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1、家政公司行政檔案及辦公勞保用品管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: （一）總則第一條為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。第二條本規定所指行政事務包插檔案管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理、庫房管理、報刊及郵發管理等。（二）檔案管理第三條 歸檔范圍：公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、 會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通告、通知等具有參 考價值的文件材料。第四條檔案管理要指定專人負責，明確責任，保2、證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。第五條檔案的借閱與索取：1總經理、業務經理、行政部經理借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱 手續，可直接提檔；2. 公司其他人員需借閱檔案時，要經總經理批準，并辦理借閱手續；3. 借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、 抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理 批準方可摘錄和復制，一般內部檔案由行政部經理批準方可摘錄和復制。第六條檔案的銷毀：1. 任何組織或個人非經允許無權隨意銷毀公司檔案材料；2. 若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔 案，須經行政經3、理批準后方可銷毀。3. 經批準銷毀的公司檔案。檔案人員要認真填寫、編制銷毀清單，由專人監督銷毀。（四）公文打印或復印管理第七條公司公文的打印或復印工作由行政部負責。第八條各部門打印或復印的公文或其他資料須事先向行政部申請，經行政經理批準，方可打印或復印，費用按標準由各部門承擔。第九條公司各部門打卬的重要文件或需存檔的其它文件，須另交一份由行政部留底存檔。（五）辦公及勞保用品的管理第十條辦公用品的購發：1. 每月月底前，各部門負責人將該部門所需要的辦公用品制定計劃提交行政部; 由行政部報總經理審批。2. 行政部指定專人制定每月辦公用品計劃及預算；經總經理審批后負責將辦公 用品購回，根據實際工作需4、要有計劃的分發給各個部門。由部門負責人簽字領 用；3. 除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經總經理批準方可領用；4. 公司新聘工作人員的辦公用品，行政部根據部門負責人提供的名單和用品清 單，負責為其配齊，以保證新聘人員的正常工作；5. 負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質優、庫存 合理、開支適當、保管妥善；6. 負責購發辦公用品的人員要建立臺帳，辦好入庫、出庫手續。111庫一定要由 領取人員簽字；7. 辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴格按照 規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。第十一條 勞保用品的購發：勞保用品的配給，由行政部根據5、各部門的實際工作需要統一購 買、統一發放。（六）庫房管理第十二條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立帳卡。第十三條采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數目，檢查包 裝是否完好，如發現短缺或損壞，應立即拆包清點數目，如發現實物與入庫單數 量、規格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人。第十四條物資入庫后，應當FI填寫入庫單。第十五條 嚴格執行出入庫手續，物資出庫必須填寫出庫單，經總經理或業務經理批準后 可出庫。第十六條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經理或業務經理批準，辦理外借手續。第十七條 嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、6、計算準確，不得隨意涂改。第十八條 庫房內嚴禁吸煙，禁止無關工作人員入內，庫內必須配備消防設施，做到防火、 防盜、防潮。（七）報刊及郵發管理第十九條報刊管理人員每年按照公司的要求作出訂閱報刊計劃及預算，負責辦理有關訂閱 手續。第二十條 報刊管理人員每FI負責將報刊取回并進行處理、分類、登記，并分別送到有關部 門。有關部門處理后，一周內交回辦公室由報刊管理人員統一保管、存檔備查。 第二十一條任何人不得隨意將報刊挪作他用，若需處理，需經行政部經理批準。（八）信息管理第二十二條對于公司內、外部信息（如各類求職信息、論壇信息、公司網站的信息、廣告 信息或其它有關公司或行業的特殊信息）由公司行政部進行管理7、。（九）郵件管理第二十三條公司行政部負責為各部室郵發信件、郵件。1、私人信件，一律實行自費，貼足郵票，交辦公室或自己送往郵局。2、所有公發信件、郵件一律不封口，rti專人登記，統一封口，負責寄發；3、控制各類掛號信、凡因公需掛號者，須經總經理批準，行政部登記后方可郵發。（十）采購管理第二十四條 任何部門，因工作開展之需，確需增加或更換辦公用品或其它物品的，一律先 填寫物品屮領單（一式兩聯，一聯部門留存，另一聯交行政部，下同），并明 確注明物品名稱、規格、數量、用途，經部門經理批準后交行政部，一個月屮請 兩次，分別為每月的15日及30 So如申請的物品為非一般性物品（即非倉庫常 備物品），則需提8、前一周（最少3天）屮請，以便行政部安排采購。第三十五條 行政部在收到各部門交來的物品屮領單后，經審核（即審核是否確有所需 后），將所有部門申領的物品進行匯總統計后，填寫物品屮購單，交財務部核 定最高采購價，再經由公司領導審批后，安排采購。并于3天內按部門屮請的數 量核發相關物品。第二十六條對于臨時性需要的物品，則先由部門填寫物品申領單，明確注明物品名稱、 規格、數量、用途，經部門經理批準后，交行政部。行政部初審后填寫物品屮 購單，交財務部核定最高采購價，再經市公司領導審批后，行政部再安排采購。第二十七條所有物品的采購一律由行政部統一負責，其它任何部門或個人不得自行采購， 否則采購費用不予報銷超過核定價；行政部采購的價格價不得超過核定價，否則 超過部份不了報銷。財務部在受理采購費用報銷工作時，除審核報銷人提供的采 購發票或收據等購物憑證外，還需審核是否持有經行政部負責人及公司領導審批 并簽字的物品屮購單。