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1、房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案資料管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 一、總則本制度規(guī)定了本公司檔案資料的管理部門與收集與立卷、歸檔、保管、借閱、保密、銷毀等管理內(nèi)容。二、檔案的管理機(jī)構(gòu)（一）公司綜合辦公室是檔案管理部門，綜合辦公室主任具體負(fù)責(zé)檔案的日常理工作，辦公室檔案員做日常具體工作。 （二）財(cái)務(wù)資料，技術(shù)資料，房屋銷售資料、合同資料、法律資料的原件分別由財(cái)務(wù)部、工程部、銷售部、綜合辦公司歸檔并保存；工程技術(shù)資料由技術(shù)部負(fù)責(zé)歸檔；其余資料原稿由公司綜合辦公室歸檔并保存。 （三）各部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可2、留存影本。（四）辦公室檔案員主要工作職責(zé) ：1.制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度； 2.對(duì)公司各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督； 3.做好公司檔案的收集、整理、保管和利用工作；4.提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。 三、檔案的收集與立卷檔案的收集就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，整理立卷，集中到綜合辦公室進(jìn)行歸檔。（一）立卷的時(shí)間凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在十日內(nèi)整理并保存，需移交綜合辦公室立卷的要在十日內(nèi)辦理交接手續(xù)。 （二）立卷的要求1.各部室設(shè)立兼職資料員，在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料進(jìn)行裝訂后，3、交綜合辦公室立卷歸檔；2.立卷時(shí)資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)的底稿、正文和附件必須立在一起；3.立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，填寫備考表；4.填寫案卷一律用碳素黑水筆或鋼筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確； 5.立卷應(yīng)以各部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映公司生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌；6.立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起； 7.立卷應(yīng)把上級(jí)文件與公司文件，按保管期限和文件年限分開立卷； 4、8.文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便；9.各種實(shí)物檔案（獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等）歸檔必須有原件，并保持其完好無損；10.聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。 四、檔案的歸檔 （一）凡公司發(fā)出的文件，由綜合辦公室的檔案員收集并歸檔。（二）當(dāng)一項(xiàng)工作已完成時(shí)，由經(jīng)辦人員將該項(xiàng)工作形成的全部文件材料系統(tǒng)整理后，主動(dòng)送交綜合辦公室檔案員歸檔。1.無論是內(nèi)部文件還是外來文件資料，事情完畢后，一周內(nèi)原稿統(tǒng)一由綜合辦公室負(fù)責(zé)歸檔，任何部門及個(gè)人不得自行留存；2.管理性文5、件材料應(yīng)在辦理完畢一周內(nèi)及時(shí)歸檔；3.項(xiàng)目證件辦理完畢后一周內(nèi)歸檔，綜合辦公室負(fù)責(zé)督辦；4.工程圖紙、工程標(biāo)書等項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目工程交付使用后及時(shí)歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；5.員工外出參加公務(wù)活動(dòng)形成的文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)歸檔；6.會(huì)計(jì)文件材料應(yīng)由財(cái)務(wù)部門整理歸檔；7.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料、內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和員工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料、公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔。五、檔案的保管檔案保管工作應(yīng)做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損6、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。六、檔案的借閱 （一）檔案只供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱； （二）各部室工作人員可直接查非密級(jí)檔案資料。公司重要文件和有密級(jí)的檔案，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱；（三）檔案借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借；（四）檔案一般不得借出綜合辦公室。如有特殊情況，可以作短期外借，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。逾期不還者，檔案員要及時(shí)催還；（五）借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。 七、檔案保7、密要求 （一）檔案員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作；（二）有密級(jí)檔案只許在綜合辦公室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；（三）有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)；（四）公司員工在調(diào)離本公司時(shí)，需按綜合辦公室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，經(jīng)審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。八、超期檔案的銷毀 （一）對(duì)超過保存期限檔案，由檔案員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀；（二）經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀； （三）銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。