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1、城區疾控中心資料檔案基礎管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX區疾病預防控制中心檔案立卷歸檔制度1、立卷歸檔的范圍已在擬定的文件材料歸檔范圍中明確規定，檔案管理人員在立卷歸檔時應積極收集歸檔。2、每年立卷歸檔的時間要求在次年第二季度中旬內完成。3、立卷時，案卷質量總體要求是：遵循文件、材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用。具體應做到以下幾點：（1）歸檔文件材料的種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。（2）在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示2、與批復、轉發文件與原件等，分別立在一起，不得分開；文電應合一立卷。（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文本立卷，沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的計劃，放有針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件，放在會議開幕年立卷；其它文件材料的立卷應按有關規定執行。（4）卷內文件材料應別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起。即：批復在前，請求在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律和特點，按有關規定排列。 （5）卷內文件材料應按排列順序裝盒，依次編寫頁號或件號。裝盒的案卷，應統一在有文字每頁材3、料正面的右角上、背面的左上角填寫頁號；加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應在裝具上或在聲像材料的背面逐件編號。 （6）永久、長期和短期案卷必須按規定的格式，逐件填寫卷內文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名的應擬寫題名；有的雖有題名，但無實質性內容的，亦應重新擬寫；沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關項目內容；會議記錄應每次會議的時間和主要內容；填寫的字跡要工整；卷內文件目錄應放在首頁。 （7）、聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點中心內容和責任者。 （8）有關卷內文件材料的情況說明都應逐項填寫在備考表內。若無情況可以說明，也應將立卷人、姓4、名和時間填上，以示負責。備考表應置卷尾。 （9）案卷封面，應逐項規定填寫清楚，案卷題名要簡明、確切地反映卷內文件材料內容，一般包括責任者、內容和名稱等。體式一致，文字簡練，使用簡稱應通俗易懂，打印機打印，并用鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、清晰。 （10）歸檔手續：移交（接交）檔案時，要認真履行交接手續，填寫“檔案移交（接交）登記薄”，清點無誤，雙方簽字，以示負責。XX區疾病預防控制中心檔案移交及銷毀制度 1、各科室職能部門移交檔案和有關兼職檔案人員變動時，必須辦理移交手續，經主管領導監交并簽字后可生效。交接憑證在針對年里歸檔。2、檔案工作人員每季度要對庫房，中心檔案鑒定領導小組每年對檔案鑒定一次，5、對保管期已滿和永久保管的檔案，通過認真鑒定，作出銷毀或向區檔案館移交的決定。 3、銷毀檔案前檔案工作人員必須出具書面報告，經中心檔案鑒定領導小組辦公會議決定、報區檔案及保密部門備案，并認真填寫銷毀清冊，說明檔案所屬年代，保管期限，銷毀數量、詳細內容、鑒定情況及銷毀理由。4、銷毀檔案時，必須有兩人在指定地點監銷，并在銷毀清冊上簽字，待應銷毀的檔案全部燒盡后，方可返回。XX區疾病預防控制中心檔案統計工作制度1、綜合檔案室應對檔案的收進、移出、保管、使用等情況進行統計，并按要求填報檔案部門印發的各種檔案統計報表。2、統計工作要及時，統計數字要力求準確，保持延續性，做到室藏清楚，賬目與實物相符，以提高6、檔案科學管理水平。3、本室應建立以下幾種統計： （一）檔案收進、移出登記簿，記載保管檔案的總數和變化情況。 （二）檔案工作基本情況統計報表，對本機關每年檔案工作的基本情況進行綜合統計。 （三）檔案借閱登記薄。統計本室檔案利用的人次、卷數情況。（四）檔案利用效果登記薄。收集反饋信息，積累利用工作經驗。 （五）庫內外溫濕度記錄簿。記錄檔案庫房溫濕度變化及其調節、控制情況。XX區疾病預防控制中心會計檔案管理制度為了加強會計檔案的管理利用，根據財政部、國家檔案局頒發的會計檔案管理辦法，結合本中心實際，特制定本制度： 1、本中心每年形成的會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業材料，都應7、由本中心財務科按歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，在會計年度終了后，暫由財務科保管一年，期滿后，編造清冊全部移交本中心檔案室保管。 2、檔案室接收保管的會計檔案，原則上應保持原卷、冊的封裝，個別需拆裝重新整理的，應當會同財務科經辦人員共同拆封整理，以分清職責。 3、嚴格執行安全保密制度，嚴防損毀，不得失密和泄密。 4、調閱會計檔案，要嚴格辦理手續。 （一）本中心人員調閱會計檔案，要經財務科長批準，并在“會計檔案借閱登記簿 ”上登記簽字。 （二）外單位人員調閱會計檔案，必須持有單位介紹信及本人身份證，經財務科長或主管財務的主任批準。調閱前，應詳細登記所調閱檔案的名稱、調閱時間、調閱人員單位、姓名8、調閱目的。 （三）會計檔案原則上不得借出，如遇特殊情況，需報上級主管部門批準，但不得抓散原卷冊，并限期歸還。 （四）對保管期滿的會計檔案，由檔案室提出銷毀意見，本中心檔案鑒定黨小組鑒定，編造會計檔案銷毀清冊后，方可銷毀，監銷人員須在銷毀清冊上簽字蓋章。XX區疾病預防控制中心檔案保管制度 為維護檔案的完整與安全,方便檔案的利用,制訂本制度。 1、為維護檔案的完整與安全，本著“預防為主、防治結合”的原則，綜合檔案室根據庫房條件配備必要的防護設備，如溫濕度計、滅火器、排氣扇等和（或）去濕機、吸塵器及空調等，以落實防火、防盜、防潮、防塵、防光、防鼠、防蟲、防高溫、防腐蝕等9個防護措施，同時加強綜合治9、理，以確保檔案安全存放。2、對聲像檔案的保管，應按新聞單位報道檔案管理暫行辦法中的有關條例執行。 3、檔案保管人員要經常打掃衛生，每季度清理一次檔案，做到及時去蟲、去塵的目的。4、中心領導應定期組織人員對檔案保管的狀況進行全面檢查，并作記錄，發現問題及時解決，以保護檔案的安全。5、檔案保管應納入辦公自動化系統同步以展，以提高科學管理水平和服務效率。1、積極改善庫房條件，完善檔案保管措施，以延長檔案壽命。檔案工作人員努力做好檔案的安全保管工作，最大限度地延長檔案的壽命，確保檔案的有效利用。2、檔案工作人員在進行檔案材料的歸檔交接時，必須認真清點案卷數目，檢查案卷質量。要填寫檔案移交（接收）登記表10、一式二份，雙方簽字、蓋章，各執一份，以備查用。對不符合案卷質量要求的檔案，必須在重新整理后，方能入庫。3、庫房檔案柜的排列要整齊，接收進庫的檔案要及時編目整理、上架入柜。全宗內的案卷要按類有序排放。標識醒目、便于迅速查找利用。4、檔案材料的保管要落實到人，定期對檔案的保存情況進行檢查，對危及檔案安全的隱患要及時采取措施消除，做到不損壞、不丟失、泄密。5、檔案庫房要保持清潔、整齊、通風。嚴禁吸煙、烤火和存放易燃易爆品，要有防火、防盜、防潮、防蟲、防霉、防塵等的設施。6、檔案工作人員要嚴格遵守保密制度，做好檔案的保密、保護工作，非檔案室工作人員，未經同意，不得隨意進入庫房。7、檔案工作人員對所保存11、的檔案要逐年進行準確統計，對保管期限已滿的檔案進行鑒定、并提出銷毀意見。8、檔案工作人員要努力學習檔案保護專業知識，提高管理水平。下班時應對庫房設施進行認真檢查，避免發生意外。9、檔案工作人員調動工作時，要認真辦理交接收手續。為維護檔案的完整與安全,方便檔案的利用,制訂本制度。 1、必須建立各類檔案案卷目錄、案卷目錄登記簿、案卷數統計簿等賬冊,定期進行清 點核對,做好記錄,發現問題及時報告。 2、接收檔案時要編制移交檔案清冊,辦理交接手續,做到簽署完備,并及時分類、登記、 編號,不得重復或遺漏。 3、各門類檔案入庫時應檢查賬、物是否相符。以全宗為單位按不同門類、不同載體, 依檔號順序排列。 412、檔案調閱完畢,必須及時入庫，歸檔時要仔細核對檔案柜標識號和檔案號是否一致, 避免人為的差錯。 5、到期檔案的銷毀,按鑒定銷毀制度辦理,任何檔案工作人員不得自行銷毀檔案。 6、如遇檔案遺失或損壞,直接責任人或保管人需及時寫出書面情況報告,按檔案法 有關規定,根據情節輕重進行處理,未經批準，保管人員不得將有關案卷目錄擅自注 銷。 7、檔案人員在調離或退休時,應辦理完檔案交接手續后再離崗。 檔案是黨和國家的寶貴財富，是歷史的真實記錄，為了完好地保存和有效地利用檔案，確保檔案的完整與安全，特制訂本制度： 一、 二、檔案櫥架要排列有序，櫥內檔案以全宗為單位按進館時間先后順序排列，建立檔案存放地點索引和13、全宗卷。 三、嚴禁在檔案館庫內吸煙和存放易燃物品及其他雜物、搞好衛生，認真做好防火、防破壞、防潮、防霉、防陽光、防蟲、防塵工作。 四、在任何情況下,凡丟失檔案、破壞檔案或火災、水災等事故損毀檔案等,都要嚴格追究責任,查明原因,對已破壞的檔案要及時采取修復、治理措施,如消毒、滅鼠、恢復紙張的機械強度、恢復字跡等,做到以防為主,防治結合。 檔案庫房管理工作人員要熟悉館藏情況，對檔案要經常檢查，發現問題及時報告，失真模糊的文件要及時進行修復或復制。XX區疾病預防控制中心檔案人員工作職責 1、認真學習政治和業務，自覺執行黨的路線、方針、政策，從政治上、思想上同黨中央保持一致。2、貫徹執行檔案法、保密法14、以及上級機關對檔案工作的規定，忠于職守，遵紀守法，具備專業知識，熱愛本職工作，鉆研業務。3、做到檔案工作制度化，收文有登記，發文有手續，機密有專柜，管理有專人，傳閱有記載，借文有簽字，銷毀有簽批。 4、切實做好“三密”文件的清退工作，堅持月清理、季核對、確保文件的安全。5、努力做好檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔、管理和查閱等工作，提高檔案資料的利用率。 6、做好檔案的鑒定、移交、統計、分析、編研工作。XX區疾病預防控制中心檔案保密制度 1、檔案保管員要有高度的責任感，按照保密規定執行保密準則。 2、檔案管理員要認真學習檔案法和保密法，加強保密觀念，堅持內外有別的原則，分清不同情況，控制傳閱范15、圍。 3、借閱者一律在閱檔案室內查閱，若需帶走，需經領導簽字批準，方可帶走。 4、借閱者嚴禁涂改撕毀及其它損壞行為，違犯者按紀律處罰。 5、外單位前來查閱，需經主管主任簽字后，方可查閱。 6、對造成失、泄密的單位或個人，應追究責任視其情節輕重，給以必要處罰。XX區疾病預防控制中心檔案利用制度 1、檔案員要熟悉所藏檔案的情況，主動熱情為單位各項工作服務，給利用者提供方便。2、利用者應辦理檔案借閱手續，時間一般不得超過一天，若要繼續借閱另行登記簽字。3、利用者不得將檔案轉借或擅自帶出本中心，嚴禁涂改和損壞，否則要追究責任。4、外單位人員因工作需要，查閱本中心文件檔案時，應持單位介紹信，經中心領導同16、意后方可查閱，無證件者不予辦理。 5、檔案借閱后，利用的效果應及時登記，重要文件只準用文字摘抄而不能外借，用后交保密員管理。XX區疾病預防控制中心兼職檔案員工作職責 1、嚴格遵守疾控中心檔案工作的系列制度和紀律。 2、接受疾控中心檔案室工作人員的業務指導，監督和檢查，努力學習檔案業務知識及本中心檔案機關的有關規定、指示、條例。 3、做好本科室的文件、活動資料的完整積累和規范整理及統一移交工作。 4、嚴格按照檔案工作要求，努力搞好文書檔案材料形成過程中的用紙規格，書寫質量及檔案材料的作者、名稱、時間等諸要素的完整、規范和統一。5、在實際工作中，不斷總結經驗，為疾控中心檔案工作提出科學、合理化建議17、。 6、協助本中心檔案室工作人員整理、裝盒、填寫檔案卷宗，完成綜合檔案室交辦的有關工作任務。XX區疾病預防控制中心基本建設檔案管理制度 為加強我中心基本建設檔案的管理，充分發揮基建檔案在疾防控中心規劃、建設、管理中的作用，特制定本制度： 1、基本建設檔案是指在我中心規劃，建設及其管理工作中形成的應歸檔保存的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。它是我中心基本建設的真實紀錄，是我中心建設和發展的重要依據。2、基建文件材料的形成、積累、整理和歸檔應由主管基建工作的負責人負責，并納入考評管理內容進行考核，確保基建檔案的完整、齊全、準確、系統和有效利用。3、基建工程驗收時，竣工檔案不完整、不準確、不符18、合歸檔要求的不予驗收。 4、為保證基建檔案完整、準確、對建筑物、構筑物和各種管線進行擴建和修改后，都要及時對有關檔案進行相應的補充和修改。 5、建筑物、構筑物移交管理使用時，其工程檔案必須隨同移交歸檔。 6、綜合檔案室對接收的基本建設材料及時登記、整理，積極開展利用，妥善保管。XX區疾病預防控制中心科技檔案管理制度 1、科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，科研檔案是科研管理的重要組成部分，是科研活動的重要環節。為加強科學技術檔案管理工作，充分發揮科研檔案在社會主義現代化建設和疾病防治科研中的作用，特制定本制度。2、本中心對科研檔19、案材料實行集中統一管理，以確保其完整、準確、系統安全以及開發利用。 3、必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結合，科研工作和建檔工作實行“四同步”管理體制。即“下達計劃任務與提出科研文件的歸檔要求同步；檢查計劃進度與科研材料的歸檔要求同步；驗收：鑒定科研成果與驗收科研檔案材料同步；上級登記和評審、獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門提出專題歸檔情況下的材料同步”。 4、科研文件材料歸檔要求： （一）、實行由科研課題（項目）負責人主持立卷歸檔的責任制，科研人員應負責科研文件材料的形成、積累、歸檔、并作為其進行考核的內容之一。科研材料應在科研項目完成后及歸檔，長期研究的項目，20、可分階段歸檔。 （二）、凡歸檔科研文件材料要以審查手續完備，制成材料優良，格式統一，字跡工整，圖樣清晰，禁止“三色”筆字跡，即“紅墨水、圓珠筆、鉛筆”字跡。（三）、在科研項目進行鑒定、驗收之前，必須通知檔案部門對準備歸檔的科研材料加以審查驗收，科研文件不符合歸檔要求的，科研成果不得進行鑒定、驗收。5、課題檔案的補充與修改： 科研檔案文件材料的補充與修改，應由上級領導批準，填寫修改申請單，方可進行修改，底圖歸檔保存修改后的，藍圖需將修改和修改后的同時歸檔保存。 6、課題負責人應填寫“科研課題簡介”。 7、科研文件材料經檔案部門驗收后，課題負責人和檔案人員應在文件材料移交單上簽字，并各執一份移交清單。