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1、保安服務集團公司檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、總則1、檔案是公司權益和經營管理活動的重要憑據與載體。為加強檔案管理，確保公司合法權益，制定本制度。2、檔案管理的責任部門屬總裁辦，具體由總裁辦秘書負責公司的檔案職能管理工作。各相關部門、分支機構在總裁辦領導下具體執行本制度，管理好分工管理的檔案資料，并向總裁辦報告、備案。3、各部門、分支機構須指定檔案管理責任人，與總裁辦秘書對接。總裁辦秘書向各部門、分支機構提出具體歸檔要求時，各部門、分支機構須照辦，第一時間向總裁辦秘書提交要求的檔案文件；如有異議，2、可提交總裁辦裁決。4、原則上所有檔案資料的原件交由總裁辦秘書負責保管，各具體執行使用部門人員保留復制件。如有多份原件或者工作需要，經總裁辦批準具體執行使用部門人員可以保存原件。5、本制度由總部總裁辦負責解釋。6、本制度經總部總裁辦批準發布執行。二、檔案的范圍與分類按存儲介質不同分為紙面（實物）檔案和電子介質檔案。電子介質檔案的管理除遵守本制度規定外，還必須遵守公司另行制定的電子信息安全管理制度。按照公司管理實際情況，檔案包括并分為以下幾類：1、 權益類檔案。包括公司證照：如營業執照、組織機構代碼證、保安許可證等；以及產權證書：如房地產證、機動車產權證、專利或者商標所有權證等。2、 業務合同協議3、。包括與客戶、供應商（包括房屋租賃）、媒體宣傳單位、中介機構等簽訂的合同協議，往來商務函件、招投標書等；3、 員工檔案資料。包括員工勞動合同、考勤記錄、員工公司內部檔案（如履歷表、無犯罪記錄證明、照片、資質身份證明等）、員工外部檔案（即組織人事檔案）；公司單行制定員工檔案管理制度。4、 公司內部管理文件。包括公司成文規章制度、派遣單、會議記錄紀要、錄音錄像、內部往來公函等。5、 密鑰。公司各類權益類門關密碼、Ukey等；6、 財務會計檔案。包括會計憑證、賬冊報表等；公司根據會計、稅務等法規單行制定財務會計檔案管理制度。三、檔案的取得、歸檔、保管1、各部門、各分支機構取得或者形成的公司檔案資料（4、除另有規定由指定責任部門人員保管的之外，如人事檔案、會計檔案等），包括但不限于本制度第二章載明的檔案分類，均須遞交給總裁辦秘書存檔。2、各部門、分支機構應及時或者按照約定定期整理好，向總裁辦秘書移交檔案。移交時必須制作移交表冊，清點無誤，簽字確認。3、使用合適、安全、便利的檔案存放場所和檔案柜。防止被盜、進水、蟲蛀、燒毀等情況發生。4、檔案歸檔必須合理分類，分區域存放，以利于檢索查找和日常調閱使用。5、根據法規要求或者工作需要懸掛、放置在公司辦公公共場所的證照文件，總裁辦秘書（以及各分支機構檔案管理責任人）應定期不定期巡視查看，確保證照安全完整。6、檔案管理責任人須制作檔案清單明細表，并定期更5、新（至少一年一次）報告給總裁辦，有必要時通報給相關部門（分公司同時抄報給分公司總經辦）。四、檔案借用、更新、銷毀與遺失處理1、與檔案用途相關的部門、人員需要借用、調閱、復制檔案文件時，向檔案管理人員說明理由用途。檔案管理人員判斷是否合理，決定是否同意借用；難以判斷的，向上級請示直至向總裁辦匯報決定。2、檔案借用必須辦理借用交接手續。3、新的檔案形成替換了舊的，應及時進行更新。舊的包括過期失效的檔案，應合理標記分類妥善保管，不允許隨意丟棄或者銷毀。4、法規有保管年限規定的檔案，須嚴格遵守法規要求。沒有法規要求的，視公司實際工作需要，實行長期永久保管或者定期銷毀。5、檔案保管人認為需要銷毀的檔案文6、件，須清點造冊，征求檔案涉及工作相關的部門、分支機構人員意見，并向總裁辦報告，說明理由情況，經總裁辦批準后，采用適當的方法銷毀，如燒滅、粉碎等。6、如果發生檔案遺失情況，除追究相關責任人責任之外，須及時采取合理補救措施，并向總裁辦匯報。五、人員交接1、員工離職或者內部崗位調動，必須履行檔案文件的移交手續。2、檔案管理責任人工作崗位變動，檔案文件移交手續由總裁辦或者總裁辦指定人員負責監督辦理移交手續。3、檔案管理人員外出、休假，須辦理好人員臨時代理，確保不耽誤工作。六、責任處理 在檔案管理工作中，各部門、分支機構、人員不遵守本制度的，包括：1、 私下藏匿檔案文件，不按照要求及時移交歸檔；2、 故意涂改、制作假檔案文件；3、 損毀、遺失檔案文件；4、 檔案管理人員不按制度要求保管檔案文件；5、 將檔案用于私人牟利甚至非法用途；6、 其他違規行為。 公司嚴禁上述違規行為。發現違規行為要求立即改正，并視情節輕重，給公司造成的損失大小，由總裁辦決定給相關責任人以警告、通報批評、辭退，賠償、經濟處罰、直至起訴責任人、移交司法機關追究法律責任等處理。