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1、集團股份公司會計檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 會計檔案管理制度1目的加強公司會計檔案管理，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效保護及利用檔案。2范圍適用于全公司財務檔案管理。3 定義3.1 會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括： 會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。 會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。 財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注2、及文字說明，其他財務報告。 電子類：會計電算化賬套數據、會計報表及其他財務電子文檔。 其他類：銀行存款余額調節表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。4 職責4.1 財務部是公司會計檔案的主管部門，負責公司會計檔案工作的指導、監督和檢查。4.2 各分、子公司、辦事處財務科負責對會計檔案管理工作，依據本制度做好會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理工作，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。會計檔案保管期限表5 內容5.1會計檔案整理保管5.1.1 各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，3、負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。5.1.2 當年形成的會計檔案，可暫由會計機構保管，待公司統一安排，編制移交清冊，移交公司檔案管理機構統一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。5.1.3 移交檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。5.1.4 各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，須經財務部負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續，查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。5.1.5 各單位應當建立健全會計檔4、案查閱、復制登記制度。5.1.6 實行會計電算化核算的單位，應當保存打印出的紙質會計檔案。5.1.7 電子類文檔的備份應建立可移動硬盤或光盤備份，沒條件的單位應上報財務部備份，備份數據每四年轉錄一次。財務軟件數據的備份參照會計電算化制度規定執行。5.1.8 單位分立后原單位存續的，其會計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業務相關的會計檔案。5.2 會計檔案保管期限5.2.1 會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為15年、25年兩類。5.2.2 會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。5.2.3 本制度規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計5、檔案的保管原則上應當按照本制度附表所列期限執行。5.2.4 各單位會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。5.2.5 單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統一保管；單位合并后原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。5.3 會計檔案銷毀5.3.1 保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序銷毀：5.3.1.1 由本單位檔案機構會同會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署6、意見。5.3.1.2 銷毀會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。5.3.1.3 監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監銷情況報告本單位負責人。5.3.1.4 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。5.3.1.5 正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。5.4 會計檔案交接5.4.1建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當7、在辦理竣工決算后移交給建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。5.4.2 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。5.4.3 移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。5.4.4 交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢后，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。5.4.5 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續之前形成的會計檔案，應當移交財務部或公司檔案管理機構代8、管。法律、行政法規另有規定的，從其規定。6 相關文件財政部會計檔案管理辦法6相關記錄檔案文件查（借）閱登記表附表：會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備 注一會計憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年二會計賬簿類3總賬15年4明細賬15年5現金和銀行存款日記賬25年6輔助賬簿15年三財務報告類7月、季度財務報告15年包括文字分析8年度財務報告永久包括文字分析9其他財務報告15年包括各級主管部門財務報告四電子類10會計電算化賬套數據25年11會計電算化報表15年12其他財務電子文檔15年五其他類13會計移交清冊15年14會計檔案保管清冊永久15會計檔案銷毀清冊永久16銀行余額調節表15年17銀行對賬單15年18其他15年