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1、機床有限公司檔案收集及整理管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: Q/BJM-ZD行-01-XX檔案管理制度第一章 總則一、為了加強公司的檔案管理，對檔案進行有效的收集、整理、保管和利用，維護公司歷史真實面貌，根據公司實際，特制定本制度。二、本制度所稱檔案是指公司從事科研、經營、管理等活動直接形成的對公司具有保存利用價值的各種文字、圖表、數據、聲像等不同形式的歷史記錄。三、檔案工作是公司建設的一項重要基礎工作，是檢查和評估公司管理水平的重要指標，公司必須把檔案工作納入整體發展規劃，加強對檔案工作的領導和管理。第二章2、 組織機構一、公司行政部負責公司各類檔案資料的收集、整理、保管、利用工作。各部門指定專人（兼職）按照公司對檔案管理的要求，負責對本部門資料的收集、整理并及時向行政部歸檔。二、檔案資料的收集、整理和歸檔工作第一責任人為各部門指定的檔案負責人，各部門的經理，對本部門檔案資料及時移交負有領導責任。三、公司行政部負責對公司各部門的檔案工作進行業務指導、監督和檢查，對公司專兼職檔案工作人員進行業務培訓。四、專(兼)職檔案員必須熱愛檔案管理工作，忠于職守，遵紀守法，具備檔案專業知識和一定的科學文化知識。第三章 檔案的收集一、歸檔范圍：凡屬公司在科研、經營、管理等活動中直接形成、已辦理完畢的的具有查考、保存3、利用價值的各種文字、圖表、數據、聲像等不同形式和載體的文件材料。二、檔案分類：按照檔案形式分為：管理檔案、會計檔案、科研技術檔案、設備檔案、基建檔案、聲像電子檔案及實物檔案。1、管理類：公司在行政、人事、生產、銷售管理等方面形成的的文件材料。2、財會類：按照會計檔案管理辦法（財會字199832號）執行；3、科研技術類：按照科學技術研究檔案管理暫行規定（國檔發876號）執行；4、設備類：按同一設備儀器名稱，含設備購置、合同、說明書、安裝、調試、驗收記錄等文字材料；5、基建類：按照基本建設項目檔案資料管理暫行規定（國檔發884號）執行；6、聲像類：主要包括公司各項活動中直接形成的或院外單位形成的4、與學院有關的，有重要保存價值的聲像載體材料，尤其是聲像載體的原件，具體范圍包括：照片、錄像帶、錄音帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、光盤等。7、實物類：主要包括上級領導來視察、檢查、指導工作和境內知名人士參觀來訪的題詞、題字等手跡材料；學院和個人參加國際、國家、省、市級重大賽事獲得的各類獎品（獎狀、獎章、獎牌、獎杯、錦旗、證書等）；有保存價值的贈品、禮品、紀念物品等。三、歸檔時間：1、管理檔案在次年一月底前由行政部檔案管理人員統一組織布置立卷工作，各部門兼職人員負責本部門文件材料立卷工作，按規定要求完成立卷任務，經本部門負責人審定后，每年三月份移交行政部檔案室集中統一保管。2、會計檔案由財務部門年終5、立卷，保存一年后，移交行政部檔案室保管。3、科研技術檔案、基建檔案及設備檔案在科研成果驗收、工程完工驗收或設備驗收使用三個月內歸檔。4、聲像檔案及實物檔案在每項活動完畢后隨時整理歸檔。第四章 檔案的整理一、一級類目的設置與標識一級類目是公司檔案分類的最高層位，一級類目按照檔案分類設置，標識采用一級類目名稱漢字的第一個拼音字母，例如：行政（XingZheng）標識為“XZ”。根據公司檔案產生的部門，結合檔案記述的內容性質，確定為7個一級類目，其標識符號、名稱和主要內容如下：管理類GL財務類CW研發類YF基建類JJ設備類SB聲像類SX實物類SW二、二級類目和三級類目的設置與標識二級類目是對一級類目6、的細分，三級類目是對二級類目的細分。細分的標準是根據該類檔案形成的部門、規律和特點，結合檔案記述和反映內容性質進行設置。二級類目及三級類目的標識，均采用“雙位制”。如綜合“11”，其余二級類目依次層累為12、1399，但10、20等帶“0”的數字不用。三、類目的標識方法管理類一級類目為：GL二級類目為：11行政部12人力資源部13財務部14技術質檢部15生產部16銷售部17采購部18開發部財務類：一級類目：CW二級類目：11綜合12會計報表13會計賬簿14會計憑證15工資清冊研發類：一級類目：YF二級類目11綜合（）按項目名稱順序編制基建類：一級類目：JJ二級類目：11綜合（）按工程名稱順序編7、制設備類：一級類目：SB二級類目：11綜合（）按設備分類隨機編制聲像類：一級類目：SX二級類目：11照片12錄音帶13錄像帶14光盤實物類：一級類目：SW二級類目：（）按實物順序編制四、檔案號的編制檔案號是存取檔案的代號和排架的依據，檔號編制應遵循“唯一性、合理性、穩定、簡明”的原則，即檔案號不得重號和空號，不能隨意變動，能適應計算機輔助管理的要求，有利于發揮排架、檢索的雙向功能。 標識到案卷級的檔案，其檔號由年度號、分類號、案卷號四個部分組成；標識到文件級的檔案，其檔號由年度號、分類號、案卷號、件號五個部分組成，檔號采用漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制，各組成部分之間用連接符號“”連結8、。標識到案卷級的檔案，其檔號模式如下例：XXSX151案卷號分類號年度號 XX年聲像類光盤第1卷標識到文件級的檔案，其檔號模式如下例：XXGL13210件號案卷號分類號年度號 XX年管理類技術部第2卷第10件五、檔案的保存期限檔案保管期限分為永久（50年以上）、長期（1550年左右）和短期（115年）。各類檔案歸檔范圍及管理期限詳見附表一至七六、立卷操作規范（一）立卷分類：1、分年度：不同年度的文件原則上不能放在同一卷內。跨年度的請示與批復，歸入批復年度；跨年度的請示無批復的，歸入請示年；跨年度規劃、計劃，一般可歸入文件內容針對的第一個年度。2、分期限：將文件按照規定的保管期限分開，永久、長期9、短期不同期限的文件要分別立卷。3、分問題：將文件按其內容所反映的問題、事物分開。密不可分的文件要歸入同一卷內，按照文件形成規律排列，如批復在前，請示在后；正件在前，附件在后。（二）卷內文件材料排序按重要程度或時間順序排列：批復、批示在前，請示、報告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；轉發件在前，被轉發件在后；非訴訟案件結論性材料在前，依據性材料在后；其它文件材料按時間順序排列。（三）整理對在裝訂線以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片，小字條等，要進行加邊修補和裱糊；對較大的表格，要適當地折疊；拆除文件材料上的金屬物。（四）編號成卷裝訂的卷內文件編頁10、號，卷內文件無論單面或雙面只要有書寫文字，均一面編寫一個頁號，每卷編號都從1開始，頁號位置在每面材料非裝訂線一側的下角。按件裝訂的卷內文件編件號，卷內文件逐件加蓋檔號章；并填寫檔號章的各個項目，編制件號；檔號章的位置在每份文件首頁的右上角，卷內文件的件數，一般以每份文件單獨計算一件；請示與批復、來文與復文一般應分別計算件數；正本、定稿、歷次修改稿按一件計算；正件與附件，按一件計算。（五）填寫卷內文件目錄 序 號：案卷內文件材料的順序填寫。 文 號：文件內制發機構的發文號。 責任者：文件形成單位。 日 期：即文件形成的時間，以8位阿拉伯數字標注，如XX.07.15。 頁 數：卷內文件頁的編寫，均11、為該卷文件的起頁號，最后一件編起止頁號。 （六）案卷封面 檔 號：檔案編號 案卷題名：案卷標題。 起止日期：案卷形成與截止時間。 歸檔單位：文件形成單位。 保管期限：對檔案劃定的存留年限。 密 級：檔案文件保密程度的等級。（七）填寫卷內備考表包括立卷情況說明、立卷人、檢查人。（八）編寫案卷目錄：由檔號、案卷題名、卷內文件形成起止日期、頁數、保管期限、立卷單位組成，每項填寫的要求與案卷封面各項填寫要求相同。案卷目錄是橫表。 （九）編寫全引目錄是以案卷目錄與卷內文件目錄相結合，按一定次序編排而成的一種檔案目錄。 （十）編寫移交目錄移交目錄是立卷單位向上級檔案室移交檔案的憑據，有雙方交接日期、立卷人12、與接收人簽字，其他內容同卷內文件目錄一致。 （十一）案卷裝訂。案卷裝訂要整齊、美觀大方，采用三孔一線的裝訂方法，去掉金屬釘。第五章 檔案的保管一、檔案室是存放公司檔案重地，非檔案管理人員，未經許可不得入內。二、嚴格按照“八防”防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光和防霉要求，做好檔案室管理。三、未整理的文件材料不得隨處堆放，要有序地存放在檔案柜內。四、庫房內嚴禁吸煙、嚴禁明火、嚴禁堆放易燃、易爆、易腐物品和其它雜物，定期檢查消防器材，安全使用電器設備,定期檢查電器線路，下班前切斷庫房電源,關好門窗。五、加強檔案室的技術管理,保持適宜溫濕度(標準溫度14一24,標準相對濕度45一6013、%),定期打掃庫房,保持清潔整齊。六、庫房內注意拉好窗簾，防止強光進入。七、檔案柜內應放置驅蟲防霉藥劑，發現蟲、霉及時處理。檔案管理人員要定期投放殺蟲防霉藥物或通過有關設備，對庫房進行殺菌、消毒，防止檔案生蟲、發霉。八、各類檔案入庫時應檢查帳、物是否相符，按不同門類、不同載體,依檔號順序排列。九、檔案室內應有檔案資料存放示意圖，檔案柜統一編號，排列有序，便于檔案的上架、入柜和利用；檔案存放要科學合理，做到保管安全、查找方便、杜絕丟失。十、檔案調閱完畢,必須及時入庫，入庫時要仔細核對檔案柜標識和檔案號,避免人為失誤。十一、對已滿保管期限的檔案,按檔案鑒定銷毀程序辦理,檔案工作人員不得自行銷毀檔案14、。十二、雨季過后，要對不同載體形式的檔案（包括紙張、照片、錄音帶、錄像帶等）的保存情況進行檢查，發現問題及時處理。十三、檔案人員如有變動，需辦理工作交接手續，交接人員要逐一清點庫藏檔案，發現問題須在交接單備注欄詳細說明并及時報告，認真填寫交接目錄，雙方簽字，以備查考。第六章 檔案的利用一、檔案員應熟悉室藏檔案內容，了解公司各部門對檔案的需要，積極主動為公司各項工作提供服務。二、檔案室應根據需要編制必要的檔案檢查工具和編輯專題匯編資料，積極主動地開展檔案利用工作。三、本公司人員需要利用檔案時，應辦理借閱登記手續。利用完畢后，填寫檔案利用效果，及時、真實地反饋檔案利用情況。四、外單位人員需要查閱本15、單位檔案時，應持單位介紹信，經有關領導簽字批準后，方可辦理查閱手續。未經檔案部門同意，不得將檔案復制或帶出檔案室。五、檔案利用者在查閱檔案時，嚴禁喝茶、抽煙，必須愛護檔案。不得任意拆卷、涂改、剪切檔案，如有發現，并予以嚴肅處理，直至依法追究責任。第七章 檔案的鑒定銷毀一、檔案員必須對公司檔案和檔案工作的發展情況進行調查研究。二、建立檔案和檔案工作統計臺帳，經常核實內容、數量、做到帳物相符。三、公司應成立“檔案鑒定小組”，根據檔案管理的有關規定，結合本單位對檔案利用的實際需求，正確鑒別和判定檔案的價值，定期對檔案進行鑒定，確定不同保管期限，剔除不再有保存價值的檔案，做好銷毀工作。四、鑒定人員應采16、用逐件逐張審查的方法，不能只看文件標題和案卷目錄來判定。五、經鑒定需要銷毀的檔案應編制“銷毀清單”，寫出鑒定報告、由鑒定人簽字，經有關領導審批后，方可銷毀。六、檔案銷毀由檔案管理部門負責， 指派二人以上負責監銷。第八章 檔案的保密制度一、檔案管理人員應認真學習保密法，自覺遵守保密紀律。二、檔案管理人員要忠于職守，不得利用工作之便私自將有秘級的檔案帶出檔案室，不得摘錄、復制或與無關人員談論機密檔案。三、檔案管理人員應按保密要求、保密范圍提供檔案，不得隨意擴大保密范圍、降低檔案密級。四、對有密級的檔案應注上密級標記、重點保管。根據單位發展、變化情況，不斷調整檔案的保密范圍、密級程度。五、利用者查閱17、保密檔案，必須經領導批準，在檔案室閱讀，確因工作需要帶出、摘錄或復制，須經領導批準。六、經常檢查檔案室安全，嚴格控制和管理檔案箱柜的鑰匙，重要的機密檔案由專人專柜保管，確保檔案安全。七、凡對保守機密做出重大貢獻的人員，應予以表彰和獎勵；對泄露機密造成損失者，視情節輕重予以處罰。第九章 法律責任對違反保密規定，故意或過失造成檔案泄密，給公司造成重大損失的人員，按中華人民共和國檔案法、中華人民共和國反不正當競爭法的有關規定，追究法律責任。本制度由行政部負責解釋，自批準之日起執行附表一：XXXX機床有限公司管理類歸檔范圍及管理期限表一級類目：管理GL 二級類目：行政部11 序號文件內容期限1上級有關18、行政管理的綜合性文件長期2公司重大會議計劃、通知、工作報告、議程、決議、總結、記錄、領導講話稿、發言稿、照片、錄音、錄像、代表名單等永久3公司辦公會會議記錄、會議紀要永久4年度工作計劃、工作報告及工作總結；永久5公司大事記、簡報、信息動態永久6公司印章啟用文件及印模；永久7重大問題董事會決定、公司請示及上級機關的批復永久8公司成立及組織機構設置、變動的股東大會決議、報告、決定、批復；永久9公司行政管理規章制度，永久10年度統計報表、永久11對外來往的合同永久12公司評估材料永久13公司各部門的請示及其批復、工作計劃、總結長期14一般性公司內部及外部工作聯系文件短期15其他有保存價值的文件（根據19、具體情況確定期限）一級類目：管理GL 二級類目：人力資源部12 序號文件內容期限1國家及地方政府有關人事方面需長期貫徹執行的文件長期2公司人力資源管理規章制度永久3人力資源工作請示及批復、綜合報告、調查材料、會議記錄永久4人力資源編制規劃、計劃報告及上級批復永久5中高層管理人員任免文件永久6員工員工登記表、花名冊永久7人力資源年度統計報表永久8人力資源季度、月統計報表短期9員工獎懲材料永久10員工招聘、離職材料長期11員工培訓、職稱材料長期12員工績效考核薪酬調整材料長期13其他有保存價值的文件材料（根據具體情況確定期限）一級類目：管理GL 二級類目：財務部13 序號文件內容期限1國家及地方政20、府有關財務方面需長期貫徹執行的文件永久2財務管理制度永久3其他有保存價值的文件（根據具體情況確定期限）一4級類目：管理GL 二級類目：技術（質檢）部14 序號文件內容期限1國家發布有關技術及質量管理規范和文件永久2公司技術和質檢方面的工藝流程和質檢標準永久3技術及質檢管理的規章制度永久4公司技術和質檢方面管理文件長期5其他有保存價值的文件材料（根據具體情況確定期限）一級類目：管理GL 二級類目：生產部15 序號文件內容期限1公司下達生產方面的年度計劃及完成情況報表永久2公司下達生產方面的季度、月度計劃及完成情況報表長期3公司生產管理制度永久4公司生產過程中形成的記錄長期5重要生產會議記錄、紀要21、永久6其他有保存價值的文件材料（根據具體情況確定期限）一級類目：管理GL 二級類目：銷售部16 序號文件內容期限1公司下達的年度銷售計劃及完成情況表永久2季度、月度銷售計劃及完成情況表長期3市場調研材料長期4客戶資料長期5銷售合同永久6重要的營銷往來函件長期7重要銷售會議記錄紀要永久8參加會展資料長期9其他有保存價值的文件材料（根據具體情況確定期限）一級類目：管理GL 二級類目：采購部17 序號文件內容期限1年度采購計劃及完成情況表永久2市場詢價材料長期3采購合同永久4購置設備材料長期5重要采購會議記錄、紀要永久6其他有保存價值的文件材料（根據具體情況確定期限）一級類目：管理GL 二級科目：開22、發部18序號文件內容期限1研究方案、計劃、調查研究報告永久2試驗記錄、圖表、照片永久3實驗分析、計算、整理數據永久4試驗裝置及特殊設備圖紙、工藝技術規范說明書永久5實驗裝置操作規程、安全措施、事故分析永久6.階段報告、科研報告技術鑒定永久7成果申報、鑒定、審批及成果推廣應用材料永久8考察報告、重要課題研究會議記錄、紀要永久9其他有保存價值的文件材料（根據具體情況確定期限）附表二：XXXX機床有限公司財務類歸檔范圍及管理期限表一級類目：財務CW 二級類目：綜合11序號文件內容期限1國家有關財會工作的具有指導性需遵照執行的文件永久2國家及上級發布的一般性文件長期3公司財務規章制度永久4公司對內部及23、外部重要的財務文件永久5公司對內部及外部一般性的財務文件長期6財務檔案移交清冊及財務檔案銷毀清冊25年7其他有保存價值的文件材料（根據具體情況確定期限）一級類目：財務CW 二級類目：會計報表12序號文件內容期限1公司年度決算報表、基本建設會計年度決算報表、固定資產年度增減變動情況報表、設備年度增減情況報表等永久2預算會計報表15年3部門財務報表及批復長期4財務季度、月度報表短期5財務快報3年6稅務報表15年一級類目：財務CW 二級類目：會計賬簿13序號文件內容期限7總帳25年8預算內帳簿（含明細表、分戶或登記帳）25年9日記賬，含現金，銀行日記賬25年10固定資產明細帳（卡片）（固定資產報廢清24、理后保管五年）25年11備考帳簿中的補充帳、其他應付帳25年一級類目：財務CW 二級類目：會計憑證14序號文件內容期限1涉及外部的會計憑證15年2預算各種原始憑證、記帳憑證15年3基金各種原始憑證、記帳憑證15年4基本建設的會計憑證及附件25年5銀行的會計憑證及附件25年6銀行存款余額調節表3年7會計撥款憑證及其他會計憑證15年8涉及債權、債務及未清理完畢的憑證長期一級類目：財務CW 二級類目：工資清冊15序號文件內容期限1工資發放名冊、卡片永久2起薪、停薪憑證長期3工資轉移、證明、通知存根及獎金發放名冊、卡片等長期附表三：XXXX機床有限公司研發類歸檔范圍及管理期限表一級類目：研發YF 二級25、科目：綜合11序號文件內容期限1研發報表永久2研發行政管理、計劃管理、成果管理、經費管理文件長期3其他有保存價值的文件材料（根據具體情況確定期限）永久一級類目：研發YF 二級科目：（名稱）（分項目順序編號）序號文件內容期限1開題報告與課題調研論證材料長期2任務書、合同書、協議書、課題人員名單永久3課題研究計劃、設計長期4計劃執行情況、計劃調整或撤消報告短期5課題投資和預、決算材料短期6實驗、測試、觀測、調查、考察的各種原始記錄（含關鍵配方、工藝流程及綜合分析材料）永久7數據處理材料、包括計算機處理材料（如程序設計說明、框圖、計算結果）永久8設計的管理文件、文字說明和圖紙（底圖、藍圖、機械設計圖26、電子線路圖等）、電子文檔（兩套）永久9研究工作階段小結、年度報告永久10配套的照片、底片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、影片拷貝等永久11樣品、標本等實物目錄永久12研究報告、研制報告永久13論文專著永久14工藝技術報告永久15技術訣竅報告永久16專家評審意見永久17鑒定證書永久18鑒定會材料（鑒定會代表名單、會議記錄、鑒定意見及有關照片）長期19推廣應用意見長期20課題工作總結長期21科研成果登記表永久22科技成果報告表永久23科技成果獎勵與審批材料永久24科技成果獲獎材料(獎狀、獎章、證書)原件或影印件永久25專利申請書或證書原件或影印件永久26轉讓合同、協議書永久27生產定型鑒定材料永久2827、推廣應用方案及實施情況長期29擴大試生產設計文件、工藝文件長期30對外學術交流材料長期31成果被引用或投產后反饋意見長期32成果宣傳報道材料長期附表四：XXXX機床有限公司基建類歸檔范圍及管理期限表一級類目：基建JJ 二級科目：綜合11序號文件內容期限1國家及上級有關基建工作的文件長期2基建工作規章制度長期3基建工作計劃、總結、簡報永久4基建工作總體規劃永久5基建工作年度（季度）總結、統計報表永久6基建工程財務預、決算長期7全院性總體規劃、設計總平面圖、永久8水、電、氣管道分布圖永久9地質勘探、地形測量材料永久10其他有保存價值的文件材料（根據具體情況確定期限）一級類目：基建JJ 二級科目：（28、名稱）（分項目順序編號）序號文件內容期限1項目建議書及上級批復永久2可行性研究報告永久3項目評估永久4環境測試、調查報告永久5設計任務書、計劃任務書永久6工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、地質圖、勘察記錄、化驗試驗報告、重要土、巖樣及說明永久7地形、地貌控制點建筑物、構筑物及重要設備安裝測量定位、觀測記錄永久8水文、氣象、地震等其他設計基礎材料永久9初步設計永久10技術設計永久11施工圖設計永久12技術秘密材料、專利文件永久13設計計算書永久14關鍵技術實驗永久15總體規劃設計永久16設計評價、鑒定及審批永久17征用土地批準文件及紅線圖、拆遷、補償協議書永久18承包合同、協議書、招標、租29、賃文件永久19施工執照永久20環保三同時、消防、衛生等條件、水、電、氣供應協議書永久21產權證書永久22土建施工文件（1）工程開工報告、工程技術要求、技術交流、圖紙會審紀要短期（2）施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工技術措施、施工安全措施、施工工藝長期（3）原材料及構件出廠證明、質量鑒定長期（4）建筑材料實驗報告長期（5）設計變更、工程更改洽商、材料代用核定審批永久（6）土地施工定位測量地質勘察永久（7）地、巖試驗報告，基礎處理，基礎工程施工圖永久（8）施工記錄、日記、大記事短期（9）隱蔽工程驗收記錄 永久（10）工程記錄及測試、沉陷、位移、變形觀測記錄事故處理報告永久（11）分項、分單位30、工程質量檢查、評定長期（12）交工驗收記錄證明 長期（13）施工總結、技術總結永久（14）竣工報告、竣工驗收報告永久23設備及管線安裝施工文件（1）開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審紀要短期（2）施工組織設計、施工方案、施工計劃、施工措施長期（3）設計變更、工程更改洽商單、材料、零部件、設備代用審批長期（4）焊接試驗記錄、報告、施工檢驗、探傷記錄長期（5）隱蔽工程檢查驗收記錄長期（6）強度、密閉性試驗報告長期（7）設備調試記錄短期（8）施工安裝記錄、安裝質量檢查、評定、事故處理報告長期（9）系統調試、實施記錄長期（10）管線清洗、通水、清毒記錄短期（11）管線標高位置、坡度測量記錄長期31、（12）中間交工驗收記錄證明，工程質量評定長期（13）竣工報告、竣工驗收報告長期24電氣、儀表安裝施工文件（1）開工報告、工程技術要求、技術交底、圖紙會審短期（2）施工設計、施工方案、施工計劃、技術措施長期（3）設計變更、工程更改洽商單、材料零部件、設備代用審批長期（4）調試、整定記錄長期（5）性能測試和校核長期（6）施工安裝記錄、質量檢查評定，事故處理報告長期（7）操作、聯動試驗短期（8）電氣裝置交接記錄短期（9）中間交工驗收記錄、工程質量評定長期（10）竣工報告、竣工驗收報告長期25監理文件（1）監理合同長期（2）工程質量、安全、文明施工事故的處理方案報審單、處理結果長期（3）各施工階段的32、質量評估報告長期（4）工程質量評估報告長期26竣工驗收報告永久27全部竣工圖紙永久28質量評審材料：勘察單位工程質量檢查報告（合格證明書）、設計單位工程質量檢查報告（合格證明書）、施工單位工程質量檢查報告（合格證明書）、永久29工程檔案審核意見書及檔案驗收合格證永久30工程現場聲像材料永久31財務計劃、年度計劃短期32工程概算、預算、決算永久33主要材料消耗、器材管理短期34交付使用的固定資產永久附表五：XXXX機床有限公司設備類歸檔范圍及管理期限表一級類目：設備SB 二級科目：綜合11序號文件內容期限1上級有關設備的政策、業務管理工作文件長期2設備管理的規章制度永久3設備工作計劃、報告、總結33、調查材料長期4設備購置計劃、報告及經費分配方案長期5設備移交清冊及設備儀器報廢，調撥報告的批復長期6有關設備業務工作的綜合性統計材料長期7其他有保存價值的文件材料（根據具體情況確定期限）一級類目：設備SB 二級科目：（名稱）（分設備順序編號）序號文件內容期限1申購報告、計劃、論證報告（論證會文件、記錄等）長期2上級或主管領導批復和準購批示長期3定購合同（復印件）和會談紀要、記錄等長期4進口設備過程中有關的技術商務文件長期5開箱記錄及裝箱單長期6安裝、調試記錄和雙方簽字移交文件、保修單長期7驗收報告及文件材料長期8索賠來往函件及結果文件長期9設備說明書及全套隨機文件材料與設備共存10使用、檢修34、故障事故記錄（設備履歷表）與設備共存11重大事故的調查分析及處理意見與設備共存12技術改造和開發過程中形成的技術文件材料與設備共存附表六：XXXX機床有限公司聲像類歸檔范圍及管理期限表一級類目：聲像SX 二級科目：照片11序號文件內容期限1公司重大活動照片永久2重要會議照片永久3生產經營活動照片永久4廠容廠貌照片永久5成果榮譽照片永久6重要人物影像、紀念合影永久7其他有保存價值的照片永久一級類目：聲像SX 二級科目：錄音帶12序號文件內容期限1公司召開的各類重要會議錄音帶長期2公司領導參加會議的重要講話錄音帶長期3生產培訓錄音帶長期4參考性資料錄音帶短期5其他有保存價值的錄音帶（根據具體情況35、確定期限）一級類目：聲像SX 二級科目：錄像帶13序號文件內容期限1公司召開的各類重要會議錄像帶長期2公司舉行的各種重大活動錄像帶長期3上級領導視察、檢查公司工作的錄像帶長期4反映公司各項工作情況、簡介的錄像帶長期5反映公司生產經營活動的錄像帶長期6參考性資料錄像帶短期7其他有保存價值的錄音帶（根據具體情況確定期限）一級類目：聲像SX 二級科目：光盤14序號文件內容期限1公司召開的各類重要會議錄像帶長期2公司舉行的各種重大活動錄像帶長期3上級領導視察、檢查公司工作的錄像帶長期4反映公司各項工作情況、簡介的錄像帶長期5反映公司生產經營活動的錄像帶長期6參考性資料錄像帶短期7其他有保存價值的錄音帶36、（根據具體情況確定期限）附表七：XXXX機床有限公司實物類歸檔范圍及管理期限表一級類目：聲像SX 二級科目：（名稱）（分實物順序編號）序號文件內容期限1榮譽實物檔案，包括各類獎狀、獎杯、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書、榮譽冊、光榮冊等。永久2字畫實物檔案包括題詞、題字、贈言手跡、作畫、重要會議簽到冊等。永久或長期3贈品、禮品實物檔案，包括各類贈匾、紀念品等永久或長期4印信實物檔案，包括機構變更或撤消、合并而失效的印章，包括鋼印、銅印、膠印、木印等。 長期5歷史實物檔案,包括公司各個歷史時期的牌匾、證件和徽章樣品，如工作證、公司徽章、紀念章、紀念冊等及其他證書等。長期6其他有保存價值的錄音帶（根據具體情況確定期限）