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1、服飾行業(yè)集團(tuán)母子公司檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 目錄第一章 總 則1第二章 文書檔案立卷歸檔辦法1第一節(jié) 文件資料的收集管理1第二節(jié) 歸檔范圍2第三節(jié) 平時(shí)歸卷3第四節(jié) 立卷3第三章 聲像檔案管理辦法4第一節(jié) 聲像檔案資料的收集4第二節(jié) 聲像檔案的管理5第三節(jié) 聲像檔案的保管6第四節(jié) 聲像檔案的開發(fā)利用6第四章 檔案借閱7第五章 附則8第一章 總 則第一條 為加強(qiáng)XX集團(tuán)（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)”）文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本制度。第二條 本制度2、適用于整個(gè)XX集團(tuán)。集團(tuán)實(shí)行集團(tuán)總部和各分子公司檔案分級(jí)管理制度， 集團(tuán)總部的檔案管理歸口總裁辦（檔案室）檔案管理員，分子公司的檔案管理歸口各自指定的（檔案室）檔案管理員。集團(tuán)公司認(rèn)為重要的分子公司文件應(yīng)同時(shí)在集團(tuán)歸檔備案。第三條 檔案管理員負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。檔案員對(duì)檔案資料必須按年度立卷，各分子公司、職能中心/部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定分別立卷歸檔。第四條 實(shí)行部門收集保管、定期歸檔制度。各職能中心/部門負(fù)責(zé)人均應(yīng)指定專人（兼職檔案員）負(fù)責(zé)收集保管本中心/部門的檔案資料并督促其及時(shí)歸檔。公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完3、整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)，結(jié)案后及時(shí)交兼職檔案員歸檔。兼職檔案員應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定，名單報(bào)送相應(yīng)的檔案室備案，如有變動(dòng)須及時(shí)通知檔案室。因工作變動(dòng)或離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第五條 對(duì)保管的技術(shù)檔案，每年年終要進(jìn)行鑒定，鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、工程技術(shù)人員、檔案員組成的鑒定小組進(jìn)行。對(duì)失去參考價(jià)值、無保存意義的資料應(yīng)及時(shí)清理，經(jīng)鑒定小組批準(zhǔn)后指定專人監(jiān)銷。第二章 文書檔案立卷歸檔辦法第一節(jié) 文件資料的收集管理第六條 凡集團(tuán)公司或分子公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）一律由集團(tuán)總裁辦或分子公司辦公室統(tǒng)4、一收集保管。分子公司的重要公文要報(bào)送集團(tuán)總裁辦備案。第七條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理在工作活動(dòng)中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會(huì)議文件由會(huì)議召集部門收集保管。第八條 各職能中心/部門兼職檔案員的職責(zé)：（一）了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件資料的歸檔范圍，收集保管本部門的文件資料；（二）認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。對(duì)本部門承辦的文件資料平時(shí)收集歸卷，每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件資料歸檔完畢，并向檔案員辦好交接簽收手續(xù)；（三）承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)積極地做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。第二節(jié) 歸檔范圍第九條 重要的會(huì)議資料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)5、言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等。第十條 相關(guān)政府部門發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。第十一條 公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。第十二條 公司的請(qǐng)示與相關(guān)政府部門的批復(fù)；公司反映主要工作活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。第十三條 公司內(nèi)部的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要工作記錄（表單）及工作簡(jiǎn)報(bào)。第十四條 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件資料。第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件資料。第十六條 公司的各種規(guī)章制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像6、等。第十八條 反映公司各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)、科研活動(dòng)的有保存價(jià)值的技術(shù)文件、圖紙、信息、人事、財(cái)務(wù)資料、市場(chǎng)營(yíng)銷資料等。第十九條 公司保密制度中規(guī)定的保密范圍材料。第三節(jié) 平時(shí)歸卷第二十條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢的文件資料，由兼職檔案員集中統(tǒng)一保管。第二十一條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)用來歸卷文件資料的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。第二十二條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將處理完畢的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門兼職檔案員歸卷。第二十三條 兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款 “對(duì)號(hào)入座”，并在文件處理7、登記薄上注明。第四節(jié) 立卷第二十四條 立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。第二十五條 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。第二十六條 歸檔的文件資料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。第二十七條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；8、跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年。第二十九條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件資料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；草稿在前，定稿在后；其它文件資料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。第三十條 卷內(nèi)文件資料應(yīng)按順序排列，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)資料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。第三十一條 永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。第三十二條 有關(guān)卷內(nèi)文件資料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)9、責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。第三十三條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第三章 聲像檔案管理辦法第三十四條 公司的聲像檔案是指公司各部門或個(gè)人在實(shí)際工作或社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄。第三十五條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤、照片(含底片)及文字說明等組成。第三十六條 聲像檔案是公司卷宗的組成部分，必須由檔案員集中統(tǒng)一管理。第一節(jié) 聲像檔案資料的收集第三十七條 收集范圍：（一）反映公司主要職能活動(dòng)工作成果和存在問題的聲像資料；（二）各級(jí)政府領(lǐng)導(dǎo)人和著名社會(huì)人物參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料；（三）公司有10、關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議的聲像資料；（四）涉及公司權(quán)益的聲像資料；（五）其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料；（六）其它具有保存價(jià)值的聲像資料。第三十八條 收集時(shí)間：（一）聲像檔案資料由各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集，應(yīng)在檔案資料形成后一個(gè)月內(nèi)歸檔；（二）檔案員有責(zé)任隨時(shí)向兼職檔案員征集具有保存價(jià)值的聲像檔案資料。第三十九條 收集要求：（一）錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤、照片(含底片)和文字說明要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規(guī)定歸檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失；（二）接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件；（三）聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。第四十條 11、聲像檔案費(fèi)用的報(bào)銷：兼職檔案員形成聲像檔案的費(fèi)用，應(yīng)按要求向檔案員辦理歸檔，經(jīng)檔案員簽字后相關(guān)財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)銷費(fèi)用。第二節(jié) 聲像檔案的管理第四十一條 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來，便于保管和利用。第四十二條 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，相關(guān)的兼職檔案員協(xié)助。第四十三條 分類、編號(hào)：（一）照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時(shí)間順序編號(hào)，同時(shí)填寫其底片號(hào)。底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)。格式：卷宗號(hào)-流水號(hào)；（二）錄音帶、錄像帶、攝像帶、光盤按年代-問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)；（三）編注與其他載體檔案相12、聯(lián)系的參照號(hào)。格式為(檔案形態(tài))檔號(hào)/(檔案形態(tài))檔號(hào)。第四十四條 保管期限：應(yīng)視其內(nèi)容的重要程度、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃定保管期限。第四十五條 文字說明的編寫：（一）文字說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)等；（二）編寫文字說明的要求：（1）準(zhǔn)確揭示檔案資料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息，標(biāo)注項(xiàng)目正確齊全；（2）照片的自然張(內(nèi)容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶、攝像帶按案卷編寫文字說明。一組聲像資料聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明；（3）文字簡(jiǎn)潔、語言通順；（4）時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。第四十六條 案卷要求：（一）將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷13、，集中編放；（二）卷內(nèi)目錄：照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄；錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄；（三）卷內(nèi)備考表，用于說明卷內(nèi)聲像資料的整理、變動(dòng)情況。第三節(jié) 聲像檔案的保管第四十七條 聲像檔案入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。第四十八條 保存條件：（一）底片、膠片保存溫度應(yīng)保持在13-15之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持35%-45%；（二）照片保存溫度應(yīng)保持14-24，相對(duì)濕度應(yīng)保持37.5%-67.5%；錄音、錄像帶保存溫度應(yīng)保持18-24，相對(duì)濕度應(yīng)保持40%-60%。第四十九條 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開磁場(chǎng)，磁場(chǎng)盒與盒的間距不小于3mm14、；存放磁帶最好不用鐵皮柜。第五十條 對(duì)庫(kù)存的照片檔案，要兩年檢查一次。第五十一條 建立健全聲像檔案統(tǒng)計(jì)制度，做好聲像檔案收進(jìn)、移出、庫(kù)存數(shù)量、保管情況、提供利用及效果等項(xiàng)統(tǒng)計(jì)工作。第四節(jié) 聲像檔案的開發(fā)利用第五十二條 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。第五十三條 建立聲像檔案借閱、利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的秘密程度，確定利用范圍。第五十四條 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。如有特殊需要，經(jīng)集團(tuán)總裁辦主任或分子公司主管副總批準(zhǔn)后，方可限期外借，檔案員具體辦理，并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi)，實(shí)行有償服務(wù)。如在借用中造成損壞，借用單位負(fù)賠償責(zé)任。第五十五條 在不影響保密的前提15、下，各部門可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)存的聲像檔案。第四章 檔案借閱第五十六條 按集團(tuán)或分子公司有關(guān)密級(jí)劃分的規(guī)定，相關(guān)檔案員應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確的對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行密級(jí)劃分，并嚴(yán)格按保密制度履行查、借閱手續(xù)。第五十七條 公司員工因工作需要，可借閱技術(shù)資料，但必須辦理借閱手續(xù)。第五十八條 凡外單位借閱相關(guān)技術(shù)資料，須持單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱，但必須按保密制度要求，機(jī)密級(jí)以上資料不準(zhǔn)查、借閱。第五十九條 技術(shù)資料借出時(shí)間不超過兩周，預(yù)期不還需辦理續(xù)借手續(xù)。第六十條 凡屬絕密、機(jī)密技術(shù)資料與本人工作無關(guān)不得查、借閱，因工作需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)16、方可查閱。第六十一條 絕密、機(jī)密資料，直接從事該項(xiàng)工作的人員可查閱，工作有部分相關(guān)的人員只能查閱相關(guān)部分、絕密、機(jī)密資料不能帶出檔案室。第六十二條 查閱機(jī)密、絕密檔案，必須進(jìn)行登記方可查閱。第六十三條 嚴(yán)禁私自復(fù)印、摘錄絕秘技術(shù)資料。第六十四條 凡屬保密的技術(shù)資料必須嚴(yán)格按密級(jí)分類進(jìn)行查、借閱，任何人不得擅自借閱、借出，不得查、借閱與本人工作無關(guān)的技術(shù)資料。第六十五條 銷毀過期保密技術(shù)資料應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，不得擅自銷毀。第六十六條 對(duì)保密技術(shù)資料每月應(yīng)清查校對(duì)一次，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)，并采取補(bǔ)救措施。第六十七條 查、借閱技術(shù)資料和使用相關(guān)技術(shù)文件的各類人員應(yīng)嚴(yán)格遵守“保守機(jī)密慎之又慎17、”的方針，不失密、不泄密。第六十八條 丟失技術(shù)資料者，應(yīng)及時(shí)書面通知相關(guān)檔案室和主管領(lǐng)導(dǎo)并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，在未作出處理前暫停查閱相關(guān)技術(shù)資料。第六十九條 凡調(diào)離本公司的員工，必須歸還全部技術(shù)資料，方可辦理離職手續(xù)。第七十條 技術(shù)檔案資料不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借或代借，借出的資料只能帶到工作崗位，并妥善保管好，嚴(yán)禁私自攜帶出公司。第七十一條 凡借出的圖紙、資料，不得損壞、刪改、涂抹、剪貼、拆散。第五章 附則第七十二條 本制度經(jīng)集團(tuán)公司董事會(huì)批準(zhǔn)后發(fā)布執(zhí)行，集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)制訂、修改并解釋。此前有關(guān)集團(tuán)公司對(duì)控（參）股公司管理的規(guī)定，凡與本制度有抵觸的，均依照本制度執(zhí)行。第七十三條 本制度未盡事宜，執(zhí)行國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和集團(tuán)公司的有關(guān)規(guī)定。第七十四條 本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。