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1、集團企業員工內部檔案管理實施規定附借閱單編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1. 范圍本制度規定了對員工集團內部檔案的建立與管理.本制度適用于復星集團（以下簡稱公司）各部門.各產業集團、以及下屬各獨立核算單位可參照執行。2. 目的完善公司員工內部檔案的建立與管理,真實記載和反映員工在集團工作的情況.3. 職責集團人力資源部在公司行政總部的領導下,負責對本規定的實施與管理.4. 定義 內部檔案是公司為每一位員工建立與記載其在公司工作期間的內部資料和經歷。 5. 內容5.1內部檔案分為A類檔案和B類檔案.5.1.1 A類檔2、案:新員工在報到時,應向公司人力資源部提供(填寫)下列證明與附件(1) 員工履歷表(2) 身份證、戶口簿復印件(3) 最高學歷證明（正本）(4) 最高職稱證明（正本）(5) 體檢表（集團指定醫院）(6) 勞動手冊或與原單位勞動關系的證明文件5.1.2 B類檔案:公司人力資源部與相關部門為員工提供如下記錄(1) 應聘資料及面試記錄(2) 勞動合同(包括聘用合同)(3) 試用（實習）期員工帶教（輔助）工作手冊(4) 員工考評表(5) 獎懲記錄(6) 崗位登記表(7) 培訓記錄.(8) 其它記錄5.2 內部檔案的形成、積累和列卷5.2.1新員工在報到時,提交的A類檔案資料應齊全,尚能簽訂合同,并由公3、司人力資源部將A類檔案附件及B類檔案中的部分附件一并存檔.5.2.2 最高學歷證書、最高職稱證書須提供原件，由公司人力資源部驗證并留存原件。待員工的人事檔案轉入集團后，原件退還本人，留存復印件。5.2.3對A類檔案附件不齊全的人員,公司不與其簽訂合同.5.2.4員工考評表、勞動合同(聘用合同)、獎懲記錄、崗位登記表、培訓記錄等一系列在人事日常管理工作中生成的、能反映員工在集團工作歷程的文件、資料，由公司人力資源部登記后歸檔。5.2.5各產業集團、各級人力資源部門應及時提供員工的個人檔案資料。個人檔案不齊全的員工，公司人力資源部按無該記錄來進行相應的人事管理。5.2.6員工的個人檔案資料,由公司4、人力資源部落實專人保管.做到歸檔、列卷及時和管理無差錯.5.2.7聘用的勞務人員的檔案,由所在的產業集團人力資源部負責建檔與管理,并報集團人力資源部備案5.3 員工檔案管理新員工到職后,公司人力資源部及時將員工基本情況輸入電腦,并隨員工狀況的變動及時變更,便于人事的管理、統計及查詢。5.4檔案的借閱及查閱5.4.1員工因故需借出本人由公司人力資源部保管的學歷、職稱證明的原件,應填寫”集團檔案借閱申請單”,經部門主管批準后，方可借出。5.4.2因公需查閱或借閱他人由公司人力資源部保管的員工檔案資料,應填寫”集團檔案借閱申請單”,由借閱人所在部門經理簽字同意后,報公司人力資源部經理批準后，方可查閱或借閱.5.4.3檔案借閱的期限不超過一個月.因故不能如期歸還的,期滿前三天至公司人力資源部辦理續借手續,續借手續只限定一次.逾期不還的,按逾期天數對借閱人予以相應的罰款。5.5 離職員工檔案的處理5.5.1員工離職。公司按國家人事檔案規定的要求，將相關內容、文字資料,歸入其人事檔案內,并辦理轉出手續;電腦數據庫內人事資料,歸入離職員工數據庫內保存.6 附錄 附錄一 集團檔案借閱申請單附錄一集團檔案借閱單 申請部門： 年 月 日檔案名稱 借閱事由 歸還日期 年 月 日 時 申請人：卷宗號 文件、資料編號 檔案密級 部門主管意見： 人力資源部審批： 日期： 日期：