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1、工業公司檔案分類編號管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目的為提高檔案資料的管理水平，對檔案資料進行分類、編號，達到科學管理，更好為公司生產經營、科技發展服務。2 適用范圍本規定適用于本公司檔案的分類整理、組織案卷和檔案柜存檔管理。3 職責檔案資料室檔案員負責對歸檔文件進行整理，及時分類、組卷、編號、裝訂、填寫分類目錄，方便查閱、檢索。4 檔案分類編號方法4.1檔案分類依據工業公司檔案分類試行規則（以下簡稱規則），以公司全部檔案為對象，結合公司管理職能和檔案內容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯系，編制檔案2、分類編號表、見附表。4.2由檔案分類編號表可見，檔案分類設置十一個一級類目，即行政管理類（A），經營管理類（B），生產技術管理類（C）、產品類（D）、科學技術研究類（E）、設備設施類（F）、會計檔案類（G）、干部員工檔案類（H）、行業協會類（I）、駐外辦事處檔案類（J）、招投標檔案類（K）。4.3檔案分類二級類目按照公司管理職能和檔案特點設置。4.4檔案分類二級以下類目設置，參照規則附表中基本范圍，結合公司實際確定。4.5產品類(D)二級類目是按閥門產品種類設置，并以閥門代號代替二級類目順序號。4.6聲像、照片或其它非紙質載體形成的檔案，可視其內容特征同紙質檔案對應分類編號，一般不單被設置類目3、。5 檔案分類編號表示方法 年代號 檔案分類二級以下類目區分序號(需要時加序號) 檔案分類二級類目序號 檔案分類二級類目代號 檔案分類一級類目代號產品類檔案分類編號表示方法： 年代號 檔案分類二級以下類目區分序號 檔案分類（二級類目）閥門代號 檔案分類一級類目代號6 引用文件工業公司檔案分類試行規則國家檔案局國檔發199120號文7 附件檔案分類編號表附表： 檔案分類編號表 NO.1一級類目名稱二級類目名稱基 本 范 圍行政管理類Aa1 公司概況公司簡介，公司大事記公司更名等資料a2 人力資源管理干部任免、員工招聘、錄用聘書、勞務合同、人力資源配備等a3 教育培訓員工培訓、外委培訓、年度培訓計4、劃記錄、考試卷及資格證件等a4 后勤福利員工生活福利、食堂a5 公司文化公司精神、理念、行為準則、團隊建設等a 6 文件信函公司發文件、外來文件及信函經營管理類Bb1 營業資質營業執照、公司法人代碼證、生產許可證、產品執行標準登記證、稅務登記證、資信等級證書等。b2 經營戰略公司發展規劃、方針目標管理、公司改革、重大經營戰略性決策等b3 計劃管理公司中長期計劃、年（季）度計劃、計劃管理等b4 統計分析各種統計報表、綜合性統計分析工作等b5 財務管理資金管理、價格管理、會計管理、成本管理、資金流通等b6 物流管理物資供應、采購與供應鏈管理倉庫管理等b7 營銷管理市場分析、銷售合同、顧客滿意度調查5、用戶使用意見、售后服務顧客檔案、產品樣本、價格表、產品照片、廣告宣傳等b8 公司管理公司章程、股東大會、董事會會議決議、組織機構、規章制度等b9 商標管理商標注冊、商標注冊證使用、注冊商標驗證登記等b10 生產委托生產委托證明b11 知識產權公司知識產權保護、打假、公司律師顧問等b12 進出口自營權進出口自營權申報資料、證書b13 顧客的供方調查顧客對本公司（供方、供應商）供貨能力，業績調查與評價。b14 資質證明歷年資質證書包括入中石化中石油供應網絡等，產品獲獎證書、榮譽證書、獎牌等NO.2一級類目名稱二級類目名稱基 本 范 圍生產技術管理類cc1生產調度生產組織、生產碰頭會、質量分析會等6、c 2勞動管理勞動工資、勞動定額、定員、勞動調配、勞動保護、醫療保險等c 3安全管理安全生產、員工安全教育、工傷事故處理等c 4質量管理質量體系認證、產品質量認證c 5質量監督國家、省、市、區級質量監督檢驗、安全監察、用戶檢查、質量監造、上級抽查等c 6計量管理計量器具配備、計量檢測管理、計量檢測體系認證及證書等c 7標準化管理標準化管理、國家標準、行業標準、公司標準、國外標準，采標及標準化認證等c 8能源管理能源消耗定額管理，節能降耗等c 9科技管理新產品開發、科技成果管理、采用新技術、技術職稱評定等c10環境保護環境保護檢測與控制等c11信息網絡機械CAD軟硬件、公司網站、電子信箱、加入省7、市質量網、入各資源市場網絡、網絡會員單位等c12檔案管理檔案管理、檔案分類、編號等產品類DZ 閘閥Z0產品圖樣、Z1技術文件、Z2檢驗記錄、Z3產品使用說明書Q 球閥Q0產品圖樣、Q1技術文件、Q2檢驗記錄、Q3產品使用說明書J 截止閥J0產品圖樣、J1技術文件、J2檢驗記錄、J3產品使用說明書H 止回閥H 0產品圖樣、H 1技術文件、H 2檢驗記錄、H 3產品使用說明書D 蝶閥D0產品圖樣、D1技術文件、D2檢驗記錄、D3產品使用說明書X 旋塞閥X0產品圖樣、X1技術文件、X2檢驗記錄、X3產品使用說明書U 柱塞閥U 0產品圖樣、U1技術文件、U2檢驗記錄、U3產品使用說明書PBZ 平板閘閥8、PBZ 0產品圖樣、PBZ 1技術文件、PBZ 2檢驗記錄、PBZ 3產品使用說明書YDJ 液化石油氣截止閥YDJ0產品圖樣、YDJ1技術文件、YDJ2檢驗記錄、YDJ3產品使用說明書YDH液化石油氣止回閥YDH0產品圖樣、YDH1技術文件、YDH2檢驗記錄、YDH3產品使用說明書YDQ液化石油氣球閥YDQ0產品圖樣、YDQ1技術文件、YDQ2檢驗記錄、YDQ3產品使用說明書QDY液化石油氣緊急切斷閥QDY0產品圖樣、QDY1技術文件、QDY2檢驗記錄、QDY3產品使用說明書電站閥d1 創精品創各級精品，產品質量信得過、品牌建設等d2 產品專利專利申報、專利受理通知書、專利證書、專利資料、專利9、年費繳納、專利推廣應用等 NO.3一級類目名稱二級類目名稱基 本 范 圍科學技術研究類Ee1區級科技項目課題立項、研究準備、試驗、總結鑒定、成果報獎、推廣應用等e2市級科技項目課題立項、研究準備、試驗、總結鑒定、成果報獎、推廣應用等e3省級科技項目 課題立項、研究準備、試驗、總結鑒定、成果報獎、推廣應用等e4區級高新技術公司資料申報、批準實施、審核驗證、證書及通告e5市級高新技術公司資料申報、批準實施、審核驗證、證書及通告e6省級高新技術公司資料申報、批準實施、審核驗證、證書及通告e7科技成果查新科技成果查新輸入、查新報告e8科技成果鑒定成果鑒定會相關資料、成果鑒定證書e9科技人員檔案科技人員10、檔案設備設施類Ff1生產設備設備臺帳、設備檔案，設備購置、維護修理及大中修和管理全過程f2起重機械起重機械臺帳及檔案f3檢測設備檢測設備臺帳及檔案f4工 裝工裝臺帳、工裝設計資料、工裝驗證資料等f5模 具模具臺帳f6設 施占地面積、建筑面積、辦公樓占地面積等f7其 他其他設備及歸檔資料干部員工檔案類Hh1干部檔案h2員工檔案行業協會類Ii1中國閥門協會中國通用機械工業協會閥門分會入會申請書、會員證書及報表i2泵閥協會溫州市泵閥工業協會入會申請書、會員證書及報表駐外辦事處檔案類Jj1哈爾濱分公司授權委托書、注冊登記備案資料j2山東辦事處授權委托書j3南京辦事處授權委托書j20（共20個辦事處）授11、權委托書招投標檔案類Kk1資格預審投標資格預審、調查資料k2招投標文件招標文件、投標文件、中標合同、項目監造等檔案實體分類編號辦法 1 總 則 1.1 為了貫徹執行國家檔案局頒發的工業企業檔案分類試行規則和郵電工業檔案實體分類編號辦法,提高檔案管理的科學化、規范化和標準化水平, 更好地為企業經營生產、管理工作服務、特制定本辦法。 1.2 檔案分類原則, 是以公司全部檔案為對象, 根據管理職能,結合檔案內容和形成特點, 保持檔案之間的有機聯系,便于科學管理和開發利用。 2 檔案類別的設置 2.1 檔案的類別共設置十個大類, 即: 黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技12、術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。 2.2 根據職能活動和檔案形成的特點, 每個大類下設置若干個二級類目( 屬類 ), 不設置三級類目( 詳見附表 )。 2.3 錄音、錄像、照片、計算機軟盤( 磁盤 )和其它非紙質載體形式的檔案, 其形成和反映的內容、作用與紙質載體檔案有著不可分割的聯系, 不單獨設置類目, 視其內容特征同紙質載體檔案對應分類編號。 2.4 各部門根據分類辦法組織整理案卷, 以利于分類標識和管理。 3 分類標識方法 3.1 企業檔案實體分類的標識符號采用英文字母順序標識一級類目( 大類 )； 采用阿拉伯數字“ 雙位制”標識二級類目( 屬類 )。 3.13、2 檔案實體排架和編號要反映十個基本大類, 從實際出發, 做到科學合理, 經濟實用, 保證利用檔案的系統性、有效性。 黨群工作類（A）、行政管理類（B）、經營管理類（C）、生產技術管理類（D）的案卷排架, 按大類一年度一屬類進行排列, 不區分保管期限特征(但同一屬類內按照永久、長期、短期順序排列 )，案卷順序號按大類流水編號,流水號編制到“999”時, 重新從“1” 另行編號, 并用案卷目錄號加以區別。 檔案編號( 檔號 )由全宗號、目錄號、分類號、案卷順序號構成 (全宗號是檔案館給企業的編號，故企業暫不標識 )。 檔案編號( 檔號 )標識舉例示意: A1. A12. 010 案卷順序號 分類14、二級類目( 屬類代號 ) 分類一級類目( 大類代號) 目錄號（A類的第一本目錄） 3.2.2 產品類（E）、科研類（F）、基本建設類（G）、設備儀器類（H）的案卷排架 a) 根據公司產品特點, 產品檔案原則上按大類一屬類一項目進行排列, 案卷順序號按屬類流水編號（適用于手機產品）, 同樣將順序號編制到“999” 時重新從“1” 另行編號。對于項目少的產品,可以將多種屬類混合流水編號, 用分類號加以區別，流水編號辦法同前。b)設備儀器類，按設備類、儀器類分別排架, 各按技術性文件和管理性文件分別流水編號, 不同屬類用分類號區別, 流水號編制辦法同前類。 c)產品、基建、設備儀器類檔案的編號由目錄15、號、分類號、項目( 型號 )代號、案卷順序號構成。 舉例示意: E1. E21. C2000. 001 案卷順序號 產品型號( 項目代號 ) 分類號二級類目( 屬類 ) 分類號一級類目( 大類 ) 目錄號（產品檔案第一本目錄）3.2.3 科學技術研究類按大類分科研課題排列, 案卷順序號按大類流水編號, 流水編號辦法同前四大類編制辦法。檔號( 檔案編號 )由目錄號, 分類號, 課題代號, 案卷順序號構成。3.2.4 會計檔案的排架編號, 按大類一屬類一年度進行排列, 案卷順序號按屬類流水編號, 流水編制到“999” 時, 重新從“1” 另行編號,用目錄號加以區別。 檔號( 檔案編號 )由目錄號、分類號、案卷順序號構成。3.2.5 干部職工檔案類, 按干部檔案工作條例的有關規定，分干部、工人順序編號。 3.2.6 特殊載體檔案，按載體類別分別編號。即：按照片、錄音帶、錄像片、軟盤、光盤、實物分別編號，用特殊載體（TZ） 類別照片（Z）、錄音帶（Y）、錄像帶（X）、軟盤（R）光盤（G）、實物（SW）順序號標識。 示例：TZR001； TZZ001。