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1、汽車生產(chǎn)服務(wù)公司檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 檔案管理制度為加強本店檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。第一節(jié) 總則本工作指引適用于XX店所有員工。所有員工必須嚴(yán)格遵照執(zhí)行。在執(zhí)行過程出現(xiàn)個性化困難或疑問，應(yīng)咨詢行政助理。第二節(jié) 各部門職責(zé) 檔案工作實行統(tǒng)一管理的原則，各部門應(yīng)設(shè)立兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案室的日常管理工作，形成一個由行政助理監(jiān)管、部門主管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案管理人員負(fù)責(zé)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，具體職責(zé)如下：一、XX所有部門：1、設(shè)兼職2、檔案管理人員（1人），將情況報總經(jīng)理審批。經(jīng)審批后的各部門檔案管理人員名單須交行政助理處備案。2、填報“預(yù)立卷類目明細(xì)”，經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后作為檔案整理類目的依據(jù)。3、檔案及時整理立卷，配備專門的檔案室或檔案柜，保證檔案保存的安全。4、嚴(yán)格按照檔案管理制度中的相關(guān)工作程序?qū)w屬本部門管理的各項檔案進行收集、整理、建立臺帳、立卷保存、借閱使用、移交、銷毀等日常管理工作。5、各部門對本部門所負(fù)責(zé)收集管理及移交的文件的完整與安全擔(dān)負(fù)全部責(zé)任，須將項目文件及各種工作文檔的形成、積累、管理及按規(guī)定移交均列入部門重點工作及相關(guān)人員的職責(zé)范圍，并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。檔案管理責(zé)任人：第一責(zé)任人 檔案管理3、人員 第二責(zé)任人 部門負(fù)責(zé)人6、對所有保管的原始檔案都必須建立完整的電子臺帳并定期備份（至少二個月一次）。7、檔案管理要求八防（防盜、防光、防高溫、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲）二、行政助理：1、對各部門檔案管理工作提供支持與指導(dǎo)。3、對各部門上報的預(yù)立卷類目明細(xì)進行核定，將意見匯總后報總經(jīng)理進行核準(zhǔn)。4、不定期對本公司各部門檔案管理工作情況進行檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題有權(quán)利要求各相關(guān)部門經(jīng)理、主管進行整改，并對整改情況進行后續(xù)檢查，對整改仍不能達到要求的，報請總經(jīng)理對相關(guān)責(zé)任人進行處罰。三、總經(jīng)理、部門經(jīng)理：對檔案管理工作提供全面支持。四、各部門人員：對檔案管理工作中涉及的相關(guān)專業(yè)問題提供必要支持4、與指導(dǎo)。第三節(jié) 工作程序一、 建立規(guī)范的預(yù)立卷類目明細(xì)1、各部門根據(jù)檔案歸檔明細(xì)的內(nèi)容要求（可根據(jù)情況進行添加，但不能少于歸檔明細(xì)要求的范圍），同時結(jié)合本部門的工作職責(zé)和當(dāng)年工作任務(wù)，在每年度末（12月）建立本部門下一年度的“預(yù)立卷類目明細(xì)”，預(yù)立卷類目既要反映部門基本工作和常規(guī)工作，又要突出部門年度重點。預(yù)立卷類目條款名稱要簡明概括地反映文件的內(nèi)容，同時要反映文件的作者。預(yù)立卷類目要按類別依次排列。“預(yù)立卷類目明細(xì)”需經(jīng)部門經(jīng)理審批后交行政助理，行政助理審核后制成XX檔案“預(yù)立卷類目明細(xì)匯總審批表”由總經(jīng)理審批后下發(fā)，下發(fā)的“預(yù)立卷類目明細(xì)”由行政助理備案，同時成為各部門檔案管理內(nèi)容依據(jù)；25、年度中如有對預(yù)立卷類目明細(xì)的修改，也需經(jīng)總經(jīng)理審批后下發(fā)，作為部門檔案管理內(nèi)容依據(jù)并由行政助理備案；3、各部門應(yīng)嚴(yán)格按照當(dāng)年核準(zhǔn)下發(fā)的“預(yù)立卷類目明細(xì)”管理檔案，包括收集、整理、建立臺帳及移交等。4、對檔案歸檔明細(xì)的內(nèi)容有疑義的，可用“工作聯(lián)絡(luò)單”的方式與行政助理進行書面溝通，由行政助理對檔案歸檔明細(xì)進行修改，并報總經(jīng)理審批；對決定不予修改的內(nèi)容，各部門必須嚴(yán)格執(zhí)行。注：預(yù)立卷類目明細(xì)是各部門進行日常檔案收集的依據(jù)，各部門應(yīng)認(rèn)真對本部門工作中形成的各項文件進行梳理，對有留存必要的類目總結(jié)后形成部門“預(yù)立卷類目明細(xì)”，建立完整規(guī)范的“預(yù)立卷類目明細(xì)”是各部門做好平時檔案管理工作的關(guān)鍵。二、 檔6、案收集1、根據(jù)核準(zhǔn)下發(fā)的預(yù)立卷類目，按照本指引的要求對形成的檔案進行收集。 2、凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦人員必須在辦理完畢1個工作日內(nèi)將原件及時交相關(guān)檔案管理人員歸檔，不得私自留存。3、文件在各階段形成過程中，有關(guān)人員應(yīng)及時對有關(guān)文字資料和圖樣進行系統(tǒng)收集整理，不遺漏，不丟失，保證在規(guī)定的歸檔時間將全套資料能夠真實、完整的向檔案管理人員移交歸檔。三、 檔案整理1、相關(guān)定義：1.1 檔案整理：將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。1.2 件：歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)7、發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。1.3檔號：由專營店代字、類目代字、類目編號構(gòu)成，可以明確區(qū)分歸檔文件分類的檔案編號。2、整理原則2.1. 檔案分類編號方法按照XX歸檔明細(xì)執(zhí)行，任何增減/刪除/變更都需經(jīng)行政助理統(tǒng)一編閱更改發(fā)布；2.2 案卷及卷內(nèi)文件不重份；同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該卷保管期限從長。2.3 組卷與卷內(nèi)文件的排列 管理性文件按問題、時間或重要程度組卷及排列。 售后維修保養(yǎng)檔案以時間為順序，車駕號/車牌號為單位組卷，一車一檔，按照結(jié)算單、派工單、維修單、互動式預(yù)檢表、保養(yǎng)單、追加項目單、活動免檢單排列，并建立專門的電子臺帳。2.3.3銷售8、部建立客戶檔案夾，將涉及該客戶的所有購車資料，包括（例如：汽車銷售合同、客戶信息卡、出庫單、PDI檢測表、試乘試駕協(xié)議、合格證復(fù)印件等）一并收入檔案夾中留存?zhèn)錂n。客戶檔案以時間為順序，車駕號為單位組卷，一車一檔，按月度歸卷，并建立專門的電子臺帳，保證銷售現(xiàn)場的人員變更不影響客戶資料的傳遞及保存。 卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定(草)稿在后。2.4 檔案立卷時原則上只能將檔案歸檔明細(xì)中同一二級類目編號的檔案文件立為一卷，二級類目編號不同的文件必須分別立卷，（如： XS.1.02合同定單與XS.1.03客戶信息卡,都?xì)w屬XS.1類，所以可以作為9、一個卷宗立卷）但為了保持資料的完整性，可跨類歸檔，歸檔后的檔案盒盒脊檔號以合同訂單或客戶信息卡的類號為準(zhǔn)。3、質(zhì)量要求3.1歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。 3.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。4、文件整理方法4.1 卷內(nèi)文件頁號的編寫卷內(nèi)文件有書寫內(nèi)容的頁面均應(yīng)編寫頁號；頁號編寫位置：單面書寫文件在右下角；雙面書寫文件，正面在右下角，背面在左下角；圖樣的頁號編寫在右下角，或標(biāo)題欄外右上方；成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號；各卷之間不連續(xù)編頁號。4.2編制歸檔文件目錄4.2.1將所有歸檔文件逐件編目，并填寫“10、卷內(nèi)文件目錄”，卷內(nèi)目錄包括的內(nèi)容如下：.1檔號：歸檔文件在歸檔明細(xì)中所屬的類目號，編號原則專營店代字（HT）- 類目代字-二級類目編號-三級類目編號 。.2 件號：應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個文件一個號。.3文件編號：應(yīng)填寫原文件文號或圖樣的圖號，或設(shè)備、項目代號。.4責(zé)任者：應(yīng)填寫文件形成部門或主要責(zé)任者。.5文件題名：應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“ ”號。 .6日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20110101。.7頁號/頁數(shù)：應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號或每一件歸檔文件的頁數(shù)；文件中有圖文的頁面為一頁。.8 份數(shù)11、：相同檔案文件的數(shù)量。.9備注：注釋文件需說明的情況(需要時填寫)。4.2.2歸檔文件目錄及歸檔文件紙張幅面尺寸均采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長寬為297mm210mm），大于此標(biāo)準(zhǔn)的要折疊。 卷內(nèi)文件目錄一試二份，一份與歸檔文件一并裝盒（放置或粘貼在第一頁位置）；另一份作為檔案管理人員的案卷目錄附件，另行裝訂整理成冊作為平時檔案查閱依據(jù)。4.3將歸檔文件裝盒 將歸檔文件裝入檔案盒并填寫盒脊及備考表項目。 檔案盒案卷封面及脊背的檔號，可暫用鉛筆填寫。4.3.3備考表說明 .1備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 .2盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移12、出、銷毀等情況。 .3 室編盒號：填寫案卷盒編號。 .4立卷人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 .5檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，一般為歸檔部門負(fù)責(zé)人。.6立卷時間：歸檔文件整理完畢的日期。檔案盒.1 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm220mm（長寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為10mm、30mm、50mm等。.2檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置檔號、案卷題名、盒號等必備項，并可設(shè)置年度等選擇項。.3檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。4.4 妥善存放檔案管理人員將整理好的案卷存入檔案室或?qū)ｉT的檔案柜。四、 建立案卷目錄并錄入電子臺帳1、將整理后的檔案按案卷編13、號，填寫“案卷目錄”，并將信息錄入電子臺帳，以備查詢。2、為了能更便捷的檢索、查找，電子臺帳的內(nèi)容可參考“附件”，內(nèi)容可按部門工作情況進行增減，但必須包括：檔號、存放位置（柜/列/盒）、文件名稱/合同編號、密級、備注。五、 整理裝訂1、各部門在每一年度末（12月）可對已收集的案卷進行裝訂，在裝訂前，部門檔案管理人員必須與行政助理取得聯(lián)系，經(jīng)逐卷認(rèn)真檢查達標(biāo)后再訂卷，對不符合質(zhì)量規(guī)定的進行返工。2、文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式；圖紙可不裝訂，但同一項目應(yīng)統(tǒng)一。3、外文資料應(yīng)保持原來的案卷及文件排列順序、文號及裝訂形式。六、 日常管理（移交、保管、借閱等）1、均按照檔案管理制度要求14、執(zhí)行。2、特別說明：檔案移交必須有所移交檔案的詳細(xì)書面記錄，并對移交檔案進行清點和驗收，并由移交部門檔案管理人員、接受部門檔案管理人員、及雙方的部門負(fù)責(zé)人簽字有效。移交后，移交檔案的各項管理責(zé)任一并轉(zhuǎn)移。3、檔案管理人員應(yīng)不定時對檔案保管狀況進行檢查。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告本部門領(lǐng)導(dǎo)，并采取補救措施，減少檔案的損失。4、檔案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管，禁止無關(guān)人員進入檔案室。5、檔案管理人員工作變動時，必須書面通知行政助理，及時變更檔案管理責(zé)任人，并要在離崗前辦理交接手續(xù)，對所保管檔案進行全面清點驗收后方能辦理人事異動手續(xù)。6、所有涉密檔案的借閱均需華特店總經(jīng)理審批15、。七、流程示意圖建立預(yù)立卷類目明細(xì) 前一年度十二月 經(jīng)總經(jīng)理、部門經(jīng)理、行政助理審批下發(fā) 檔 案 收 集 行政部備案檔 案 整 理建立檢索目錄整 理 裝 訂 每年度最后一個月（12月） 八、 保存期限：永：永久保存 長：長期保存（15 - 30年） 短：短期保存（ 1 - 15年） 九、 歸檔時間除本工作指引及檔案歸檔明細(xì)中有特殊說明的，其他凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦人員均必須在辦理完畢一個工作日內(nèi)將原件及時歸檔，不得私自留存。十、 檔案銷毀1、成立檔案鑒定工作小組，由總經(jīng)理、行政助理、檔案相關(guān)專業(yè)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2、各部門在文件材料歸檔時，應(yīng)根據(jù)本公司制定的檔案歸檔明細(xì)中的規(guī)定準(zhǔn)16、確區(qū)分檔案的保管期限。3、對保存在企業(yè)檔案部門的保管期限屆滿的檔案，先由檔案保管部門進行初步鑒定，提出書面鑒定意見，交公司檔案鑒定小組審定。4、鑒定小組（鑒定小組由銷毀檔案部門經(jīng)理、主管和信息員組成）對經(jīng)過初步鑒定的檔案做出最終鑒定，決定銷毀或繼續(xù)保存，并將鑒定過程形成書面鑒定報告，連同檔案銷毀清冊一起送總經(jīng)理批準(zhǔn)后進行銷毀。5、銷毀檔案時，應(yīng)指定二人以上進行監(jiān)銷。檔案銷毀前，監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真核對要銷毀的檔案與銷毀清冊，檔案銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀的方式和日期。6、銷毀檔案時要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)挝辉斐蓳p失的，將對相關(guān)責(zé)任人予以處罰，具體處罰辦法總經(jīng)辦制定。7、檔案銷毀后，應(yīng)將銷毀清冊，鑒定形成的材料及領(lǐng)導(dǎo)批示等，一并整理交與行政助理處，永久保存。十一、 獎懲各部門必須按照總經(jīng)辦審批核定的預(yù)立卷類目明細(xì)留存檔案，并設(shè)兼職檔案管理人員管理檔案；所有部門均應(yīng)規(guī)范建立檔案臺帳，整理立卷；所有員工在涉及檔案管理相關(guān)工作時必須嚴(yán)格遵照本工作指引執(zhí)行。行政助理將不定期對各公司/部門的檔案管理情況進行不定期的隨機檢查，對先進部門或先進個人進行表彰與獎勵；對不執(zhí)行或不能完全執(zhí)行檔案管理制度的相關(guān)責(zé)任人進行通報批評，必要時還將予以扣除工資的經(jīng)濟處罰。