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1、汽車零部件公司工作檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): XX汽車零部件有限公司檔案管理制度1 總則1.1制度目的加強(qiáng)公司檔案管理工作，規(guī)范公司資料、文件保管程序，保護(hù)公司的知識(shí)產(chǎn)權(quán)和保證各種資料的完整性，特制定本制度。1.2 歸檔范圍本制度適用于公司及所屬各部門所有管理文件、技術(shù)文件和資料的管理，其中包括企業(yè)工程設(shè)計(jì)、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)制造、財(cái)務(wù)審計(jì)、人事報(bào)表、員工檔案等涉及企業(yè)經(jīng)營(yíng)各方面的具有歸檔保存價(jià)值的實(shí)物、文字、圖紙、圖片、軟盤、光盤、聲、像等資料。2. 職責(zé)公司檔案室管理由人事總務(wù)科負(fù)責(zé)。3. 檔案歸檔2、3.1 歸檔要求（1）歸檔的文件和資料必須是審批后的正式印本及必要的文件原稿、裝訂好的原始記錄。合同要存正本，公司文件及外部文件應(yīng)歸檔原件，一般不存復(fù)印件。文字、圖紙與軟件（盤）同存時(shí)，應(yīng)保持一致。屬于質(zhì)量體系的受控文件應(yīng)填寫受控編號(hào)。（2）歸檔的文件和資料要求整齊、完整，圖樣清晰，禁用字跡容易模糊、消失的工具書寫。 （3）對(duì)軟盤、光盤、聲像、照片等資料，歸檔時(shí)要有保護(hù)措施，包裝良好，封面書寫標(biāo)題及編號(hào)，無(wú)涂改。（4）凡對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文件、資料等，各部門有責(zé)任及時(shí)歸檔。因歸檔不及時(shí)造成資料損壞或丟失，給公司利益造成損害的，有關(guān)部門須承擔(dān)責(zé)任。（5）歸檔文件和資料如有保密要求和查閱限制的3、，由歸檔部門與檔案室擬定保密級(jí)別和限制查閱使用范圍。3.2歸檔時(shí)間公司的歸檔資料實(shí)行時(shí)間節(jié)點(diǎn)歸檔制度，每季度末為歸檔時(shí)間，有需要?dú)w檔的部門統(tǒng)一在季末進(jìn)行。工程、研發(fā)項(xiàng)目資料可在項(xiàng)目完工后歸檔。3.3 歸檔程序和手續(xù) 各類檔案在歸檔前由各部門負(fù)責(zé)預(yù)立卷。歸檔時(shí)要作檔案移交（接收）登記，屬質(zhì)量體系受控文件要提交受控文件和資料清單，經(jīng)檔案室和歸檔部門雙方當(dāng)面清點(diǎn)簽字后備查。對(duì)不完整、不準(zhǔn)確或不符合存檔要求的各類檔案，檔案室有權(quán)要求歸檔部門完善達(dá)到要求后再辦理歸檔手續(xù)。同一項(xiàng)目的成套資料在歸檔時(shí)要有資料目錄。3.4 檔案管理員（1）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、4、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。 （2）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其它文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（3）應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。（4）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在封面或卷面目錄。若無(wú)情況可說(shuō)明，也應(yīng)將立卷5、人、檢查人的姓名和時(shí)期填上以示負(fù)責(zé)。（5）案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。3.5 案卷裝訂裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用文件盒、文件夾或打孔等方式裝訂。4. 檔案的密級(jí)4.1公司檔案資料分為機(jī)密、秘密、無(wú)密級(jí)三個(gè)級(jí)別。檔案的借閱需填寫檔案借閱申請(qǐng)表（1）機(jī)密級(jí)的檔案資料有嚴(yán)格的查閱限制，其復(fù)制和借閱需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)層審批，公司的重要文件、技術(shù)資料、工程項(xiàng)目等列入機(jī)密級(jí)檔案管理。（2）秘密級(jí)檔案和資料有查閱限制，復(fù)制借閱要經(jīng)歸檔部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，對(duì)公司較重要的文件、技術(shù)和項(xiàng)目資料列入秘密級(jí)別6、管理。（3）無(wú)密級(jí)檔案資料，公司內(nèi)部職工可以查閱、復(fù)制、借用，但需進(jìn)行登記備案。5. 檔案的借閱5.1所有查閱、復(fù)制、借用只是針對(duì)本科室或部門的資料和文件；以光盤、軟盤為介質(zhì)的文件資料不外借。5.2因財(cái)務(wù)資料具有特殊性，其所有文件、資料默認(rèn)為秘密級(jí)以上；因工作特殊性，財(cái)務(wù)人員可免申請(qǐng)查閱、復(fù)印、借用秘密級(jí)文件資料。5.3檔案借閱者必須做到：（1）愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。（2）注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。（3）脫產(chǎn)學(xué)習(xí)或外出工作一周以上的員工，在離開公司前必須清還所借檔案。6、文件保管期限6.1永久保管的文書檔案主要包括：1、公司制定的法規(guī)政策性文件；2、舉辦重要會(huì)議、舉7、辦重大活動(dòng)的等形成的主要文件材料；3、關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；4、公司機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；5、重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；6.2 機(jī)密文件保管期限：除有標(biāo)注保管期限，一般保存時(shí)間為30年。6.3 秘密文件保管期限：除有規(guī)定保管期限，一般保存時(shí)間為10年。6.4 無(wú)秘密文件保管期限：除有規(guī)定保管期限，一般保存時(shí)間為1年。6.5 達(dá)到保管期限的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，編制銷毀清冊(cè)，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，實(shí)施銷毀。7. 文件和資料的更改、銷毀7.1 已歸檔的非技術(shù)文件和資料如需更改，由原歸檔部門持文件和資料更改通知單到檔案8、室填寫文件和資料更改登記表，此登記表、更改通知單與文件共同存放，以備查詢。7.2 對(duì)標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品圖紙及工藝文件、工程項(xiàng)目圖紙和資料的更改，需填寫項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更通知單并由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或技術(shù)負(fù)責(zé)人簽字；副總經(jīng)理和總經(jīng)理的審批，同時(shí)注明更改原因及日期。7.3 對(duì)保存年限規(guī)定的已失效或終止執(zhí)行的文件、資料，原編制部門需填寫文件銷毀申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后提交到檔案室存檔后銷毀。無(wú)密級(jí)文件只需簽到部長(zhǎng)級(jí)，秘密級(jí)以上需簽到總經(jīng)理。7.4凡屬于機(jī)密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀。8. 檔案室閱讀要求8.1 不準(zhǔn)帶照相機(jī)、攝像機(jī)進(jìn)入檔案室；8.2 必須接受檔案室管理員的管理；8.3 檔案管理員必須全程在場(chǎng)。9. 附則9.9、1 本制度由安全保衛(wèi)科負(fù)責(zé)起草、修訂和解釋，自總經(jīng)理簽發(fā)之日起實(shí)施；舊制度自本制度實(shí)施日期起同時(shí)廢止。附件：1. 檔案移交（接收）登記2. 文件和資料更改登記表3. 文件和資料更改通知單 4. 項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更通知單5. 文件銷毀申請(qǐng)6. 檔案借閱申請(qǐng)表序號(hào)移交日期文件標(biāo)題文件字號(hào)或受控號(hào)份數(shù)頁(yè)數(shù)移交部門移交人接檔人備注附件1：檔案資料移交登記表附件2：文件和資料更改通知單文件名稱 編號(hào)版本更改位置及原因更改內(nèi)容受此影響引起的其它更改文件： 申請(qǐng)人： 日期：科長(zhǎng)意見 簽名： 日期：部長(zhǎng)意見 簽名： 日期：附件3：文件和資料更改登記表序號(hào)更改文件號(hào)文件標(biāo)題更改內(nèi)容簽名日期備注附件4：項(xiàng)目設(shè)計(jì)變更通知10、單項(xiàng)目名稱： 有關(guān)圖號(hào)：日期：變 更 原 因提出部門： 變 更 內(nèi) 容 說(shuō) 明 經(jīng)辦人： 年 月 日主管部門意見： 簽名： 年 月 日副總經(jīng)理意見： 簽名：年 月 日常務(wù)副總經(jīng)理意見： 簽名： 年 月 日總經(jīng)理意見： 簽名： 年 月 日造價(jià)變化情況：增 減 附件2：附件5：文件銷毀申請(qǐng)申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期銷毀原因銷毀文件目錄序號(hào)文件編號(hào)文件名稱份數(shù)文件持有部門備注主管部門意見： 簽名： 年 月 日副總經(jīng)理意見： 簽名：年 月 日常務(wù)副總經(jīng)理意見： 簽名： 年 月 日總經(jīng)理意見： 簽名： 年 月 日附件6：檔案借閱申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期申請(qǐng)?jiān)蛏暾?qǐng)類型復(fù)制 外借 查閱申請(qǐng)文件目錄序號(hào)文件編號(hào)文件名稱份數(shù)文件持有部門備注主管部門意見： 簽名： 年 月 日副總經(jīng)理意見： 簽名：年 月 日常務(wù)副總經(jīng)理意見： 簽名： 年 月 日總經(jīng)理意見： 簽名： 年 月 日