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1、有限公司文件檔案管理制度及歸檔要求附表單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: *有限公司檔案管理制度第一節 總則為規范公司文件檔案的管理，增強公司文件檔案的實用性和有效性，特制定本制度。第二節 檔案管理部門和職責1. 公司的任何文件、檔案都由公司共和管理服務部負責。2. 綜合管理部負責公司所有檔案資料的統一收集和管理，各部門可持有各自部門檔案的復印件并負責復印件的管理。3. 檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及使用工作，充分發揮檔案資料的作用。4. 綜合管理部檔案管理員有責任定期對文件檔案進2、行檢查驗收。5. 檔案管理部門必須保證公司及各部門的原始資料及文件齊全完整、安全保密和使用方便。第三節 文件檔案管理一、 檔案的歸檔范圍1. 凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。2. 凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理等活動，具有利用價值的文件資料。凡是企業經營管理活動中形成的具有查考利用和保存價值的文件材料均應歸檔，主要包括：（1）具有保存價值的本單位正式收/發文，除文件的正件外，還應包括它的附件；（2）公司在經營管理活動中產生的與上級部門或其他部門間的往來文件（即外部文件），包括請示、報告、項目申請、重要函件、經營合同、購銷合同等；（3）公司經營管理活3、動中產生的各種文件材料（即內部文件），如規章制度、技術研發材料、經營計劃、條例、會議紀要、部門管理職能性文件、各類正式通知文件等；（4）公司在發展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等；（5）凡事蓋有公司印鑒的文件、檔案。3. 凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件都需要留定稿備查。二、 檔案的歸檔要求1. 歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于其他事項不能歸檔或相關部門保留的，綜合管理部保存復印件。所有被存檔的文件都需另外存儲一份復印件，以便借閱。2. 對事務已經辦理完畢并具有保存價值的文件，各部門都應及時交由綜合管理4、部歸檔，任何人不得隨意留存，各部門每月度應將需歸檔的文件材料清理一次，以便將漏交的文件移交綜合管理部。3. 綜合管理部應對重要的文件標注“機密”等標識，并保存于獨立的檔案柜中。4. 對需歸檔的文件材料要收集齊全（包括附件），按照文件形成的時間先后次序排列清楚，并剔出其中的廢稿、重復稿和不重要的便條等。 5. 文件歸檔時要有交接手續，填寫資料交接單（見附錄一）。6. 公司對外簽訂的經濟合同，應保留兩份原件，綜合管理部保存一份，合同執行（或簽訂）部門保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合管理部保存原件。7. 在歸檔范圍內的其他資料，由經辦人整理后連同有關資料移交綜合管理部。部門需要使用的可復印或5、復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。8. 公司綜合管理部存放檔案的處所，應具備檔案庫房應具有防火、防盜、防光、防高溫氣體、防潮、防塵、防有害生物、防污染等設施條件。9. 檔案室定期進行安全檢查，檢查情況應登記，發現問題當即處理或向領導反映解決。10. 檔案歸檔時要科學地編制編號，根據需要編制專題目錄，填寫檔案盒上的口取紙，以便于查找。11.歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄，目錄編號必須與檔案盒上的口取紙內容保持一致。12. 根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終按照編制的目錄進行整理、剔除。13. 檔案管理部門應嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。14. 檔案管理6、相關人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續15. 各部門可指派專員整理需歸檔資料并與綜合管理部做好歸檔資料交接工作。三、 檔案的收集和整理1. 公司的歸檔資料實行“月度歸檔”制度，即：每月月底（25日前）為公司檔案資料歸檔期。各部門歸檔專員需在規定時間將部門歸檔資料移交綜合管理部。2. 在檔案資料歸檔期前一周，由綜合管理部向各部門發出收集應該歸檔的原始資料的郵件。各部門負責人應積極配合與支持。3. 經核查不需要歸檔的資料將如數退還給各部門，并填寫資料交接單備查。四、 檔案的借閱1.公司的任何人員需借閱未標注“機密”的檔案時，必須填寫資料交接單經逐級審批方可領用。2. 任何人員在任7、何情況下借閱標注“機密”的檔案時，只能在綜合管理部內閱覽，不準外借。3. 公司檔案屬于公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批準不得借閱。4. 借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。由綜合管理部填寫借閱記錄表（見附錄二），標明借檔案的編號、借閱時間、借閱人和歸還時間，以便查閱和催還。5. 借出檔案材料的時間不得超過三個工作日，必要時可以續借。過期由檔案移交人催還。需要長期借出的，須經總經理特別批準。6. 借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則公司有權追究當事人責任。7. 借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追8、查，并報告公司及時處理。如發生失密、泄密現象，要及時向公司匯報，采取補救措施，并追究相關人員責任，給公司造成經濟損失的，要給予相應的經濟處罰，情節嚴重的給予辭退或開除處理。五、檔案的禁用和銷毀 1. 綜合管理部在定期查看存檔資料時，若發現超過保管期限的文書檔案，需報告總經理，經批準后批準后可銷毀，并建立檔案銷毀記錄（見附錄三）。2. 銷毀的檔案記錄由檔綜合管理部永久保存。六、 檔案的保密和處罰1. 檔案管理人員對所保管的檔案內容不得泄露，確保檔案的安全。2. 不得擅自偽造、涂改、銷毀、抄錄、復制、以影像形式記錄檔案資料。3. 經鑒定批準銷毀的檔案、資料，必須由綜合管理指派兩人互相監督選擇合適方9、式銷毀，不得賣給廢品收購站。4. 違反上述要求，并給公司造成經濟損失的，要給予相應的經濟處罰，情節嚴重的給予辭退或開除處理。第四節 附則1.公司所有員工都必須遵守以上規定。2.本制度中如有未盡事宜，請參照公司其他規定或國家相關規定。3.本制度一經公司負責人核準，自公布當日起生效。4.本制度由綜合管理部部制定，如因公司政策或管理工作內容有重大變更時，綜合管理部將根據具體要求向總經理提出討論/修訂本制度的申請。附錄一 資料交接單領用人所屬部門/單位借用資料/財物明細：借用原因：部門經理審批綜合管理部審核總經理審批送交人簽字接收人簽字日期附錄二借閱記錄表借閱人檔案的編號借閱時間歸還時間簽名附錄三 檔案銷毀記錄銷毀人（兩人）檔案的編號&名稱銷毀時間