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1、公司行政辦公及檔案合同管理制度 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、行政部組織架構圖行正經理行政文員門衛人事專員食堂二、行政經理職責職位基本信息單位名稱行政部職位名稱行政經理職位級別中層主管直接上級總經理晉升職位行政總監職位概述主持公司行政、人事、后勤、安全等各項行政管理工作職責一職責表述：全面負責辦公室曰常工作 工作任務：組織制定辦公室年度、月度工作目標及工作計劃，并組織實施;負責參加總經理辦公會、重大業務會議，并負責記錄;負責督辦、檢查總經理辦公會及部門經理例會決議的執行情況;組織起草公司重要文件，定期提交公司2、工作簡報；組織起草公司各項管理規章制度并監督實施；負責組織外事接待活動，妥善處理各種對外事務；審核、控制公司辦公費。職責二職責表述：組織公司安全工作危機管理工作及外部投訴處理。 工作任務：主抓公司安全和組織公司危機管理工作，包括危機預防、危機發生時的及時處理及；組織公司外部投訴處理工作，并協調相關部門解決職責三職責表述：協調公司各部門之間的關系。 工作任務：負責組織各部門的信息傳遞工作，保證各部門信息溝通順暢；協調各部門的工作行為，使工作流程順暢，實現共同的戰略目標；負責公司的年終總結工作，包括會議安排及跟催各部門編寫總結報告職責四職責表述：負責公司公共關系建設 工作任務：代表公司與相關部門、3、上下級單位往來，保持與政府部門及相關企業的良好合作關系；協調公司與政府部門及企業的關系；負責組織公司企業文化建設，提煉和宣傳企業理念，舉辦各種活動，促進員工凝聚力。職責五職責表述：內部組織管理。工作任務：負責將部門工作計劃分解到個人，并監督計劃完成情況；評價考核下屬員工工作完成狀況；控制部門預算使用情況。職責六職責表述：接待工作工作任務：負責接待一切來訪人員，并與工作需要要求相關部門工作接洽；做到事事不耽誤，無事不打擾。職責七職責表述：代理人事專員全部工作，包括人事招聘、管理、考勤審核、培訓、考核等工作。三、辦公及辦公環境管理文件名稱辦公及辦公環境管理目的為營造良好的工作環境，樹立工作室的形象4、，特制定工作室衛生管理條例如下：范圍各辦公室通用職責行政部負責監督檢查。辦公環境管理1. 為了搞好辦公室衛生，確保提供一個良好的辦公環境各辦公室衛生由本辦公室工作人員自覺打掃。2. 總經理辦公室衛生工作由行政部安排文員輪流打掃。3. 每周六或重大節日、重要客訪時，在行政部門領導下對公共辦公環境進行清潔大掃除。4. 行政部有權對各部門辦公環境進行檢查，發現辦公環境不清潔，有權開列員工獎懲單對該部門員工進行處罰。5. 辦公室內嚴禁吸煙、酗酒，違者嚴懲不怠。6. 走廊地面無紙屑、痰跡、煙蒂等污物；打掃完畢后，工具要物歸原處，存放整齊。每日垃圾及時清理，紙屑桶內一定要放垃圾袋后方可投入污物。7. 定期5、對辦公區、走廊、衛生間進行消毒，保證員工工作環境健康。辦公管理1. 因正常辦公需要請購小金額辦公用品時，各單位、各辦公室填事請購單經部門主管審批后，交采購部統一采購和入庫，請購部門憑請購單到倉儲部領用。2. 因正常辦公需要請購大金額辦公用品時，各單位、各辦公室填事請購單經部門主管審核總經理批準后，交采購部統一采購和入庫，請購部門憑請購單到倉儲部領用。3. 各部門之間因工作需要，需請其它部門配合、協作完成任務時，填制聯系單，經協作單位主管簽字同意后，交安排協作單位下屬執行。4. 協作單位下屬評估協作完成時間，將聯系單簽回申請單位。5. 協作單位不同意協作給申請單位工作造成影響時，申請單位可找行政6、部申訴，行政部申訴無效可找總經理申訴。6. 請求單位不能直接到協作單位指揮協作單位下屬配合辦事，由此引發擾亂生產秩序之事誼，由請求支援單位主管負責。7. 請求單位主管申請支援單位主管支援工作人員到本單位工作，零時配合完成生產或相關任務時，填寫員工借調單，經協作單位主管同意，借調員工支援本單位工作，支援人員到本單位借調期間納入本單位正常管理。8. 申請單位無權直接命令其它單位正常工作人員為本單位服務。編 制審 核核 準四、工作例會制度文件名稱工作例會制度目的為總結公司階段性工作情況，調整和部署公司下一階段工作，及時解決發生的問題，實現員工的有效溝通，公司和各部門實行工作例會制度。范圍全公司職責行7、政部負責主持行政例會生產部負責主持生產例會、品管例會總經理主持公司例會周會：1. 出席單位：各部門主管，生產主任、班組長等。2. 各部門主管每周五主持本部門例會，總結上周工作和規劃下周工作計劃。3. 每周六下午二點，由總經理在公司辦公室主持招開公司管理會義。4. 各主管參加月會時填好【月會計劃總結報告表】；向會議主持人報告上月工作要點，下月工作計劃，及要求相關部門配合要點，由主持人統一調度下月重點工作。5. 總經理布置各部門下階段工作任務，會后，行政部整理【周會記錄】，呈總經理簽字后發給各參會部門簽收、執行。6. 散會時，參會主管將【月會計劃總結報告表】交行政部存檔。7. 每周一，各部門招開早8、會，傳達公司理理會議精神，調整本周工作計劃，布置并嚴格執行周會記錄中對本部門的要求。月會1. 每月五號上午八點三十分由總經理親自主持招開動員月會。2. 當月會與周會時間接近時，行政部請示總經理做合并召開處理，兩會合并召開時，行政部提前公告通知各部主管。會議制度3. 會議通知：周會、月會召開時間如無另行通知準時召開不變，當總經理行程有變造成會議時間有變時，以臨時通知為準。4. 行政部準備【會議簽到表】，開會時參會人員在【月會簽到表】上簽字，違反會議紀律者由行政部公布【員工獎罰通知單】予以處罰編 制審 核核 準五、文件檔案管理文件名稱文件檔案管理目的為加強公司檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，維9、護公司合法權益，特制訂本規定范圍公司及各部門、員工均有保護檔案的義務職責1. 檔案工作總經理辦公室統一領導，各部門分級保管、分級查閱的原則2. 公司各部門指定專人負責檔案管理工作歸檔范圍1. 本規定所稱的檔案是指過去和現在的公司各級部門及員工從事開發、經營、管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有留存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2. 具體包括：公司的戰略規劃、年度計劃、統計資料、網絡技術、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等文件材料。檔案管理歸檔10、立卷1. 對所有公司檔案系統排列，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。 2. 每年對檔案進行一次清理：清除不必要保存的材料、對破損和褪色的材料進行修補和復制。 檔案銷毀1. 對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，該清冊永久保存； 2. 辦理銷毀手續，經總經理批準，方能銷毀； 3. 銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。 4. 公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。檔案借閱1. 借閱檔案應履行借閱手續：只限在辦公室借閱，如需帶出，需經部門負責人及檔案保管部門負責人批準。2. 參加各種會議帶回的文件、材料，在傳達、匯報結束后應交辦公室保管，個人不得存放。3. 員工11、離職時，必須把自己經管的文件全部移交清楚，移交時要清點、核對，并辦理簽字手續。檔案備份1. 公司所有有價值的文件、報表、業務記錄等必須備份。2. 各部門應盡量采用電腦管理和工作，便于業務資料的數字化處理和保存。 3. 備份盤與源盤分開存放，公司的備份盤總經理另外保存。檔案管理權限部門行政部外來檔案與人事有關的法律、法規文件保存在行政部。與財務有關的法律、法規文件保存在財務部。其它各類重要外來文件，如國標、行標等外來文件由企劃部統一管理人事檔案人事部總經辦經營合同按本章經營合同管理制度執行財務部財務檔案財務檔案保存在財務部技術部技術檔案技術部，雕花設計等備份總經理室各部門工作檔案各部門工作檔案保12、存在本部門處理條例有下列行為之一，據情節輕重，給予警告、記過處份，若構成犯罪依法追究刑事責任：1. 毀損、丟失或擅自銷毀企業檔案2. 擅自向外界提供、抄摘企業檔案3. 涂改、偽造檔案4. 未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者5. 未按手續就借閱、外帶者或越級查閱者（檔案管理者同罰）編 制審 核核 準六、人事檔案管理文件名稱人事檔案的管理目的為加強員工檔案管理，特制訂本規定范圍公司全體員工納入員工檔案統一管理職責行政部人力資員口。員工檔案編號1. 人事檔案由行政部建檔保管。2. 新員工進入試用期后，行政部按員工編號填寫【員工檔案登記表】對員工檔案進行分類、有序管理；3. 新人員使用新編號，員工編13、號不允許重碼；4. 員工離職后在【員工檔案登記表】離職欄蓋印，錄入離職交接手續后轉入離職檔案封存。5. 離職后重新入職的員工，辦理了停薪留職手續接續工齡的使用原號碼，未辦理停薪留職不接續工齡重新開始的，使用新號碼。行管/后勤類銷管類一線生產類00Na00Nb00NcA類包括除銷售以外的所有二線員工。B類是一切與銷售有直接關系的管理或其它人員。C生產類是公司最主要的人員隊伍。N代表號碼。人事檔案錄入管理收錄員工自帶資料包括收錄員工在職資料包括收錄辭職、解聘資料包括 身份證 學歷證 員工一寸照片 各種資格證書 其它相關證件復印件； 【員工招聘審批表】 【員工轉正考核表】 【員工轉正晉級考核表】 【14、員工獎罰通知單】 【人事任命書】 【員工遷調申請單】 培訓記錄 勞動合同 【員工離職申請書】 【員工解聘通知書】 【員工離職交接表】 【電子檔案交接表】合同管理員工合同原件另案管理于總經理室，副本編入員工檔案中。其它管理同檔案管理制度編 制審 核核 準七、經營合同管理文件名稱合同管理制度目的為了規范合同的簽訂、保管工作，特制訂本制度。范圍適合本公司對外簽訂的各類合同、協議。職責1. 業務部負責簽訂專賣店經營合同2. 人事部負責簽字員工勞動合同3. 采購部負責簽訂采購合同4. 總經理授權簽訂的其它一些相關合同或協議。合同的簽訂1. 專賣店合同的簽訂：業務部制訂統一的玉福堂專賣店招商合同書，業務代15、表與客戶進行溝通、商談，確認相關數據報業務部經理審核。2. 玉福堂專賣店招商合同書每年12月續簽一次，業務部提前一個月通知各專賣店。3. 由對方提供合同文本的其它合同，簽訂單位應將合同文本移交行政部進行文本審閱。審核合同條款是否存在潛在漏洞或是否符合法規要求。并指導簽訂單位與對方進行協商，直到取得一致意見為止。4. 合同在簽章前都必須由行政部進行重新審核，如果對合同中的條款有異議，應立即告知代理人和總經理，代理人根據建議與對方重新協商直致協商一致為止。5. 合同簽字：合同在簽字、簽章前必須呈總經理審閱，由總經理委托代理人或直接與對方簽訂。6. 員工勞動合同由行政部編寫統一文本，每個員工崗前培訓16、結束后，與行政部簽訂員工勞動合同。合同管理1. 專賣店經營合同由業務部建檔統一管理。2. 原材料采購合同、設備采購合同由總經辦建檔管理。3. 員工勞動合同由行政部建檔保管編 制審 核核 準八、印章管理文件名稱印章管理制度目的保證公章使用的合法性、嚴肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護公司利益，特制訂本管理制度范圍公章的刻制、啟用職責印章管理者刻制1. 公司印章的刻制均須報總經理批準，由辦公室開具介紹信到公安相關部門辦理刻制手續。2、 公章的形體和規格，按國家有關規定執行。啟用9. 新印章啟用前要做好戳記，并留樣保存，以便備查。10. 公章啟用應報總經理批準，并下發啟用通知，注明啟用日期、發放單位和17、使用范圍。列入管理種類1. 公司向工商行政主管機關登記的公章或法人章。2. 指定業務專用的印章，如合同專用章、財務專用章、發票專用章、業務專用章等；3. 部門章：刻有公司部門名稱的印章，如行政部專用章、質檢章。4. 法定代表人的印鑒。保管總經理公司公章、業務專用章、合同專用章、法定代表人印鑒由總經理保管及用?。回攧詹控攧諏Ｓ谜?、發票專用章由公司財務部專職人員保管，但是用印必須經公司財務主管批準；行政部行政部專用章由行政部經理保管，主要用于員工獎懲及相關系宜，行政部專用章用印必須經過行政部經理批準部門章公司的公章、專用公章由總經理室保管，各部門公章由各部門指定專人專柜保管，并將保管公章人員名單報18、辦公室備案。記錄公章保管須有記錄，注明公章名稱、頒發部門、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。外帶1. 公司公章原則上不得帶離公司使用，若需帶離，按以下權限審批： 公司公章、業務專用章、合同專用章、財務專用章、法定代表人印鑒須經總經理批準； 行政專用章須經辦公室主任批準；2. 印章被帶離期間，由攜帶人全權承擔印章的保管及使用的責任。3. 帶離印章應在【印章使用登記表】備注中注明帶往地點，并及時帶回公司。4. 印章被帶離期間，攜帶人應當按照申請的權限或者公司授權的權限使用印章。5. 印章被帶離期間用印的，用印人應當如實將用印情況在【印章使用登記表】登記、備案，補辦簽批手19、續，以備查核。其它1. 公章保管人因事離崗時，須由部門主管指定人員暫時代管，以免貽誤工作2. 公章保管必須安全可靠，須加鎖保存，公章不可私自委托他人代管。3. 公章保管有異?，F象或遺失，應保護現場，及時匯報，配合查處交接公章移交須辦理手續，簽署移交證明，注明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等信息。公章的使用范圍1、 公司業務合同、項目協議、授權書、承諾書等用章都須先經部門主管審核、公司分管領導批準，填寫公章使用登記表后方可蓋章，同時需將用印文件的復印件提交辦公室備案。2、 公章使用必須建立用章登記制度，嚴格審批手續，不符合規定的和不經主管領導簽發的文件、合同等，辦公室有權拒印。3、 嚴禁20、填蓋空白合同、協議、證明及介紹信。因工作特殊確需開具時，須經主管行政副總經理或總經理同意方可開具；待工作結束后，必須及時向公司匯報開具手續的用途， 未使用的必須立即收回。公章的使用程序1. 公司業務合同、項目協議、授權書、承諾書等用章都須先經部門主管審核、公司分管領導批準，填寫公章使用登記表后方可蓋章。2. 公章使用必須建立用章登記制度，嚴格審批手續，不符合規定的和不經主管領導簽發的文件、合同等，辦公室有權拒印。3. 嚴禁填蓋空白合同、協議、證明及介紹信。因工作特殊確需開具時，須經總經理同意方可開具；待工作結束后，必須及時向公司匯報開具手續的用途， 未使用的必須立即收回。4. 超過印章使用范圍21、而擅自審批使用印章給公司造成損失的，由審批人承擔全部賠償責任。1. 違反以上規定者，公司將追究相關人員的責任，若給公司造成一定經濟損失或不良社會影響者，公司將追究其法律責任。2. 每年年終公章管理人負責將公章使用情況登記表復印件送辦公室存檔。停用1. 公司名稱變動；2. 公章使用損壞；3. 公章遺失或被竊，聲明作廢4. 公章停用時須經總經理批準，及時將停用公章送辦公室封存或銷毀，建立公章上交、存檔、銷毀的登記檔案。編 制審 核核 準九、職務代理人制度文件名稱職務代理人制度目的為加強企業管理，特制訂職務代理人制度！范圍公司各級主管職責代理上級主管差勤期間工作職務作用1. 職務代理人制度，是企業穩22、健發展的基礎，有了它，企業在日常運作中就不會因主管請假、出差、人事異動而造成巨大的波動，企業的系統化管理才能正常、有效、持續地運行。 總經理不同方向的工作，安排不同的職務代理人，總經理出差后，授權職務代理人處理相關事務，相關職務代理人對不能決議的事務請示總經理后給予及時處理。 通過總經理授權的職務代理人，在總經理出差期間簽發的文件，指令，視同總經理簽發，各部門遵照執行。2. 各部門主管請假或出差，也要安排職務代理人。職務代理人次序總經理職務代理人各主管職務代理人財務方向技術副總企劃經理生產方向生產副總財務主管行政方向行管經理倉儲主管業務方向業務經理采購經理編 制審 核核 準十、胸卡、制服管理制23、度文件名稱胸卡、制服管理制度目的為弘揚企業文化，章顯企業形象，特制訂本制度！范圍公司全體員工職責行政部監管執行胸卡管理制度5. 上班時間，員工應配掛工作牌。不帶牌者給予口頭提示，三次以上不帶牌者，記缺點一次。6. 新進人員于試用期間掛公司名牌，試用期滿后由行政部訂制，離職時應繳回，否則折價賠償20元；7. 工作牌有遺失或損壞，應通知行政部補發，每枚扣繳工本費10元。8. 各部門經理應督促所屬員工佩戴工作牌，并由行政部負責抽查，對利用公司牌在外作不正當行為破壞公司名譽者，視情況給予警告處理或解雇。胸卡制服管理制度1. 每位員工每年發放夏冬服裝各一套。2. 員工上班，必須按規定統一著裝。未按規定著24、裝者，一經發現記缺點一次。3. 員工到職半月后即可領取工作服(臨時工及包工均不發服裝)。4. 工作服由人事部統一登記發放。5. 每年以四月、十一月為換裝時間。6. 穿著工服必須保持整潔，假日可免穿著。7. 工作服穿著及保管以一年為期，按領用之日起算。離職員工工服未滿一年限當交還，如未交還者，按規定的使用期限，折價扣回制服款，不收回制服。8. 制服在使用期限內損壞或遺失，由使用者個人負責，補領須原價從工資中扣還。9. 部門經理以上（含部門經理）日常上班可不統一著裝，大型集會或有關活動按通知要求著裝。編 制審 核核 準十一、直班、安全、保密管理制度文件名稱直班、安全、保密管理制度目的為保證本廠生產25、作業活動安全、順利開展，減少事故隱患，根據本廠實際情況，特制定本制度。范圍本制度適用于本廠全體員工職責本制度由行政部門統一執行。安全檢查4. 檢查員工對安全生產的認識、責任心。5. 檢查機械、儀表、廠房、通道、安全裝置、消防器材等的安全狀況是否良好。6. 檢查職工勞保用品穿戴、保管是否良好，消防通道是否暢通。安全防范8. 上班嚴禁穿拖鞋、短褲、赤背或衣帽不整，違者每次記缺點一次。9. 嚴禁在車間爭吵，相互打罵、吵鬧者每次記警告一次，相應責任人要寫出檢查。態度不好或一月內累計3次者予以解雇。10. 酒后上班鬧事和影響工作者，每資記警告一次。態度不好或一個月累計2次者，予以解雇。11. 嚴禁吸煙，26、違者按獎懲管理制度重罰。造成危害者，追究其經濟、行政及刑事責任。12. 嚴禁跨越或坐踏任何機械部位，嚴禁隨意拆除、挪動設備，嚴禁擅自拆裝一切電器設施和變壓器、控制柜、開關箱，新安裝的各種設備未經測試、試轉，不得擅自開動，違者每次記小過一次。13. 嚴禁擅自動用各類消防器材，或在消防設施附近堆放其他物品，違者每次記警告一次。14. 不得在生產區內隨意使用臨時電線，如果急需使用，須經主管人員批準，并由電工接電，用后應及時按期限拆除，違者每次記缺點一次。15. 操作機器要切實做到人離關機，停止使用時要及時切斷電源，違者每次記缺點一次。16. 中午、下午和夜班下班后各車間負責人負責關好門窗，關閉電源。27、違者每次記缺點一次。安全值班1值班人員在值班過程中應負責單位的安全保衛工作，要牢記火警（119）匪警（110）等電話號碼，熟悉消防器材的存放地點及使用方法。2值班人員在值班過程中要提高警惕性和責任感，協助管理員看管好各部門的各類物資，作好防護工作，嚴防事故發生。3值夜班過程中要檢查門，窗，倉庫等情況，配合各管理員在本職區域內對倉庫，辦公室等地點著重檢查，發現可疑現象要及時上報。4在值班過程中要嚴格執行各項規章制度，敢于和壞人壞事斗爭，發生事故后要保護現場并及時上報給領導。5在值班過程中要盡職盡責，高度重視，及時發現各種事故隱患，工作時間不得喝酒和聚眾娛樂，更不可私自安排人員替崗，如有急事應提前28、跟領導匯報經批準后方可離崗，嚴禁空崗或漏崗現象發生。6認真做好交接班工作，做好值班筆錄。保密制度 公司圖紙、雕花設計、經營合同、開發策略、工資制度等均屬公司機秘。 員工嚴守公司秘密，不得以任何方式向公司內外無關人員泄漏公司機密 不得向其他員工窺探、過問非本人工作職責內的公司機密。 嚴格遵守文件登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設施的文件柜內，計算機中秘密文件必須設置密碼。不準帶機密文件到與工作無關的場所。不得在公共場所談論秘密事項和交接秘密文件。 嚴格遵守秘密文件、資料、檔案的借閱管理制度。如需借用秘密文件、資料、檔案，須經總經理批準。并按規定辦理相關借閱手續。 不得向他人泄露公司的營銷策略29、。 不得隨意傳播會議內容，特別是涉及工資、人事、機構以及有爭議的問題。會議記錄要集中管理，未經辦公室批準不得外借。 調職、離職時，必須將自己保管的秘密文件進行交接 發現失密、泄密現象，要及時報告，認真處理。對失密、泄密者，給予大過處份；造成公司嚴重損失的，送有關機關處理。編 制審 核核 準824會議簽到表會議名稱會議性質會議時間 年 月 日主持人記錄人會議地點會議主題請假人員部門簽到時間部門簽到時間825會議報告表部門姓名職務會議時間地點會議性質匯報項目匯 報 內 容本周工作匯報本期完成任務1234本期未完成任務及解決方法1234下周工作計劃下期工作計劃1 2 3 4 下期工作重點1234下期30、需配合協調的 工作1234認真填好本表、認真匯報、認真記錄兄弟單位需本單位配合協調的工作，會后交辦公室存檔。本表格式不夠填時，請自行擴大到兩頁填寫，表式不變。826會議記要 會議時間 年 月 日 時主持人會議地點會議性質出 席請假人員序號主 持 人 決 議責任單位完成日期下階段公司工作重點123456說明下周各單位配合重點1234說明主持人簽名記錄整理827 聯 系 單 編號：協作單位申報單位申請日期附 件性 質（）特此通知 （）要求答復緊急程度（）是（）較急（）一般支援內容及要求處理結果簽字：發文時間主管意見協作者意見簽字：回復時間828員工借調申請單協作單位申請單位申請日期申請借調人姓名申請借調時間申請支援工作事由協作單位主管申請單位主管申請人829請 購 單請購單位采購單位采購部 行政部 自購結構類別原料 輔助材料 設備 工具 辦公用品 其它序 號品 名規 格單 位 數 量交期備注公司批準請購人請購日期注：此單用于辦公用品等一般性請購，審批請購單是作為采購報銷的依據之一祥禮品內部簽報主送上報部門呈報人上報時間主題請 示 內 容上報部門意見相關部門會簽意見總經理審批意見