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1、公司文件檔案管理制度附分類編號表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度一、目的：為了有效地對公司在工作活動中形成的有參考、保存價值的文件資料進行統一管理，加強文書立卷、歸檔工作，保證案卷質量，特制訂本制度。二、適用范圍：公司所有的文件，包括：2.1重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結等。2.2上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、條例、規定、通知等文件材料。2.3公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。2.4公司的請示與上級機關的批復。2.5公司反映主要職能活動的報告、總結。2.6公司的各種工作2、計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。2.7公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。2.8公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。 2.9公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。2.10反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。三、內容：3.1文件歸檔的分類及編號：分類：檔案分類應視部門組織、文件內容、性質等因素，按部門、大類綱次、小類目次三級分類。.1先以部門別區分，再依文件性質分為若干大類“綱次”，再在同類中依序分為若干小類“目次”。.2同一目次的文件以裝訂于一檔案夾為原則，如文件較多，一個檔案夾不夠使用時，可分為兩個以上的檔案夾裝訂，并于小類之后3、增設“卷次”編號，以便查考。.3每一檔案夾內應設卷內文件目錄，文件歸檔時依序編號、登錄；并以一案一個“目錄”編號為原則。編號：各部門以大寫英文字母表示，文件分類、卷次及目次的編號，均以阿拉伯數字表示；其位數使用視文件多寡及增長情形而斟酌決定。.1編號表示方式如下（年度）。（X表示阿拉伯數字）。其中英文字母區別各部門，第一位阿拉伯數字區別文件的大類別“綱次”，第二及其余的阿拉伯數字表示文件的小類別“目次”及再分，最后以年度來標明文件的年份。.2檔案分類各級名稱經確定后，編制檔案分類編號表，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱（見附表）。.3檔案分類各級編號內應預留若干4、空檔，以備將來公司擴大或業務增繁時，隨時增補之用。.4檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審核，并擬制新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。3.2文件材料的收集堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定兼職文書，負責管理本部門的文件材料，因工作變動或離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 凡本公司發出的公文（含定稿件和正件）一律由辦公室統一收集管理。詳見公文管理制度。 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。3.3立卷與歸檔： 立卷：要做到年度立卷與平時立卷相結合5、。歸檔的文件材料必須按年度立卷。各部門都要建立、健全平時立卷制度。兼職文書根據業務范圍及當年工作任務，按“檔案分類編號表”進行分類、立卷。歸檔：兼職文書及時將已立卷的文件材料，放入平時保存文件的卷夾內“對號入座”，各部門于每年年終時將整理好的文件統一移交給檔案室管理。檔案管理員歸檔時按檔案分類編號表編列檔案號。檔夾的背脊應標明檔夾內所含檔案的分類編號及名稱，以便查檔。如可歸屬前一案卷，應查明檔案號予以同號編排，并相應地登記在卷內文件目錄中。3.4銷毀任何個人不準擅自銷毀文件或以廢紙出售。已到保存期限的、沒有存檔價值和存查必要的文件，填寫作廢文件申請表逐件報公司領導批準。 凡屬密級檔案須經總經理6、批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經副總經理批準后方可銷毀。銷毀文件要登記在作廢文件目錄中，有專人監督，保證不丟失、不遺漏。3.5保存期限與案卷要求：文件保存期限除政府有關法令外，依下列規定辦理：.1永久保存的包括：公司章程；股東名簿；組織規程及辦事細則；董事會及股東會紀錄；財務報表；政府機關核準文件；不動產所有權狀及其他債權憑證；營業執照；稅務登記證；各種特許權證書；專利權證書；重要協議；工程設計圖；其他經核定須永久保存的文書。.2十年保存的包括：預算、決算書類；會計憑證；事業計劃資料；其他經核定須保存10年的文書。.3五年保存：期滿或解除之合約；其他經核定保存5年的文書。.4一年保存：結案后7、無長期保存必要者。.5規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。案卷要求：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。.1歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、復印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起。.2不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。.8、3卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。.4卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。.5永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整，目錄放在卷首。.6有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上，以示負責，備考表放在卷尾。.7案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工9、整、清晰。3.6檔案的借閱與復印借閱：各部門因業務需要需調閱檔案時，應填寫檔案借閱單，經其部門主管核準后向檔案管理員調閱。.1調閱案件限與業務有關，如調閱與業務無關的案件，應經副總經理批準。.2檔案管理員憑檔案借閱單將檔案借與借閱人員，并在檔案借閱單上注明借出日期。檔案歸還時，經檔案管理員核查無誤后，在檔案借閱單注明歸還日期，將檔案歸入檔案夾。檔案借閱單由管檔人員留存備查。.3借閱時間最長為一周，如有特殊情形，欲延長借閱期限時，應按借閱程序重新辦理。.4借閱人員對于所借檔案，不得抽、換、增、損。檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。.5借閱人員調閱檔10、案，應于規定期限內歸還，如有其他人員借閱同一檔案時，應當重新辦理借閱手續，不得私自轉借。復印.1如屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制。.2一般內部檔案由副總經理批準方可摘錄和復制。3.7秘密文件范圍生產設備設計圖：具有專利性與獨特性之機械設計圖，以及生產設備布置圖。技術性的資料：獨特技術性的操作標準，與外人技術合作或外人技術指導資料，產品開發，改良或試驗資料，國外現場實習報告及其他技術上屬于機密性之資料。業務性之資料：銷售成本資料，市場情報，國外業務考察報告及其他業務上屬于機密性之資料。 其他經認為有必要列入機密文件管理的一切資料。四、附則本制度呈總經理辦公會議11、批準后實施，修改時亦同。五、附件5.1檔案分類編號表編號歸檔文件一、黨群工作類1.11.2工會共青團二、行政管理類2.12.22.32.4行政事務人事培訓后勤福利保衛監察三、經營管理類3.13.23.33.43.5經營決策計劃統籌財務管理物資管理企業管理四、生產技術管理類4.14.24.34.44.54.64.7生產調度質量管理安全管理科技管理環保管理可行性研究任務書五、基本建設類5.15.25.35.45.55.6設計基礎材料工程管理施工設備及管線安裝施工電氣、儀表安裝施工竣工六、設備儀器類：6.1合同協議書七、會計檔案7.17.27.37.4會計憑證會計賬簿會計報表其它八、特種載體檔案8.1聲像材料