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1、有限公司檔案利用保密及鑒定銷毀制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1檔案室工作職責一、認真學習、貫徹檔案法和上級有關檔案工作的方針、政策及規定，制定和執行本單位的檔案管理制度。二、負責本單位文書檔案的收集、整理和歸檔工作，指導、監督有關科室做好專業、科技等檔案的收集、整理歸檔工作。三、負責本單位檔案的集中保管工作，搞好檔案室管理，認真做好檔案接收、移交、保管、統計、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的完整和安全。四、認真做好檔案利用工作，熟悉所管檔案的情況，編制必要的檢索工具，做好檔案編研工作，提供檔案信息，為兩個文明建設2、服務。五、接受檔案行政管理部門的監督和指導，認真執行業務建設規范，加強檔案專業知識學習，不斷提高職業道德和專業技術水平。六、每年對檔案工作進行一次總結，對檔案管理人員進行年度工作考核，同時接收檔案行政管理部門的檢查考核，并以此作為獎懲依據。 2 歸檔整理制度一、本單位形成的各門類和載體檔案（文書、會計、科技、音像、實物等檔案）均需歸檔，由檔案室集中保管。二、文書檔案由檔案室負責歸檔整理，實物檔案在形成時即移交給檔案室。三、會計檔案由財務人員負責立卷，填寫有關表格在本科室保存一年后，向檔案室移交。四、基建檔案由基建負責人在工程竣工驗收后移交檔案室，設備檔案在設備開箱驗收時由相關科室收集齊全后移交3、檔案室。五、加強電子文件歸檔管理，有效維護電子公文的真實性、完整性、安全性和可識別性。必須將具有保存價值的電子公文，制成紙質文件與原電子文件的存儲載體一同歸檔，并使兩者建立互聯。六、嚴格執行檔案業務建設規范和標準，按照文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表進行收集、鑒定、整理，以保證歸檔文件材料準確、完整。七、文件材料歸檔整理時，交接雙方應根據移交文件材料目錄清點核對，履行簽字手續。上一年度的文件材料整理工作要在第二年二月底前完成，以便及時提供利用。 3檔案保管制度一、檔案室為保管檔案的專門設施，必須與辦公室、調閱室分開，并做到檔案裝具、“八防”設施符合規范要求。二、檔案室應做到安全、衛生，定期進行4、清掃、除塵、放藥、防霉變、防蟲害等。三、檔案室要保持適當的溫度，力求保持溫度在1424、相對濕度在4560，堅持每天對庫房溫濕度進記錄，對不適應的溫濕度要適時進行調整。四、檔案存放、編號、排列要符合要求。對所藏檔案要認真登記，對接收、移交、保管、利用檔案等情況要進行準確統計。五、定期對所藏檔案進行鑒定，對破損檔案進行修補和搶救；對珍貴檔案進行復制，替代平常的調閱；對該銷毀的檔案進行造冊報批和監銷。六、定期進行安全自查，并做記錄，對發現問題要及時匯報和妥善處理。七、建立全宗卷，真實反映檔案、資料保管數量、內容及收進、移出、利用、鑒定、銷毀情況。檔案保管人員工作調動時要辦理移交手續。 4 檔案利用5、制度一、檔案管理人員應積極主動地開展檔案利用工作，為各項工作服務。檔案管理人員要熟悉所藏檔案的情況，根據檔案的密級程度，確定利用范圍，編制必要的查找工具，開展檔案編研和利用工作。二、檔案管理人員應熱情地接待檔案查閱人員。本單位工作人員因工作需要調閱檔案，應首先辦理調閱登記手續，調閱密級和珍貴檔案要履行批準手續。三、凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和范圍并履行查閱登記手續后，均可利用已公布的檔案。查閱檔案一律在本單位檔案調閱室進行，不允許將檔案帶出室外，嚴禁檔案借出。非檔案管理人員一律不得進入檔案室。四、查閱檔案的人員要愛護檔案，嚴禁涂改、勾劃、折疊、拆散、損6、壞，查閱后由檔案管理人員進行驗收，對違者要追究其責任。五、檔案室可以應檔案查閱人員的要求，依據原始檔案提供檔案復制件，注明出處和日期加蓋單位公章，與原件具有同等效力。對密級和珍貴檔案不予復制件。六、利用者用完檔案后，管理人員應認真檢查檔案資料的完好狀況，及時放回原處。 七、借閱檔案資料，必須填寫“檔案利用登記簿”，以便分析研究檔案利用的成果。 5 檔案保密制度一、檔案管理人員必須嚴格遵守檔案法和保密法的有關規定，確保檔案的秘密、安全。二、根據檔案的機密程度，確定檔案的密級和檔案開放利用范，適時定密、解密。三、調閱密級檔案時，應履行相應的審批手續，在檔案管理人員的監護下進行。查閱人員不得撤擅自摘7、抄、復印、拍照、應遵守保密規定，嚴防泄密。四、檔案管理人員要加強密級檔案的管理中，在未解密前，未經批準，不得放寬調閱范圍。五、發現失泄密情況，檔案管理人員應及時報告，依據保密法有關規定嚴肅查處有關責任人。六、檔案管理人員應遵守和執行檔案保管、利用等制度，不得向無關人員介紹檔案情況，不得泄露檔案內容。加強檔案庫房管理，嚴妨丟失檔案材料。 6檔案鑒定銷毀制度一、檔案鑒定包括檔案保管期限的鑒定和已過保管期限檔案的鑒定，這項工作應在檔案鑒定銷毀領導小組領導下進行，檔案專業人員具體組織實施。二、檔案保管期限的鑒定工作由檔案整理人員負責，應逐卷、逐件審查，根據檔案內容，對照相應的檔案保管期限表，確定相應的8、保管期限。三、對已過保管期限的檔案，由鑒定銷毀領導小組組織相關專業人員共同審查，做出銷毀或延長保管期限的決定。四、通過鑒定可以銷毀的檔案，在銷毀前要編制銷毀登記表，履行報批手續后，再保存一年后方可銷毀。五、銷毀檔案時，必須有兩人以上監銷，并在銷毀表上注明已銷毀字樣和銷毀日期，監銷人員要簽字蓋章以示負責。對密級檔案的銷毀，必須化漿或焚燒，不準出賣或做它用，以防泄密。 7 檔案統計制度一、對檔案收進、移出、整理、鑒定、保管等情況進行登記、統計。二、對利用效果、人次、卷次進行登記、統計。三、對檔案裝具、設備、用房面積進行登記和統計。四、對用于檔案建設的經費進行登記、統計。六、按規定和要求向上級和檔案9、業務主管部門報送檔案室工作統計表。五、各項登記、統計，報送表都要及時、準確，不得瞞報、虛報、偽造、拒報和遲報。七、對統計資料進行分析，總結經驗與教訓，為監督、指導檔案工作和制定檔案工作計劃服務。 8檔案安全保衛制度一、檔案庫房必須堅固實用，并具有抗震、防盜、防火、防潮（水）、防塵、防蟲（鼠）、防光、防高溫等設施。嚴禁在庫房周圍堆放易燃、易爆、易污染物品，不準在庫房內存放與檔案無關的物品。二、檔案必須裝入標準裝具，做到分類科學、編號合理、排放整齊、查找方便，不準在柜頂、桌面、地上堆放檔案。三、查閱檔案應在閱卷室進行，非檔案工作人員不準進入檔案庫房。四、檔案庫房保持整齊清潔，注意通風。要定期檢查各10、種設備、器材的使用情況，每日上班后下班前要進行安全檢查。五、提高警惕，嚴防破壞，如發現重大情況，應立即報告并果斷處理。 9綜合檔案室工作職責一、認真學習、貫徹檔案法和上級有關檔案工作的方針、政策及規定，制定和執行本單位的檔案管理制度。二、負責本單位文書檔案的收集、整理和歸檔工作，指導、監督有關科室做好各科室的業務檔案和會計、科技、音像、實物檔案的立卷歸檔工作。三、負責本單位檔案的集中保管工作，搞好檔案庫房管理，認真做好檔案接收、移交、保管、統計、鑒定、銷毀等工作，確保檔案的完整、保密和安全。四、認真做好檔案利用工作，熟悉所藏檔案情況，編制必要的檢索工具，做好檔案編研工作，提供檔案信息，為各項建11、設服務。五、接受檔案行政管理部門的指導和監督，認真執行業務建設規范，加強檔案專業知識的學習，不斷提高職業道德和專業技術水平。六、每年對檔案工作進行一次總結，對檔案管理人員進行年度工作考核，同時接受檔案行政管理部門的檢查考核，并以此作為獎懲依據。 10分管檔案工作領導職責一、認真學習、貫徹執行檔案法律、法規和本單位檔案工作制度。二、經常研究檔案工作，并把它列入領導議事日程，對檔案工作有部署、有檢查、有總結、有獎懲。三、全面了解本系統檔案工作的內容和要求，努力提高全系統檔案工作水平。四、認真聽取檔案工作情況匯報，對所存在的問題及時給予解決，積極協調和指揮好檔案工作的全面開展。五、關心檔案工作人員，12、切實解決他們工作、學習、生活中的實際困難。 11 綜合檔案室主任職責一、認真學習、貫徹執行檔案法律、法規和本單位檔案工作制度。二、具體領導檔案工作，經常過問檔案工作情況，聽取檔案的意見和建議，召開有關檔案工作的會議，研究檔案工作，布置任務，檢查落實情況。三、組織協調各科、局、室移交有價值的文件資料，聯絡各科、局、室共同做好檔案工作。四、把檔案工作列入辦公室議事日程，督促并支持檔案工作人員做好工作，對檔案工作存的問題，提出整改意見。五、定期組織檔案工作人員開展業務學習和經驗交流活動，努力提高檔案工作人員工作能力和業務水平。 12專職檔案員職責一、積極參加各項政治理論和業務知識學習，貫徹執行檔案工13、作的法律、法規和方針政策。二、認真接收、處理本局各科室的檔案歸檔工作，做到準確無誤，標準規范，歸檔入庫及時。三、刻苦鉆研檔案專業知識、技術，注意總結工作經驗，不斷提高工作水平和業務能力。四、參加本局科技檔案類的基建項目竣工驗收、科研成果鑒定、購進設備開箱及有關重要會議和活動等，跟蹤監督、指導有關文件材料的收集和歸檔工作。五、熱情接待檔案利用者，按有關規定調閱各類檔案，遇到問題及時請示報告。六、嚴守國家秘密，確保檔案的完整與安全。13兼職檔案員職責一、在做好本職工作的同時，主動學習宣傳檔案法、保密法等，做到知法守法，努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平和工作能力。二、在檔案業務上做到自覺接受綜合檔案室的監督、檢查指導。三、根據本科、局、室檔案形成的規律收集歸檔的各類材料，要力求做到系統、準確、完整、齊全，歸檔率應達100%。四、負責本科、局、室形成文件材料的收集工作，并定期規范整理，編制檔案目錄，上一年度的文件材料整理工作，均需在第二年2月底前完成，之后向綜合檔案室移交，以便及時提供利用。五、嚴守國家秘密，確保檔案的完整與安全。