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1、公司檔案歸檔、查閱及保密管理制度匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司檔案管理制度匯編一、檔案歸檔制度一、文件材料的歸檔要求：1.公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。2.公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。4.歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。5.歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料2、的有機聯系。6.歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。7.歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。8.歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。9.非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。10.外文材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。11.為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。二、歸檔范圍及保管期限三、歸檔時間：1.管理性文件材料一般應在辦3、理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。2.凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向檔案室移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。3.外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。4.工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。5.每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。6.電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。7.榮譽檔案由行政部收集整理后于次年統一歸檔。8.聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。9.相關會議，在會議結束后歸檔。10.外出、出差考4、察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。11.變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。12.公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。13公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。二、檔案查閱制度檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：1.凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。2.本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。3.借閱檔案者應愛護檔案，確5、保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。4.外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審核后方能帶出。5.凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。三、檔案的保密制度1.凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。2.非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱柜應隨關鎖。3.全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。4.凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，6、不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。5.查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。6.檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。7.定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。四、檔案庫房管理制度一、檔案入庫檢查：1檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、核對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和復制。2.入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒內。3.定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。二、檔案庫房管理：1.檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。2.檔案柜、7、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。3.庫房門窗須安裝窗簾，庫房內采用白熾燈且照度不超過100勒克期。4.避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。5.庫房內應有空氣調節和溫濕度計等設施，及時做好溫濕度記錄，溫度應控制在14度24度，相對濕度控制在4560%。6.庫內及庫外應科學地安設溫濕度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。7.庫房必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。8.檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。9.對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告并采取措施予以處理。10.每年9月定8、期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，為科學管理積累資料。五、檔案鑒定、銷毀制度1.根據檔案法及江蘇省檔案管理條例中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。2.保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。3.從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。4.檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。5.銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告、會同總工辦核查、總經理審批。銷毀檔時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同9、保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字六、檔案保管統計制度一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，并有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防霉、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸煙和使用明火。三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。四、做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。七、綜合檔案室主任職責一、認真學習檔案法，深刻領會上級檔案部門關于檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。二、努力學習業務，鉆研各類檔案理論基礎知識，10、充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。四、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。五、定期向分管領導匯報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。八、檔案工作人員崗位職責一、認真學習貫徹執行檔案法和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。五、嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。六、負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。