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1、核電子公司檔案管理原則、職責及流程制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目錄1目的32范圍33職責33.1質量部經理33.1.2負責檔案管理過程中的部分審批工作。33.2文檔管理員33.3其他部門經理43.3.1負責對本部門員工的文件借閱、復印等申請進行審核。43.4全體員工43.4.2在業(yè)務活動中使用真實、可靠、完整的文件。43.4.4在利用檔案時遵守相應的制度，確保檔案的安全。44 部分流程圖45工作程序75.1文件質量要求75.1.1質量特性75完整性：文檔齊全、并未加改動。75.1.2文件控制75.1.3質量2、要求85.2歸檔流程85.2.1文件點收85.2.2檔案登記85.2.3文件裝訂85.2.4檔案分類85.2.5檔案名稱95.2.6公司現有檔案可按如下方式分類：9一、公司自主研發(fā)文件9二、管理文件101.體系文件102.放射源管理文件103.員工培訓證書115. 企業(yè)標準認證證書115.質量工作計劃116.外來文件111）標準117.工藝文件118.外來說明書11三、記錄、報告類文件115.例外放行文件126.校準證書12四、工程項目類文件125.2.7檔案整理125檔案應定期清理核對，做到賬物相符。125.4檔案鑒定工作125.5檔案統計工作135.6文件下發(fā)13常規(guī)技術文件發(fā)放一覽表133、5.7文件借閱145.7.4任何人員借閱文件均需填寫“文件借閱登記表”。145.8文件歸還145.8.4歸還的文件歸檔應存放于借閱前的擺放位置。155.9文件更改、回收及銷毀。155.9.2更改的電子文檔歸檔需將舊文件進行覆蓋或刪除。155.9.5為防止作廢文件的混淆與錯用，銷毀需及時。155.10文件的復印156相關文件157質量記錄15文件歸檔登記表168附表161目的為有效管理及控制公司檔案，確保檔案資料正確指導生產和品質管理，防止誤用失效或使用已經作廢的文件,防止檔案資料泄密及外流，保證公司智慧與財產權益，特制定本制度。2范圍本制度確立了我公司檔案的管理原則、管理職責、管理流程和管理系4、統等要求。確定了我公司檔案部門、其他部門以及全體員工對文件檔案的管理和使用要求。3職責3.1質量部經理3.1.1領導本單位的檔案管理工作，負責傳達和貫徹文檔管理方針，監(jiān)督、檢查和指導檔案管理員的工作。3.1.2負責檔案管理過程中的部分審批工作。3.2文檔管理員3.2.1在質量部經理的領導下開展工作，接受上級領導的監(jiān)督、檢查和指導，并制定本單位文檔管理政策，建立文檔管理體系。3.2.2負責對進入檔案室的檔案進行管理、發(fā)放、更新、把關和回收處理，并建立相應的檔案化管理、文檔借閱和登記制度。3.2.3積極推進文檔信息化建設，積極參加專業(yè)知識和技能的培訓與自主學習，不斷提高檔案管理水平，對全體員工貫徹5、文檔知識和管理要求。3.3其他部門經理3.3.1負責對本部門員工的文件借閱、復印等申請進行審核。負責對本部門文件的形成、鑒定、整理和歸檔工作進行指導，并保證文件的質量要求。3.4全體員工3.4.1每位員工應認真理解文檔管理方針，對文件的形成、整理和歸檔負責。3.4.2在業(yè)務活動中使用真實、可靠、完整的文件。3.4.3對業(yè)務活動中所形成的具有保存價值的文件，應根據文件管理規(guī)定，在業(yè)務工作結束、告一段落或離職前進行整理和組卷，并向本單位的文檔管理部門移交歸檔。不應將本單位的文件檔案據為己有，不應私自銷毀正式的文件和記錄。3.4.4在利用檔案時遵守相應的制度，確保檔案的安全。4 部分流程圖4.1文件6、歸檔流程圖歸檔部門 檔案管理員 檢查檔案文件有無缺失、損壞，圖樣是否清晰，格式是否正確合格不合格相關人員處理歸檔人進行檔案整理、檢查通過未通過整理、裝訂檔案紙質、電子版分別登記相關信息檔案分類，編制目錄檔案盒脊背標注名稱，內部增加明細目錄放置于對應區(qū)域完成檔案退回4.2文件借閱、復印流程圖不同意部門主管各部門員工檔案管理員不同意填寫借閱單/發(fā)放單不予借閱、復印同意提交申請審核帶出質量部經理審核確定檔案在庫同意予以借閱/復印4.3文件歸還流程圖總經理檔案整理、檢查各部門員工質量部經理檔案管理員作出處罰作出處罰重要文件審查審查檢查檔案文件有無缺失、損壞檔案完整檔案缺失接受處罰，彌補過失歸入該文件檔7、案盒填寫歸還日期查找借閱信息及原歸檔信息4.4文件更改、回收流程圖審核手續(xù)齊全，符合要求作廢檔案退回文件更改部門 檔案管理員查找對應下發(fā)記錄填寫文件回收登記表核對作廢檔案及時進行銷毀 文件接收部門找出需要更改的文件，進行替換取出作廢檔案未通過合格不合格相關人員處理歸檔人對更改文件進行檔案整理、檢查找出需要更改的文件，進行替換5工作程序5.1文件質量要求5.1.1質量特性5真實性：文檔與其使用意圖相符；文檔的形成和發(fā)送與其既定的形成者和發(fā)送者相吻合；文檔的形成和發(fā)送與其既定的時間一致。5可靠性：文檔的內容可信，可充分、準確地反映所證明的事務活動過程、活動或事實，在后續(xù)的事務活動過程或活動中可作為8、依據。5完整性：文檔齊全、并未加改動。5.1.1.4可用性：文檔可查找、檢索、呈現或理解。5.1.2文件控制5.1.2.1文件應當受控。參與編寫、修訂、審查和批準文件的所有人員應明確分配文件的控制工作，并有能力勝任。5.1.2.2應確保文件用戶清楚和使用恰當和正確的文件。5.1.2.3文件的變更應有審查和記錄，并得到文件原有級別人員的批準。5.1.3質量要求5.1.3.1文件應保證字跡清楚，圖樣清晰，圖面整潔，審批手續(xù)完備。5.1.3.2文件的紙張、書寫、裝訂材料應符合檔案保護的要求，沒特殊要求的文件應使用耐久的字跡材料書寫，如碳素筆、碳素墨水、藍墨水，不應采用圓珠筆、純藍墨水、紅墨水、復寫紙9、等易褪色字跡材料。5.1.3.3錄音、錄像、影像、磁介質等特殊介質文件應保證載體的有效性和符合歸檔要求。5.1.3.4歸檔文件應齊全完整、裝訂整齊、并經適當的整理和組卷。5.1.3.5電子文件的保存應使用不可擦除光盤、移動硬盤等進行存儲。5.2歸檔流程5.2.1文件點收5.2.1.1檢查文件的質量特性，文件控制與質量要求是否達標，如不達標，應立即采取相應措施。例如：文本及附件是否完整，如有短少，應立即追查歸入；圖文是否清晰，如有不清晰現象，應立即退回經辦部門更換；文件的審批手續(xù)是否完備，如有遺漏，應立即退回經辦部門補辦。5以上原則如有特殊情況不能達到者，需由歸檔人員填寫說明，并經其所在部門主管10、簽字確認，質量部經理審批后方可歸檔。5.2.2檔案登記文件點收后，應由歸檔人和檔案管理人員分別填寫紙質版“文件歸檔記錄表”，并由文檔管理員將其對應內容輸入電子版日常記錄文件的“文件歸檔記錄表”中。5.2.3文件裝訂5.2.3.1點收文件后，需要裝訂的文件需以左方裝訂為原則，裝訂的文件及其附件均應對準左上角。5.2.4檔案分類5.2.4.1檔案分類應視案件性質、內容等因素，按一級、二級、三級等進行分類。先按一級進行分類，公司現有文件可分為公司自主研發(fā)文件、管理文件、記錄、報告類文件，以及工程項目類文件。再按二級進行分類，自主研發(fā)文件可以按產品型號進行分類。管理類文件被分為體系文件、放射源管理文件11、員工培訓證書、企業(yè)標準認證證書、質量工作計劃、外來文件以及外來說明書。記錄報告類文件被分為探測器調試記錄、檢驗記錄、整機檢驗實驗報告、委外測試報告、例外放行文件以及校準證書。工程項目類文件按項目名稱進行分類。二級分類完后又可將該類文件按三級分類成若干小類。如自主研發(fā)文件的每一個型號的文件又被分為方案報告任務書類 、電器類 、軟件類、機械類、檢驗方法與記錄類、程序類等。5.2.4.2檔案分類應力求切合實際。倘因案件較多，前款三級分類不敷應用時，則于第三級分類之后另增第四級分類。如案件不多，亦可僅使用一級或二級分類。5.2.4.3同一二級分類后之案件以存放于一檔案盒為原則，如案件較多，一個檔案盒12、不敷使用時，則分為兩個以上的檔案盒存放。5.2.5檔案名稱5.2.5.1檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。如公司自主研發(fā)的技術文件可用型號表示，項目文件可用簽訂該項目的客戶名稱表示。兩個以上的檔案盒存放的文件，其檔案和名稱應視其案件類型按順序標注一、二、三或按時間進行標注。5.2.5.2名稱一經確認后，一級分類的名稱應用標簽紙貼于存放該文件的文件柜的擺放所在區(qū)域，二級名稱確認后應將其標注于文件盒的脊背處，三級等名稱確認后，應將其標注于文件的目錄上，以便查閱。5.2.5.3檔案目錄應分別設有紙質版及電子版，以便查詢。5.2.613、公司現有檔案可按如下方式分類：一、公司自主研發(fā)文件1) 方案報告任務書類 a. 整機設計方案b. 硬件設計方案c. 軟件設計方案d. 結構設計方案e. 開發(fā)總結報告f. 設計驗證報告g. 設計確認報告h. 文件清單i. 設計開發(fā)任務書j. 作業(yè)指導書k. 試驗大綱2) 電器類 a. 焊接明細表b. 元器件外夠匯總表c. 整機原理圖d. 電氣連線原理圖e. 電氣焊裝圖f. 電氣原理圖g. 氣路連線圖h. 印制板圖（電子版）3) 軟件類a. 軟件流程圖b. 軟件燒錄方法c. 通信協議d. 軟件性能測試報告e. 軟件測試方法4) 機械類a. 機械設計圖b. 安裝手冊c. 結構組裝工藝要求d. 管路流14、程圖5) 檢驗方法與記錄類a. 實驗方法b. 型式試驗報告c. 型式試驗方法d. 整機調試方法e. 整機調試記錄f. 電氣部件調試方法g. 電氣部件調試記錄h. 軟件驗證方法i. 軟件驗證記錄j. 結構組裝檢驗方法k. 結構組裝檢驗記錄l. 檢驗規(guī)程m. 整機檢驗報告6) 說明書類 a. 維修手冊b. 軟件操作使用說明書c. 產品使用說明書7) 程序類a. 軟件源程序（含上位機、下位機）b. 軟件運行程序（含上位機、下位機）c. 其他程序二、管理文件1.體系文件1）公司質量管理體系文件2）公司管理程序文件2.放射源管理文件1）輻射安全許可證（正、副本）2）員工健康證明3）員工輻射安全與防護培訓15、合格證書5）各類申請書（或報告）5）省環(huán)保廳、市環(huán)保局等各類批復文件6）放射源管理文件7）購置、轉讓過程與放射源有關文件3.員工培訓證書1）國家質量體系內部審核員2）質量管理體系內審員3）檢驗員學習培訓合格證書5）計量檢定員證5）內審員培訓合格證5. 企業(yè)標準認證證書1）專利證書2）計量器具制造許可證3）合格供方資格證書5）企業(yè)標準5）CE證書6）質量管理體系認證證書7）會計審計報告5.質量工作計劃各年度質量工作計劃6.外來文件1）標準a.國際標準b.國家標準c.行業(yè)標準2）檢定規(guī)程3）各類法規(guī)7.工藝文件1）程序燒錄方法2）作業(yè)指導書3）生產工藝要求8.外來說明書三、記錄、報告類文件1. 探16、測器調試記錄2.檢驗記錄 1）成品測試檢驗報告2）檢驗記錄3)實驗報告5)出廠檢驗報告5)采購（外協）產品檢驗單3.整機檢驗實驗報告5.委外測試報告1）防護等級試驗報告2）電磁兼容試驗報告3）振動試驗報告5）環(huán)境試驗報告5）型式評價報告5.例外放行文件1）例外放行申請2）例外放行報告6.校準證書1）校準證書原件2）校準證書復印件四、工程項目類文件1.源地驗收提交文件2.場安裝調試、驗收文件3.現場安裝調試驗收單（客戶對安裝調試過程簽收意見）5.驗收報告（客戶現場系統驗收結論）5.未提供客戶的其余文件5.2.7檔案整理檔案分類后應對其進行編目整理，具體方法見公司文件“檔案編目規(guī)則”。再將檔案按分17、好的區(qū)域放置于相應位置。5.2.8公司電子文件的歸檔與整理參照紙質文件。文檔管理員對電子文檔應進行每年至少一次的備份。5.3檔案保管5.3.1檔案存放應依據檔案載體選擇檔案柜架。底圖不宜折疊；磁性載體應選擇防磁設施。重要檔案應異地備份。5.3.2檔案入庫前受損的檔案應及時修復或補救。對于易損的制成材料和字跡如傳真件等，應采取復制手段加以保護。5.3.3檔案室管理5檔案室應保持干凈、整潔，并具備防火、防盜、防光、防有害氣體、防塵、防有害生物等防護功能。5檔案應定期清理核對，做到賬物相符。5.4檔案鑒定工作5.4.1在檔案的形成、整理、歸檔、保管、下發(fā)、借閱、利用等過程中均應進行鑒定。鑒定的實質是18、去偽存真、去粗取精。科學的鑒定檔案的利用價值并確定檔案的保密性。5.5檔案統計工作5.5.1檔案管理員應及時、準確地在企業(yè)檔案工作年報及月報中進行統計。5.5.2檔案的統計數據以原始記錄為依據，做到準確、可靠、內容齊全。5.5.3檔案統計工作應保持連續(xù)性。5.6文件下發(fā)5.6.1自主研發(fā)文件由檔案管理員按生產計劃發(fā)放，并作記錄，其他部門不能隨意發(fā)放。5.6.2歸檔的自主研發(fā)文件電子版除程序、協議、檢驗報告外，其他文件一般不允許發(fā)放電子版，如有特殊原因，需求人員須填寫申請書，并經其部門主管確認，質量部經理審批，檔案管理員驗證后方可發(fā)放，且接收人員必須填寫“技術文件發(fā)放記錄表”。5.6.3常規(guī)的文19、件發(fā)放可以參照下表進行，下發(fā)時受控的文件必須封面、騎邊分別加蓋受控章，編寫受控號。常規(guī)技術文件發(fā)放一覽表文件明細類型部門人員受控狀態(tài)外購件匯總表復印件管理部庫管人員受控檢驗規(guī)程復印件質量部質檢人員檢驗報告電子版焊接明細表復印件工程中心焊接人員、技術文員電氣焊裝圖復印件電氣連線圖復印件整機原理圖復印件工程中心技術文員電氣原理圖復印件安裝手冊復印件調試方法復印件組裝工藝要求復印件結構組裝記錄復印件主機運行程序電子版工程中心技術文員受控通訊協議電子版工程中心技術文員受控調試記錄紙質版工程中心技術文員非受控說明書紙質版工程中心技術文員非受控5.6.4常規(guī)的技術文件發(fā)放不需要經過審批程序，但須遵循“一份20、一次”的原則。如有再次接受需要，則必須經其部門主管確認，質量部經理審批，檔案管理員驗證后方可發(fā)放，且接收人員必須填寫“技術文件發(fā)放記錄表”。5.6.4如無特殊要求，發(fā)放于工程中心技術文員的文件需要增加封皮，并于左側打孔并用夾條裝訂；發(fā)放于其他接收人的文件需要用訂書機于文件左上角裝訂。5.6.5公司其他員工如有文件接收需要，必須編制申請書，并經其部門主管審批，檔案管理員驗證后方可發(fā)放。5.6.6說明書和調試記錄空白版可根據生產發(fā)貨需求進行打印、裝訂，無需進行審批與簽字程序。5.7文件借閱5.7.1各部門員工需經部門主管審批后方可進行文件借閱。重要文件借閱還需經質量部經理審核后方可進行。5.7.221、部門主管可以自由借閱本部門歸檔的文件，如需借閱其他部門歸檔的文件，同樣需經質量部經理審核后方可進行。5.7.3檔案室歸檔的所有文件，總經理、副總經理可以自由借閱。5.7.4任何人員借閱文件均需填寫“文件借閱登記表”。5.7.5在檔案室內閱覽的文件不屬于文件借閱范圍，不用填寫“文件借閱登記表”，也不用經部門主管審批。5.7.6不得將檔案材料拿給無關人員閱讀或憑私人關系隨意借閱。非檔案管理人員不得隨意進入檔案室，檔案管理人員不得將檔案帶到公司外，不得和外人談論公司檔案室內部情況。如特殊原因必須將檔案外帶，則必須經質量部經理審批同意。5.7.7外單位來本公司調閱檔案，必須寫明查閱內容，由質量部經理簽22、字并經公司總經理或副總經理批準后，方可調閱。5.8文件歸還5.8.1借閱的文件應確保文件完整、無損壞，并應按時歸還，檔案管理員負責檔案的追討責任。5.8.2準備歸還入檔的文件由檔案管理員進行詳細檢查，如有損壞、拆散、缺失等情況，需報送質量部經理，由質量部經理審查后作出相應處罰，重要文件還需由質量部經理報送總經理，由總經理審查后作出相應處罰。5.8.3經檢查無缺失的文件需由檔案管理員找出該文件的借閱記錄，并在相應位置填寫歸還日期。5.8.4歸還的文件歸檔應存放于借閱前的擺放位置。5.9文件更改、回收及銷毀。需要更改的文件歸檔時，需將文件更改單與更改文件一起歸檔。5.9.1需要更改的文件歸檔時，需23、由檔案管理人員找出需要更改的文件，并對其進行替換。并將作廢的文件拿出后方可進行歸檔。5.9.2更改的電子文檔歸檔需將舊文件進行覆蓋或刪除。5.9.3更改的文件中的常規(guī)文件下發(fā)，檔案管理員需找出作廢文件發(fā)放記錄，并將更改過的文件重新進行下發(fā)，下發(fā)時需回收替換作廢文件，并填寫“文件回收登記表”。5.9.4回收的文件與檔案室內作廢的文件需由檔案管理員再次核對后方可進行銷毀。5.9.5為防止作廢文件的混淆與錯用，銷毀需及時。5.10文件的復印5.10.1除以上規(guī)定的下發(fā)文件外，各部門員工對檔案室的文件進行復印前，必須經其部門主管確認，質量部經理批準后方可進行。復印文件時必須進行登記，注明部門、復印時間24、文件名稱、復印數量等內容。不登記者不得進行復印。5.10.2復印時應做到節(jié)約，公司內部文件資料的復印必須使用雙面復印，要加強紙張（廢紙）的再利用率。5.10.3凡注有不準翻印或秘密標識的，一般不得復印，確有需要時，須按照保密制度處理，由總經理審批并指定專人負責復印。5.10.4復印有密級的文件，要按保密文件等級要求嚴格管理，要實現集中復印、專人負責，并做好詳細記錄，控制份數，嚴格登記，用后及時收回，復印廢棄的圖紙必須集中銷毀，嚴格杜絕失、泄密事件的發(fā)生。6相關文件設計和開發(fā)控制程序技術文件控制程序7質量記錄8附表公司檔案利用申請單部門人員時間文件內容具體事項部門經理質量部經理副總經理總經理備 注注：1借閱一般檔案，需二級公司領導簽字； 2借閱絕密級檔案，另需經集團公司領導簽字；