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1、公司資料檔案歸檔及庫房管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一條 為加強檔案的科學管理，保護和利用檔案信息資源，為各項事業發展服務，根據檔案法以及國家檔案管理部門有關規定，結合檔案工作的實際，制定本辦法。第二條 本辦法所稱檔案，是指在各項工作中形成的具有保存價值的各種文書、基建、資料、業務等不同載體和內容的文件材料，它是在各項工作活動中形成的歷史記錄，反映不同時期的歷史面貌，是工作查考、制定決策的重要依據。第三條 檔案工作是相關工作的組成部分，是提高工作效率和工作質量的必要條件，是維護歷史面貌的一項重要工作，必2、須加強對檔案工作的領導，將其列入的工作計劃，統籌安排，保障檔案工作的順利進行。第五條 檔案工作接受同級檔案行政管理部門的監督和指導。第六條 在各項工作中形成的所有檔案，包括文書、基建、資料、業務等檔案，均由綜合檔案室統一保管，任何部門和個人不得擅自留存，以確保檔案的完整和安全。第七條 在各項工作中形成的各種門類、載體的檔案材料，由各部門初步整理后，及時向綜合檔案室移交；業務檔案則由業務部門整理完畢之后，再向綜合檔案室移交。歸檔的文件材料必須齊全、完整、準確。第八條 綜合檔案室負責檔案材料接收后的歸檔、管理工作，對各門類、載體的檔案，都要進行系統化整理，保持歸檔材料之間的歷史聯系，區分保存價值，3、便于利用管理，并編制各類檔案的檢索工具，積極主動提供檔案利用，開發檔案信息資源，為本單位各項工作服務。 第九條 綜合檔案室要建立檔案的統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，并按規定準確編制檔案工作統計報表，及時上報檔案行政管理部門。第十條 綜合檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，對確無保存價值的檔案進行登記造冊，經檔案鑒定領導小組審核、分管檔案領導批準后方可銷毀，任何人不得擅自銷毀檔案。第十一條 的檔案庫房應做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫高濕等設施。要定期檢查檔案保管狀況、對破損的檔案應及時修補、復制或作其他技術處理。第十二條 綜合檔案室要建立4、健全檔案的借閱制度，根據檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規定不同的審批權限。第十三條 檔案人員要忠于職守，遵紀守法，具備檔案管理的有關專業知識，熟悉業務技能，能勝任本職工作。檔案工作崗位人員要相對穩定，確因工作需要調動時，應在離職前辦好交接手續。第十四條 綜合檔案室應按時向上級機關移交由本單位制發的、或由本單位收到的省級以上（含省級）政府及政府部門頒發的正在執行的非秘密現行文件；在本單位保管已超過10年的永久、長期文書檔案，連同檔案目錄和有關的檢索工具一并向上級機關移交。各類檔案歸檔制度一、文書檔案歸檔制度（一）歸檔范圍凡是本站黨務、群團、行政管理活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料均5、屬文書歸檔范圍，具體范圍按文書檔案保管期限表（附件A.1）所列條款執行。（二）歸檔要求1、歸檔的文件材料要齊全、完整、準確、系統。2、按照歸檔原則和制定的檔案分類編號方案進行科學規范化的歸檔，確保文件材料之間的有機聯系，真實地反映本站歷史面貌，便于查找利用。3、從2011年開始歸檔。所有文件材料按年度歸檔，并根據文書檔案保管期限表（附錄A.1）的規定，準確劃分檔案材料的保管期限。4、歸檔文件材料應逐件在文件首頁上方空白處加蓋檔號章，并填寫各項目內容。每份文件單獨裝訂，編頁號。永久、長期保存的檔案在裝訂時應用不銹鋼釘裝訂。5、歸檔的永久、長期檔案應編有歸檔文件目錄一式三份，并附上年度歸檔說明，其6、中一份隨相應的文件放在檔案盒內，其余用于制作檔案目錄；短期文件目錄一式二份，其中一份隨相應的文件放在檔案盒內，一份用于制作檔案目錄。（三）歸檔份數發文一式兩份，收文一式一份。（四）歸檔時間每年的3月底前完成上一年度形成的文書檔案歸檔任務。二、會計檔案歸檔制度（一）歸檔范圍本站在會計工作中形成的各種會計報表、帳簿、憑證等會計材料均屬會計檔案歸檔范圍，具體范圍按會計檔案保管期限表（附錄B.1）所列條款執行。（二）歸檔要求1、歸檔的會計檔案必須齊全完整。2、歸檔的各類憑證的規格基本一致，折疊整齊，裝訂牢固。3、裝訂時應注意調節案卷的厚薄，利于保管和查閱，每冊封面要書寫工整、編號清楚、加蓋經辦人印章。7、（三）歸檔份數憑證、帳簿、年報表一式一份。（四）歸檔時間當年的會計檔案，在會計年度終了之后，可暫由財務部門保存一年。期滿后，向綜合檔案室移交。（五）歸檔手續會計檔案移交時，由會計人員列出清單一式兩份，交接雙方在交接清單上簽字，雙方各持一份備查。三、實物檔案歸檔制度（一）歸檔范圍1、本站獲得的獎狀、獎杯、獎旗、牌匾、證書等；2、本站已停止使用的印章；3、上級領導或名人、相關友好單位在檢查、交流活動中題寫、贈送的字畫、紀念品等。（二）歸檔要求1、應歸檔的實物材料必須齊全、完整、集中存放。2、實物材料分屬類并按時間順序排列、編號、編目。（三）歸檔時間實物檔案在其形成后一個月內，由經辦人說明有關情況，8、交綜合檔案室登記歸檔。（四）歸檔手續實物檔案歸檔時，必須履行移交手續，填寫移交清單一式二份，雙方在清單上簽字，各留一份備查。如有特殊情況，經綜合檔案室登記后，可暫由經辦人單位或經辦人保管。四、資料檔案歸檔制度（一）歸檔范圍本站所有工作中形成的相關記錄、說明書、報告及儲存相關資料、說明書、報告的磁盤、軟盤、聲像文帶等載體。（二）歸檔要求1、接收、整理、保存、移交、借閱、銷毀相關記錄、說明書、報告等。2、分類歸檔相關記錄、說明書、報告等。（三）歸檔時間1、質量體系運行質量記錄保存期五年。2、相關科室留存保管的質量記錄保存期為二年，但在實際工作中具有經驗借鑒或指導意義的質量記錄，可長期保存。（四）歸9、檔手續1、接收質量記錄應填寫質量記錄移交/接收記錄表。（附錄D.1）2、整理、歸檔質量記錄需填寫質量記錄一覽表。（附錄D.2）五、業務檔案歸檔制度（一）歸檔范圍1、建（遷）站（點）有關文件、資料、規范、海洋環境監測站工作大事記、海洋環境監測站業務工作檔案、業務規章制度、查算圖表、技術問題解決解答、技術文件、儀器使用說明書和檢定證、各種系統程序版本、觀測記錄簿、值班日記、預審單、反饋單、以及對外服務合同（協議）書、觀測（監測）資料、成果報告及其他上級部門要求記錄和歸檔的資料。（二）歸檔要求1、業務科負責海洋環境監測站業務工作檔案的匯總。2、業務科負責海洋環境監測站業務技術檔案的管理。3、技術負責10、人組織業務科共同審核海洋環境監測站上報的工作大事記和業務工作檔案，審核意見以書面形式下發給各海洋環境監測站，確定業務工作檔案內容及大事記。（三）歸檔時間1、業務工作檔案大事記每年填寫一本，各項目的填寫內容按要求填寫，每年1月20日前將上年度大事記上報業務科，同時以書面形式于3月20日前下發給各海洋環境監測站，海洋環境監測站按照要求填入海洋環境監測站業務工作檔案大事記。2、海洋環境監測站須建立業務工作檔案。業務工作檔案內容須于每年1月20日前將上年度業務檔案內容報中心，審批后以書面形式于3月20日前下發給各海洋環境監測站。業務工作檔案內容要填寫完整，必要時應附以圖表和照片。（四）歸檔手續建立本站11、技術檔案文件清單，將上述資料一一造冊登記，并指定專人負責收集、整理、歸檔等工作。凡停止使用的技術文件和規定等都要歸檔保存。六、電子文件檔案歸檔制度（一）歸檔范圍1、在公務活動中產生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。2、黨政機關產生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標準。（二）歸檔要求1、文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。2、歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術12、環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素。3、邏輯歸檔將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。4、物理歸檔（1）把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝。（2）本標準推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。（3）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文13、件的載體應設置成禁止寫操作的狀態。（4）特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。（5）將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表（附錄F.1、附錄F.2），歸檔電子文件應以盤為單位填寫歸檔電子文件登記表首頁（附錄F.1），以件為單位填寫續頁（附錄F.2）。（6）對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄。（三）歸檔時間邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成。（四）歸檔手續1、歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果14、填入歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表（附錄F.3）。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。2、每份電子文件均應在電子文件登記表（附錄F.4、附錄F.5）中登記。七、基建檔案歸檔制度（一）歸檔范圍本站各個基建項目從醞釀、決策到建成使用的全過程中形成的有查考利用價值的文件材料均屬基建檔案歸檔范圍，具體范圍按國家重大建設項目文件歸檔范圍和保管期限表(附錄G)所列條款執行。（二）歸檔要求歸檔的基建檔案必須完整、準確、系統，以保障管理、維護、改擴建的需要。基建文件材料按工程項目組卷，卷內文件要進行系統排列、編號和編目，并按A15、4（297mmX210mm）的規格折疊成統一的幅面。（三）歸檔份數比較重要的一式二份，一般的一份，并編制基建檔案目錄一式二份。（四）歸檔時間工程竣工后，在三個月內將全套竣工圖和全部文件材料向綜合檔案室移交。（五）歸檔手續基建材料歸檔時，必須履行交接手續，填寫移交清單一式二份，交接雙方在交接清單上簽字。八、設備檔案歸檔制度（一）歸檔范圍主要包括儀器設備購置文件材料、隨機文件材料，設備儀器安裝、使用、維修形成的材料。（二） 歸檔要求1、歸檔的文件材料要求齊全、完整；2、設備開箱驗收時必須有檔案員在場履行簽字手續，保證文件材料完整、準確、系統；3、設備檔案在開箱驗收和正式運轉后三個月內，由承擔部門的16、兼職檔案員負責積累，按材料的性質和結構進行系統整理，組成保管單位，填好目錄，向檔案室移交，并辦理交接手續。 （四）歸檔時間根據購置情況隨時歸檔九、科技檔案歸檔制度（一）歸檔范圍從事生產、科研、基建及管理活動形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料。包括基建、設備、產品、科研等專業技術檔案。（二）歸檔要求1、把科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔納入科技工作程序和科研、生產、基建等計劃中，列入有關部門和有關人員的職責范圍。2、對每一項科研成果、產品試制、基建工程或其他技術項目進行鑒定、驗收的時候，要有科技檔案部門參加，對應當歸檔的科技文件材料加以17、驗收。沒有完整、準確、系統的科技文件材料的項目，不能驗收。 3、一個科研課題、一個試制產品、一項工程或其他技術項目，在完成或告一段落以后，必須將所形成的科技文件材料加以系統整理，組成保管單位，填寫保管期限，注明密級，由課題負責人、產品試制負責人、工程負責人等審查后，及時歸檔。 4、對接收來的科技檔案，進行分類、編目、登記、統計和必要的加工整理。 檔案保管和庫房管理制度一、檔案是黨和國家的寶貴財富，必須堅持集中統一管理的原則。為了科學的管理本單位全部檔案，切實保證檔案的完整與安全，特制定本制度二、管理人員應對移交進檔案室的檔案材料進行認真審查、鑒定、清點，力求齊全、完整、準確，并做好加工整理、科18、學分類、編目、著錄、裝盒、上架等工作。三、移交和接收檔案時都需填寫移交/接收記錄表（附錄J）三、檔案室實行專人負責，庫存檔案堅持誰保管誰負責的原則，管理人員要嚴格執行各項制度，忠于職守，確保檔案實體安全和秘密安全。四、切實做好檔案庫房的防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等措施，定期檢查檔案的保管狀況，維護檔案資料的完整、安全、整齊、美觀，室內布局要整齊、美觀，保持清潔，及時調節通風和溫濕度，并做好記錄（適當溫度1424、濕度45%65%為宜），庫房內嚴禁吸煙、存放易燃、易爆品及其他雜物等。五、管理人員發現破損、蟲蛀、鼠咬等情況要及時采取措施，并做好處理工作。六、管理人員每天下班前19、，要鎖好庫房門窗，切斷電源。七、管理人員因工作調動離開檔案工作崗位的，離崗前要對所保管的檔案進行清點，履行交接手續。檔案保密制度一、檔案工作人員要認真學習、遵守國家保密法、保密法實施辦法及上級和本單位制定的各種保密條例和制度，嚴守國家秘密，確保檔案的安全。二、認真執行保密守則，不斷增強保密觀念。三、不在公共場所和家屬、親人、朋友面前談論檔案材料中的一切內容。四、借閱檔案資料必須履行借閱手續，未經有關領導批準，不得將檔案材料借給任何無關人員查閱，不得擅自拍照、復印或將檔案帶出檔案室。五、不得在檔案庫房接待來訪人員，不得與無關人員談論檔案工作中的秘密事項。六、發現失密、泄密現象，應及時報告辦公室領20、導、分管單位領導。檔案利用制度一、設置檔案利用登記簿，根據檔案的秘密等級，嚴格履行不同的借出登記、歸還注銷、反饋利用效果登記等手續。二、凡調閱有密級的檔案資料需經有關領導批準，并且一般情況下只限于在檔案室內閱讀，未經批準不得帶離檔案室。借閱資料檔案需填寫質量記錄借閱審批表(附錄D.3)，按審批權限規定辦理三、利用者借閱檔案時，要愛護檔案，注意維護檔案的完整與安全，嚴禁在檔案資料上涂改、勾（圈）劃、污損、增刪、剪裁甚至拆卷撕換，否則追究其責任。四、本單位工作人員因工作需要，可借閱本部門歸檔的檔案。本單位工作人員因工作需要借閱非本部門的檔案，需要經過該部門領導同意。五、外單位查閱本單位檔案，應有單21、位介紹信，并經本單位有關領導人批準，方可查閱。六、經批準抄錄、復制、復印的檔案材料，由檔案部門核對無誤后，加蓋檔案部門證明專用章，可與檔案原件同效。七、利用者歸還調閱案卷時，應親自交回檔案室，經檔案室管理人員檢查無誤后，辦理注銷借閱手續及反饋利用效果。檔案鑒定銷毀制度一、為了充分、合理、有效的保護檔案，提高本單位檔案的質量，特制定本制度。二、未經鑒定和批準，任何人不得銷毀質量記錄檔案。三、鑒定工作中應遵循“保存從寬、銷毀從嚴、本站文件從寬，上級文件和其他機關文件從嚴”的原則。四、對保管期限已滿和確定再無保存價值的檔案，經鑒定之后，提出處理意見，經單位領導審批后可進行銷毀。五、質量記錄檔案在銷毀22、之前，由檔案室人員清理，填寫質量記錄檔案銷毀清單(附錄D.4)，經鑒定核實，報主管領導批準后，指定專人（銷毀和監銷人）進行銷毀。綜合檔案室職責一、貫徹執行上級有關檔案工作的法規政策，建立健全本單位檔案工作各項規章制度。二、集中統一管理本單位各種門類和載體的檔案。三、負責指導和督促本單位各部門做好各種文件材料的收集、整理、歸檔工作。四、不斷改進檔案工作，逐步做到案卷質量標準化，檔案整理系統化、庫房管理科學化、查找利用現代化、調查統計制度化。五、對所保管的全部檔案定期進行鑒定、銷毀工作。六、積極開展檔案借閱利用及檔案信息開發利用工作，為本單位各項業務工作活動的開展服務。七、在統一領導、分級管理的原則下，負責對本單位下屬單位的檔案工作進行業務指導、檢查和監督。八、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作的任務。