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1、公司文書檔案分類及編號管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司文檔管理制度1 目的為加強公司文件、檔案的管理；增強文件、檔案安全性和保密性；規(guī)范公司文件、檔案格式；統(tǒng)一文件、檔案程序，特制定公司文件、檔案管理辦法。2 格式的規(guī)范公司文件、檔案的格式包括：臺頭、字體、編碼，要作到統(tǒng)一、規(guī)范，公司對外聯(lián)系、內(nèi)部行文按照統(tǒng)一的格式，一律要求計算機打印后送發(fā)，不得手寫。公司設(shè)置專用服務(wù)器，將各項文件、檔案的格式及要求置于該計算機服務(wù)器上，員工隨時調(diào)用。3 檔案區(qū)分 重要文件及電子郵件，須拷貝或發(fā)送到辦公室。由辦公室將公2、司文件、檔案進行分期、分類、分級管理，按不同的文件、檔案格式編制編碼，編碼作到明確、統(tǒng)一，方便使用、存檔、調(diào)閱，并控制使用和調(diào)閱的安全性和保密性。4 文檔分類管理公司建立各類文檔的目的，一是通過文檔可了解公司整個發(fā)展情況，二是便于查找、使用。根據(jù)公司經(jīng)營范圍，文檔可分為幾類如下：4.1 行政類 公司內(nèi)部管理制度、交流文件、會議紀要、重要函件； 機要文件：股東會/董事會會議紀要、決議等材料；審計報告、商業(yè)密件以及不可隨意復(fù)印的文件或傳閱的文件等； 公司的宣傳材料、簡介、刊物等； 公司人事檔案，各項人事記錄； 行政產(chǎn)生的各項記錄，資產(chǎn)、設(shè)備說明書、驅(qū)動盤等。4.2 技術(shù)類 技術(shù)文檔/開發(fā)平臺/產(chǎn)品3、代碼/產(chǎn)品研發(fā)測試過程文檔和記錄； 技術(shù)資料：與工作有關(guān)的開發(fā)工具及技術(shù)參考和學(xué)習(xí)資料。4.3 商務(wù)類 非經(jīng)營協(xié)議：公司之間合作、協(xié)作協(xié)議； 經(jīng)營合同： 用于公司的租賃、通訊以及辦公方面的合同、協(xié)議；商務(wù)經(jīng)營活動合同，包括正式合同、內(nèi)部合同、采購合同以及合同執(zhí)行過程記錄等； 客戶檔案：以客戶為單位，自與該客戶建立聯(lián)系開始，除基本情況外，記錄每一次活動及每一項合同執(zhí)行情況。 媒介檔案：每一家媒介建立獨立檔案，除基本情況外，記錄每次合作或采購活動情況。4.4 項目文檔從銷售立項到完成全過程的項目正式文件和溝通備忘文件，全部獨立存檔。4.5 產(chǎn)品運營資料文檔公司外部托管的服務(wù)器上的所有內(nèi)容均由產(chǎn)品經(jīng)4、理每周備份一次，刻錄光盤交給辦公室保管。5 文檔編號規(guī)則 常規(guī)文件編號規(guī)則：公司名稱縮寫文檔類別頭一個字母具體類別+順序號（3位）。如：公司總經(jīng)理辦公會紀要一份：CJ-AM-總經(jīng)理辦公會紀要-006 項目文檔編號規(guī)則：項目編號+具體類別+順序號（3位）如：XX項目溝通會議紀要一份：20110916-XS-溝通會議紀要-01 公司運營管控文檔編號規(guī)則：公司名稱縮寫文檔類別頭一個字母順序號（3位）。如：CJ_AM_RR_04，“CJ”代表公司； “AM”代表所屬科目-行政管理；“RR”代表類別-規(guī)章制度；“04”代表順序號具體科目分配如下：科目名稱英語全稱代碼綜合管理Integrated Mana5、gementIM行政管理Administrative ManagementAM人力資源管理Human Resource managementHR財務(wù)管理Financial ManagementFM項目管理Project ManagementPM銷售管理Sales ManagementSM研發(fā)管理Research and Development managementRD技術(shù)管理Technical ManagementTM售后管理Customer Service managementCS其他OThersOT具體類別分配如下：類別名稱英語全稱代碼規(guī)章制度Rules and RegulationsRR6、工作流程Work FlowWF文檔表格Document FormDF其他OThersOT 公司所運行的質(zhì)量管理體系、ISO27001體系，其體系文檔編號規(guī)則遵循各自的文檔編碼體系。6 文檔管理以上各類文檔均包括文書文檔、電子文檔及網(wǎng)絡(luò)文檔（定期備份）。對于合同、客戶檔案、媒介檔案、產(chǎn)品文檔、代碼等有保留價值的文檔，必須形成文書文檔，所有文檔和資料、數(shù)據(jù)全部及時抄送給辦公室，辦公室分類后制作備份，建立內(nèi)部管理數(shù)據(jù)庫，并分密級上傳到內(nèi)部服務(wù)器，設(shè)置訪問權(quán)限，員工在授權(quán)范圍內(nèi)調(diào)用。6.1 兩級管理分為公司及部門兩級管理。所有文檔正本，由公司歸檔；各部門經(jīng)常查用的文檔由部門保管復(fù)印件，并將文檔目錄報公7、司備案。6.2 專人管理文檔管理是很重要的工作，無論任何部門及個人都應(yīng)遵守制度。6.3 文檔管理人員（辦公室）職責(zé) 負責(zé)確定公司文檔的內(nèi)容范圍；制定文檔歸檔、管理辦法及管理細則；整理、編輯檔案。 部門文檔管理人員負責(zé)確定本部門文檔內(nèi)容，并報公司備案；制定本部門管轄范圍文檔的存檔、管理辦法及管理細則，并報公司備案；負責(zé)文檔的編排、匯總、續(xù)檔，索引的編制及保管，重要文檔隨時備份，正本交公司歸檔。6.4 保密措施各類文檔均屬密級文件，公司設(shè)有機要柜，部門需有專柜存放。公司已歸檔（存檔）的文件，如要復(fù)印需有負責(zé)人批準由專人復(fù)印；所以文檔一律不得丟失；網(wǎng)上文件，不得隨意修改、復(fù)制和打印。6.5 文檔保存8、年限文檔保存年限，一般分為一年、三年、五年及永久保存。各部門文檔保存一般為低年限的。對于已到期、準備銷毀的文檔，需先報公司審核批準，方可銷毀。6.6 整理檔案時間 當年文件按部門分類立檔，隨時清檔，隨清隨結(jié)，年終最后整理。 年初整理裝訂去年文檔。6.7 查閱辦法 已存檔的文件、檔料，一般只能在行政檔案室查閱，若閱需有關(guān)負責(zé)人簽字辦理借閱登記手續(xù)，借閱時間不得超過三天，還檔案時注銷借閱。 裝訂的文件、材料不得拆裝，不得撕掉其中部分。 所借文檔不能私自轉(zhuǎn)借他人，不得隨意拿取別人所借文檔，以免造成文檔的混亂。7經(jīng)審批后的各類正式文件、信函等，除執(zhí)行人手持一份復(fù)印件外，須及時將原件送交辦公室處歸檔。8辦公室須及時按公司文檔管理辦法將審批后的文件分類歸檔管理，重要的內(nèi)部文件應(yīng)注明密級，作機要文件管理。9 本制度由公司辦公室監(jiān)督執(zhí)行，解釋權(quán)和修改權(quán)歸公司。