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1、企業(yè)檔案資料收集、標(biāo)識(shí)及保存期限管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 檔案管理制度第一章總則一、目的加強(qiáng)檔案管理，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)；更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本制度。二、釋義（一）檔案是指公司過去和現(xiàn)在的各部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動(dòng)中，所形成的對企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、聲像、照片、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。（二）檔案管理：就是指檔案的收集2、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、提供利用等活動(dòng)。三、管理原則（一）集中統(tǒng)一管理原則。（二）維護(hù)檔案完整與安全原則。（三）利用原則。四、適用范圍本制度適用于公司所有部門的檔案管理。五、管理職責(zé)（一） 行政部為公司檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)：1.建立與完善檔案管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)與流程；指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；2.公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理。3.公司檔案的收集、保管、利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程，確保公司檔案的安全；指導(dǎo)公司的檔案管理工作。4.制定檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施；5.收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管公司的檔案和其他資料6.指導(dǎo)各部門文件材料的3、形成、積累、整理及歸檔工作；7.提高檔案信息的利用效率，促進(jìn)信息傳遞和溝通；8.組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識(shí)。（二）各職能部門須建立檔案，負(fù)責(zé)：1.制定檔案工作計(jì)劃并組織實(shí)施；2.按規(guī)定向行政部移交合同或文件資料等檔案。3.配合行政部進(jìn)行檔案管理的監(jiān)督、指導(dǎo)工作4.負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔5.遵守公司制定的管理制度、工作標(biāo)準(zhǔn)與流程6.負(fù)責(zé)在工作變動(dòng)時(shí)，做好或協(xié)助移交工作，并及時(shí)通知行政部；7.財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)按國家財(cái)政制度規(guī)定獨(dú)立建檔保管財(cái)務(wù)檔案資料、執(zhí)照及資質(zhì)年檢資料原件、公司各種證書、合同的原件；8.各部門主管人員批準(zhǔn)對自己部門資料或合同4、復(fù)印件的處置。（三）檔案管理人員1.行政部負(fù)責(zé)人為公司檔案管理責(zé)任人，負(fù)責(zé)規(guī)劃管理本單位檔案建設(shè)工作和檔案管理的綜合管理工作。2.各部門需指定一名員工為本部門的檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識(shí)、貯存、保管、利用、歸檔的工作第二章工作程序一、檔案資料的收集（一）各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集，并編制部門文件（合同）管理記錄目錄。（二）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進(jìn)行整理，并編制移交清冊每月度向行政部移交。-5-1公司召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及要求執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）2公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單5、位的來往信件、合同、協(xié)議。（主要收集部門：行政部）3公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；（主要收集部門：行政部）4公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（主要收集部門：行政部）5.公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部）6公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料和公階段性文件；（主要收集部門：行政部）7公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）8公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書、有紀(jì)念意義和憑證性的6、實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）9.公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）10公司員工任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）11公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）12公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：財(cái)務(wù)部）13各項(xiàng)目完成后的最終紙質(zhì)版本、電子版（主要收集部門：行政部）14.員工名冊、考核、晉升、獎(jiǎng)懲、勞保福利、職稱考評、教育等文件二、檔案資料的標(biāo)識(shí)：1.公司代碼部門年號(hào)7、數(shù)字流水號(hào)以行政為例：ZY行2010001、ZY行20100011（如一份文件包含多少小項(xiàng)，在數(shù)字流水號(hào)后添加小編號(hào)）2.行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號(hào)，編號(hào)規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。3.文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。4.文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。5.檔案內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排8、列。三、資料歸檔制度：1本公司資料面廣量大，項(xiàng)目部分散，為了保證資料的質(zhì)量和有利于查閱，故實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。公司資料管理統(tǒng)一收集，分類歸檔。公司各部門必須指定專人負(fù)責(zé)，各部門及個(gè)人原則上不保留任何資料，如確實(shí)需要備用的可保留復(fù)印件，各部門把指派人員名單上報(bào)行政部，以后人員如有更換請及時(shí)通知。2各有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)要重視文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，在每一項(xiàng)目工作告一段落之后，應(yīng)歸檔的資料必須歸檔。3歸檔的文件材料，要做到齊全、完整、準(zhǔn)確。文字材料必須字跡清晰，不得用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙書寫，否則資料管理人員不予接收。4資料歸檔的時(shí)間：各部門指派專人負(fù)責(zé)平時(shí)的資料保管和整理，每月向公司行9、政部進(jìn)行歸檔操作，進(jìn)行歸檔整理。5文件材料歸檔時(shí)，應(yīng)由歸檔部門編制資料移交清單，一式二份，雙方在歸檔單上簽章。6.電子類或其他需要保管的電子文件，應(yīng)當(dāng)及時(shí)存放于行政部指定電腦硬盤內(nèi)進(jìn)行編號(hào)保存。7.文件、合同資料要登記詳細(xì)信息，并編制文件（合同）管理記錄目錄，以便檢索利用。8.文件資料、合同要科學(xué)排列，按編號(hào)順序存放于文件盒內(nèi)，并加以標(biāo)識(shí)，整齊排放在文件檔案柜中。9.以上檔案收集整理無誤后，管理員填寫檔案存檔記錄（由本部門保存，作為本部門檔案管理臺(tái)帳）。四、檔案保管1檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。2照片要專柜密封保管。3庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)10、及時(shí)修補(bǔ)或復(fù)制4.歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正本和副本必須立在一起。5.歸檔文件、資料的密級(jí)、保管期限劃分須準(zhǔn)確；分類清楚、歸類準(zhǔn)確、組卷合理、編目清晰；案卷排列方法必須一致，并保持案卷之間的聯(lián)系。6.外單位的檔案原件由本單位自行保管，交行政部檔案室電子掃描件及臺(tái)帳備案。7.每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部門按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊。8.項(xiàng)目文件：連同配套照片等，在工作結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)歸檔。9.其他未特別說明的文件材料，應(yīng)隨時(shí)歸檔。10.各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。11.11、歸檔時(shí)交接雙方根據(jù)移交清單清點(diǎn)核對歸檔文件，并在移交清冊上簽字確認(rèn)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。五、檔案借閱1.檔案要履行借閱手續(xù)，公司內(nèi)部人員借用資料，都必須填寫調(diào)卷單，注明借用時(shí)間、文件名稱、文號(hào)、份數(shù)、歸還時(shí)間，并經(jīng)借用人簽字確認(rèn)。2.外借一般只借復(fù)印件，需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告直接上級(jí)；3.檔案用完后，應(yīng)及時(shí)送還，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時(shí)注銷。如超過借閱時(shí)間，資料管理員必須及時(shí)予以追討，填寫閱檔催還單，并于資料歸還時(shí)仔細(xì)檢查資料是否完整，若發(fā)生丟失、泄密或其他損壞行為由借用者承擔(dān)責(zé)任，視12、情節(jié)輕重予以處理。4.必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影，不得轉(zhuǎn)借或損壞；5.檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。6.時(shí)間最長不得超過一個(gè)月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。7.凡需借閱、抄錄絕密級(jí)重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。六、檔案銷毀1.對保管期滿，確無保管、利用價(jià)值的檔案，須由行政部織鑒定小組確認(rèn)是否需要銷毀。鑒定小組成員包括檔案管理員及部門領(lǐng)導(dǎo)、存檔部門領(lǐng)導(dǎo)。2.銷毀任務(wù)時(shí)，必須由行政部監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀清冊上簽字。最后，把銷毀清冊13、和部門經(jīng)理、副總經(jīng)理和總經(jīng)理的批準(zhǔn)手續(xù)文件，一并存檔永久保存。3.確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。4.部門或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司資料；保存期滿的資料，經(jīng)有關(guān)部門審核，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)給予銷毀，由審核人及經(jīng)辦人簽字確認(rèn)以備后查。七、檔案保管規(guī)定1.檔案均須按制度向行政部門移交，集中保管。任何部門和個(gè)人不得私自留存檔案。2.具有永久保管價(jià)值的檔案原件須進(jìn)行掃描備份，重要檔案須異地備份保存。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行抽樣檢查，發(fā)觀問題應(yīng)及時(shí)采取進(jìn)行修復(fù)。4.檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要專人保管，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。514、.不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。6.檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。八、保存期限：1永久保存：公司證照；各級(jí)批文；印鑒；公司年度經(jīng)營計(jì)劃、經(jīng)營總結(jié)；年度財(cái)務(wù)報(bào)表；不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；人力資源資料；大型活動(dòng)圖片；其他核定須永久保存的文書。2十五年保存：會(huì)計(jì)憑證；其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)資料的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)3五年保存：期滿或解除的合同協(xié)議；完結(jié)后的項(xiàng)目普通方案、資料；其他經(jīng)核定須保存五年的文書。4一年保存：部門工作計(jì)劃及工作總結(jié)；完結(jié)后的部門請求報(bào)告；完結(jié)后無長期保存必要文書。5所有文件期滿銷毀后必須保留電子檔文件。第三章獎(jiǎng)懲一.行政部門對各部門檔案管理情況進(jìn)行不定15、期檢查與評估。二.公司資料屬于公司財(cái)產(chǎn)，任何人不得據(jù)為己有和外泄。有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予扣薪處理，構(gòu)成犯罪的依法追究：（一）毀壞、丟失或擅自銷毀公司資料；（二）擅自向外界提供、摘抄公司資料；（三）涂改、偽造資料；（四）未及時(shí)上報(bào)歸檔或資料管理不善者。三.對有下列行為的單位或個(gè)人，據(jù)情節(jié)輕重給予處罰：（一）檔案管理不符合要求，管理混亂；（二）不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案，致使檔案資料損壞、流失；（三）涂改、偽造、損毀、丟失、故意隱藏檔案；（四）明知所保存的檔案面臨危險(xiǎn)而不采取措施，造成檔案損失；（五）借閱檔案超過歸還期限，未按時(shí)歸還檔案；（六）借閱、復(fù)印檔案時(shí)涂畫、拆封、抽換和篡改檔案；（七）擅自銷毀檔案。第四章附則一、 本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋、修訂。二、 本制度自發(fā)布之日起開始實(shí)施。客戶資料接收目錄卡檔號(hào)：卷名：調(diào)卷單閱檔催還單同志：您所調(diào)閱的下列還期已逾，為方便他人使用和管理，請依檔案調(diào)閱規(guī)則于月日前送還。年月日檔案存檔目錄文件（合同）管理記錄目錄檔案存放位置表檔案銷毀審批表內(nèi)部檔案移交清單表記錄編號(hào):日期：檔案銷毀清冊銷毀人簽名：監(jiān)銷人簽名：銷毀時(shí)間：銷毀地點(diǎn)：