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1、金融集團客戶檔案立卷歸檔及借閱管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司檔案管理制度第一章總 則第一條為了加強公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規范化、制度化、更好地為 公司各項工作服務，根據中華人民共和國檔案法和集團企業文化內部規章管理制度有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。第二條凡集團總公司各部門、下屬公司（下稱單位）在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向總公司進行檔案移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。 第三條各單位的領導應重視本單位文件資料的管理和文書立卷工作，配備2、專職或兼職人員負責此項工作。第四條 公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由集團總公司人事行政部負責監督和指導。第二章歸檔范圍 第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料（公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄像、光碟等）均屬歸檔范圍。第六條上級機關文件材料應歸檔的有。 （一）上級機關頒發的需要公司貫徹執行的文件材料；（二）黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。（三）代上級機關草擬并被采用為文件的定稿和印本。（四）其他文件材料。 第七條公司文件材料應歸檔的有。（一）公司頒發的（3、包括轉發及其他單位聯合頒發的）各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。（二）公司的請求與上級機關的批復文件，各部門、各公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復文件；（三）公司及各部門的工作計劃、總結、報告；（四）公司召開的各種會議的全套文件以及會議形成的聲像材料；（五）公司領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，從外單位帶回的與公司有關的文件材料；（六）公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視臺、廣播電臺及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本；（七）反映公司經營和管理的專業文件材料，如實業投資項目、貿易、證券、信貸、擔保、典當、保險、租賃、轉貸等業務中4、產生的各種文件、資料、合同、樣票等； （八）公司或公司匯總的統計報表和統計分析資料（包括計算機盤片等）；（九）公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等文件材料；（十）公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等；（十一）公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、年鑒，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（十二）公司編印的公司要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本；（十三）公司及各部門、各專業公司干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡5、獎懲等工作形成的文件材料； （十四）公司干部、工人、黨員、團員名冊、報表；（十五）公司干部、工人轉移工資、行政、黨、團關系的介紹信存根；（十六）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（十七）公司解決法律糾紛問題形成的文件材料；（十八）公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等文件材料；（十九）公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證；（二十）公司購置大型設備和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙文件材料。第八條同級機關和非隸屬機關文件材料應歸檔的有：（一）同級機關和非隸屬機關頒發6、的非本公司經營范圍但需要執行的法規性文件；（二）有關業務機關檢查本公司工作形成的重要文件；（三）同級機關和非隸屬機關與本公司聯系、協商工作的來往文件。第三章立卷歸檔要求第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向集團總公司人事行政部辦公室移交。 第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔后再辦理借閱手續。第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。 第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點7、：（一）歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：項目建議書、可行性研究報告、立項批復、項目評估報告、批準項目文件、協議、合同、營業執照（復印件）、章程、項目人員任兔文件，有關項目業務的各種意向書、紀要、備忘錄、電話記錄、請示、報告、批復及其它有關項目業務的音像制品、計算機盤片等。（二）在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開；文電應全在一立卷。（三）卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印8、件在前，定稿在后；（四）卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。（五）永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項內；卷內文件目錄放在卷目。（六）聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內容和責任者。（七）本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、9、卷內文件目錄表由人事行政部辦公室統一發放。檔案管理清單序號檔案編號檔案名稱所屬部門歸檔處備注123檔案資料種類登記序號種類名稱原件復印件備注123檔案申請使用表使用人所屬部門申請日期使用目的檔案名稱使用人簽字部門經理簽字批準人簽字第四章檔案保管期限第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。第十四條確定公司檔案保管期限的原則（一）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。（二）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。 （三）凡是在較短時間內對公司10、有參考價值的文件材料，列為短期保管。第五章檔案的鑒定與銷毀第十五條集團人事行政部對所保存的檔案定期進行鑒定，對于保存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。第十六條檔案鑒定工作由人事行政部主持，有關部門參加，組成檔案鑒定小組，對被鑒定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。第十七條檔案材料鑒定小組審定，并經公司有關領導批準后，方可銷毀。第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。第六章 檔案的借閱第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批準，然后到人事行政部填寫檔案借閱單，方可借閱。第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意11、或公司領導批準。第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。第二十二條借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批準。第二十三條借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。 第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。第七章罰則 第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的12、，除責令其文件負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元500元，并予以通報批評。第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，泄露秘密，按公司保密工作條例）進行處理。對涂改、拆散或未經辦公室領導批準轉借、復印或攜帶檔案外出的；視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元1000元，并予以通報批評。第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。 第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，泄露秘密的，按公司保密工作條例進行處理。第八章附則第三十條本辦法由集團人事行政部負責解釋。第三十一條13、各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。附件1：xx金融集團客戶檔案管理方案一、 基本內容客戶業務檔案是指我公司與客戶辦理業務過程中形成的記錄和反映業務情況的重要文件盒原始憑據，例如：相關合同及憑證、擔保申請人、反擔保人的基本資料和擔保業務資料。二、 控制措施1、 信貸、擔保、典當、保險等檔案的管理要做到萬無一失，建立檔案交接登記臺賬，、信貸、擔保、典當、保險檔案的管理要做到內容有效、形式規范，檔案入庫要做到及時、責任明確、管理合規。2、 信貸、擔保、典當、保險等檔案的調閱、提取要做手續規范。外來人員查閱客戶檔案要14、經總經理批準，不準將檔案帶離現場，保證檔案的安全。3、 檔案管理員要對業務檔案妥善保管，嚴格遵守保密制度，不得違章借出業務檔案或檔案內容。三、 工作流程1、 業務發生后，業務經理在7個工作日內整理好業務原始資料，移交檔案管理員。2、 檔案管理員審查檔案資料是否完整、規范。對內容不全的，應督促業務經理補齊資料或移交清單上注明情況。3、 交接雙方在擔保檔案交接臺賬上簽字確認后，業務經理將全部資料移交檔案管理員。4、 檔案管理員在規定的時間內完成業務檔案的整理工作；定期對檔案的保管情況進行檢查，確保檔案內容的連續性、完整性和有效性。 客戶業務檔案的保管期限：有業務關系客戶的檔案永久保存；結清全部業務的客戶，從最后結清之日起保管3年。