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1、環境工程公司檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度第一章總則第一條 為加強xxxx環境工程有限公司（以下簡稱“公司”）檔案管理，保證文件和 資料的系統性、連續性和完整性，特制定本制度。第二條 公司檔案范圍包括公司成立至今，在科研、生產、管理、財務、文化建設等活 動屮形成的具有保存價值的文字、圖表、磁盤、聲像等各種形式的歷史記錄資料。第三條 為便于檔案管理、保存、查詢和使用，防止泄漏公司秘密，公司實行檔案集中 統一管理，公司各部門均要按要求，準時將整理好的檔案送交公司檔案室保管。第四條檔案管理是公司2、建設的重要基礎工作，各級管理人員要為公司的長遠利益負責, 認真執行本制度的有關規定。第二章檔案管理系統第五條 公司檔案管理遵守中華人民共和國檔案法、檔案管理的相關國家標準和公司有 關制度，建立三級管理網絡實施檔案管理。第六條公司主管領導是公司檔案管理的代表人，負責制定公司有關檔案工作的重要決 策。公司各部門負責人均是本部門檔案管理工作的第一責任人，其所管轄部門資料歸檔工作 完成情況，作為年終部門負責人考核內容之一。第七條檔案室是公司檔案管理的具體職能機構，由專職檔案員負責檔案整理、保管和 研發。檔案員要督促和指導各形成檔案部門及時、完整、準確地完成檔案立卷和歸檔工作, 隨時糾正歸檔工作屮出現的3、問題。第八條 公司各部門均設置兼職檔案員，其職責是負責對本部門日?；顒又行纬傻?，有 保存價值資料的收集和保管，對當年形成的應歸檔資料于次年3月底前整理立卷，經本部門 主管領導審查、簽字后上繳公司檔案室。第九條 公司新產品研發、技術引進和工程設計施工的項目負責人，同時是科研項目和 產品的檔案負責人，負責項目全過程各種文件資料的收集、組卷、歸檔工作。第十條公司檔案管理工作的具體內容包括：對文件材料（文字資料、圖紙資料，聲像 資料、磁記錄資料）的整理歸檔：妥善保管：提供利用。第三章歸檔要求第十一條歸檔文件資料由檔案形成部門負責搜集、整理、組卷并送交檔案室。第十二條歸檔資料的真實性、完整性rti檔案形4、成部門負責。第十三條凡歸檔的文件材料，屈紙質的必須字跡工整，圖線清晰，整理質量符合歸檔 要求，簽字手續完備。憑證類文件必須為原件，如無原件要有文字說明。第十四條歸檔文件一般一式一份，比較重要和利用頻繁的，可歸檔2份。第十五條檔案的保管期限分為永久和定期（30年、10年）兩類，保管期限由資料形成 部門確定。第十六條歸檔文件耍辦理歸檔手續，填寫存檔資料移交清單（見附表1） 一式二份， 并經部門負責人簽字、蓋章后送交檔案室。雙方當場清點，確認無誤時，在存檔資料移交 清單上簽字，各執一份備查。第十七條為確保科研項目歸檔資料完整，科技檔案形成部門要編寫歸檔說明，其內容 包括：項目名稱、代號，項目的科技水5、平和經濟效益；參加項目工作人員及分工；歸檔文件 的齊全、準確、系統程度等，主管部門耍審查歸檔清單。第十八條公司檔案資料的歸檔時間通常以年度為界，各部門要在次年3月底前上交組 卷完整的文書類及會計類檔案。第十九條對公司經營有重大意義的原始憑證，需要嚴格保密的文件資料，其它整理完 畢的批量資料（如合同等）及透圖資料可隨時歸檔。第二十條 科研項目在完成（或終止）后3個月內組卷歸檔，對實施時間較長的項目實 行分階段歸檔制度，至少每年歸檔一次。第二十一條歸檔范圍1、企業獲得資質、獎勵、認證、專利等證明材料；2、企業對外簽訂的各類合同、協議，法律事務、外事等方面的文件材料；3、各部門在管理活動中形成的各種6、標準及其他具有保存價值的文件材料；4、財務管理各種賬冊、報表、憑證等文件材料；5、經營管理的各種記錄、合同、協議等文件材料；6、企業標準和質量管理體系文件及相關活動記錄等文件材料；7、生產技術管理的各種計劃、統計報表、分析活動形成的文件材料；8、產品設計、工藝、工裝、圖樣和技術文件；9、設備儀器圖樣、設備儀器安裝、調試、維修、驗收過程屮技術性、憑證性文件材料；10、基本建設工程圖紙及文件材料；11、科學技術研究、技術引進、技術改造、技術轉讓全過程產生的需保存的文件材料;12、企業文化建設和公益社會活動記錄和文件材料；13、外部提供的與企業相關、具有指導作用的文件材料；14、具有利用和保存價值的7、聲像和磁記錄及其他載體記錄的資料；15、其他具有保存價值的原始資料。第四章歸檔文件的責任管理第二十二條 為保證歸檔資料完整，進行科研項目驗收、產品鑒定、基建工程驗收、新 設備開箱驗收等活動時，相關部門的兼職檔案員必須參加。第二十三條檔案整理吋如發現資料不完整，資料形成部門的負責人或兼職檔案員，在 接到檔案室通知后，應將其補充齊全，如不能補齊，要提交書面材料說明理由。第五章檔案的保管和使用第二十四條公司檔案庫房按照安全、衛生、防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害 物的標準逐步健全和完善。第二十五條檔案室每半年進行一次庫存檔案清查，并作好記錄，確保帳物相符。第二十六條檔案員耍應用科學的除塵、去污、8、修裱技術，做好對檔案資料的整理和修 復，保持檔案資料的完整。第二十七條 根據檔案保管期限和密級要求，由檔案員提出銷毀檔案申請，公司組織相 關人員對其鑒定，確認可銷毀，編制銷毀檔案清冊，經有關領導批準簽字后，由檔案員和公 司指定的兩名監銷人共同完成檔案銷毀工作，并在銷毀檔案清冊上簽字，銷毀檔案清冊要永 久保存。第二十八條公司內部使用借閱檔案，需填寫檔案借閱申請表（見附表2）, 一般文 件和秘密文件需經借閱人及部門負責人簽字，機密文件需經系統主管領導簽字，絕密文件需 經總經理或常務副總經理簽字；公司外部借閱檔案，一般文件需借閱人和部門負責人簽字, 秘密文件、機密文件需系統主管領導簽字，絕密文件需總9、經理或常務副總經理簽字。第二十九條檔案借閱時間原則上不超過7天，特殊情況需由部門領導批準。對逾期未 還資料，檔案員要跟蹤催還，防止資料丟失。第六章保密工作第三十條檔案資料的密級分為：絕密、機密、秘密。資料形成部門在移交其歸檔資料 時，要確定存檔資料的密級。第三十一條借閱檔案限定在其工作崗位需要范圍，不得隨意將檔案資料攜出使用。第三十二條絕密文件資料的借閱須經公司級主管領導簽字同意方可借閱。第三十三條檔案資料一律不提供給外單位人員使用，如有特殊情況須經主管領導批準。第七章考核工作第三十九條檔案主管部門每年根據各部門檔案管理情況進行檢查和評比，公司根據其 評比結果進行相應獎勵和處罰。檔案工作不達標，則取消“評先選優”資格。第八章附則第四十一條 本辦法由公司辦公室負責解釋。第四十二條 本辦法自公布之日起執行。