按載體類別分別編號。即：按照片、錄音帶、錄像片、光盤、實物分別編號，用特種載體（TZ） 類別照片（Z）、錄音帶（Y）、錄像帶（X）、光盤（G）、實物（SW）標識。（2） 檔號的編制檔案的編號采用“（公司名+一級類目）-年度-二級類目-案卷號”方式，設類目號、年度號、案卷號。（3） 分類標識方法：采用漢語拼音和阿拉7、伯數字相結合的混合號碼制。類目號、年度號、案卷號之間，用連接符號“”連結。例如：2010年電子城關于宿舍管理的通知文件，其檔號可標識為DZCX 2010B001 | | | | -案卷順序號 | | | - 二級類目 | | - 年度|- 一級類目代號，表示電子城公司行政音像、圖片、磁盤等特種載體檔案, 一級類目設實物資料(TZS)、聲像資料(TZX)、電子檔資料(TZD)、其他資料(TZQ)。二級類目按工程項目類（G）、人物類（R）、會議類（H）、參觀視察類（C）、經營活動類（J）、榮譽類（Y）、文體活動類（W）。其檔號可標識為DZCTZS2010G001。第三條 管理模式（1）公司檔案工作8、實行集中與分散管理相結合的模式。由行政部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導。（2）公司設立三個檔案管理點，分管各類文件、資料檔案。人力資源部負責企業所有人員及制度的建檔與管理；財務部負責所有財務文件、資料及制度的建檔與管理；行政部負責其他文件、資料及制度的建檔與管理，同時負責其他部門移交檔案的管理。（3）各檔案點管理的文件、資料及制度各部門不得隨意處置，由行政部定期歸檔統一處理。第三章 平時歸卷第一條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。第二條 屬各部門下發的公文，發文三天內應將公文原件及領導批示、與該文件有關的資9、料一并交行政部集中歸檔。第四章 立卷第一條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。第二條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。第三條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文件應合一立卷。絕密文電應單獨立卷，少數普通文件如果與絕密文件有密切聯系，也可隨同絕密文件立卷。第四條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，應放在復文立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的10、總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。第五條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。第六條 案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。第七條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第五章 文件質量要求第一條 字跡清楚、圖物相符、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續完備。請示和批復，印本和底稿，正文和附件必須立在一起。第二條 文件不應用易褪色的書寫材料，一律用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆。第三條 復印、打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符11、合設備標定質量。第四條 錄音、錄像資料應保證載體的有效性。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由，時間，地點，主要人物，背景，攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，原件，清晰，完整。第五條 各類實物檔案(獎品，獎杯，錦旗，證書，牌匾，饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損第六章 檔案保管期限第一條公司文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期分為30年、10年。第二條 永久保管的文書檔案主要包括：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及股東會相關文件材料；(5)年度會計報表；(6) 公司關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債12、權憑證；(8)工程設計圖；(9)本機關機構演變、人事任免等文件材料；(10)其他經核定須永久保存的文書。第三條 30年定期保管的文書檔案主要包括：(1)重要的事業計劃資料；(2)重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的相關文件材料；(3)公司關于次重要問題的請示與上級機關的批復、批示，政府機關核準文件；(4)集團公司下屬分、子公司及各部門重要函件、請示與集團公司的復函、批復等文件材料(5) 集團公司下屬分、子公司及各部門報送的年度或年度以上計劃、總結、統計、重要專題報告等文件材料。(6)其他經核定須保存30年的文書。 第四條 10年定期保管的文書檔案主要包括： (1)期滿或解除之合約；(213、)本公司職能活動中形成的一般性業務文件材料；(3)公司召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；(4)公司人事管理工作形成的一般性文件材料；(5)公司一般性事務管理文件材料；(6)公司關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；(7) 集團公司下屬分、子公司及各部門關于一般性業務問題的來函、請示與集團公司的復函、批復等文件材料； (8)其他經核定須保存10年的文書。 第九條 公司形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。第七章 檔案級別分類機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。第一條 絕密檔案包括：公14、司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。第二條 機密檔案包括：（1）財務資料；（2）公司重要會議紀要；（3）公司經營情況；（4）人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；（5）技術資料；（6）金額在10萬-100萬元的合同。第三條 秘密檔案包括：（1）重要項目資料；（2）項目合同協議。（3）金額在10萬以下需要加密的合同。第七章 檔案借閱、利用工作第一條 公司內檔案利用的方式（1）提供檔案原件。（2）提供檔案復印件。（3）提供文獻索引資料。第二條 借閱管理（1）檔案主要供本公司利用，一概不得外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，15、并經公司領導批準，方可查閱。（2）各部門工作人員可直接查閱本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門批準，方可借閱。（3）檔案的借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印，復制，翻印，不得擅自拆散，調整，抽取，污損，不得轉借。（4）對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印，照片，重印副本，摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原告無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。（5）檔案一般不得借出，如有特殊情況，可以短期借閱，最多為5天，但必須辦理借閱手續，填寫調閱單（附件1），如延長借閱時間16、，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。（6）檔案管理人員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。（7）企業在職工作人員調離本企業時，需按要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，經審查無誤后簽字后，才能調離。（8） 有下列行為之一，視情節輕重，給予責任人警告、辭退并酌情賠償經濟損失等相關處理，若構成犯罪依法追究刑事責任： 毀損,丟失或擅自銷毀企業檔案 擅自向外界提供,抄摘企業檔案 涂改,偽造檔案 未及時上報歸檔者第八章 檔案清理第一條 檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，維護檔案17、清潔，以防蟲蛀、腐蝕；定期通風、防潮。第二條 對破損檔案及時進行修補。第九章 檔案備份制度第一條 公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須備份。第二條 各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業務資料的數字化處理和保存。對存入電腦的資料、檔案，按計算機管理辦法管理。第三條 備份盤與源盤應分開存放，公司的備份盤應在公司外保存。第十章 檔案銷毀管理第一條 對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經相關領導共同鑒定，報總經理批準后，按規定銷毀。第二條 經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。第三條 銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，文件銷毀后，監銷人應在銷毀18、注冊上簽字。第十一章 附則第一條 本制度由行政部負責解釋、補充，由總裁批準后實施。第二條 公司各部門，各下屬子公司，各參股公司，各合資合作公司可參照本規定執行。第三條 本規定自發文之日起起施行。附：檔案歸檔范圍及時限、保存期一覽表檔案立卷歸檔流程查閱檔案資料流程表1文件歸檔登記表表2卷內文件目錄表3案卷目錄表4卷內文件歸檔表表5檔案資料查閱登記表表6檔案資料借閱登記表檔案歸檔范圍及時限、保存期一覽表行 政 管 理序號歸 檔 范 圍歸檔時限保存期1公司成立的原始資料即歸檔永久2公司章程即歸檔永久3股東名簿即歸檔永久4組織規程及辦事細則即歸檔永久5董事會及股東會相關文件材料即歸檔永久6公司的長遠的19、和年度的各種計劃、反映主要職能活動的工作總結或報告即歸檔重要：永久一般：30年7集團報、各類報刊登載有關公司情況的通訊報道即歸檔永久8公司榮譽證書、有紀念憑證的實物即歸檔永久9公司捐贈有關材料即歸檔永久10上級機關頒發的屬于本公司業務范圍的文件材料即歸檔重要：永久次重要：30年一般：10年11公司向上級機關的報告及上級機關的批復文件即歸檔重要：永久次重要：30年一般：10年12印章的啟用與印模即歸檔永久13公司頒發的決定、決議、通報、通知及規章制度、辦法、方案、條例、意見等即歸檔永久14公司的歷史沿革、大事記及反映本公司開展各項活動的照片、錄音、錄像等即歸檔永久15（分）子公司、各部門年度工作20、計劃與總結年度歸檔 30年16重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的相關文件材料；即歸檔30年17（分）子公司、各部門季度、月度工作計劃與總結年度歸檔10年18集團公司下屬分、子公司及各部門關于一般性業務問題的來函、請示與集團公司的復函、批復等文件材料；即歸檔10年19公司召開的行政會議、總裁辦公會議、專題會議的通知、決議、總結、領導人講話、紀要等即歸檔10年20公司的發文及其附件即歸檔10年21公司行政證明、介紹信存根年度歸檔10年22收文登記簿，來訪、來賓登記簿、電話記錄簿等年度歸檔10年23公司案件事故處理材料，如：談話、調查記錄、案件報告、當事人的檢舉、檢查書、處理結果材料等即歸21、檔10年24審計工作計劃、總結、調查報告、統計年報及重要報表年度歸檔10年25公司審計工作形成的材料年度歸檔10年人事資料26公司員工的花名冊、崗位表、學歷情況表、經理級以上干部履歷表、工資年報表部門輔存30年27人事工作計劃、報告總結、調查材料、會議記錄部門輔存30年28員工的錄用、轉正、定級、調資等有關材料部門輔存30年29公司人事工作統計的各類報表部門輔存10年30員工考勤統計、考勤表、打卡表、請假審批表等部門輔存10年31員工檔案部門輔存10年32員工離職、辭職材料部門輔存10年財務資料33不動產所有權證及其他債權憑證部門輔存永久34公司財務預、決算報表部門輔存永久35會計月、季報表部22、門輔存15年36會計總帳、分類帳、明細帳部門輔存15年37現金出納帳、銀行存款帳部門輔存15年38各種原始憑證部門輔存15年經營管理39經營決策即歸檔永久40法規性文件即歸檔永久41總結性文件、批示性文件即歸檔重要：30年一般：10年42公司召開的行政會議、總裁辦公會議、專題會議的通知、決議、總結、領導人講話、紀要等年度歸檔重要：永久次重要：30年一般：10年43業務往來、客戶信息、市場調查等資料部門輔存重要：永久次重要：30年一般：10年營銷設計 44廣告資料年度歸檔重要：30年一般：10年45設計資料年度歸檔重要：30年一般：10年46企劃資料年度歸檔重要：30年一般：10年47報告策劃類23、年度歸檔重要：30年一般：10年48客戶資料年度歸檔重要：30年一般：10年49樓宇租賃、售租年度歸檔重要：30年一般：10年50其他相關資料年度歸檔重要：30年一般：10年合同資料51公司與客戶簽定的合同、協議書等部門輔存重要：永久次重要：30年一般：10年工程資料52工程建設前期文件年度歸檔永久53工程建設管理文件年度歸檔重要：永久次重要：長期（不短于工程壽命）54施工文件材料、工程設計圖年度歸檔長期（不短于工程壽命）55監理文件材料年度歸檔重要：永久次重要：長期（不短于工程壽命）56機電設備、材料文件材料年度歸檔重要：永久次重要：長期（不短于工程壽命）57安全監測文件材料年度歸檔長期（不24、短于工程壽命）58資產管理文件年度歸檔長期（不短于工程壽命）59完工（竣工）驗收文件年度歸檔永久設備儀器60設備儀器申購報告、計劃、管理的有關材料年度歸檔淘汰、報廢或轉讓后1年61設備說明書及全套隨機文件材料年度歸檔與設備共存62設備使用、檢修、故障事故記錄年度歸檔與設備共存特種載體資料63實物、聲像、電子檔、其他年度歸檔重要：永久次重要：30年一般：10年注釋：1、即歸檔指事項完結后3個工作日內歸檔2、年度歸檔即為部門（含分公司）代管檔案，每年3月底前歸檔公司檔案部。 3、部門輔存指為便于工作而把檔案存放于所在部門。 4、未列入下表而有存檔價值的資料由經辦單位暫存并報公司檔案部確定保存期及歸25、檔事項。 檔案立卷歸檔流程材料的日常收集積累指定相應檔案責任人劃定各部門檔案及歸檔范圍項目或年度結束時整理材料材料分類、編目、摘要、登記材料清理、鑒別、補全、去除確定保存期限、密級立卷上架、歸檔、保管裝訂成冊 查閱檔案資料流程填檔案借閱登記表密級檔案一般檔案 直接查看 總裁辦審批 管理人員調出案卷或資料復印需經總裁辦審核借閱者查閱加蓋公司復印受控章 歸 還 管理人員查驗案卷有無損壞 表1文件歸檔登記表序號文號（合同號）題 名年 度頁數密級移交人移交日期備注簽收人盒號機構保管期限頁號表2卷 內 文 件 目 錄序號文號責任者標題成文日期頁號備注表3案 卷 目 錄全宗號目錄號案卷號件號文號文件名簽發者簽發日期頁碼頁數歸檔年度保管期限密級備注表4卷內文件歸檔表全宗號目錄號案卷號件號類別二級分類簽發部門簽發時間歸檔日期文件張數文件名稱備 注表檔案資料查閱登記表序號日 期檔 號題 名利用目的查閱人簽字批準人簽字備 注12345678910注：密級檔案查閱需經總裁辦審批。表6 檔案資料借出登記表序號檔號題名借閱事由借出日期歸還日期借閱人批準人備 注1、使用流程：借閱申請（借閱人）領導批準（總裁辦主任） 調閱（借閱人） 歸還（借閱人）2、填寫要點：（）借出時間，為實際借閱時間；（）歸還日期，為調閱人預計歸還日期，按總裁辦主任審批；（）備注，可填寫實際歸還日期或填“已還”。3、本表裝訂成冊使用。