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1、房地產開發公司檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案是過去工作和歷史情況的記錄，它可以為工作提供備查的依據。檔案是歷史的真憑實證，是第一手的參考材料。檔案是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。為了加強檔案管理，特制定本制度，請各部門執行。1.0檔案的基本程序包括檔案的收集，整理，簽定，保管，銷毀，統計，檢索，編號，利用，這九道工序是檔案工作的整體。他們之間相對獨立，但又相互制約。2.0歸檔范圍：公司各種具有保存價值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實物等都必須立卷、歸檔。具體分類：2.1辦公文件包括2、公司的各種請示和批復文件、各種申請文件（如：用印申請文件）、公司對外發文（公司發出的各類工作計劃、方案、安排、總結、匯報、簡報、通知等文件）、注冊年檢資料、驗資文件、融資資料、法律事物、處理糾紛等具有保存價值的文件2.2證件性文書資料：包括法人營業執照、土地許可證、開發資質證、施工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書，證書、證明等。2.3法規性文件：包括上級頻發、需企業執行的，或由企業發行的各種標準、規章制度等。2.4企業的重大決議：包括由企業股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議材料會議記錄等。2.5計劃性文件：包括企業總體計劃或3、規劃、開發計劃、項目質量計劃營銷計劃、財務計劃等2.6總結性文件:包括企業年度和月度工作總結、下屬部門的年度和月度工作總結、單向性工作總結調查報告等2.7批示性文件：包括企業各類計劃指標、技術指標、營銷指標等以及企業各類任命工作指示等。2.8憑證性文件：包括企業各部門上報的在日常活動中形成的原始記錄和憑證、如財產狀況房屋銷售、合同書、協議書、意向書等原始記錄和文本。2.9匯報性文字資料：包括企業上報各級主管部門的文件資料和相關統計表，以及公司領導在外部公共場合發言，匯報或發布的各類文書資料。2.10聲像制品資料：包括企業及下屬各部在其經營活動或政治，文件娛樂活動中，以及在外學習，考察時或外部門4、提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料錄音資料，影片資料等。2.11題贈性資料：包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞書畫，工藝制作等。2.12工程檔案：立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設計文件，開工審批文件，招投標文件，工程質量監督手續，工程財務文件，工程竣工驗收文件，竣工圖等從立項到竣工的具有保存價值的全過程系統資料。2.13會計檔案：有關會計工作的方針、政策、制度、預算、計劃、總結、報告、合同以及往來文書都應歸檔。會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業材料可由會計部門自行歸檔。2.13人事檔案：人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。3.0公司設置檔案管理員5、，檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。逐步實現檔案管理的現代化、科學化。4.0檔案的收集，就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中起來。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產生的有保存價值的各類材料，由辦公室及企業下屬部門和個人定期協同檔案進行整理，立卷，歸檔。各部門在規定的歸檔時間，把整理審定完畢的檔案資料，進行歸檔。4.1移交檔案要填寫檔案移交清單（見附件2），移交清單一式兩份，雙方簽字后各執一份。歸檔的文件資6、料必須完整，真實，準確。4.2公司各類證照、批文在頒發之日起移交總裁辦。公司章程，股東會、董事會、監事會會議紀要、決議，應自簽發之日起三日內移交總裁辦。合同協議應在簽訂之日移交總裁辦。凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在3日內遞交總裁辦立卷歸檔，對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。5.0文件質量要求5.1 字跡清楚、圖物相符、圖樣清晰，圖表整潔，簽字手續完備。請示和批復，印本和底稿，正文和附件必須立在一起。5.2 永久、長期保存的文件不應用易褪色的書寫材料，一律用碳素墨水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆。5.3 復7、印、打印文件及照片字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設備標定質量。5.4 錄音、錄像資料應保證載體的有效性。聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由，時間，地點，主要人物，背景，攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，原件，清晰，完整。5.5各類實物檔案(獎品，獎杯，錦旗，證書，牌匾，饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損6.0機要檔案按其內容分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。6.1絕密檔案包括：公司經營發展中的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策、戰略性的合作協議及金額在100萬元以上的重大合同。6.2 機密檔案包括：（1） 財務資料；（2） 公司重要會議紀要；（3） 公司經營情況；（48、） 人事檔案、薪資性檔案、勞動合同；（5） 技術資料；（6） 金額在10萬-100萬元的合同。6.3秘密檔案包括：（1） 重要項目資料；（2） 項目合同協議。7.0檔案保存期限除政府有關法令或本公司其他規章制度特定者外，一律按照下列規定辦理：7.1永久保存：（1） 公司章程；（2） 股東名簿；（3） 股東會、董事會、監事會會議紀要；（4） 公司證照；（5） 各級批文；（6） 印鑒；（7） 公司年度經營計劃；（8） 公司年度經營總結；（9） 年度財務報表；（10） 技術資料；（11） 不動產所有權狀及其他債權憑證；（12） 人事資料；（13） 大型活動圖片、音像資料；（14） 其他核定須永久保存9、的文書。7.2十五年保存：（1） 會計憑證；（2） 其他經核定須十五年保存的文書。(其它財務檔案的保存期限 按國家相關規定執行)7.3五年保存：（1） 期滿或解除的合同協議；（2） 完結后的項目方案；（3） 其他經核定須保存五年的文書。7.4一年保存：（1） 部門工作計劃及工作總結；（2） 完結后的部門請求報告；8.0檔案的借閱8.1檔案主要供本企業利用，一概不得外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，方可查閱。8.2各部門工作人員可直接查閱本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案的部門批準，方可借閱。8.3檔案的借閱者應負10、責檔案的完整和完全，不得私自影印，復制，翻印，不得擅自拆散，調整，抽取，污損，不得轉借。8.4對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印，照片，重印副本，摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原告無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加蓋公章，以示復制不會有誤。8.5檔案一般不得借出，如有特殊情況，可以短期借閱，最多為5天，但必須辦理借閱手續，填寫調閱單（附件1），如延長借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。8.6檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責任心，加強保密意識，11、雙方共同做好保密工作。8.7企業在職工作人員調離本企業時，需按要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，經審查無誤后簽字后，才能調離。8.8有下列行為之一,據情節輕重,給予（）處理,若構成犯罪依法追究刑事責任: (1)毀損,丟失或擅自銷毀企業檔案 (2)擅自向外界提供,抄摘企業檔案 (3)涂改,偽造檔案 (4)未及時上報歸檔者9.0檔案清理。9.1檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀、腐蝕。定期通風、防潮。9.2對破損檔案及時進行修補。10.0檔案的銷毀10.1公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。10.2對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經有關領導和檔案形成部門共同鑒定，按規定銷毀。10.3經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保存價值時，再行銷毀，以免誤損。10.4銷毀文件必須在指定的地點進行，并指定專人監銷，嚴禁將文件作為它用，或做廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。銷毀冊應永久保存。附件1檔案調閱單 填表日期：類別調閱部門調閱人檔案內容摘要調閱用途調閱期限自 年 月 日起至 月 日，計 日復印張數/份數借出日期檔號歸還日期備注保管人簽章附件2： 檔 案 移 交 目 錄序 號題 名張數期限密級備注移交人： 接收人： 年 月 日