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1、外貿公司應銷售開發中心檔案資料管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的與適用范圍 為全面及時掌握銷售網點和直銷客戶的有關經營情況,便于為客戶提供優良服務,為營銷決策提供有效依據,保證在相關場所提供完整的后備資料,特制定本標準。本標準適用于本部門各類檔案資料的管理。2 職責2.1 綜合信息部負責銷售網點檔案資料、外界往來信息資料、集團公司及部門內部文件資料的管理。2.2 業務部負責直銷業務檔案資料的管理。3 管理內容3.1 歸檔范圍3.1.1 銷售網點檔案資料。3.1.2 直銷客戶檔案資料。3.1.3 各類信2、息、憑證、報表、銷售合同、各類協議。3.1.4 集團公司文件。3.2 歸檔要求3.2.1 歸檔的檔案資料要保證內容的完整性。3.2.2 銷售網點檔案要按銷售公司、特約經銷點加以區分，并按六大片區分類存檔。3.2.3 直銷業務檔案、機密文件應單獨歸檔。3.3 歸檔時間各類檔案資料應于在本部門設立之日整理歸檔。3.4 檔案管理3.4.1 不同類別的檔案資料應設立檔案夾，并進行編號，按編號順序編造檔案冊（附件一）。3.4.2 檔案管理員應維護檔案的清潔和安全，防止損壞和遺失。3.4.3 檔案管理員必須注意檔案的機密性，不得私自轉借或翻印。銷售開發中心1997-10-24批準 1997-11-01實施3、QG/ZT10S0119973.5 保密3.5.1 凡查閱密級的檔案，須經本部門主管副經理以上領導批準后，限在本部門內查閱、不得復印或摘抄。3.5.2 任何人不得私自將本部門存檔資料提供贈送或出賣給外單位及個人，不得任意帶出本部門。3.5.3 檔案管理員要嚴格執行保密紀律，對密級檔案要重點保管，嚴格檔案借閱手續，并不得隨便談論檔案中秘密資料，否則將嚴肅處理。3.6 調閱3.6.1 各片區或外類人員因工作需要調閱檔案時，必須經綜合信息部經理批準后方可調閱。3.6.2 保密性檔案調閱，必須經本部門領導同意后方可調閱，對調閱時間較長的，要出具借閱單（附件二），經片區領導核準、部門領導審批后方可借出。4、3.6.3 檔案管理員應根據“借閱單”按時向借閱人員催收檔案資料。3.7 銷毀3.7.1 符合下列情況之一的，予以銷毀： a.原檔案資料現已修訂、更改。 b.經清理鑒定，確屬無法使用或無保管價值的。 C已超過保管期限的。3.7.2 檔案管理員將要銷毀的檔案填入“檔案銷毀清單”（附件三），經部門主管領導批準后執行銷毀。3.7.3 被銷毀的檔案應在檔案冊上注銷檔案名。 附加說明 本標準由銷售開發中心提出并起草。 本標準由銷售開發中心歸口管理。附件一檔 案 冊序號檔 案 名發文號存 檔 時 間檔案夾 編 號等 級保 存時 間備 注附件二借 閱 單年 月 日借閱人部 門電 話借閱時間檔案名等 級借閱原因片區領導意 見部門領導意 見附件三檔案銷毀清單序號檔 案 名發 文 號等 級檔案夾 編 號銷毀日期備 注