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公司檔案借閱保密制度及檔案員崗位職責(zé)
公司檔案借閱保密制度及檔案員崗位職責(zé).doc
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上傳人:職z****i 編號(hào):1104814 2024-09-07 8頁 30.54KB

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1、公司檔案借閱保密制度及檔案員崗位職責(zé)編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 檔案員崗位職責(zé)1、 認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、“三個(gè)代表”及科學(xué)發(fā)展觀,貫徹執(zhí)行檔案法規(guī),講究職業(yè)道德熱愛本職工作,為發(fā)展檔案事業(yè)盡職盡責(zé)。2、 努力學(xué)習(xí)科學(xué)文化知識(shí),鉆研業(yè)務(wù),掌握本機(jī)關(guān)種類檔案的分類、組卷、編目、保護(hù)、利用的知識(shí)和技能,搞好所屬機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。3、 對(duì)本單位應(yīng)歸檔的文件材料按時(shí)收集、分類、整理、組卷、書寫編目、保證案卷質(zhì)量、做到管理科學(xué),方便利用,努力實(shí)踐檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。4、 堅(jiān)持原則,保守機(jī)密,忠于職守,堅(jiān)守2、崗位,不將檔案材料擅自帶離工作崗位或給無關(guān)人員傳閱。5、 熱情接待查檔人員,為查檔者提供方便,提供檔案做到及時(shí)、準(zhǔn)確。6、 做好檔案信息利用,資料收集,編制檢索工具,編研和檔案統(tǒng)計(jì)工作。7、 做好檔案的收進(jìn)、移出和統(tǒng)計(jì)工作。8、 認(rèn)真做好檔案鑒定工作,對(duì)已超過保管期限確無利用價(jià)值的檔案材料提出存毀意見,編造銷毀清冊(cè),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和單位審核后,按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀,并報(bào)市檔案行政管理部門備案。檔案借閱制度1、職能部門人員借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),辦理借閱登記手續(xù),方可查閱。2、借閱機(jī)密檔案,必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,在閱覽室內(nèi)查閱。3、外單位查閱本單位檔案,必須持單位介紹信。寫明利用目的,內(nèi)容及來人政治面3、目,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱,但一律不得借出。4、借閱檔案者未經(jīng)許可,不得隨意抄錄、復(fù)印和拍照原文。5、借閱人員必須愛惜檔案、資料,保持檔案的清潔與完整,不得在檔案上勾劃、涂改、污損、抽頁,注意保密,不得轉(zhuǎn)借和遺失。如發(fā)現(xiàn)問題,根據(jù)情節(jié)輕重,依法處理。6、檔案員有責(zé)任檢查借閱者歸還的檔案,了解保管情況和利用效果。借閱人員有義務(wù)匯報(bào)、介紹利用情況。7、借閱期限,按要求用畢歸還。如需借走,或延長時(shí)間,必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可辦續(xù)借手續(xù),期限為期一年,到期必須歸還檔案保密制度1、嚴(yán)格遵守、執(zhí)行黨和國家的保密制度、維護(hù)檔案的安全、完整和統(tǒng)一。2、機(jī)密檔案要妥善保管加強(qiáng)保密措施。3、機(jī)密4、檔案、資料的借閱,必須履行嚴(yán)格的領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù),經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可在指定的場(chǎng)所閱讀,不得外借。5、機(jī)密檔案不準(zhǔn)摘抄或復(fù)制。6、檔案員或查閱人員對(duì)檔案的內(nèi)容要保密。不得在公共場(chǎng)所談?wù)?,不?zhǔn)攜帶檔案文件回家,探親,訪友。造成失密、泄密要追查當(dāng)事者和工作人員的責(zé)任。檔案庫房管理制度1、檔案庫房內(nèi)有“九防”措施:即防盜、防火、防光、防蟲、防塵、防潮、防鼠、防污染、防高溫。并定期檢查、通風(fēng)。2、保持庫內(nèi)清潔,做好溫濕度記錄,使庫房相對(duì)濕度保持在45%60%之間,溫度保持在1424左右為宜,如有異常情況及時(shí)采取改進(jìn)措施。3、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃易爆等危險(xiǎn)物品和與檔案無關(guān)的物品。停電時(shí)應(yīng)用手電照明,不5、得使用蠟燭等明火器具。4、庫房設(shè)專人管理,無關(guān)人員一律不得進(jìn)入庫房。隨時(shí)關(guān)好門窗,確保檔案安全。5、檔案出入庫情況應(yīng)有詳細(xì)記錄,借閱的檔案收回時(shí),及時(shí)放回原處,不得前后錯(cuò)位。6、案柜的擺放應(yīng)做到整齊美觀。遠(yuǎn)離窗戶,隨時(shí)做好保潔工作。檔案統(tǒng)計(jì)制度檔案統(tǒng)計(jì)工作是檔案工作中一項(xiàng)獨(dú)立的工作環(huán)節(jié),也是保證檔案工作質(zhì)量,提高檔案工作水平的一項(xiàng)有效方法。1、檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)。2、根據(jù)檔案資料的查閱、借閱登記,每年統(tǒng)計(jì)一次利用效果情況。3、凡立卷歸檔的文書、會(huì)計(jì)、科技、聲像檔案,應(yīng)分類填寫登記簿,年終匯總立卷情況。4、經(jīng)檔案室移交出去或銷毀的檔案,應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)登記。立卷歸檔制度一、歸檔范圍:凡是本6、單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、已經(jīng)辦理完畢的、具有查考保存價(jià)值的各種文字、圖紙、表格、聲像等不同形式和載體的文件材料,均應(yīng)依法歸檔,任何人不得以任何借口拒絕歸檔。二、歸檔時(shí)間1、文書檔案:本年度各部門形成的各種不同形式和載體的文件材料,在次年一月底前由檔案室管理人員統(tǒng)一布置立卷,經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審定后,每年三月份移交檔案室集中統(tǒng)一保管。2、會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門年終立卷,保存一年后,移交綜合檔案室保管。4、設(shè)備檔案:按同一設(shè)備儀器名稱,含設(shè)備購置、合同、說明書、安裝、調(diào)試、驗(yàn)收記錄等文字材料,指定負(fù)責(zé)人員,收集整理。設(shè)備投入使用后及時(shí)移交檔案室保管。5、聲像檔案在每項(xiàng)工作活動(dòng)完畢后隨時(shí)整理歸檔。67、實(shí)物檔案:單位獲榮譽(yù)獎(jiǎng)品、銅牌等按時(shí)間順序隨時(shí)編號(hào)歸檔三、歸檔要求1、應(yīng)歸檔的文件材料要收集齊全、完整、核對(duì)準(zhǔn)確,按照文件材料的形成規(guī)律及其內(nèi)在聯(lián)系,進(jìn)行分類、立卷,使案卷能正確反映出本校工作活動(dòng)的真實(shí)情況,便于保管和利用。2、歸檔的文件材料一般一式一份。重要或利用頻繁的,可酌情增加歸檔份數(shù)。3、凡歸檔的文件材料,其制作材料必須利于長期保存,同時(shí)要保證圖樣清晰,字跡工整耐久,簽署完備。禁止用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫紙制作文件。4、案卷封面各個(gè)項(xiàng)目應(yīng)填寫清楚、準(zhǔn)確;卷內(nèi)文件材料按規(guī)定次序排列、編號(hào),并填寫“卷內(nèi)文件目錄”和“備考表”。5、歸檔案卷要按一定次序系統(tǒng)排列,按照不同門類、載體和不同保管期限分別進(jìn)行編號(hào),并編制案卷目錄,填寫案卷目錄號(hào)。6、歸檔手續(xù),各部門將文件材料和案卷向檔案室移交時(shí),應(yīng)編制“移交清單”一式二份,經(jīng)交接雙方核對(duì)簽字后,各留一份,以備考查。
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