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1、集團公司綜合辦檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、定義1集團公司的檔案管理由集團公司綜合辦具體承擔。集團公司下屬各 單位的檔案管理工作由各單位自行負責，其中各單位的基本檔案除自 行保存以外，需報集團公司檔案室存檔和管理。檔案管理工作流程包括一分類、二歸檔、三保管、四借閱及調用、 五銷毀共五個方面。二、具體的管理流程如下：（一）檔案的分類：1 基本檔案1.1集團公司包括法人營業執照、開戶許可證等。1.2集團公司設立登記、變更登記檔案（公司歷史沿革、設立及變更 歷次批準文件）。1.3集團公司章程（含歷次修正2、案）。公司綜合檔案2.1集團公司發布的各種標準、規章制度等。2.2企業的重大決議，包括由集團公司董事辦及其相關行政會議等形 成的文件和會議材料、會議記錄等。2.3計劃性文件，包括集團公司發展戰略、經營規劃、開發計劃、項 目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。2.4總結性文件，包括集團公司年度和月度工作總結、下屬部門、 公司的年度和月度工作總結、單項性工作總結、調查報告等。5批示性文件，包括集團公司各類計劃指標、技術指標、營銷指 標等，以及各類決定、命令、工作指不等。2.6憑證性文書材料，包括集團公司各部門上報的、在日常活動中形 成的原始記錄和憑證，如財產狀況、合同書、協議書等的原始記錄和 文本。23、.7證件性文書資料，包括公司各類資質證書、企業和產品獲得的各 類榮譽證書和證明、集團公司主要領導人獲得的各類榮譽等。2.8匯報性文書資料，包括上報各級主管部門的文件資料和相關統 計表，以及集團公司領導在外部公共場合發言、匯報或發布的各類文 書資料；2.9聲像制品資料，包括集團公司在經營活動、重大慶典、企業文 體活動中，以及在外學習、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄 下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。10題贈性資料，包括上級領導和外協友好部門或個人提供的題詞、 書畫、工藝制品等。專業檔案.1人事檔案職員基本材料，包括個人簡歷及證明、面試、錄用、試用與 轉正。1.2勞4、動合同。1.3任免職、調崗調薪記錄。3. 1.4考核與獎懲記錄。3. 1. 5考勤與工資福利發放。3. 1.6教育與培訓記錄。3. 1.7其他人事管理檔案。3.2財務檔案3. 2.1歷年帳冊、憑證、報表、預算、審計、稅務等會計檔案。財產目錄清單。財產所有權證。其他財產管理檔案。3.3法律檔案各類合同原件。3. 3.2各類案件的有關法律文書、行文。其他法律方面檔案材料。3.4投資項目及工程檔案投資項目的論證材料；3. 4. 2實施項目的前期材料（兩證一書等）及工程（含房地產開發） 資料（勘察、設計、施工、竣工、驗收等）。3. 3. 4. 3其他有關投資項目及工程的檔案、材料。3.5購銷業務檔案包5、括各類購銷合同，有關收發貨、收付款、信用證開證與議付、 結匯與核銷、開票、托運、財產保險、商檢報關等憑證單據。3.6部門工作檔案各職能部門（包括檢測、汽修、建筑、開發）在工作過程中 所形成的各種統計報表、匯總記錄及文件等。（二）歸檔立卷歸檔要求1.1立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目 填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝 訂整齊、牢固，填寫備考表，注明保管期限。1.2填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字 跡應清楚、準確。1.3立卷以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的 文件組合在一起。1.4立卷應把上級文件與本公司文件6、（除請示、批復外）按保管期限 和文件年限分開立卷。1.5歸檔的文件資料必須完整，底稿、正文和附件必須立在一起。各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品 等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損。1.6聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、 攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件。歸檔時間要求：2. 1文書檔案：每個季度，公司各職能部門及分公司將上一季度的 需歸檔的文書材料整理報檔案室歸檔。2.2會計檔案：集團公司財務部負責整理立卷，自行保管三年后向 檔案室歸檔。2.3法律檔案：在合同履行完成或案件處理完畢后及時歸檔。2.4工程項目檔案：工程項目前期手續辦完后即將有7、關證書、材料 原件及時歸檔。工程設計、施工階段有關材料在工程竣工驗收后兩個 月內整理歸檔。2.5音像檔案：音像資料在形成并使用完畢后，及時歸檔。2.6證書、重要文件等：在取得之后及時歸檔。2.7歸檔時，歸檔人員應將檔案材料整理清楚，開列清單移交檔案 室專職檔案員簽收。2.8檔案員負責催辦及接收登記工作，對各部門或各公司不及時辦 理歸檔工作的，處罰責任人50元/項次。2.9人事檔案由集團公司人資部門負責管理，并另行制定管理細則。（三）檔案的保管1檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔 案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防8、曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以 提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。2檔案員對重要檔案資料應重點保管，嚴防丟失、損壞等現象發生。3檔案保密要求3.1檔案員要嚴守檔案秘密，不得向任何人透露檔案資料內容，嚴 禁私自將檔案資料攜帶外出。3.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機密、 秘密三級。3.3有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復 制時，需經集團公司領導批準。檔案室工作規定另行制定執行。3.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經集團公司領導 批準。3.5檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予 經濟處罰，直至依法追究刑事責任。3.6在9、職工作人員離職（或調離）時，需按檔案室要求整理已形成 的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能離職（調 離）。檔案管理員離職（或調離），應由綜合辦負責人監督辦理，檔案 交接之后，方能離職（調離）。（四）檔案借閱、調用1借閱檔案者需辦理借閱登記審批，注明借閱檔案的具體名稱、用 途。財務檔案、法律檔案及涉及資金往來的原件，必須由相應部門負 責人親自借閱，借閱檔案資料不得帶出檔案室。2因工作需要復印檔案資料者，需辦理復印登記審批，由檔案員負 責復印后，提供復印件。3因工作需要調用檔案（原件）者，需辦理調用登記審批，注明調 用檔案的具體名稱、用途。4外單位人員一律不允許借閱、調用、復印檔案資料。5借閱、調用的檔案資料歸還時，檔案員應認真檢查，并在登記表 上注明歸還情況，發現有丟失、損壞或被涂改等現象，應及時上報綜 合辦處理。（五）檔案銷毀1.檔案保存期限應按以下規定執行：1.1國家有關規定有明確的，按其規定執行；1.2反映公司沿革（包括有時延續關系的檔案資料）及主要活動的 檔案資料永久保存；1.3其他檔案材料由檔案員每年提出銷毀意見，綜合辦審核，報董 事辦審批后方可銷毀。1.4銷毀檔案時，由檔案員具體負責，綜合辦主任監督執行。銷毀檔 案一般采用碎紙機粉碎或燒毀方式進行。銷毀后應在檔案目錄上注明“已銷毀”字樣及銷毀日期。