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1、公司文書立卷工作檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度一、總則1、為加強本公司文書立卷工作，特制定本制度。2、歸檔的文件材料必須按年度立卷，公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后，及時交部門專（兼）職文書人員歸檔（合同類文書原稿由人事行政部歸檔，經辦部門視實際需要留存影本。如為特殊事件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經人事行政部負責人同意后由部門專（兼）職文書人員妥為保存，檔案室以影本歸檔，原稿用畢后仍應送檔案室歸2、檔并換回影本） 。4、檔案管理專（兼）職人員負責管理本部門的文件材料，每月結束后10日內向人事行政部提交檔案目錄，每季度結束后15日內編制檔案移交清單向檔案室移交檔案。檔案管理專（兼）職人員工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。二、文件材料的收集管理1、堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專人任專（兼）職文書人員并保持相對穩定，如有變動應及時通知人事行政部。2、凡本公司印發的公文（含定稿和打印的正件與附件、批復請示、轉發文件含被轉發的文件原件）一律由檔案室統一收集管理。3、一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成文件材料，由主辦部門收集歸卷3、。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。4、公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加會議等公務活動的相關人員核報旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續，經檔案管理人員簽字認可后財務部才給予核報旅費。5、本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案向檔案室辦理歸檔手續，檔案室簽字認可后財務部才給予報銷會議費用。6、各部門專（兼）職文書的職責：1）了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。2）認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每年的3月前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接手續。3）承辦人員借用文件材料時，4、應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續。三、歸檔范圍1、以下公文統一交由人事行政部歸檔：1）重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議紀要等。2）上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。3）本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。4）本公司的請示與上級機關的批復。5）本公司反映各種職能活動的報告、總結。6）本公司的各種技術資料、工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。7）信訪工作材料。8）本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。9）本公司干部任免的文件材料以及5、關于職工獎勵、處分的文件材料。10）本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。11）本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。四、平時歸卷1、各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專（兼）職文書集中統一保管。2、各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并按集團檔案管理編號規則編號。3、公文承辦人員應及時將處理完畢或經領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。4、專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時6、保存文件案卷夾內“對號入座”，并在收發文登記薄上注明。五、立卷（案卷質量要求）1、為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部門兼職檔案員配合，由檔案室負責組卷、編目。2、案卷總的質量要求是：遵循文件形成規律核特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。3、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。4、在歸檔的材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復，轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。5、不同年度的文件一般不得放在一起立卷7、，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規定執行。6、卷內文件材料應區分不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前、請示在后；正件在前、附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。7、卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角，背面的左上角打印頁號。8、永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要8、工整。卷內目錄放在卷首。9、有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。10、案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。11、案卷的裝訂：裝訂前，卷內文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。12、案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）文件封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入案盒，置于檔案柜內保存。13、案卷的保存期限案卷的保存期限除政府有關法令或公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：1.永9、久保存：1）公司章程2）股東名簿3）組織規程及辦事細則4）董事會及股東會記錄5）財務報表6）政府機關核準文件7）不動產所有權狀態及其他債券憑證8）其他經核定須永久保存的文書。2.十年保存：1）預算、決算書類2）會計憑證3）事業計劃資料4）其他經核定須保存十年的文書。3.五年保存：1）期滿或解除的合約2）其他經核定保存五年的文書。4.一年保存：結案后無長期保存必要者。5.規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。六、調卷管理1、調閱范圍1）“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情況須延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。2）經辦人員對于所調案卷，不得抽換增損10、，如有拆開必要時，亦須報明原因，請檔案管理人員負責處理。3）經辦人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應將調卷變更登記，不得私自授受。4）調閱案件限與經辦業務有關者，如調閱與經辦業務無關的案件，應經公司領導同意。5）調閱程序：檔卷的調閱由經辦人員因業務需要填寫“調卷單”，經部門領導、人事行政部經理簽字同意，方可調卷。機密級以上文件由總經理簽字方可調閱。七、聲像檔案管理辦法1、聲像檔案的收集范圍1）反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料。2）各級領導人和著名人物參加本公司有關的重大活動的聲像資料。3）本公司有關人員組織或參加的重要會議、會見以及外事活動的聲像資11、料。4）涉及本公司和股東權益的聲像資料。5）其他單位形成的與本公司有關的重要聲像資料。6）其他具有保存價值的聲像資料。2、收集時間及要求1）聲像檔案資料應在形成后1個月內隨立檔部門其他載體形態的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當延長歸檔時間。2）各部門應隨時收集零散的具有保存價值的聲像資料。3）收集要求錄音帶、錄像帶、影片、照片（含底片）和文字說明要收集齊全，按時歸檔并建立歸檔控制措施。凡未按規定歸檔，其形成費用不予報銷，以防散失。聲像檔案一般接收原版、原件，特殊情況下可以接收復制件。聲像資料的內容要真實，底片、原件與影像、復制品要相符。檔案室有責任隨時征集重要聲像資料，各部門應主動配合。3、12、整理歸檔程序：1）分類、編號。照片檔案按年代、問題分類。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。底片在全宗內編流水號。格式：全宗號-流水號。錄音帶、錄像帶、攝影帶按年代-問題分類，按內容編號。同一內容分錄幾盤的應視為一個案卷，編一個案卷號，然后每盤再依次編排序號。編注與其他載體檔案相聯系的參照號。格式為（檔案形態）檔號/（檔案形態）檔號。2）保管期限：應視其內容的重要程度、時間、名稱、可靠程度、有效性等因素，劃分保管期限。3）文字說明的編寫：文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝影者）等。4、聲像檔案的保管1）底片冊、錄音、錄像帶、光碟應立放，存放磁帶應避免用鐵皮柜13、。2）對庫存的照片檔案，要每兩年檢查一次。3）歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經過鑒定，征得歸檔部門同意，報經公司領導批準。4）檔案室應建立健全聲像檔案統計，做好聲像檔案收進、移出、庫存數量、保管情況、提供利用及效果等項統計工作。5、聲像檔案的開發利用1）編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。2）建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴格審批手續，根據聲像檔案的機密程度，確定利用范圍。3）具有專利的聲像檔案，外單位利用時，應按中華人民共和國專利法的有關規定辦理。4）聲像檔案原版一般不得借出公司之外。如有特殊需要，經公司領導批準后，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借；外單位借用或復制聲像檔案，由檔案室負責辦理，并按有關規定收費，實行有償服務。如在借用中造成損壞，則由借用單位負責賠償。5）在不影響保密的前提下，各部門可利用聲像檔案參與報告會、展覽會，編輯綜合性或專題性畫冊，資料片等，積極開發利用現存的聲像檔案。