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商管集團公司檔案范圍歸檔整理管理制度
商管集團公司檔案范圍歸檔整理管理制度.doc
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檔案管理
上傳人:職z****i 編號:1104878 2024-09-07 3頁 20.50KB

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1、商管集團公司檔案范圍歸檔、整理管理制度=編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 檔案管理制度檔案范圍企業(yè)各類文件、制度資料,如政府文件、集團下發(fā)文件、各類通知、請示、報告,以及對外行文、會議紀(jì)要、三標(biāo)體系文件等;工程驗收檔案資料和項目公司按規(guī)定須移交的檔案資料,如前期工程勘驗、施工、設(shè)計、招投標(biāo)等技術(shù)合同、工程圖紙、設(shè)施設(shè)備清單、使用說明書等; 業(yè)戶檔案資料,如戶問卷調(diào)查結(jié)果、交鋪驗鋪手續(xù)、委托招商協(xié)議、商鋪租賃合同及重要商務(wù)談判記錄等資料;各類合同資料,如商鋪租賃合同、工程維保合同、廣告位租賃合同等; 人員檔案,如錄取資2、料、自然狀況、工作簡歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、獎懲記錄等。檔案文件資料傳遞、借閱各地商管公司行政部負(fù)責(zé)檔案管理工作;檔案資料借閱、復(fù)印必須履行審批程序;要求借閱(或復(fù)?。┤隧毥?jīng)部門經(jīng)理、行政部經(jīng)理、總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后方可借閱; 對于絕密級文件,如重要商務(wù)合同等,須經(jīng)集團商管公司總經(jīng)理批準(zhǔn);借閱檔案只限在檔案室查閱,不能帶出;確需帶出者,須經(jīng)過行政部經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn);借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案,必須原樣歸還?;疽髾n案形式:所有檔案必須分別以案卷材料形式和電子文檔形式進行存檔,各地商管公司設(shè)專人保管案卷材料,并將所建檔案目錄電子版和專管人員名單報集團商管公司行政部備案;各地商管公司在項目完成3、時,由總經(jīng)理牽頭對檔案管理進行檢查,確保完整無缺后,書面批準(zhǔn)報集團商管公司備案;項目全面竣工結(jié)束后的檔案移交工作按集團有關(guān)規(guī)定辦理。檔案歸檔、整理行政部負(fù)責(zé)檔案范圍中所描述各類文件的管理和規(guī)范;工程驗收檔案資料和項目公司須按規(guī)定移交的檔案資料由行政部統(tǒng)一登記保管,業(yè)務(wù)部門可根據(jù)需要查閱和使用;業(yè)戶檔案資料(如交鋪驗鋪手續(xù)、委托招商協(xié)議、商鋪租賃合同及重要商務(wù)談判記錄等資料)原件均由行政部統(tǒng)一保管,有關(guān)業(yè)務(wù)部門留存復(fù)印件;人員檔案資料(如錄取資料、自然狀況、工作簡歷、培訓(xùn)經(jīng)歷、獎懲記錄等)由行政部統(tǒng)一保管收存;凡各地商管公司處理完畢的文件、資料及其他材料均要歸檔保存,進行資料移交時,必須由經(jīng)辦人及行政部經(jīng)理的簽字確認(rèn);檔案整理要求根據(jù)業(yè)務(wù)流程進行,做到條理清晰,便于檢索。檔案檢索、剔除和銷毀參照國家檔案管理和集團檔案管理規(guī)定執(zhí)行。
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